Traitement de la paie : qu'est-ce que c'est, comment le faire correctement et 5 des meilleurs outils

Dans cet article, nous aborderons les bases du traitement de la paie . Nous vous présenterons également cinq de nos outils de traitement de la paie préférés pour vous aider à trouver votre partenaire idéal. Plongeons dedans !

Qu'est-ce que le traitement de la paie ?

Si vous dirigez une entreprise, vous passez probablement beaucoup de temps à émettre et à traiter les chèques de paie. Qu'il s'agisse de soutenir les finances personnelles de vos employés ou de vous assurer que vous ne payez accidentellement personne en trop, vous pouvez avoir du mal à couvrir toutes vos bases. C'est là qu'intervient le traitement de la paie.

Le traitement de la paie est l'approche systémique de vos finances. Cela implique plusieurs étapes et vérifications pour vous aider à calculer le montant exact en espèces que vous devez payer. Ceci est important si vous souhaitez comptabiliser des éléments tels que les impôts ou l'indemnisation de l'assurance maladie.

Comment fonctionne le traitement de la paie ?

Comme pour la plupart des choses, le traitement de la paie sera probablement différent d'une organisation à l'autre. Néanmoins, il y a quatre phases générales auxquelles vous devrez probablement faire face lors de la gestion de votre paie :

• Première phase : informations sur les employés . Tout d'abord, vous devrez recueillir les données nécessaires auprès de vos travailleurs. Cela comprend normalement les informations bancaires, les formulaires d'assurance et les formulaires fiscaux pertinents. Vous devrez peut-être également collecter des informations sur leurs heures de travail si vous vous écartez de la période de paie typique de deux semaines.
• Phase deux : Approbations pertinentes . Votre entreprise peut vouloir vérifier que chaque employé a travaillé les heures qu'il a déclarées. Cela peut provenir d'un système de surveillance électronique ou de feuilles de temps préétablies.
• Phase trois : Impôts et prestations . Vous voudrez ensuite vous assurer que les déductions de chaque employé sont prises en compte. Cela comprend les impôts fédéraux et étatiques, les cotisations à la retraite et tout autre facteur qui affectera leur salaire final.
• Phase quatre : Enregistrement de votre paie . Enfin, les employés recevront leurs chèques de paie. Vous devrez conserver des enregistrements de ces informations au cas où cela deviendrait nécessaire à l'avenir. Vous pouvez également utiliser toutes les données pour créer des analyses détaillées sur votre processus de paie.

Comme vous pouvez l'imaginer, cela peut être un processus difficile à faire à la main, surtout si vous dirigez une grande entreprise. Par conséquent, un outil puissant peut être votre meilleur ami. Choisir le bon programme de traitement de la paie peut vous aider à tenir facilement des registres précis.

Les meilleurs outils pour le traitement de la paie en 2022

Voici quelques-uns des meilleurs outils de traitement de la paie disponibles en 2022. Nous vous recommandons de profiter de tous les essais gratuits, car cela peut être un moyen facile de déterminer si la solution choisie est la bonne pour votre entreprise.

• OnPay
• Payroll4free
• Enthousiasme
• Travaillant
• Ondulation

1. OnPay

OnPay est une option de paie conviviale. Il n'est pas nécessaire de s'embarrasser de calculs manuels ou de rechercher les avantages et les réglementations pour votre emplacement spécifique. Ce programme s'occupera automatiquement de tout cela pour vous.

Avec OnPay, vous aurez également accès à un support solide pour vous aider à démarrer et à traiter vos paiements efficacement. En plus de la facilité d'utilisation et de l'excellente assistance, OnPay possède d'autres fonctionnalités exceptionnelles, notamment :

️ Fonctionnalités :

• Des mises en page adaptées aux mobiles pour vous aider à gérer votre comptabilité lors de vos déplacements
• Un tableau de bord consolidé pour fournir un aperçu clair de votre entreprise
• Intégration avec les meilleurs logiciels d'entreprise, tels que QuickBooks et Xero

De plus, OnPay est destiné aux petites entreprises. Ils fournissent des outils pratiques tels que des rappels de date et des calculateurs de paie spécifiques à l'État pour faciliter la vie des propriétaires d'entreprise occupés. Par conséquent, vous voudrez peut-être vous pencher sur ce programme si votre petite entreprise peut bénéficier d'un soutien personnalisé.

Tarification : Enfin, examinons les options de tarification. Les coûts fonctionnent selon une échelle mobile avec OnPay. Vous paierez toujours des frais de base de 36 $ par mois. De plus, vous paierez 4 $ de plus par mois pour chaque employé.

Par exemple, une entreprise de dix personnes peut s'attendre à payer 76 $ par mois. Pour une entreprise de 1 000 personnes, vous paieriez 4 036 $ par mois. Si vous êtes intéressé par OnPay, nous vous suggérons d'essayer leur offre gratuite d'un mois.

2. Payroll4Free

️ Fonctionnalités :

• Suivi du temps de vacances pour vous aider à conserver des enregistrements précis des congés payés
• Méthodes de paiement pour les employés à temps plein et les sous-traitants, tels que les développeurs WordPress
• Un portail des employés pour donner à vos employés un moyen simple de vous aider à traiter leur paie

Comme vous vous en doutez, ce service gratuit comporte quelques limitations. Par exemple, vous devrez l'exécuter sur un système d'exploitation Windows. Vous pourriez également trouver les publicités un peu intrusives. Néanmoins, cela n'affectera pas directement la fonctionnalité du traitement de la paie. Ainsi, vous voudrez peut-être consulter ce programme si votre budget est serré et que vous n'avez besoin que des bases.

Tarification : pour la plupart, Payroll4Free est vraiment gratuit. Cependant, il existe certaines options premium que vous pourriez envisager.

Si vous êtes prêt à payer 15 $ par mois, l'entreprise déposera et déposera vos charges sociales pour vous. Si vous êtes prêt à payer 15 $ de plus par mois, vous pouvez également demander à Payroll4Free de payer directement vos employés à partir de leur compte bancaire.

3. Envie

À mesure que votre petite entreprise se développe, vous devrez probablement mettre à niveau vos outils actuels. Cela peut être un casse-tête, nous vous recommandons donc toujours de choisir des services qui offrent une évolutivité facile. Si vous avez des plans pour une masse salariale plus importante, Gusto vaut vraiment la peine d'être considéré.

Cependant, l'évolutivité n'est pas le seul point fort de Gusto. Cet outil possède de multiples fonctionnalités qui en font un gagnant pour les entreprises de toutes tailles.

️ Fonctionnalités :

• Suivi du temps intégré pour faciliter la collecte des données des employés
• Personnel de soutien des ressources humaines certifié pour vous aider à vous habituer au système
• Fonctionnalités d'embauche et d'intégration étendues pour rationaliser le traitement de votre paie

Gusto propose de nombreux plans tarifaires évolutifs. Vous avez même la possibilité d'effectuer des paies illimitées. Par conséquent, vous voudrez peut-être choisir Gusto si vous appréciez la flexibilité de leurs plans.

De plus, Gusto peut également être considéré comme une "solution premium". Les prix peuvent être un peu élevés, mais ils promettent également de nombreuses fonctionnalités puissantes dont vous pourriez avoir besoin. Si votre traitement de la paie est complexe, cela en vaut peut-être la peine.

Tarification : Gusto propose trois plans tarifaires principaux. Le plan Core convient aux organisations plus petites et plus simples. Vous paierez un prix de base de 39 $ par mois, plus des frais de 6 $ par mois pour chaque personne.

Si vous souhaitez utiliser des fonctionnalités telles que les alertes de conformité et l'assistance prioritaire, vous pouvez choisir le forfait Concierge de premier plan. Cela coûte 149 $ par mois, plus 12 $ supplémentaires par mois et par personne.

4. Travail

La facilité d'utilisation est également un facteur important dans le plan de Workful. Ils annoncent un système de paie simple en trois étapes : ajoutez l'employé, incluez ses informations personnelles et laissez ses calculs faire le reste.

️ Fonctionnalités :

• La possibilité de créer des rapports basés sur des niches telles que l'assujettissement à l'impôt ou les congés pris
• Suivi continu de la responsabilité fiscale pour vous tenir au courant en cas de changement
• Enregistrement de l'horloge basé sur l'emplacement physique de l'employé

Workful pourrait être un choix judicieux si vous n'avez pas beaucoup de temps libre. La conception intuitive du programme vous aide à faire le travail sans aucun tracas.

Tarification : Cette simplicité s'étend à son plan tarifaire. La seule option de paiement est de payer 25 $ par mois, plus 5 $ supplémentaires par employé et par mois.

Ce tarif vous permettra d'accéder à toutes sortes de fonctionnalités. Vous pourrez intégrer QuickBooks, suivre les congés payés et personnaliser vos politiques. Le seul moment où le prix augmentera, c'est lorsque vous ajouterez plus d'employés.

5. Ondulation

Rippling s'efforce de faciliter vos paiements. Il dispose d'un processus de calcul sans intervention de 90 secondes.

️ Fonctionnalités :

• Un calcul d'impôt automatique qui prend également en compte les travailleurs internationaux
• Des outils de reporting hautement personnalisables pour que vous puissiez adapter vos données à vos objectifs
• Une application mobile pratique pour permettre à vos employés d'envoyer facilement leurs informations

Si vous avez des employés internationaux, Rippling est probablement le meilleur service de traitement de la paie pour vous. La comptabilité peut être un sujet délicat, mais ce logiciel aide à simplifier les problèmes complexes concernant les données à l'étranger.

Néanmoins, Rippling est également une puissante solution complète de gestion des employés. Si vous dirigez une grande entreprise, cet outil peut vous aider à rester au top. Par exemple, vous pouvez également l'utiliser pour surveiller de près l'ensemble de votre service des ressources humaines.

Tarification : Enfin, parlons des plans tarifaires. Vous devrez acheter le plan de la plateforme de gestion des employés. Cela commence à 35 $ par mois, plus 8 $ supplémentaires par employé et par mois. Cependant, vous devrez contacter directement Rippling pour un prix sur mesure en fonction de vos besoins.

Conclusion

Le traitement de la paie est un élément essentiel de toute entreprise. Cependant, s'attaquer à cette tâche peut sembler un défi de taille. Heureusement, vous pouvez utiliser un certain nombre d'outils sophistiqués pour garantir le bon fonctionnement de votre comptabilité.

Dans cet article, nous avons couvert une variété de programmes différents à considérer. S'ils ont tous leurs points forts, nous en avons un en particulier : Gusto. Cet outil possède suffisamment de fonctionnalités pour convenir à une petite entreprise, mais il est également suffisamment évolutif pour se développer aux côtés de votre entreprise.

Vous avez des questions sur l'utilisation de l'un de ces outils de traitement de la paie ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!

Mise en page et présentation par Chris Fitzgerald et Karol K.