Comment gagner du temps et gérer correctement la comptabilité et l'inventaire WooCommerce

Selon une étude de la Banque américaine de 2018, une mauvaise gestion des flux de trésorerie et une mauvaise compréhension de la comptabilité et des finances sont les principaux obstacles au succès des entreprises.

Vous avez l'impression de faire partie de cette statistique ? Cet article vise à élargir vos connaissances en fournissant des solutions pratiques pour comprendre, suivre et gérer la comptabilité de votre entreprise - sans prendre plus de temps de votre journée.

WooCommerce offre aux propriétaires d'entreprise une plate-forme fantastique pour vendre leurs produits, et sa personnalisation vous permet de prendre en charge et d'automatiser vos processus commerciaux comme aucun autre. L'un des plus importants de ces processus est la comptabilité.

Peu importe où vous vous trouvez ou ce que vous vendez, la gestion de la comptabilité est une partie importante de tout site de commerce électronique en démarrage ou en croissance. Une plate-forme comptable n'est pas seulement destinée à l'impôt sur le revenu annuel ; il aide à suivre les ventes, les dossiers des clients, les dépenses et les fournisseurs. Il surveille également les marges sur les produits que vous vendez, à qui vous vendez et à qui vous achetez.

Une plate-forme comptable surveille les entrées et les sorties d'argent et peut vous aider à prendre des décisions plus éclairées, telles que les produits les plus rentables, et pas seulement le nombre de produits que vous avez vendus.

De nos jours, il est tout aussi important de suivre les perceptions et les déclarations de taxes de vente pour votre magasin. À mesure que le lien avec la taxe de vente se généralise, il est essentiel de savoir combien de taxe de vente vous avez perçue, et de déclarer et de payer ces montants correctement chaque mois.

De plus, une plate-forme comptable peut aider à garder un œil sur l'inventaire, afin que vous sachiez ce qui est en stock et quand il est temps de passer une nouvelle commande. Tout cela vous aide à gérer une entreprise plus efficace et rentable en connaissant vos chiffres .

Vous en avez assez de gérer des feuilles Excel et des données fragmentées ? Prêt à prendre le contrôle de la comptabilité de votre entreprise ? Si oui, lisez la suite.

Utiliser une plateforme comptable pour votre boutique WooCommerce

L'un des plus grands avantages des plateformes comptables ? Tirer parti des données d'entreprise pour fournir des fonctionnalités de gestion et de création de rapports qui vous offrent :

• Une image plus précise de la santé de votre entreprise
  
• La capacité de prendre des décisions plus éclairées
  
• Des outils pour faire évoluer votre entreprise sans effort supplémentaire
  

Chacun a la même valeur - vous verrez ci-dessous comment ils sont tous pris en compte dans les domaines de votre entreprise qui dépendent de la comptabilité.

Coût des marchandises vendues

Une mesure importante pour une boutique de commerce électronique est le coût des marchandises vendues (COGS) . Si votre entreprise est basée sur les produits, l'inventaire est probablement votre plus grande dépense.

Cependant, sans un COGS précis - sachant que vous avez vendu 10 widgets pour 500 $, par exemple - vous ne pouvez pas prendre de décisions concrètes. Si vous saviez que votre COGS était de 20 $ pour chacun de ces 10 widgets, vous pourriez planifier le nombre à réorganiser, le montant de votre bénéfice net et la manière dont cela a contribué à votre marge globale.

Connaître vos dépenses est essentiel à une planification d'entreprise efficace : cela vous permet de comprendre les coûts et de prévoir, planifier et budgétiser en conséquence. Vos marges déterminent votre rentabilité, et il n'y a aucun moyen de connaître ces marges si vous ne connaissez pas vos coûts.

Une plate-forme comptable le fait sans travail manuel continu. Au fur et à mesure que vous enregistrez le nombre de produits achetés et à quel prix, la plate-forme comptable indiquera avec précision combien sont en stock. Lorsque vous vendez ces produits, cela se reflète dans l'inventaire disponible et vous pouvez déterminer le véritable bénéfice réalisé après les coûts liés au produit.

Outre les avantages de la planification d'entreprise et de l'analyse des bénéfices liés à la connaissance de votre COGS, il existe également des avantages fiscaux. Les impôts sont calculés sur la base du bénéfice brut, c'est-à-dire les revenus moins les coûts. Le suivi de tous les coûts garantit un revenu imposable final précis !

Rapports précis sur les profits/pertes

Les profits et les pertes sont deux indicateurs essentiels de la santé d'une entreprise. Il existe de nombreuses façons de tenir un registre global de vos revenus et dépenses généraux. Lorsqu'elles sont suivies dans une plate-forme comptable, ces données peuvent être utilisées pour prendre des décisions et afficher des modèles et un historique inaccessibles dans des feuilles de calcul manuelles.

Par exemple, comment les six derniers mois de votre marketing correspondent-ils aux ventes de vos produits à marge la plus élevée et la plus faible ? Consacrez-vous des ressources et de la main-d'œuvre à un produit qui génère des revenus élevés mais de faibles marges ? Les COGS augmentent-ils avec le temps et pourraient-ils être réduits en achetant des quantités différentes à différentes périodes ?

Le suivi des revenus et des dépenses via votre plateforme comptable vous permet d'établir des rapports précis. L'enregistrement précis des ventes et des dépenses nécessite une saisie de données précise et complète - de nombreuses plates-formes comptables récupèrent automatiquement ces données et peuvent même se connecter à votre carte de crédit ou à votre compte bancaire pour importer ces informations.

Lisez la suite pour savoir comment vous pouvez automatiser ces types d'enregistrement de données.

Suivi des stocks et des marges

WooCommerce vous donne la possibilité de suivre nativement l'inventaire à des fins de vente, vous permettant d'offrir une quantité spécifique de produit à un client sans survente ni sous-vente.

Les plates-formes comptables offrent différents avantages en matière de suivi des stocks. Notamment, il est plus facile et plus efficace de saisir , d'ajuster et de mettre à jour vos quantités de stock. Cela met également à jour les domaines comptables associés, tels que vos comptes d'inventaire et COGS.

Par exemple : vous pouvez ouvrir une plate-forme comptable (telle que QuickBooks), entrer une facture pour 50 widgets de votre fournisseur et cliquer sur Enregistrer. Vous aurez alors un enregistrement du paiement de votre fournisseur et les dépenses pour les produits seront enregistrées. QuickBooks augmenterait correctement votre inventaire de 50, ainsi que les comptes d'actif d'inventaire et COGS associés , le tout en saisissant une seule facture.

Rapprochement et relevés bancaires

L'une des meilleures raisons d'utiliser une plate-forme comptable est le fait qu'elle combine tous vos revenus et dépenses, ce qui contribue à une étape finale importante pour garantir que les données que vous avez saisies correspondent aux transactions réelles et aux relevés bancaires et de carte de crédit. C'est ce qu'on appelle la "réconciliation".

En plus de détecter les revenus ou les dépenses non enregistrés, le rapprochement aide à découvrir les transactions inattendues, en particulier dans les domaines du vol et des dépenses ou factures non autorisées.

Le rapprochement est généralement effectué sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Utiliser QuickBooks comme plateforme comptable pour votre boutique WooCommerce

QuickBooks, disponible en ligne (basé sur le cloud) ou sur ordinateur, est un choix populaire parmi les utilisateurs de WooCommerce.

Avec QuickBooks, vous pouvez suivre les ventes WooCommerce, les dépenses, les clients et les fournisseurs, les profits et les pertes, le coût des marchandises vendues, les stocks, etc. , sans être comptable.

En l'intégrant à votre flux de travail quotidien ou hebdomadaire et en ne saisissant pas toutes les données à la fin de l'année, vous surveillez et gérez en permanence la santé financière de votre entreprise.

L'utilisation régulière d'une plateforme comptable comme QuickBooks ne nécessite pas un investissement de temps énorme. Des intégrations telles que QuickBooks Sync pour WooCommerce par MyWorks peuvent synchroniser toutes les données de votre magasin, c'est donc un jeu d'enfant à configurer - de plus, vous n'aurez pas besoin de saisir manuellement de nouvelles données.

Une fois que vous avez un compte QuickBooks actif, il y a quelques étapes initiales telles que la saisie d'une date de début d'entreprise et la connexion de vos comptes bancaires. Une fois cette opération terminée, vous êtes prêt à suivre vos données comptables ! Cela peut être fait manuellement ou automatiquement.

Configuration manuelle

Vous devrez d'abord créer vos produits dans QuickBooks, entrer le COGS et les informations d'inventaire pour chaque produit, puis attribuer des comptes de revenus et de dépenses.

Ensuite, entrez vos commandes de boutique WooCommerce. Celles-ci peuvent inclure toutes les ventes passées ou commencer à une date de votre choix ; idéalement, vous devriez choisir un point de départ et regrouper toutes les ventes de l'exercice. Les commandes peuvent être saisies sous forme de factures – ce qui est préférable si les clients ne paient pas instantanément – ​​ou de reçus de vente, ce qui est parfait si vous traitez les paiements au moment de l'achat.

Après avoir saisi vos commandes WooCommerce, vous pourrez extraire des rapports comptables pour évaluer la santé financière de votre magasin, en continuant à utiliser QuickBooks pour suivre les fournisseurs et les dépenses en cours.

Vous avez trop de produits et de commandes dans WooCommerce pour saisir ces données manuellement ? Ou vous n'avez pas le temps ?

Bonne nouvelle : vous pouvez intégrer WooCommerce et QuickBooks pour synchroniser automatiquement toutes vos données passées et en cours en temps réel.

Configuration automatisée

En fonction des besoins de l'entreprise, du budget et des priorités personnelles, vous pouvez opter pour une intégration pour aider à automatiser ce processus et gagner du temps.

Bien que la gestion manuelle des données puisse sembler être une solution peu coûteuse, l'investissement en temps requis peut entraîner un coût d'opportunité plus élevé. Comme pour tout nouveau système d'entreprise, vous devrez évaluer les solutions disponibles et décider de celle qui répond le mieux à vos besoins particuliers.

Il existe déjà des dizaines de processus quotidiens dans votre assiette en tant que propriétaire de boutique WooCommerce. L'ajout de tâches comptables manuelles telles que la saisie manuelle des clients et des ventes, l'ajout et la gestion des listes de produits, l'enregistrement et le dépôt corrects des taxes de vente, l'ajout de dépôts bancaires, le rapprochement de vos comptes et la mise à jour des niveaux d'inventaire prend beaucoup de temps.

Heureusement, la comptabilité n'a plus besoin d'être une tâche qui en consomme plus. Les intégrations peuvent automatiquement maintenir à jour vos données de comptabilité et d'inventaire. QuickBooks Sync pour WooCommerce par MyWorks est l'une de ces intégrations - et vous pouvez même commencer gratuitement.