Vivre et travailler pendant l'épidémie de coronavirus - Partie 2

Dans la partie 2 de notre série "La vie et le travail pendant l'épidémie de coronavirus", nous allons examiner comment les équipes distantes peuvent partager des fichiers et mieux collaborer sur des projets. Nous examinerons les outils disponibles qui peuvent aider à rendre ce processus plus facile, plus clair et moins stressant !

Services de partage de fichiers

Pendant un certain temps, de nombreuses entreprises se sont appuyées sur un serveur interne pour partager des fichiers entre les membres de l'équipe. Au cours des dernières années, les outils de stockage et de collaboration dans le cloud ont fait un bond en avant, faisant des serveurs internes une chose du passé.

Aujourd'hui, des services comme Dropbox, Box et Google Drive permettent tous un partage rapide et facile des ressources - des documents Word aux PDF, photos et plus encore. Ces services agissent à peu près comme un serveur de fichiers interne, mais offrent une multitude d'avantages supplémentaires, avec la fonctionnalité numéro un "indispensable" qui permet aux employés d'accéder aux fichiers à partir de pratiquement n'importe quel appareil partout dans le monde.

Il s'agit d'une amélioration considérable par rapport aux systèmes de stockage et de partage de fichiers plus anciens. Non seulement cela facilite l'accès aux fichiers, mais ces systèmes basés sur le cloud offrent également une couche de sécurité supplémentaire pour vos fichiers professionnels sous la forme d'une sauvegarde hors site.

La facilité d'utilisation est une autre raison majeure pour laquelle tant d'entreprises adoptent désormais des services de partage de fichiers tiers comme Dropbox. La courbe d'apprentissage est faible tandis que le contrôle et le niveau des fonctionnalités disponibles sont élevés. Par exemple, il suffit de quelques clics pour modifier les autorisations d'accès à des dossiers entiers afin d'autoriser (ou de refuser) l'accès aux employés désignés.

Les révisions de fichiers sont une autre fonctionnalité intéressante dont vous vous demanderez comment vous avez vécu sans… lorsque vous avez une équipe qui collabore sur des fichiers partagés, vous pouvez parfois vous retrouver dans la situation malheureuse où des modifications sont apportées que vous décidez plus tard qu'elles ne sont pas souhaitées ou qu'elles sont peut-être incorrectes. Traditionnellement, il aurait été difficile de revenir à une copie précédente d'un document. Avec Dropbox ou Box, il est possible de voir le nombre de versions de fichiers créées au cours de la durée de vie du document et de revenir à l'une d'entre elles en un clic. Une bouée de sauvetage parfois!

Passons rapidement en revue 3 des principaux acteurs de ce secteur :

Boîte de dépôt

Dropbox a fait peau neuve au cours des deux dernières années. Il n'y a pas si longtemps, il était principalement considéré comme une application de stockage et de partage de fichiers "maison". Comment les temps ont changé. C'est maintenant un acteur sérieux dans le secteur des entreprises et la confiance de noms connus tels que Lonely Planet et Expedia.

Dropbox fonctionne mieux lorsque vous téléchargez leur application de bureau. Cela crée un dossier Dropbox dédié sur votre ordinateur dans lequel vous pouvez faire glisser tous les fichiers que vous souhaitez stocker sur Dropbox. Et, selon le plan, cela peut être un nombre illimité sans aucune restriction de stockage. Ces fichiers peuvent rester vivants sur votre bureau, ce qui vous donne un accès facile si vous n'avez pas de connexion Internet, mais aussi être copiés de manière transparente sur le cloud Dropbox en arrière-plan. Cela vous permet ensuite d'accorder l'accès à ces fichiers ou dossiers à d'autres membres de l'équipe. Les révisions de fichiers sont conservées et peuvent être restaurées en un clic, tandis que le fait que ces fichiers soient stockés en toute sécurité par Dropbox vous donne la tranquillité d'esprit si votre ordinateur ou votre ordinateur portable tombe en panne ou est volé. Sur cette note, Dropbox offre même la possibilité d'effacer à distance votre ordinateur en cas de vol.

Dropbox vaut vraiment la peine d'être essayé. Le processus de synchronisation et de restauration des fichiers est incroyablement rapide et fiable et le système global est extrêmement bien conçu. Découvrez-le sur dropbox.com

Avantage majeur : Synchronisation de fichiers sans effort entre votre bureau et le cloud Dropbox, quel que soit le nombre de fichiers que vous souhaitez stocker.

Microsoft One Drive

One Drive se présente comme un concurrent de Dropbox et est le principal système de partage et de stockage de fichiers pour les clients Microsoft 365. Si vous avez un abonnement Office 365 qui inclut le courrier électronique et l'accès à des éléments tels que Word et Excel, vous aurez presque certainement accès à environ 1 To de stockage sur One Drive.

L'idée derrière le système est très similaire à Dropbox… il permet de stocker des fichiers dans le Microsoft Cloud, ce qui vous donne la possibilité de partager et de collaborer avec votre équipe, ainsi que l'avantage supplémentaire d'avoir vos fichiers sauvegardés dans un emplacement distant.

Parce qu'il constitue un élément clé de l'offre de produits Office 365, il est très bien intégré à presque tous les produits Microsoft (comme Word) et vous permet d'enregistrer rapidement et facilement dans le cloud à partir de ces applications.

Microsoft a également une application de bureau qui, comme Dropbox, transforme un dossier en une connexion « en direct » avec le cloud One Drive. Les fichiers déposés dans celui-ci seront synchronisés avec One Drive et les fichiers déjà enregistrés seront téléchargés sur votre ordinateur, permettant un accès hors ligne facile.

Bien qu'il offre un bon rapport qualité-prix grâce à son inclusion dans un abonnement Office 365, des problèmes ont été signalés lors de la tentative de synchronisation d'un grand nombre de fichiers. Cela dit, pour les petites équipes qui ne disposent pas de dizaines de milliers de documents, il offre un moyen viable de partager et de collaborer avec des collègues. Jetez un œil sur office.com

Point pro majeur : Inclus gratuitement avec les abonnements Office 365, ce qui signifie que vous avez une facture en moins à payer.

Boîte

Box est un concurrent majeur de Dropbox (et pas seulement parce qu'ils ont des noms similaires !). Box était le service de partage de fichiers d'entreprise d'origine et continue à ce jour de concentrer ses efforts sur la fourniture d'un excellent outil de partage de fichiers pour les entreprises du monde entier.

Si la sécurité et la conformité sont importantes dans votre entreprise, alors Box devrait vous couvrir. Ils offrent une gamme assez étendue d'outils de sécurité et comptent parmi leurs clients les banques et autres fournisseurs de services financiers qui exigent le respect des normes de l'industrie telles que FINRA et GDPR.

Comme Dropbox et One Drive, Box vous permet d'accéder aux fichiers via votre navigateur Web et de synchroniser également des fichiers via une application Box sur votre bureau. Sans surprise, tous les services de partage de fichiers mentionnés dans cet article sont également livrés avec de bonnes applications iOS et Android, ce qui signifie que vous n'avez pas à rester collé à votre ordinateur portable toute la journée. Plus d'informations sur box.com

Point positif majeur : Excellentes fonctionnalités de sécurité et conformité réglementaire garantissant l'adéquation aux entreprises où la sécurité est une priorité absolue.

Collaboration de fichiers

Nous avons donc couvert trois des grands noms du partage et du stockage de fichiers. Quel que soit votre choix, je pense que vous serez agréablement surpris de voir à quel point il est agréable de pouvoir accéder facilement à des fichiers à distance… Fini le temps où vous deviez vous rappeler de vous envoyer par e-mail un document sur lequel vous souhaitez travailler à la maison ! L'aspect de sauvegarde et de révision de fichiers est également un très bon bonus supplémentaire pour l'utilisation de services comme ceux-ci.

Alors, y a-t-il d'autres avantages ? Il y en a certainement et le plus important est la collaboration sans effort.

Nous avons déjà abordé l'aspect révision des fichiers apporté par ces services. Les trois systèmes vous permettent de revenir aux copies précédentes d'un document si nécessaire. Mais qu'en est-il lorsque vous êtes plusieurs à travailler sur le même document ?

Heureusement, Dropbox, One Drive et Box ont tous un éventail de fonctionnalités qui facilitent la tâche. Des notifications indiquant que quelqu'un d'autre modifie un document jusqu'à la possibilité de "verrouiller" un fichier pour empêcher quiconque d'apporter des modifications, vous constaterez que la collaboration devient amusante. Tous ces systèmes permettent de commenter facilement en direct les documents et diverses fonctionnalités de suivi vous permettent de voir comment le travail évolue dans le temps. En l'absence de tous assis autour d'une table, ces caractéristiques font du travail en commun un véritable jeu d'enfant.

Outils de capture et de partage

Le dernier ensemble d'outils que nous allons examiner aujourd'hui sont ceux qui vous permettent de capturer votre écran, sous forme de capture d'écran ou de vidéo. Saviez-vous qu'il est 6 fois plus rapide de communiquer avec des mots parlés par rapport à l'écriture (selon Loom, l'une de nos applications en vedette, de toute façon !).

Lorsque vous travaillez à distance, il peut être frustrant d'essayer d'expliquer de petits détails par e-mail (ou Slack si vous avez lu notre dernier article !) toutes les deux minutes. De même, parfois, vous voulez juste un moyen de signaler rapidement quelque chose à l'écran. Normalement, cela peut impliquer un e-mail ou un appel téléphonique fastidieux, mais maintenant, grâce à ces trois applications, il est plus rapide que jamais de faire passer votre message.

CloudApp

CloudApp "apporte l'enregistrement d'écran, les captures d'écran et la création de GIF dans le cloud, dans une application de niveau entreprise facile à utiliser". Peut-être l'un des services d'enregistrement/partage de fichiers « originaux », CloudApp offre une expérience de partage assez fluide qui vous permet de communiquer rapidement via une capture d'écran ou une vidéo enregistrée sur écran.

Pour commencer, téléchargez leur application de bureau et installez-la. Une fois que vous êtes opérationnel, appuyez simplement sur CTRL / ALT et 6 sur votre clavier pour afficher instantanément une fenêtre d'enregistrement. Appuyez sur "démarrer", puis procédez à la démonstration ou à l'affichage de tout ce dont vous avez besoin. CloudApp enregistrera votre écran et votre voix en arrière-plan. Dès que vous avez terminé, quittez l'enregistreur et quelques instants plus tard, votre vidéo sera téléchargée automatiquement sur les serveurs CloudApp. Une URL unique sera générée que vous pourrez ensuite coller rapidement dans un e-mail, un slack ou un autre outil à envoyer à vos collègues.

Pas besoin de vidéo ? CloudApp vous permet de prendre une capture d'écran rapide, puis de l'annoter avec des flèches, du texte, des cases, etc. Comme pour les vidéos, vous obtiendrez une URL partageable qui pourra ensuite être envoyée à vos collègues.

Il faut un peu de temps pour s'habituer à utiliser un système comme celui-ci, mais une fois qu'il est intégré à votre flux de travail, vous vous demanderez comment vous avez fait sans lui ! Tous les détails sur getcloudapp.com

Droplr et métier à tisser

Et si vous aimez l'idée d'utiliser un outil comme celui-ci, il existe d'autres options que vous voudrez peut-être consulter, telles que Droplr, un rival de CloudApp. Alors que leur système fonctionne sur Windows, il était à l'origine plus à l'aise sur Mac… donc, si vous êtes un utilisateur Mac, cela pourrait être le système pour vous.

Enfin, Loom est le "petit nouveau du quartier". Un plan gratuit généreux est disponible pendant l'épidémie de COVID. La fonctionnalité d'enregistrement vidéo est similaire à CloudApp et Droplr, mais si vous souhaitez prendre des captures d'écran, Loom n'est pas l'application qu'il vous faut car elle se concentre entièrement sur la vidéo.

Demain, nous allons examiner votre environnement de travail. Le travail à domicile présente des défis uniques et, s'assurer que vous êtes configuré de manière optimale peut faire toute la différence en termes de productivité et de santé.

De notre part à Pressidium, portez-vous bien !