5 phases de gestion de projet expliquées

Les chefs de projet sont souvent confrontés à des problèmes tels que des retards de projet, des communications manquées, de mauvaises analyses de la portée d'un projet, etc. Vous ne pouvez pas obtenir un taux de réussite complet, mais à chaque échec, vous apprenez et atténuez les risques.

De plus, si vous connaissez bien les situations de déroulement d'un projet et le fonctionnement de chaque phase d'un projet, il est possible d'augmenter votre taux de réussite.

Il y a 5 phases de gestion de projet, et en tant que chef de projet, votre travail consiste à les maîtriser toutes de zéro à l'exécution finale.

Dans cet article, nous allons décomposer pour vous ces phases de gestion de projet.

Quelles sont les 5 phases de la gestion de projet

Chaque projet a un cycle de vie. Cela consiste en quatre ou cinq étapes que vous pouvez généralement nommer comme des phases de gestion de projet. Les phases de gestion de projet suivent un schéma similaire, quelle que soit la taille ou le type de projet. Les voici -

1. Lancement du projet
2. Planification de projet
3. L'exécution du projet
4. Suivi et contrôle de projet
5. Clôture du projet

1. Initiation ou conception du projet

La première chose d'un projet est sa conceptualisation et son initiation. En tant que chef de projet, vous devez créer une image principale pour un projet spécifique sur la façon de démarrer et de passer aux étapes suivantes les unes après les autres.

Au stade de l'initiation, vous devez rassembler vos idées et les transformer en un plan d'affaires, définir des objectifs, définir la portée et les chartes de projet, et définir les personnes responsables du succès ou de l'échec d'un projet, c'est-à-dire les parties prenantes.

La phase de lancement du projet doit accomplir les tâches suivantes -

Définir les objectifs du projet

La première question que vous devez vous poser, ainsi qu'aux parties prenantes, est : « que voulez-vous réaliser avec ce projet ?

Par exemple, vous travaillez pour une société de développement de plugins WordPress. En tant que chef de projet, vous souhaitez initier un projet pour une nouvelle page de tarification. Dans ce cas, vous devez découvrir pourquoi votre page de tarification actuelle ne fonctionne pas et quel type de retour vous attendez d'une page de tarification nouvellement conçue.

Définissez votre portée

Voir les limites de votre projet bien avant de commencer à travailler dessus, c'est tout sur la définition de votre portée. À cette étape, vous créez les initiales des objectifs, des livrables, des délais, etc. de votre projet pour comprendre jusqu'où vous voulez et pouvez aller.

Aussi, cette étape comprend les aspects financiers et budgétaires, et le temps global des projets.

Finalisation des parties prenantes et définition de leurs rôles

Les parties prenantes sont les personnes qui seront étroitement liées et responsables de l'avancement et des résultats du projet. Certaines des parties prenantes courantes du projet sont les sponsors, les chefs de projet, les membres de l'équipe de projet, les clients, les utilisateurs finaux, les parties prenantes internes, etc.

En tant que chef de projet, vous allez définir les rôles et responsabilités de chaque intervenant.

Obstacles possibles

Dans la phase d'initiation du projet, il est possible d'assumer et de lister tous les obstacles/risques auxquels vous pourriez être confrontés dans les jours à venir et de créer des sauvegardes et un plan B.

La gestion des risques est une tâche importante qui implique des hypothèses de risque, un brainstorming, la collecte de ressources pour gérer les risques, l'évaluation, la hiérarchisation, etc.

Lisez aussi : Comment gérer les risques dans la gestion de projet : conseils efficaces pour la réussite du projet

2. Planification du projet

La planification du projet est l'étape immédiate après l'étape de lancement du projet. Il comprend les définitions plus larges des objectifs du projet, de « comment contrôler et surveiller le projet » jusqu'à l'achèvement du projet.

Il existe deux approches de planification de projet les plus populaires parmi les chefs de projet -

un. La méthode SMART. Cela signifie que votre planification doit être spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et opportune.

b. La méthode CLAIRE. Il suggère un processus de travail collaboratif, limité, émotionnel, appréciable et affinable.

Tout en travaillant dessus, vous devez combiner les deux approches pour de meilleurs résultats.

Au stade de la planification, vous pouvez écrire et définir la feuille de route complète de votre projet. Voici comment ça se passe -

• Création d'un plan de gestion de projet
• Élaboration d'une structure de répartition du travail (WBS)
• Estimation des ressources et de la durée du projet
• Créer une stratégie de gestion des risques

L'accomplissement principal de cette étape est de cerner toutes les étapes de la phase d'initiation et de les élaborer. Votre tâche serait donc de développer un plan détaillé pour l'exécution, la surveillance et le contrôle approprié du projet.

Dans cette étape, vous devez rassembler tous les membres de votre équipe et leur attribuer des tâches spécifiques. Par exemple, pour chacune de vos tâches, vous pouvez un ou plusieurs membres de l'équipe et définir un délai pour terminer la tâche.

En outre, vous pouvez établir un canal de communication approprié entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Des outils de messagerie comme Slack seraient une option intelligente dans de tels cas.

3. Exécution du projet

Maintenant, vous avez votre plan prêt. Il est temps d'aller travailler. Ainsi, cette étape comprend le lancement de votre projet et l'exécution des tâches petit à petit, la production des livrables du projet jusqu'à l'accomplissement final. En d'autres termes, cette phase consiste à transformer votre plan en action.

Par conséquent, en tant que chef de projet, vous allez établir un flux de travail robuste qui aidera les membres de votre équipe à travailler sans faille, à communiquer avec précision et à déployer leurs efforts pour atteindre l'objectif du projet. Cela comprend les éléments suivants -

• Examinez attentivement le flux de travail de l'équipe
• Bien gérer son budget
• Communiquer avec vos parties prenantes

Pendant que les membres de votre équipe travaillent, c'est l'une de vos principales tâches en tant que chef de projet de suivre les parties prenantes de votre projet afin qu'elles soient au courant de l'avancement et de la façon dont les choses se passent.

Par exemple, l'utilisation d'un outil de collaboration de projet comme Project Manager Pro serait très bénéfique. Cet outil WordPress peut vous aider à mieux communiquer avec vos parties prenantes et les membres de votre équipe via des messages, des commentaires et des chats intégrés.

Aussi, vous pouvez suivre l'évolution et les bouleversements de l'équipe, et apporter des solutions possibles dans les plus brefs délais.

4. Suivi et contrôle du projet

Attendez-vous au meilleur, prévoyez le pire et préparez-vous à être surpris.

Denis Waitley

Dans la phase 3, votre projet devrait déjà être en cours d'exécution. Ainsi, le travail de la phase 4 est simple. Vous devez voir comment vos tâches et les membres de votre équipe s'en sortent.

Il s'agit de surveiller le flux de travail, de découvrir les points forts et de les améliorer. Si vous voyez des problèmes, résolvez-les avec les bonnes mesures.

Par conséquent, votre travail principal consiste à régler les problèmes en cours concernant le projet, à prendre la bonne décision et à les résoudre. Vous pouvez également l'appeler suivi des performances du projet.

Jetez un œil à la chose suivante dont vous devez vous occuper pour le suivi des performances du projet -

Indicateurs clés de performance (KPI)

Assurez-vous de configurer correctement les KPI et de vérifier si vos tâches et sous-tâches sont effectuées en temps opportun et respectent les KPI.

Collecte de données

La collecte de données est une chose indispensable dans la gestion de projet. Tout au long du projet, vous devez collecter des données pertinentes et créer une base de données comprenant les calendriers du projet, l'état d'avancement des tâches, les rapports financiers, l'assurance qualité, les commentaires des parties prenantes, etc. La meilleure façon de créer une base de données puissante consiste à utiliser un outil de gestion de projet. .

L'analyse des données

Les données recueillies seraient très utiles pour une analyse appropriée des données. Vous pouvez comparer l'avancement du projet avec les dépenses, les budgets globaux et les résultats par rapport à la feuille de route budgétaire que vous avez créée lors de la phase de planification.

Rapports sur les performances

Tout au long des différentes étapes d'un projet, vous pouvez créer des rapports de performance basés sur votre analyse de données et les partager avec les parties prenantes pour une meilleure transparence. De plus, les rapports vous aideront à comprendre où vont tous vos efforts. Un rapport de performance de base est composé d'un résumé des progrès, des mesures clés et des détails sur les problèmes ou les défis, etc.

Amélioration continue

Le suivi est crucial pour s'assurer que vous allez bien. De plus, vous pouvez générer une image continue de la progression de votre projet avec lui.

Lorsque vous avez un rapport de performance et une analyse des données bien faits, il sera plus facile de comprendre l'état actuel d'un projet et de prendre les mesures nécessaires qui peuvent augmenter les chances de succès.

5. Clôture du projet

Il s'agit de la phase finale d'un cycle de gestion de projet. Dans cette étape, vous terminez enfin le projet et effectuez une clôture formelle.

En tant que chef de projet, vous allez faire ce qui suit dans la phase de clôture du projet -

• Remise des livrables du projet aux porteurs de projet
• Obtenir l'approbation des sponsors du projet
• Clôturez officiellement le projet et dissolvez votre équipe
• Organiser une réunion post-projet pour évaluer les réussites et les échecs

La réunion post-projet ou post-mortem est un lieu où vous faites savoir à tous les membres de l'équipe comment ils ont performé, où ils manquent de potentiel et où réside leur force. Cela les guidera pour faire mieux à l'avenir.

Au cours de la réunion, le rapport final est présenté aux porteurs de projet et aux parties prenantes afin qu'une discussion fructueuse sur le projet puisse avoir lieu.

Votre dernière tâche pour la phase de clôture du projet consiste à passer en revue les rapports de projet, à analyser les données disponibles et à les stocker dans un endroit sécurisé accessible à tout moment. Il fonctionnera comme une base de connaissances pour votre prochain projet.

FAQ sur les 5 phases de la gestion de projet

Réflexions finales sur le cycle de vie de la gestion de projet

Un cycle de vie de gestion de projet se compose de cinq phases, certains professionnels aimeraient transformer ces cinq phases en six, sept ou huit étapes. Cependant, toutes ces étapes sont simplement incluses dans les 5 phases susmentionnées de la gestion de projet.

En tant que chef de projet intelligent, vous pouvez bénéficier de l'aide d'un logiciel de gestion de projet et de l'IA pour améliorer votre portée et vos possibilités de nos jours. Tout ce que vous avez à faire est de comprendre quels types d'outils sont utiles pour votre budget et votre compatibilité.