Vivre et travailler pendant l'épidémie de coronavirus - Partie 1

Dans la première partie de notre série "La vie et le travail pendant l'épidémie de coronavirus", nous allons examiner comment les équipes distantes peuvent communiquer et travailler les unes avec les autres. Plus précisément, nous examinerons quelques-uns des outils qui peuvent être utilisés pour rester en contact avec votre équipe ou même vos clients.

Il n'y a pas si longtemps, l'essentiel de la communication entre les membres de l'équipe se faisait par e-mail. Mais les e-mails sont rapidement devenus incontrôlables ! Combien d'entre vous ont lu un article "Boîte de réception à zéro" et ont souhaité que leur boîte de réception ne soit pas complètement débordante ? Vous n'êtes certainement pas seul!

Le courrier électronique est gérable lorsque vous ne communiquez qu'avec une autre personne, mais dès que vous devez mettre quelqu'un en CC et que le fil de discussion commence à devenir complexe, il devient presque impossible de maintenir une conversation cohérente. Ajoutez quelques pièces jointes et tout le monde perd la volonté de faire face très rapidement !

Ainsi, avec beaucoup d'entre nous travaillant à domicile dans un avenir prévisible, c'est une excellente occasion de moderniser la façon dont vous communiquez avec vos collègues et la façon dont vous suivez tous les tâches à accomplir. Cela signifie s'éloigner des e-mails et des feuilles de calcul de tâches partagées sur un serveur interne et adopter une nouvelle technologie de communication. Jetons un coup d'œil à quelques options.

Communication d'équipe

Nous avons trois produits qui pourraient totalement révolutionner votre façon de travailler. Découvrez Slack, Twist et Zoom.

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Slack a été qualifié de "tueur d'e-mails". Il s'agit d'un service en ligne qui permet aux membres de l'équipe de communiquer via un mélange de messages directs et de discussions de groupe. Pensez-y presque comme Whatsapp pour les entreprises. Au lieu de fils de discussion désordonnés qui se perdent en quelques jours, Slack offre un espace pour toutes vos conversations professionnelles.

Pour commencer, créez un compte pour votre entreprise et inscrivez tous les membres de votre équipe. Vous verrez une liste des membres de l'équipe à partir de votre compte et vous aurez deux choix. Communiquez directement via un « message direct » ou configurez un « canal Slack ». Les canaux sont conçus pour que les membres de l'équipe puissent collaborer en temps réel et d'une manière qui permet à chacun de rester au courant.

Vous pouvez configurer plusieurs canaux et simplement rejoindre ceux dont vous avez besoin. Ainsi, vous pourriez avoir une équipe marketing. Configurez un canal marketing et affectez simplement les membres de l'équipe à ce canal. Désormais, plutôt qu'une masse d'e-mails circulant entre l'équipe marketing, tout le monde peut voir les messages des autres en un coup d'œil. Mieux encore, vous pouvez télécharger des fichiers sur Slack ET toutes les conversations dans les deux canaux et les messages directs sont préservés. Cela signifie que vous pouvez simplement revenir en arrière pour voir ce qui a été dit à une date et une heure précédentes. C'est une fonctionnalité fantastique (qui n'a pas passé des heures à rechercher un e-mail insaisissable contenant des informations critiques ?!). Avec Slack, ces jours sont révolus.

Besoin d'une conversation privée avec un membre de l'équipe ? Ensuite, un message direct vous donne cette option.

Enfin, Slack permet d'effectuer des appels vocaux et vidéo depuis la plateforme. Il peut s'agir de discussions de groupe avec jusqu'à 15 participants. Ainsi, lorsque la rédaction d'un message ne suffit pas, ouvrez simplement un appel (audio ou vidéo) et c'est parti. Aucun abonnement ou application supplémentaire n'est nécessaire.

Le cours de l'action Slack a grimpé en flèche depuis l'épidémie de coronavirus en raison de sa popularité. Si vous avez envie de l'essayer pour votre équipe, rendez-vous sur slack.com pour l'essayer.

Tourner

Twist est conçu pour obtenir un résultat très similaire à Slack ; à savoir permettre aux équipes de communiquer sans e-mail. Et ça le fait vraiment bien.

Cependant, Twist se vend comme une alternative pour ceux qui trouvent Slack trop distrayant.

L'une des plaintes les plus courantes avec Slack est qu'il est « toujours activé ». Parce que les messages sont instantanés et que, dans certaines entreprises, vous pouvez finir par appartenir à de nombreux canaux différents, Slack peut parfois sembler écrasant.

Twist vise à éliminer cela en mettant moins l'accent sur l'immédiateté de la communication au sein de Slack. Il permet aux utilisateurs de "prendre leur temps" pour examiner les messages et la fonction pratique de la boîte de réception signifie que vous pouvez être sûr que vous n'avez rien manqué.

C'est un excellent produit. Conçu par les mêmes personnes qui développent également Todoist (une application de liste de tâches), vous pouvez être sûr qu'il sera bien entretenu et offrira les fonctionnalités robustes dont votre entreprise a besoin. Il s'intègre également très bien avec Todoist en tant que bonus supplémentaire, ce qui en fait le choix parfait si vous l'utilisez actuellement.

Cependant, Twist n'offre pas d'appels ou de vidéoconférences intégrés à l'application, ce qui signifie que vous devrez utiliser une application tierce comme Zoom.

Malgré ses limites apparentes, Twist est simple de par sa conception. Il fait un travail, en gardant les lignes de communication claires entre les membres de l'équipe et le fait très bien. Jetez un oeil à twist.com

Zoom

Enfin, sur notre liste d'outils de communication se trouve une autre application "chaude" appelée Zoom. Zoom, comme Slack, a connu un énorme regain d'intérêt grâce à la nécessité pour les gens de communiquer à distance. Il s'agit d'un outil de visioconférence qui permet à deux à des centaines de participants de s'engager dans un appel vidéo à distance via l'une de leurs nombreuses applications (par exemple, bureau, application iPhone, etc.).

Il existe de nombreux produits qui proposent la vidéoconférence (comme mentionné, vous pouvez configurer une vidéoconférence pouvant accueillir jusqu'à 15 participants à partir de Slack), mais pour la simplicité, Zoom est difficile à battre. Le fait qu'il puisse accueillir des centaines de participants en fait également un choix idéal pour ceux qui souhaitent organiser des séminaires ou des ateliers.

Ainsi, si vous avez besoin de passer un appel vidéo avec un groupe de collègues, Zoom offre un moyen simple et abordable de le faire. Découvrez-le sur zoom.us

Tâches d'équipe

Communiquer avec votre équipe est une chose, savoir qui fait quoi en est une autre ! D'une manière ou d'une autre, lorsque vous pouvez vous rendre dans le bureau d'un collègue pour discuter ou passer le temps de la journée pendant le déjeuner, il peut être plus facile de rester au courant de ce qui se passe, de ce que vous devez faire et de ce qui a été délégué ailleurs. Depuis le splendide isolement d'un bureau à domicile, il est beaucoup plus facile pour les emplois de passer entre les mailles du filet.

Pour éviter cela, vous devez utiliser un gestionnaire de tâches d'équipe. Nous avons en fait écrit un article détaillé sur trois des meilleurs, Asana, Trello et Todoist il y a quelque temps. Alors, plutôt que d'entrer dans trop de détails ici, rendez-vous sur cet article pour y jeter un coup d'œil.

Bien que l'utilisation d'un gestionnaire de tâches puisse sembler un peu décourageante au départ, croyez-nous, cela fait toute la différence. De plus, c'est ; super satisfaisant de voir les tâches cochées et vous donne également une quantité surprenante de clarté mentale lorsque vous savez que vous n'avez pas oublié (ou n'oublierez pas) de faire une tâche vitale. Lorsque vous prenez l'habitude d'ajouter des tâches à un gestionnaire de tâches, cela devient rapidement une partie intégrante de votre administration quotidienne et cela vous rendra, vous et votre équipe, beaucoup plus efficaces.

Demain, nous allons examiner les moyens de partager des informations à distance, y compris la façon de communiquer des idées à l'écran lorsque vous ne pouvez pas le faire en face à face.

En attendant de nous tous à la Team Pressidium, portez-vous bien !