Conseils de productivité pour les propriétaires de sites Web

Publié: 2022-10-17

Certaines personnes travaillent 18 heures par jour et finissent toujours par accomplir peu. Ce sont eux qui semblent toujours agités, pressés et fatigués. Personne ne peut leur reprocher de se la couler douce, mais en fin de compte, il reste encore beaucoup à faire dans leurs assiettes.

Ce qui leur manque, ce n'est pas le dévouement, mais l'utilisation efficace de conseils de productivité éprouvés. Dans ce guide, nous avons rassemblé 12 conseils de productivité pour les propriétaires de sites Web qui pourraient changer votre vie professionnelle et personnelle.

Pourquoi la productivité est-elle importante

Ceux qui utilisent systématiquement ces tactiques productives, eh bien, ils sont différents. Ils parviennent à passer leurs journées à s'occuper des choses les unes après les autres. Ils ont une idée précise de ce qu'ils font et de ce qu'ils doivent faire. Ils ne semblent pas être victimes de leurs horaires mais les maîtriser.

Surtout, ils ne sont guère fatigués, agités ou anxieux.

Vous pourriez penser qu'ils n'ont pas assez de travail à faire ou que ce qu'ils ont sont des tâches simples. Vous pourriez croire qu'ils ont accès à une plus grande équipe ou à un meilleur logiciel. La vérité n'est rien de tout cela.

Ils sont plus productifs. Ils savent comment tirer le meilleur parti de chaque jour.

Pour cela, ils appliquent consciemment et régulièrement des conseils de productivité. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise en ligne et que vous n'arrivez jamais à faire avancer les choses, vous avez également besoin d'une réorganisation de votre façon de travailler.

Conseils de productivité pour les propriétaires de sites Web

12 conseils de productivité pour les propriétaires de sites Web

1. Éliminer les notifications

Si vous voulez être productif, vous devez mettre toute votre concentration sur la tâche à accomplir. L'un des plus grands obstacles à cela est la poussée constante des notifications de vos applications.

Vous pourriez être en train d'écrire une présentation ou de réviser un argumentaire de vente et vous recevez soudainement une notification de l'un de vos canaux de médias sociaux ou de votre client de messagerie. C'est suffisant pour vous distraire de ce que vous faites.

Même si vous ne cliquez pas sur la notification, vous avez perdu votre concentration en la regardant simplement. Maintenant, votre cerveau doit effectuer plusieurs tâches entre deux zones d'attention. Cela enlève de l'énergie à la tâche sur laquelle vous vous concentriez.

La solution consiste à désactiver toutes les notifications, à la fois de votre smartphone et de votre ordinateur. Cette petite astuce peut grandement contribuer à vous rendre plus concentré et moins distrait.

2. Connaissez vos priorités

Vous n'êtes pas là pour tout faire en tant que propriétaire d'entreprise en ligne et être au courant de toutes les décisions et processus. Votre travail consiste à vous occuper des priorités. Mais cela pourrait conduire à un plus gros problème. Qu'est-ce qu'une tâche prioritaire exactement ?

La plupart des gens considèrent ce qui est actuellement à leur ordre du jour comme une priorité. Ils croient que cela nécessite toute leur attention simplement parce que c'est dans leur emploi du temps. C'est une approche intrinsèquement inutile.

Un moyen efficace d'établir des priorités consiste à utiliser la matrice d'Eisenhower. Sur l'axe des abscisses, vous aurez urgent et non urgent. Sur l'axe des ordonnées, ajoutez important et non important.

Maintenant, votre priorité numéro un est ce qui est important et urgent. Vous devriez faire un plan pour ce qui est important mais pas urgent. Ensuite, déléguez les tâches urgentes mais non importantes à vos coéquipiers et éliminez les tâches non urgentes et non importantes.

3. Concentrez-vous sur trois tâches prioritaires par jour

Une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes et les plus urgentes, il pourrait être tentant de toutes les regrouper et de commencer tout de suite. Ce serait la mauvaise façon de gérer ces tâches cruciales.

Vous devez planifier vos tâches prioritaires pour le lendemain à la fin de chaque journée. Vous pouvez également le faire le lendemain, mais cela vous donnera de l'énergie si vous entrez dans le bureau en sachant précisément ce que vous avez à faire.

Limiter ceux-ci à seulement deux ou trois par jour est important. Même si vous pensez que vous pouvez en gérer plus, concentrez-vous sur ces trois éléments.

4. Divisez les tâches en unités plus petites

Lorsque les tâches semblent plus importantes, il est facile de tergiverser. Vous pourriez penser que vous auriez besoin d'une journée entière pour en prendre soin. Mais vous savez très bien qu'il est difficile de consacrer tout un après-midi, encore moins une journée, à une tâche particulière.

La façon de le gérer est de les diviser en unités plus petites et gérables. Ainsi, vous n'avez pas à revoir votre stratégie de génération de leads B2B en une seule fois. Vous pouvez analyser vos méthodes de démarchage téléphonique séparément de votre diffusion par e-mail.

Vous n'avez pas à concevoir une stratégie de contenu complète cette semaine. Vous n'avez qu'à comprendre vos blogs le lundi, le contenu des e-mails le mardi, etc.

Il y a un avantage négligé à diviser vos tâches en unités plus petites. Maintenant, il y a un examen plus minutieux de chaque aspect de ce travail. Cela vous dira où vous devez vous améliorer. Peut-être que tout ce que vous avez à faire est de modifier vos scripts d'appel à froid pour obtenir plus de prospects.

5. Pas de réunions inutiles

S'il y a une chose que vous pouvez commencer à mettre en œuvre dès maintenant pour améliorer l'efficacité de votre bureau, c'est de remettre en question le besoin de réunions.

La plupart des réunions ont lieu non pas parce que quelque chose d'important sur le plan stratégique doit être discuté. C'est parce que personne ne s'est demandé pourquoi ils devaient assister à une réunion.

En d'autres termes, les réunions ont lieu parce que les réunions sont planifiées.

Le moyen le plus simple d'analyser si vous avez besoin de vous rencontrer est de poser une question simple aux personnes concernées : peut-il s'agir d'un e-mail, d'un appel téléphonique ou d'une conversation privée entre deux personnes ?

Dans la grande majorité des cas, la réponse serait l'une de ces options. Résistez à l'envie de tenir des réunions si elles sont inutiles. Les réunions sont la façon dont vous perdez du temps, des ressources et de la concentration.

6. Réduisez les communications inutiles

Si les réunions sont évidentes dans la façon dont elles font perdre du temps, le courrier électronique est une ponction pas si évidente sur les ressources de l'entreprise. Si vous pouviez prendre une journée pour évaluer tous les e-mails que vous envoyez, recevez et auxquels vous répondez, vous comprendrez l'intérêt.

La plupart d'entre eux sont triviaux ou répétitifs. Les gens envoient des e-mails non pas pour communiquer quoi que ce soit d'important, mais pour faire savoir à tout le monde qu'ils font leur part ou que c'est le tour de quelqu'un d'autre maintenant.

Pire encore, c'est l'habitude des e-mails de groupe. Les personnes qui n'ont rien à voir avec un projet sont régulièrement informées de son avancement ou de son absence. Ce qui aurait pu facilement être des conversations de deux minutes entre deux personnes s'étendent à des messages multi-threads qui font perdre du temps à tout le monde.

Si vous êtes une entreprise en ligne, dites à tout le monde dans le système que les e-mails ne doivent être envoyés que s'ils sont urgents et uniquement à ceux qui ont besoin de savoir. Surtout, indiquez que toute communication pouvant être effectuée par téléphone ne doit pas être déplacée vers des e-mails.

Et bien sûr, bannissez ou limitez sévèrement les mails de groupe.

7. Réduisez les décisions que vous devez prendre

Il y a plusieurs petites décisions que vous devez prendre chaque jour et qui sont épuisantes. Ceux-ci incluent quoi porter, quoi manger, quel itinéraire emprunter pour se rendre au bureau, etc.

Ces décisions triviales vous laissent fatigué avec peu d'énergie pour les grandes décisions. Le remède à cela est d'éliminer la nécessité de telles décisions. S'il s'agit de quoi porter, mettez vos tenues en rotation.

Ne passez pas plus de trois secondes à vous demander quoi manger. Décidez à l'avance et établissez une routine ou choisissez ce qui vous vient à l'esprit en premier.

Rappelez-vous, moins de décisions = plus d'énergie.

8. Automatisez les tâches

La plupart des gens qui travaillent dur mais accomplissent peu font généralement les mêmes tâches à plusieurs reprises. Pour vous concentrer sur des tâches importantes, vous devez automatiser tout le reste.

Si un client envoie un e-mail concernant un retard de déploiement ou si un fournisseur vous contacte avec une proposition, il doit y avoir un protocole pour cela. Conseillez les membres de votre équipe sur ce qu'il faut faire. Vous pourriez faire un mémo ou une liste de choses à faire pour de telles situations.

L'objectif est d'automatiser la réponse et de s'assurer que vous n'avez pas à être impliqué.

D'autres façons d'automatiser les tâches ? Créer des brouillons de réponses aux questions courantes, apprendre les raccourcis clavier, etc.

9. Jamais multitâche

Le multitâche peut être défini comme l'échec de plusieurs tâches à la fois. C'est le contraire d'être productif.

Notre capacité d'attention est limitée et la dernière chose que nous devrions faire est de lui donner des sources concurrentes. Lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois, vous vous assurez que vous ne vous concentrerez correctement sur aucune des tâches.

Malheureusement, la plupart des gens voient le multitâche comme une vertu. Ils parlent fièrement de leur capacité à faire plusieurs choses à la fois et encouragent même leurs employés à faire de même. C'est la recette d'une culture de la médiocrité.

Ne consultez pas vos e-mails pendant que vous travaillez. Ne prenez pas d'appels téléphoniques pendant la lecture des rapports. N'envoyez pas de SMS à vos collègues lorsque vous êtes en réunion.

Concentrez-vous uniquement sur une tâche à la fois. Ne voyez que ce qui est devant vous.

L'une des façons les plus simples de le faire est lorsque vous travaillez sur un ordinateur. Ouvrir en plein écran. Cela garantira que vous ne voyez que l'onglet devant vous. Changer d'onglet nécessitera un peu plus d'efforts et vous serez découragé de changer fréquemment.

10. Commencez à dire non

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise en ligne, vous auriez l'impression que vous devez vous occuper de tout. Vous devez être au courant de toutes les décisions et de tous les processus. Cela signifie dire oui à plusieurs choses.

C'est ainsi que vous êtes constamment interrompu et que vous vous impliquez dans des tâches qui ne nécessitent pas votre supervision. L'un des moyens les plus efficaces de retrouver votre temps et votre concentration est de dire non.

Vous n'êtes pas impoli ou indifférent à ces tâches. Vous commencez à valoriser votre temps.

Un moyen simple de le faire est de retarder le temps que vous prendriez pour répondre. Dites-leur que vous reviendrez si quelqu'un demande à se rencontrer au lieu de dire oui. Ensuite, évaluez si c'est nécessaire et dites non si cela ne vous semble pas important ou urgent.

Un autre avantage de dire non est que vous donnez aux autres membres du système le pouvoir de prendre des décisions. Cela accélérera la prise de décision et augmentera l'engagement des employés.

11. Connaissez votre rythme énergétique

Un conseil de productivité courant pour les entrepreneurs et les propriétaires de sites Web est de se lever tôt et de se mettre au travail. Bien que cela puisse convenir à certaines personnes, cela ne s'appliquera pas à tout le monde car les gens ont des rythmes différents.

L'astuce consiste à déterminer votre période d'énergie maximale. Pour certains, cela pourrait être tôt le matin, tandis que d'autres pourraient exceller le soir. Vous n'êtes pas obligé de suivre quelqu'un d'autre. Vous devez juste déterminer quand vous êtes à votre meilleur.

Une fois que vous savez cela, vous devez le marquer comme votre "temps de travail approfondi". C'est à ce moment-là que vous devez vous concentrer sur les tâches les plus importantes qui affecteront votre entreprise à long terme.

Vous devriez travailler comme un ermite pendant cette période. Vous n'avez pas besoin de plusieurs heures pour vous engager dans un travail approfondi car cela pourrait devenir épuisant. Vous n'avez qu'à y consacrer 90 minutes chaque jour ouvrable.

12. Faites des pauses fréquentes

Des semaines de 90 heures sans pause ne sont pas la façon dont vous devenez productif. C'est ainsi que vous devenez constamment fatigué, développez de graves problèmes de santé, devenez cynique et blasé. C'est aussi la recette des problèmes relationnels.

Prendre des pauses régulières devrait être une priorité pour des raisons professionnelles et personnelles. À moins que vous ne puissiez prendre du recul et vous ressourcer, vous ne travaillerez pas à votre pleine capacité. Vous prendrez également beaucoup de mauvaises décisions.

Même si vous connaissez l'importance des pauses fréquentes, vous devez l'institutionnaliser dans votre culture de travail pour qu'elle soit efficace. Il devrait y avoir des créneaux dédiés à la détente. Ce ne sont pas des pauses pour passer des appels téléphoniques ou consulter les réseaux sociaux.

C'est à ce moment que vous devez vous laisser aller et respirer profondément. C'est à ce moment que vous devriez vous promener, loin de tout ce qui se trouve sur votre bureau.

Emballer

Travailler dur signifie qu'il y a une entrée substantielle sans sortie significative. Être productif signifie que vous tirez le meilleur parti de chaque jour sur les choses qui comptent le plus.

C'est une culture où être efficace est plus important que d'être occupé. En tant que propriétaire d'une entreprise en ligne, vous devez inculquer cette culture dans votre vie professionnelle ainsi que dans votre organisation.

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