Top 5 des applications de gestion de réunion en 2022 pour booster la communication d'équipe

Dans le monde de l'entreprise d'aujourd'hui, les réunions sont incontournables car elles permettent un flux constant de communication. Environ 60 millions de réunions ont lieu aux États-Unis chaque semaine. Plus d'un quart du temps passé par un employé américain typique travaillant dans une entreprise est consacré à des réunions. Dans la section suivante, nous discuterons de 5 des meilleures applications de gestion de réunion que vous voudrez utiliser en 2022, et qui simplifieront un peu vos journées de travail.

En quoi le logiciel de gestion de réunion diffère-t-il des méthodes traditionnelles ?

Les solutions de gestion des réunions aident à définir les circonstances de planification et de tenue des réunions, à organiser la communication au sein des équipes, à gérer les données pertinentes et à partager les informations.

Top 5 des applications de gestion de réunions

À l'aide d'un logiciel de gestion de réunion, les employés peuvent exprimer ouvertement leurs pensées, avoir une compréhension mutuelle claire et débattre de sujets d'actualité.

1. BeeNote

Beenote est une solution de gestion de réunions pour votre Conseil et vos Comités. Un mode SaaS indique que la plateforme Beenote gère vos réunions. Vous payez les services dont vous avez besoin avec un SaaS. Beenote est une excellente alternative pour préparer une réunion de conseil ou de comité. Vous pouvez gérer rapidement et efficacement toutes vos réunions tout en économisant du temps et de l'argent.

Qu'est-ce qui fait de Beenote le compagnon de réunion idéal ? Il combine les fonctionnalités clés de différentes applications en un seul programme convivial. Il vous permet d'enregistrer, de documenter et de distribuer les procès-verbaux de réunion à n'importe qui dans votre organisation. Vous pouvez également partager ces remarques avec d'autres, y compris d'autres membres de l'équipe ou des entreprises. Les avantages de Beenote sont nombreux. Il vous permet d'organiser des réunions plus efficaces, d'augmenter la productivité de l'équipe et de promouvoir l'échange de connaissances.

Beenote simplifie la gestion des réunions. Ses fonctionnalités simples vous permettent de déterminer ce que vous voulez couvrir et qui doit être présent à la réunion. Vous pouvez choisir des thèmes, des participants et des objectifs, ainsi que la durée pendant laquelle vous souhaitez en parler. Il interagit avec votre calendrier professionnel, vous permettant de capturer les moments critiques des réunions. Cela vous permettra de partager l'ordre du jour et les minutes avec d'autres, ce qui peut vous aider à conclure plus de transactions et à satisfaire davantage de clients.

Lire aussi - Top 9 des outils Scrum pour la gestion de projet en 2022

2. Google Meet

Google Meet est un excellent outil pour organiser des réunions virtuelles. Lorsque vous appelez quelqu'un, il rejoindra immédiatement votre réunion lorsqu'il répondra au téléphone. Lorsque vous appelez des personnes, elles verront leurs noms et viendront à la réunion. Vous pouvez modifier plusieurs paramètres pour le rendre plus productif. Vous pouvez également afficher le conférencier actuel, la présentation et les participants, selon l'objet de la réunion.

Google Meet vous permet également de voir l'écran avant de démarrer une réunion, ce qui est utile si vous souhaitez modifier la caméra ou le microphone avant la réunion. Vous pouvez également vérifier les participants et modifier l'organisation du programme. Vous pouvez même désactiver, supprimer ou épingler des personnes pour vous concentrer sur la réunion. Et partagez également le lien de l'enregistrement avec les autres participants afin qu'ils puissent le voir plus tard. Ce n'est pas seulement idéal pour les réunions, mais c'est aussi pratique pour les employés distants.

Google Meet est un outil fantastique pour organiser des réunions si vous exploitez une entreprise. Vous pouvez organiser des réunions jusqu'à 30 personnes. Le service est accessible via un ordinateur et des appareils mobiles. Vous devez envoyer un lien à vos participants pour rejoindre une réunion. Si vous souhaitez garder le dialogue privé, vous pouvez utiliser un fond gris pour obscurcir l'arrière-plan. Vous pouvez effacer la connexion une fois votre réunion terminée.

A lire également : Logiciel de visioconférence gratuit

3. HubSpot

Le logiciel de gestion de réunion HubSpot est une excellente option si vous souhaitez gérer toutes vos réunions en un seul endroit. C'est un outil fantastique pour planifier des réunions et envoyer des e-mails de suivi. Il est simple à utiliser et possède de nombreuses fonctions, et il peut vous aider à suivre les prospects en plus de la planification des réunions. Divers outils sont disponibles pour vous aider à configurer votre logiciel de gestion de réunion, y compris une connexion au calendrier.

Pour déplacer les pages de planification d'un utilisateur à un autre, vous devez lier les calendriers de chaque personne. Si vous avez de nombreux utilisateurs, créez-en un pour chaque personne participant aux réunions. Vérifiez que la personne en charge des calendriers dispose d'une place payante dans le Sales Hub ou le Service Hub. De même, la suppression d'un utilisateur entraînera la suppression de ses pages de planification. Par conséquent, vous devez transférer la propriété avant de supprimer un utilisateur.

L'outil de réunions HubSpot est simple à utiliser. Vous devez disposer d'une connexion au calendrier pour utiliser cet outil de réunion. Ensuite, décidez si vous souhaitez que vos réunions soient planifiées dans le tableau de bord de planification de HubSpot ou dans votre agenda Google. Ensuite, vous pouvez choisir si chaque utilisateur doit être autorisé à réserver des réunions avec différents membres. Des pages de planification de réunion individuelles peuvent également être créées. Vous pouvez garantir que chaque prospect ait accès à votre logiciel de gestion de rendez-vous en synchronisant vos agendas.

4. Équipes Microsoft

Utiliser le logiciel de gestion de réunion Microsoft Teams pour simplifier les réunions de votre entreprise est un excellent moyen de gagner du temps. Le programme a une interface facile à utiliser et permet aux utilisateurs de créer et de modifier des éléments de réunion. Ils peuvent également inclure des dates de début et de fin, des commentaires de discussion et des liens vers des tâches cruciales. Les utilisateurs peuvent attribuer des tâches aux membres de l'équipe lors de la planification des réunions. Simultanément, ils peuvent déléguer des tâches à d'autres membres de l'équipe et suivre leurs progrès. Cela simplifie la gestion des flux de travail pour les équipes.

Les utilisateurs peuvent avoir des réunions et des conférences vidéo/audio à l'aide de Microsoft Teams, et ils peuvent même utiliser le programme pour héberger des webinaires. Le programme comprend également des fonctionnalités de prise de notes, de partage d'écran et de transfert de pièces jointes. Le programme permet à tous les participants de participer à la prise de décision, qu'ils soient en réunion ou en ligne. Il est gratuit avec le plan de base, mais vous devrez passer à un abonnement Microsoft 365 si vous souhaitez des fonctionnalités plus sophistiquées.

Avec ses nombreuses fonctionnalités, le logiciel de gestion de réunion Microsoft Teams peut être extrêmement précieux pour votre organisation. En plus de vous assister dans l'organisation des réunions, ce programme vous aide également à communiquer avec votre équipe. Vous pouvez envoyer des e-mails, partager le partage d'écran et créer des sondages à l'aide de l'interface conviviale. La participation individuelle aux sondages peut également être suivie et des caractéristiques uniques peuvent être incluses. L'une des meilleures caractéristiques de cet outil est qu'il est simple à intégrer à Microsoft Outlook.

Lisez aussi: Top 5 des alternatives Microsoft Teams

5. Zoom - Application de gestion de réunion

Le calendrier des réunions simplifie la planification des réunions et l'invitation des participants. Il dispose également de fonctionnalités telles que le partage d'écran et une zone de commentaires séparée. Ses fonctionnalités complètes permettent aux membres de l'équipe de collaborer et de communiquer, et il se connecte à des applications tierces telles que Google Docs, Trello et Slack. De plus, vous pouvez ajouter des propriétés spécifiques à vos réunions, telles que le sujet de la réunion ou les participants. Cela aidera à accélérer l'ensemble de la procédure.

Si vous avez une équipe qui se réunit fréquemment, vous pouvez utiliser le logiciel de gestion de réunion Zoom pour répondre à vos demandes. Il s'intègre à votre calendrier Google et vous permet de planifier des réunions depuis n'importe où dans le monde. Il capture les réunions et génère des transcriptions consultables pour vos dossiers. Vous pouvez également utiliser l'outil pour la co-annotation et le partage d'écran en temps réel. Vous pouvez également créer des groupes privés et publics et communiquer avec votre équipe pour vous assurer que seules les informations pertinentes sont discutées.

Bien qu'il existe plusieurs solutions logicielles de gestion de réunion, Zoom offre la meilleure intégration. Par exemple : il est facile de démarrer une réunion avec Hive en tapant simplement "/zoom" dans la boîte de discussion. Il peut également être intégré à d'autres programmes, tels que Coda, pour vous aider à accélérer les réunions d'affaires. En dehors de cela, la combinaison de Zoom et Coda est pratique et vous permet de voir le même écran que les autres joueurs.

Conclusion

La liste des logiciels de gestion de réunion est terminée. Avec toutes ces informations en main, nous sommes certains que vous pouvez prendre une décision éclairée sur l'option qui vous convient le mieux. Les outils de gestion de réunion énumérés ci-dessus sont tous d'excellents choix. Nous sommes convaincus que vous serez en mesure de mener et de gérer efficacement votre réunion à l'aide de l'un de ces outils.

Lectures intéressantes :

L'UX de votre entreprise est-elle à jour ?

Meilleurs plugins d'événements WordPress

Comment créer un e-mail professionnel