Guide essentiel de l'étiquette des réunions en ligne

Il est crucial de savoir quoi faire lorsque vous assistez à une réunion en ligne par mois ou à une douzaine par semaine. De plus, les réunions en ligne ressemblent beaucoup aux réunions en personne. C'est pourquoi certaines nuances vous obligent à faire pivoter et à améliorer votre jeu d'étiquette de réunion en ligne. Pour maintenir un sentiment de professionnalisme à l'avenir, il est important de le comprendre. Même si vous ne savez pas par où commencer, cet article vous guidera à travers le "comment et le pourquoi" de l'étiquette des réunions en ligne.

Importance de l'étiquette des réunions en ligne

Les réunions en ligne deviennent le principal moyen utilisé par les responsables de la suite C, les employés et même les étudiants et les enseignants pour communiquer. Il y a de fortes chances que vous ayez été invité à plusieurs réunions virtuelles récemment. Peut-être qu'une de ces réunions n'a pas semblé aussi productive qu'elle aurait pu l'être. Cependant, les réunions font partie intégrante de la journée de travail, qu'elles se déroulent en personne ou en ligne. D'un autre côté, les réunions inefficaces privent les entreprises du précieux temps de productivité des employés.

Il a un effet cumulatif à mesure que le nombre de réunions et de participants augmente. En raison de la nature causale et de la facilité de planification, les réunions en ligne sont encore plus sensibles. Connaître et suivre les règles de base de l'étiquette des réunions en ligne est un moyen d'améliorer l'efficience et l'efficacité des réunions en ligne. Il aide à éliminer les pièges courants des réunions et à maintenir le ton professionnel des réunions en ligne. En outre, cela contribue à rendre ces réunions plus efficaces, productives et agréables pour tous.

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Règles d'étiquette de réunion en ligne

Habituellement, certaines directives d'étiquette de réunion traditionnelles s'appliquent universellement. Beaucoup de ces règles d'étiquette de bon sens échouent involontairement dans l'atmosphère plus décontractée du travail à domicile. Lorsque le lieu de réunion est en ligne, une étiquette unique apparaît. Nous vous guiderons à travers tout ce que vous devez savoir pour donner le meilleur de vous-même à votre réunion en ligne.

Que devez-vous faire avant la réunion ?

Habituellement, les grandes réunions commencent bien avant l'heure de début prévue. Le temps de préparation consacré avant de cliquer sur le bouton de lancement contribue grandement au succès de la réunion en ligne.

1. Vous devez établir un ordre du jour

Vous devez prendre votre temps pour établir un ordre du jour qui énonce tout ce qui doit être couvert pendant la réunion. Ensuite, distribuez-le bien à l'avance afin qu'il informe les participants de ce à quoi s'attendre à discuter. D'autre part, si vous êtes un participant à une réunion qui reçoit un ordre du jour et l'examine à l'avance. Ensuite, cela vous aidera à vous préparer de manière adéquate afin que vous puissiez ajouter de la valeur à la discussion de la réunion. De plus, lorsque vous avez été invité à une réunion, mais que vous n'avez pas reçu d'ordre du jour, demandez-en un à l'organisateur de la réunion.

2. Convenez de respecter les règles de base

Cela aide une réunion sur la bonne voie. De plus, la clé est de s'assurer que tous les participants sont sur la même longueur d'onde et que les attentes sont comprises avant le début des réunions. S'entendre sur le respect des règles de base permet à vos réunions de se dérouler sans heurts et de minimiser les interruptions ou les comportements indésirables.

3. Entrez dans le bon espace de tête

Vous devez entrer dans le bon espace de tête avant de cliquer sur "rejoindre" à l'heure de début de la réunion. Avant le début d'une réunion en ligne, essayez de vous étirer ou de vous éloigner de votre ordinateur pendant quelques minutes. Vous retrouverez la tête claire et prête à vous engager à votre retour.

4. Testez votre équipement avant de commencer

Habituellement, peu importe que vous utilisiez un nouvel équipement ou le même vieil ordinateur. Vous devez vous assurer que cela fonctionne avant le début de la réunion. Comme il peut être embarrassant de tâtonner au début d'une réunion en essayant de faire fonctionner votre casque pendant que vos collègues regardent et attendent.

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Que devez-vous faire pendant la réunion ?

Après avoir préparé et testé votre équipement et commencer la réunion. Il est temps de savoir comment vous agissez pendant la réunion.

1. Limitez votre destruction

Vous devez désactiver toutes les notifications, y compris les e-mails, les applications de chat et toute autre chose. Comme cela pourrait être un briseur d'attention pendant la réunion. Parce que vous partagerez votre écran pendant l'appel, les chiots inattendus peuvent détourner l'attention. Fermez tous les onglets inutiles du navigateur et rangez votre téléphone si vous êtes facilement distrait.

2. Gardez une réunion en ligne courte et agréable

Suivez attentivement votre ordre du jour lorsque vous dirigez la réunion et prévoyez du temps pour les questions-réponses à la fin de la réunion. Ainsi votre réunion durera le temps nécessaire même si elle se termine plus tôt que prévu.

3. Terminez votre réunion en ligne à temps

Avec un ordre du jour clair et une bonne réunion, la gestion est le meilleur moyen de s'assurer que votre réunion se termine à l'heure prévue. Ainsi, lorsque vous devez dépasser le temps imparti, assurez-vous de demander au participant s'il peut rester. Même s'ils doivent y aller, rassurez-les que tout va bien et promettez-leur de les mettre au courant plus tard.

Que devez-vous faire après la réunion ?

Lorsque la réunion se termine, la bonne étiquette de réunion en ligne ne s'arrête pas, surtout si vous êtes l'organisateur de la réunion.

1. Résumez et partagez les notes de réunion

Après ce qui a été discuté et convenu lors de la réunion, cela devrait aboutir à des notes d'identification. Vous devez vous assurer d'envoyer ces informations à tous les participants.

2. Attribuez une tâche à l'étiquette de réunion en ligne

Au cours de la réunion, si des affectations sont faites, assurez-vous d'identifier qui est responsable. De plus, vous pouvez conclure cela dans les notes de réunion. Saisissez-le également dans votre système de gestion de projet.

3. Si nécessaire, planifiez une réunion de suivi

Si vous avez besoin de faire un suivi avec votre participant, assurez-vous de mettre ces réunions sur le calendrier. Et envoyez de nouvelles invitations afin que tout le monde puisse les planifier immédiatement.

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Réflexions finales sur l'étiquette des réunions en ligne

Le besoin de réunions en ligne vient avec les effectifs distribués. Après une bonne étiquette de réunion en ligne, il est crucial de maîtriser cette technologie pratique et de tirer le meilleur parti de chaque réunion planifiée. Lorsque vous êtes prêt avant votre réunion en ligne, cela aide à tirer le meilleur parti de votre temps de réunion virtuelle. De plus, cela se traduit par des collègues plus satisfaits et une attitude plus positive envers les réunions en ligne.

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