Excellentes idées d'événements hybrides que vous pouvez utiliser pour votre prochain événement

Les événements hybrides présentent de nombreux avantages par rapport aux événements en personne ou virtuels. À bien des égards, ils éliminent une grande partie de la logistique complexe liée à l'organisation d'événements. Mais il peut être difficile de trouver par vous-même des idées d'événements hybrides. Comment planifier des événements hybrides qui étonneront les gens ?

Cet article contient des idées d'événements hybrides exceptionnelles pour le prochain événement de votre calendrier. Ils peuvent soit vous aider à démarrer le processus de planification, soit vous donner quelques idées fraîches pour rendre votre événement plus dynamique .

Groupes de discussion pré-événement

Même avant le début de l'événement, vous pouvez encourager les participants à établir des liens avec d'autres participants.

Les groupes de discussion pré-événement peuvent être un endroit idéal pour les conférenciers invités pour présenter leurs sujets et entamer des discussions.

Ces groupes n'ont pas besoin d'être compliqués. Vous pouvez configurer une session de diffusion en direct sur la plateforme que vous utiliserez pour l'événement. Vous pouvez même créer un groupe sur LinkedIn ou Clubhouse.

Utilisez des modérateurs pour dynamiser votre événement

Bien qu'il soit important d'embaucher des conférenciers qualifiés, tout le monde ne se sent pas à l'aise de parler devant un public.

Si un orateur se sent mal à l'aise de présenter en public, le public s'en rendra compte. Les gens aiment se sentir attirés par un orateur. C'est pourquoi c'est une bonne idée d' inviter des conférenciers dynamiques à présenter à votre événement.

L'embauche de modérateurs peut aider à cela. Au fur et à mesure qu'ils répondent au public, l'engagement avec l'orateur s'améliore et attire les gens dans le programme.

Utiliser la technologie pour connecter les deux publics

Alors que les événements en personne redeviennent plus courants, cela ne signifie pas que les événements virtuels disparaissent. Vous pouvez également offrir aux participants en personne un accès à votre plateforme d'événement hybride.

Habituellement, lorsqu'un événement virtuel se termine, la connexion se termine et les gens perdent l'association qu'ils pourraient normalement avoir lors d'un événement en personne. En créant une plate-forme d'événement virtuel, les participants sur place et le public virtuel peuvent toujours interagir une fois le programme terminé.

L'utilisation des réseaux sociaux peut également aider à garder les gens connectés. L'utilisation de hashtags ou l'hébergement d'un mur de médias sociaux peut exposer les invités à d'autres participants et les encourager à se connecter.

Invitez des conférenciers internationaux

Source de l'image : TechCrunch

Un avantage significatif de l'organisation d'un événement hybride est que vous éliminez les difficultés de déplacement. Les invités peuvent y assister où qu'ils se trouvent et le risque de manquer l'événement est pratiquement éliminé.

De plus, vous pouvez inviter des conférenciers de n'importe où dans le monde sans avoir à payer de frais de déplacement coûteux. Grâce aux événements hybrides, les gens peuvent voyager à l'international sans avoir à sortir de chez eux.

Pistes multicanaux

Vous pouvez diviser le contenu en pistes en fonction des besoins et des intérêts du public.

Ensuite, vous pouvez suivre les données de fréquentation pour voir quels événements les gens étaient les plus intéressés. Cela vous aidera à développer de meilleures idées d'événements hybrides à l'avenir qui répondent à ces tendances.

Incorporer le divertissement virtuel

L'organisation d'événements hybrides présente un ensemble unique de défis. Par exemple, il y a des choses que les gens aiment assister à un événement physique que les invités virtuels manquent, comme les cocktails, la danse et les pauses-café. Alors, comment trouver des idées d'événements hybrides qui répondent à ce défi ?

Les organisateurs d'événements peuvent choisir d'héberger des divertissements destinés à un public virtuel. Par exemple, ils peuvent organiser un cocktail virtuel avec un DJ en direct. Les invités peuvent avoir la possibilité de communiquer via la boîte de discussion tout en profitant de l'événement.

Les organisateurs de l'événement peuvent ensuite encourager tous les participants à publier des informations sur l'événement sur les réseaux sociaux. Cela donne aux participants en personne et aux participants virtuels l'impression de faire partie de la même communauté.

Variez le contenu pour un engagement maximal

Pour organiser des événements hybrides réussis, fournir un contenu de qualité supérieure doit être une priorité. Essayer de mélanger les audiences en ligne et en personne peut distraire les organisateurs de la qualité de leur contenu. Cependant, le contenu que vous fournissez est ce qui rendra l'événement mémorable.

Un public virtuel a une durée d'attention plus courte que les participants physiques. Il y a plus de distractions pour les participants virtuels, alors prévoyez des pauses et des opportunités d'interagir avec le programme .

La clé pour organiser des événements hybrides exceptionnels est de rendre l'expérience agréable pour tous les participants. Lorsque vous montrez à des publics distants que vous vous souciez également de leur expérience, cela peut faire toute la différence.

Salles de sous-commission physiques et virtuelles avec écrans et webcams

Il est facile de créer des opportunités de réseautage pour des rassemblements séparés en personne et en ligne. Mais bien les mélanger est un défi. Si c'est bien fait, cela peut être un merveilleux égaliseur.

Pourquoi ne pas essayer de diviser vos participants sur place en petits groupes ? Vous pouvez faire de même pour les participants virtuels en les divisant en salles de sous-commission. Pour chaque groupe lors de la réunion en personne, incluez un moyen pour eux de se connecter avec un groupe de l'audience en ligne.

Envisagez une discussion de groupe pour tous les participants

Lors d'événements virtuels, la plupart des publics sont habitués à utiliser des discussions de groupe pour communiquer avec d'autres participants.

Alors que vous avez des idées d'événements hybrides, pourquoi ne pas envisager de créer une discussion de groupe pour ceux qui y assisteront ?

Mélanger les participants en ligne et les invités en personne via une discussion de groupe est un excellent moyen de s'assurer que tout le monde apprécie l'événement. Si les invités peuvent accéder au chat sur leur smartphone, personne ne sera lié à leur ordinateur portable et tout le monde pourra participer à la discussion.

La création d'une plateforme d'événement hybride est une autre excellente option pour mélanger les participants en personne et en ligne. Chaque utilisateur peut créer un profil qui lui facilitera la connexion avec d'autres personnes qui sont dans le même domaine ou qui ont des intérêts communs avec lui.

Appel à l'action

Une autre excellente façon d'encourager l'engagement des participants est d'inviter chaque personne à participer.

En posant des questions ou en obtenant l'avis du public, ils deviennent partie intégrante du programme et pas seulement des auditeurs passifs. Même les participants virtuels peuvent participer en utilisant la fonction « lever la main » sur certaines plateformes.

Penchez-vous sur la gamification

Offrir une petite compétition amicale est un excellent moyen de lier un groupe. Au fur et à mesure que les groupes atteignent des objectifs et relèvent des défis ensemble, cela aide à briser la glace et à rassembler les gens. Une fois l'événement terminé, les gens sont plus à l'aise pour réseauter.

Un jeu ou une activité en lien avec le thème de l'événement est un excellent moyen d'aider le public à se sentir engagé. Il est facile de trouver des idées distinctes pour les participants sur place et les audiences virtuelles. Il est important de créer des activités pour les deux publics afin qu'aucun ne se sente exclu. Avec un peu de créativité, vous pourrez peut-être trouver des idées de jeux ou d'activités qui mélangent les deux publics. Ou, vous pourriez opposer les deux rassemblements séparés l'un à l'autre.

Atelier de renforcement des compétences

Un atelier est un excellent moyen d'aider les participants à acquérir de nouvelles compétences. Adopter une nouvelle compétence ou un nouveau projet dans un groupe est un excellent moyen d'encourager un sentiment d'appartenance à la communauté.

Cela rend également l'essai de nouvelles choses plus amusant. En fonction de votre public et de ses intérêts, vous pouvez choisir de faire un atelier sur une compétence pratique, comme les compétences informatiques.

Ou vous pouvez emprunter une autre voie et choisir une compétence différente à développer, comme la photographie.

Créer un horaire structuré et bien équilibré

Une partie délicate du processus de planification d'un événement hybride réussi est de faire en sorte que les deux publics se mêlent. Il peut être judicieux de prévoir du temps dans le calendrier pour que les participants en personne puissent se connecter avec les participants virtuels. En incorporant des réunions virtuelles dans le programme, les participants peuvent participer à des activités les uns avec les autres et réseauter librement.

En parlant de réseautage, pourquoi ne pas ajouter un peu de temps dans l'horaire spécifiquement dédié au réseautage virtuel ? Si vous réservez une heure ou deux à cet effet, vous constaterez une augmentation des appels et des rencontres entre invités et exposants.

Lorsque les participants virtuels se connectent pendant cette période, essayez d'inclure un bouton de redirection pour les encourager à aller réseauter. Configurez des rappels pour les concours d'engagement à venir. Vous pouvez également inclure des conseils sur la façon de rencontrer et de dialoguer virtuellement avec des personnes.

Envoyez des goodies à vos participants distants

Lorsque vous proposez des idées d'événements hybrides, il est important de trouver des moyens de faire en sorte que les invités virtuels se sentent aussi valorisés que ceux qui assistent à l'événement réel .

Si vous incluez des sacs cadeaux pour le rassemblement en personne, assurez-vous d'obtenir les adresses de votre public en ligne et envoyez-leur également quelque chose. Assurez-vous de le faire bien à l'avance, afin que les auditoires virtuels ne se sentent pas comme une réflexion après coup.

Tirez parti du contenu enregistré

Une fois l'événement terminé, l'événement ne doit pas s'arrêter là. Si vous avez enregistré des versions des ateliers et du discours d'ouverture, pourquoi ne pas exploiter immédiatement ces enregistrements ?

C'est un excellent moyen de maximiser les résultats de votre événement hybride réussi et vous sera très utile lors de la planification d'événements futurs.

Forfaits exposant personnalisables avec niveaux d'accès

Chaque exposant aura des besoins différents. Vous pouvez répondre à leurs besoins spécifiques en vendant différents niveaux de forfaits qui offrent différents niveaux d'accès. Différents forfaits peuvent inclure des abonnements toute l'année ou des communications par e-mail. Vous pouvez même leur donner la possibilité de se surclasser à mi-parcours d'un événement ou au cours de l'année à laquelle ils sont abonnés.

Par exemple, un forfait premium peut inclure des éléments tels que des sessions de questions-réponses, des créneaux de réunion, des coordonnées, des démos en direct, etc.

Les événements hybrides ont une empreinte carbone réduite - Utilisez-les pour créer une fidélité à la marque

Les voyages en avion contribuent beaucoup au changement climatique et à la pollution. En créant des événements hybrides, vous pouvez réduire les aspects d'un événement qui nuisent à la planète. La nourriture et les boissons, les déchets de papier et de plastique et même les structures des stands contribuent tous à polluer la planète. Lorsque vous organisez des événements hybrides, vous aidez à préserver l'environnement dans le processus.

Lancer un sondage après chaque session

Après chaque événement, pourquoi ne pas lancer une enquête pour voir dans quelle mesure vous avez retenu l'attention de votre public ? Cela vous donnera un aperçu des activités ou des discours qui ont été les plus efficaces. Les participants sur place peuvent également voter à ce sujet via l'application de l'événement. Cela vous aidera à trouver des idées d'événements hybrides plus efficaces pour la prochaine fois.

Conclusion sur les idées d'événements hybrides

L'industrie de l'événementiel ne va nulle part. Au contraire, les événements seront probablement de plus en plus précieux à l'avenir. Les événements aident les gens à créer des liens et leur donnent un sentiment d'appartenance.

Les événements virtuels et hybrides ont poussé les organisateurs d'événements à explorer de nouveaux mondes. Le brainstorming d'idées d'événements virtuels et hybrides les a amenés à découvrir de nouvelles façons de se connecter avec le public.

Espérons que les idées d'événements hybrides présentées dans cet article vous aideront à planifier votre prochain événement.

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