Composants importants d'une facture PDF WooCommerce et création d'une facture dans WooCommerce

Disons que vous êtes un client. Dans tous les magasins hors ligne, vous recevez une facture lorsque vous passez une commande. De la même manière, vous recevrez une facture personnalisée après avoir passé une commande dans une boutique en ligne.

Toutes les informations de la commande, y compris le nom de l'entreprise, le logo, l'adresse, le nom du client, l'adresse, la date de la commande, les détails du produit, etc., figureront sur la facture.

Prenez un moment et imaginez-vous en tant que propriétaire de la boutique. Chaque fois qu'un client passe une commande, vous devez lui envoyer une facture, n'est-ce pas ?

Vous avez peut-être une question en tête. Comment? C'est une bonne question car vous pouvez avoir plusieurs commandes et il serait difficile de créer manuellement la facture pour chaque commande individuellement. Ne vous inquiétez pas maintenant.

Dans cet article, nous passerons en revue les composants importants d'une facture ainsi que la façon d'utiliser le plug-in "Factures PDF WooCommerce, bons de livraison, bons de livraison et étiquettes d'expédition" de Webtoffee pour créer et personnaliser automatiquement des factures WooCommerce pour vos clients.

Commençons maintenant, d'accord ?

Les factures sont des documents que vous envoyez aux clients qui sont sur le point d'acheter vos biens et services afin d'encaisser des paiements ou aux clients qui ont déjà payé.

La facture fait office de justificatif d'achat pour les clients qui ont déjà effectué les achats. De plus, il agit comme un enregistrement légal en cas d'erreurs ou de dommages aux biens nécessitant un remboursement.

En outre, un client peut également utiliser la facture comme preuve s'il fait de fausses déclarations.

Quels sont donc les principaux éléments d'une facture ?

1. Logo d'entreprise
2. Coordonnées de l'entreprise
3. Détails du client
4. Numéro de facture
5. Date de commande
6. Mode de paiement
7. Produits achetés
8. Prix ​​et quantité
9. Détails fiscaux
10. Code-barres/code QR
11. Politique de remboursement
12. Remarques client

Dans la dernière partie de l'article, nous discuterons de ces composants d'une facture. Examinons d'abord certains des avantages des factures.

Même si votre entreprise WooCommerce est petite, envoyer une facture à un client lui montre que vous êtes un professionnel. Une facture créée par des professionnels avec tous les éléments nécessaires vous aidera à vous différencier de la concurrence et à gagner la confiance de vos clients.

De nombreuses entreprises, y compris vos concurrents WooCommerce, négligent l'opportunité qu'offre une facture. Le parcours d'achat du client commence par la réception d'une facture et se poursuit aussi longtemps que nécessaire.

L'achat en ligne offre aujourd'hui une grande variété d'options. Afin d'avoir un impact sur l'esprit du client, il est donc crucial de créer une identité de marque unique. Grâce à l'utilisation de composants visuels sur les factures automatisées, les factures WooCommerce résolvent avec succès ce problème. Il renforce donc l'identification de la marque de votre entreprise en ligne.

Il ne fait aucun doute que c'est l'avantage le plus important d'une facture. Un registre légal de vos ventes vous aidera à savoir quels produits ont été vendus et à qui.

De plus, les factures facilitent l'accès aux informations de paiement précédentes, augmentent le potentiel commercial, simplifient la préparation des déclarations de revenus et servent de protection juridique.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, cette section traite des éléments importants d'une facture.

Commençons.

1. Logo d'entreprise

Les logos sont le fondement de l'identité d'une marque. Faire une première impression forte consiste à attirer l'attention de votre client.

Les factures WooCommerce doivent inclure votre logo car cela leur donne un aspect plus professionnel. Par conséquent, vos clients sont plus susceptibles de vous faire confiance.

2. Détails de l'entreprise

De toute évidence, l'un des éléments les plus importants d'une facture est l'identité de l'entreprise. Vous devez ajouter les détails de votre entreprise ou de votre entreprise en haut de votre facture.

Indiquez le nom légal de votre entreprise, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Si votre entreprise exerce ses activités dans un pays ou une juridiction spécifique, vous devrez peut-être fournir des informations supplémentaires, telles que votre numéro d'identification fiscale ou votre numéro de TVA.

3. Détails du client

Dans votre facture, vous devez inclure des informations sur votre client ou client, comme son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, son adresse postale, son GSTIN, sa TVA, son numéro SSN, etc.

L'entrée du formulaire de la page de paiement peut être utilisée pour obtenir toutes les informations de votre client lors de la création d'une facture WooCommerce. Dans votre facture, il est recommandé d'inclure à la fois les adresses de livraison et de facturation.

4. Numéro de facture

Garder une trace et rester organisé est plus facile avec un numéro de facture. En attribuant un identifiant unique à vos factures, vous pouvez rechercher et retrouver rapidement votre historique d'achat.

Votre plugin de facture PDF générera automatiquement le numéro de facture lorsque vous créez une facture WooCommerce.

Vous pouvez choisir le format de vos factures, selon que vous souhaitez un préfixe ou un suffixe, ou un format numérique personnalisé.

5. Date de la commande

Chaque facture doit inclure cet élément clé. Vos factures confirment quand les transactions ont eu lieu en indiquant la date de la commande.

Vous serez en mesure de savoir quand vos produits ou services sont vendus ou fournis de cette manière. En cas de problème d'expédition, la date de transaction de la facture aidera à dissiper toute confusion.

6. Méthode de paiement

Les modes de paiement que vous acceptez doivent être précisés sur la facture si vous l'effectuez pour encaisser des paiements. Pay Pal, virements bancaires, cartes de crédit, etc. en sont quelques exemples.

Il est crucial pour vous de gérer les demandes de remboursement et vous aidera à suivre les méthodes de paiement utilisées par vos clients.

7. Produits achetés

Dans votre facture, vous devez énumérer les choses que votre client a achetées. Vous pouvez ajouter plusieurs attributs, tels que le SKU, l'image du produit, une courte description, etc. lors de la production d'une facture WooCommerce.

Les unités de stockage, ou SKU, sont des identifiants distinctifs que seuls les propriétaires d'entreprise WooCommerce peuvent comprendre. Pour identifier leur inventaire, ils utilisent des SKU.

Par conséquent, il est crucial d'inclure le SKU ou l'ID du produit afin de gérer les retours et les remboursements en douceur.

8. Prix et quantité

Vous devez inclure le nombre, le prix par article et le coût du sous-total des produits en plus de la liste des produits.

En cas de commandes multiples d'un même produit, il n'est pas pratique de lister chacune séparément. Votre facture sera également encombrée de ces informations.

Par conséquent, sur la même ligne, indiquez le prix du produit, la quantité, puis le coût total de la commande.

9. Détails fiscaux

Les factures doivent inclure toutes les taxes sur la valeur ajoutée ou les taxes de vente sur le commerce électronique applicables à l'emplacement de votre entreprise, de votre client ou des deux.

Calculez le prix total, taxes comprises, et ajoutez-le au récapitulatif des prix du sous-total.

10. Code-barres/QRcode

Pour accéder et manipuler facilement votre produit lors de l'expédition, il est important d'inclure un code-barres ou un code QR.

Un code-barres est une étiquette lisible par machine qui contient les informations disponibles sur la facture. De plus, un code QR est une sorte de code-barres où vous pourrez récupérer le numéro de commande ou le numéro de facture en scannant le code QR sur une facture.

11. Politique de remboursement

Pour éviter tout malentendu avec vos clients, vous devez proposer des procédures de retour.

Incluez toutes les conditions générales essentielles, les informations fiscales, les clauses liées au paiement, les politiques de remboursement, etc. Le client ne peut pas ultérieurement rejeter ces conditions générales si vous les spécifiez sur la facture.

Vous pouvez inclure des politiques de remboursement dans la section inférieure de vos factures WooCommerce si vous les produisez.

12. Remarques du client

Un excellent moyen d'impliquer votre client et de gagner sa confiance consiste à utiliser des notes client.

Les clients peuvent spécifier les demandes qu'ils souhaitent que l'entreprise réponde, telles que l'ajout de notes à l'emballage cadeau ou les instructions de livraison.

Vous pouvez également faire des merveilles pour la réputation de votre marque avec une simple note de remerciement dans le pied de page. La touche personnelle que vous ajoutez à votre facture fera en sorte que vos clients se sentent appréciés.

Après avoir appris à quoi ressemblent les factures WooCommerce, vous pouvez commencer à les créer pour vos boutiques WooCommerce.

La question est, comment ?

Les clients exigent des réponses rapides et des services efficaces dans le monde trépidant du commerce électronique. Par conséquent, la préparation manuelle des factures pour les commandes sur votre site WooCommerce serait chronophage et inefficace.

WooCommerce prend en charge une fonctionnalité de facturation standard, mais il existe de nombreux plugins qui peuvent vous aider à envoyer des factures de qualité professionnelle à vos clients en quelques clics.

Pour ces factures d'aspect professionnel, nous utiliserons les factures PDF WooCommerce de Webtoffee, les bons de livraison, les bons de livraison et le plug-in d'étiquette d'expédition.

WooCommerce PDF facture/bordereaux d'expédition est un plugin freemium idéal qui permet de créer des factures WooCommerce personnalisées de qualité professionnelle pour chaque client, quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez.

Un plugin freemium, en passant, a une version payante en plus de la version gratuite. Les versions payantes ont plus de fonctionnalités, tandis que les versions gratuites ne peuvent offrir que les fonctions les plus basiques.

Lorsqu'un client termine une commande, ce plugin génère automatiquement des factures et les joint à l'e-mail de confirmation de commande. Les clients peuvent également télécharger la facture à partir de la page de confirmation de commande ou de leur page "Mon compte".

Pour ajouter le plugin, accédez à votre panneau d'administration WordPress et sélectionnez Plugins > Ajouter un nouveau . Recherchez, puis installez et activez le plugin WooCommerce PDF Invoices and Packing Slips.

Une fois installé, allez dans Facture/emballage > Factures, et configurez les paramètres généraux pour les factures pdf.

Les instructions de cet article vous aideront à configurer les paramètres de facture PDF pour Woocommerce de manière détaillée.

Après avoir configuré les paramètres généraux, accédez à l'onglet Personnaliser. Ici, vous pouvez activer ou désactiver les options dans les factures en basculant le bouton sur le côté droit de la page et l'aperçu en direct sur le côté gauche.

En personnalisant les factures PDF WooCommerce dans un aperçu en direct, vous pouvez voir exactement à quoi ressemblera votre facture.

Les factures/bons de livraison PDF WooCommerce vous permettent également de personnaliser la présentation des factures en fonction de votre entreprise. De plus, vous pourrez ajouter un code QR à votre facture, qui est une fonctionnalité avancée de la version premium de ce plugin.

Et enfin, pour acheter, installer et activer la version pro du plugin – Reportez-vous à cet article.

Dans votre boutique WooCommerce, le parcours de vos clients doit être transparent et satisfaisant du début à la fin.

Des factures professionnelles conçues sur mesure peuvent aider vos clients dans leur parcours dans votre magasin, gagner leur confiance et même les convertir en clients fidèles. De plus, cela protégera votre entreprise WooCommerce contre les erreurs et la fraude.

Nous espérons que cet article vous aidera à comprendre le composant important d'une facture et qu'il vous permettra de créer votre propre facture PDF WooCommerce professionnelle.