Un petit guide pour la résolution de problèmes dans la gestion de projet (conseils d'experts)

L'une des principales compétences qui font de vous un excellent chef de projet est la résolution de problèmes. Lorsque vous gérez vos projets, les problèmes sont inévitables. Car nous devons tous faire face au même genre de situations même dans notre vie quotidienne. Ce qui fait la différence, ce sont les connaissances et l'efficacité avec laquelle vous les mettez pour résoudre un problème actuel ou imminent.

La résolution de problèmes est le processus d'observation de ce qui se passe dans votre environnement ; identifier les choses qui pourraient être modifiées ou améliorées.

kepner-tregoe

La résolution de problèmes en gestion de projet est un processus stratégique. Par conséquent, vous ne pouvez pas acquérir cette compétence du jour au lendemain. Cela nécessite un apprentissage étape par étape, l'adoption d'un cadre pour le faire et, bien sûr, le maintien de certaines considérations cruciales.

Eh bien, dans ce petit guide, nous allons vous montrer quelques-unes des méthodes éprouvées de résolution de problèmes à suivre en gestion de projet. Après avoir terminé la lecture, vous serez en mesure de comprendre quelles sont les choses les plus essentielles que vous devez faire et de lancer une feuille de route pour devenir un résolveur de problèmes efficace.

Importance de la résolution de problèmes dans la gestion de projet

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devez acquérir la compétence de résolution de problèmes dans la gestion de projet. Avant de passer aux meilleures techniques ou meilleures pratiques, passons en revue certains des points clés qui font de la résolution de problèmes dans la gestion de projet une affaire sérieuse.

Réparer les choses cassées dans le processus

La résolution de problèmes exige une mentalité unique. Lorsque vous avez cela à l'esprit, vous pouvez facilement vous occuper de vos projets avec plus d'intensité. Faire des affaires et gérer des projets est une chose simultanée. Une structure de résolution de problèmes bien développée vous aide à signaler les éléments défectueux, nécessitant une amélioration ou une mise à jour.

Trier les risques

L'identification des risques est cruciale pour vos projets. Le cadre de résolution de problèmes vous aide à comprendre l'état actuel de votre entreprise. Avec suffisamment de données, vous pouvez facilement trier les risques qui peuvent être gérés avec des ressources appropriées.

Amélioration des performances

Vos projets et vos collaborateurs font partie intégrante, ils se complètent pour atteindre un même objectif : la réussite et le développement. Ainsi, lorsque vous êtes tous à la recherche d'une solution fiable à vos problèmes, cela a également un impact positif sur vos employés. Finalement, cela conduit à améliorer vos performances globales.

À la recherche d'opportunités

Plus vous continuez à résoudre des problèmes, plus vous voyez les fissures les plus récentes, les choses cassées et les choses qui nécessitent une mise à jour. Avec le même processus, vous pouvez apprendre à voir la situation dans son ensemble, à comprendre la nature de la situation dans son ensemble et à devenir capable de la transmettre en tant que chef de projet. Par conséquent, vous pouvez trier les risques et les opportunités en même temps.

Si vous souhaitez gérer toutes les activités de votre projet directement depuis votre tableau de bord WordPress, consultez cet article sur le Guide du débutant pour la gestion de projet WordPress.

5 étapes à suivre pour la résolution de problèmes dans la gestion de projet

Comme vous le savez déjà, les compétences en résolution de problèmes exigent un cadre. En tant que chef de projet, vous devez rationaliser les méthodes les plus appropriées en fonction de votre expertise et de vos ressources. Ci-dessous, nous avons trié une poignée des techniques les plus éprouvées qui peuvent faire de vous un professionnel intelligent pour la résolution de problèmes dans la gestion de projet. Jetez-y un coup d'œil un à un -

1. Définir le problème est votre première priorité

La façon dont vous envisagez un problème, vos employés ne le feront pas. Parce que, lorsqu'ils voient un problème, ils veulent que vous le résolviez pour eux, car vous êtes le chef de projet. Il est donc important que vous définissiez le problème en premier lieu. Par exemple, votre équipe manque continuellement des délais, c'est donc un problème de leur côté. Pour arriver à une solution viable, vous devez comprendre pourquoi votre équipe fait les mêmes erreurs.

Il est possible de comprendre la nature d'un problème lorsque vous savez pourquoi quelque chose se passe dans votre projet, pourquoi les choses continuent de se détériorer. Pour le comprendre, vous pouvez suivre l'approche 5W1H.

Cela signifie poser ces six questions pour définir un problème de gestion de projet -

• OMS   le problème affecte-t-il ?
• Quels sont les symptômes du problème ?
• Où/où le projet a-t-il eu lieu ?
• Quand est-ce que cela arrive?
• Pourquoi   le problème a-t-il lieu ?
• Comment ça se passe ?

Donc, poser cette question vous aiderait certainement à définir votre problème lorsque vous souhaitez le résoudre de manière intelligente et impeccable.

Lire la suite : Comment améliorer la productivité de l'équipe à l'aide de WP Project Manager.

2. Découvrez les raisons du problème

Après avoir compris la nature d'un problème, la prochaine étape nécessaire consiste à en découvrir les raisons et à les analyser en profondeur. Cela revient à trouver les lacunes dans votre flux de travail et à les combler les unes après les autres pour parvenir à une solution appropriée. Par conséquent, trouver des raisons ne sera pas difficile si vous suivez une approche stratégique.

Par exemple, vous pouvez utiliser un diagramme en arête de poisson. C'est un processus célèbre et utile pour découvrir les raisons d'un problème. Eh bien, qu'est-ce qu'un diagramme en arête de poisson ? Le théoricien japonais de l'organisation Kaoru Ishikawa l'a créé pour catégoriser les principales raisons d'un problème sous une forme visuelle.

Regardez au-dessus de l'image. Supposons que le problème est que votre site Web est en panne. Un diagramme en arête de poisson vous aidera à noter les raisons possibles qui peuvent entraîner la chute de votre site Web. En maintenant une telle démonstration visuelle, vous pouvez devenir meilleur et efficace en ce qui concerne votre résolution de problèmes en gestion de projet.

Voici quelques choses inévitables - les raisons que vous notez, elles devraient être réelles. Parmi de nombreuses raisons possibles, votre travail consiste à comprendre les véritables raisons. C'est possible si vous optez pour une analyse approfondie. Par conséquent, pour ce faire, une analyse des causes profondes (RCA) serait utile.

3. Générer des idées de solutions

Maintenant que vous savez quel problème vous devez résoudre et quelles en sont les causes, vous pouvez générer des idées pour les bonnes solutions. Il s'agit d'une étape progressive de résolution de problèmes dans la gestion de projet. Ainsi, dans cette étape, vous avez plus de liberté pour devenir créatif. Le but de cette étape est de trouver un ensemble de solutions. Il faut évidemment une réserve de solutions ou de solutions alternatives. Ils vous aident à réduire vos risques. Si une solution échoue, vous pouvez opter pour une approche alternative.

Par conséquent, vous devez faire beaucoup de travail mental, rechercher et trouver des solutions possibles. Les deux meilleures façons de générer des idées sont le brainstorming et la cartographie mentale.

Mindtools explique que la résolution créative de problèmes fonctionne en quatre étapes. Ce sont - clarifier, imaginer, développer, mettre en œuvre.

L'étape de clarification vous fait explorer à nouveau votre vision du projet et la nature des problèmes. Ensuite, il guide la collecte des données nécessaires et formule les questions. Les étapes suivantes consistent à étendre le cadre avec toute votre compréhension, vos données, vos ressources et votre objectif pour explorer des idées, formuler des solutions et créer un plan de mise en œuvre.

4. Sélectionnez la solution la plus appropriée

Il n'est pas facile de choisir la bonne couleur lorsque votre garde-robe est pleine de vêtements similaires. Mais lorsque vous êtes déterminé, connaissez l'étiquette et le code vestimentaire de ce programme particulier, votre sens de la mode vous permet de choisir la couleur qui vous convient le mieux. La même chose se produit toujours pendant que vous gérez des projets et jusqu'à résoudre quelque chose.

Après avoir généré beaucoup d'idées et formulé un tas de solutions différentes, l'hésitation est inévitable. Ainsi, en tant que chef de projet, vos compétences en résolution de problèmes exigent que vous choisissiez le moyen le plus utile et le plus simple de régler votre problème.

Eh bien, la meilleure façon de le faire est de mesurer toutes les solutions, de les comparer les unes aux autres et de considérer les faits suivants -

• Vos attentes et priorités
• Évaluez toutes les solutions et mesurez-les
• Tenez compte de vos ressources
• Optez pour le plus simple en premier lieu

Cependant, vous ne devriez jamais cesser de poser des questions. Posez-vous la question, inspirez vos élèves travaillant sur le projet à poser des questions. Plus la question se poserait, plus la solution serait efficace et sans faille.

5. Prendre des mesures pour résoudre vos problèmes

Lorsque vous savez quel est votre problème et quelle solution vous devez mettre en œuvre, recommencez à zéro. Il est temps de passer à l'action. La mise en œuvre d'une solution est la dernière étape. Mais vous devez franchir toutes les étapes précédentes pour atteindre ce niveau. C'est un cadre établi pour augmenter vos compétences en tant que solutionneur de problèmes.

Lire la suite : 6 idées intéressantes de gestion de projet à suivre en 2022.

Comment un outil de gestion de projet peut vous aider à résoudre des problèmes

À l'ère de l'automatisation, la gestion de projet devient plus facile grâce à des outils qui vous aident à créer une base de données en ligne de vos employés, clients, comptes et projets globaux, etc. Un logiciel d'automatisation PM vous permet de suivre chaque processus en direct et de faciliter votre efforts pour prendre de meilleures décisions.

Par exemple, si vous avez un outil d'automatisation PM comme WP Project Manager , votre résolution de problèmes dans la gestion de projet serait plus viable et simple. Voici comment -

• Il assure la meilleure utilisation de vos ressources et de votre planification
• Organisez et suivez vos projets et tâches de manière robuste
• Outil de gestion avancé pour rendre votre suivi plus efficace
• L'outil intensifiera votre effort collaboratif
• Générez un rapport afin que vous puissiez voir comment vos projets se déroulent et quels sont vos manques

Dans l'ensemble, WP Project Manager possède toutes les fonctionnalités qui peuvent rationaliser votre flux de travail. Lorsque vous voyez des mises à jour en direct et des activités du tableau de bord de vos projets (y compris le tableau Kanban, le diagramme de Gantt, la liste des tâches, le calendrier, etc.), vous pouvez facilement suivre toutes les étapes de résolution de problèmes avec plus d'efficacité. Le travail serait pourtant plus facile.

Clôture pour la résolution de problèmes dans la gestion de projet

La plupart des problèmes sont minimes au début. En tant que chef de projet ingénieux, votre travail consiste à les résoudre le plus rapidement possible. Plus vous tardez, plus le problème s'aggraverait. Un navire a souvent de nombreux petits pépins dans le moteur ou des fissures lorsqu'il est sur un long voyage. Le capitaine intelligent est toujours dans la boucle pour les réparer simultanément. En tant que chef de projet, votre travail n'est rien de moins que cela.

Un cadre stratégique de résolution de problèmes vous aidera à faire face à cette boucle, et un outil d'automatisation de la gestion de projet parfait vous permettra de résoudre vos problèmes plus rapidement (n'oubliez pas d'ajouter flexibilité, abordabilité, gestion du temps et intelligence).

Alors, voici nos derniers mots - continuez à innover dans les nouvelles façons de résoudre les problèmes de vos projets, et ne laissez pas votre problème devenir plus gros que vous.