11 meilleures façons d'augmenter l'efficacité de votre gestion de projet avec un gestionnaire de tâches automatisé (conseils et outils d'experts)

En tant que chef de projet, vos compétences et votre efficacité peuvent aller encore plus loin. Il n'y a pas de limite. Il est donc judicieux d'adopter un ensemble de processus qui peuvent améliorer constamment l'efficacité de votre gestion de projet. Si vous les suivez, pratiquez régulièrement et évoluez, vous pouvez sûrement beaucoup vous améliorer avec le temps.

Dans les entreprises modernes, les chefs de projet deviennent plus intelligents et développent leurs capacités grâce à l'automatisation. Donc, c'est aussi une partie intégrante de ce processus dont nous parlons. Économiser de l'argent, du temps et des efforts est ce qui vous donne plus de place pour l'innovation, et l'automatisation vous le donnerait si facilement.

Dans le blog suivant, nous allons discuter de tout cela et vous montrer comment augmenter votre efficacité en tant que chef de projet avec une gestion intelligente des tâches et un processus stratégique. Continue de lire.

Pourquoi vous devez être plus efficace dans votre gestion de projet

L'efficacité dans la gestion de projet est une qualité que vous pouvez atteindre progressivement. Quelque chose qui fait de vous un chef de projet dynamique qui peut utiliser les ressources et les temps disponibles avec une estimation exacte, résoudre des problèmes et faire d'un projet un succès. L'efficacité vous apporte également la capacité d'adaptabilité, d'ouverture et de popularité auprès de vos parties prenantes.

Les concepts d'efficience et d'efficacité sont couramment utilisés lors de l'évaluation de différents processus. Les organisations basées sur des projets sont souvent aux prises avec l'équilibre entre le temps, le coût et la qualité, elles souhaitent le faire de la manière la plus efficace et efficiente possible.

Erik Sundqvist, Science directe

De la planification, la budgétisation et l'exécution - un chef de projet doit passer par un processus long et fastidieux. Et les risques sont presque une certitude. La gestion de votre personnel, la répartition des tâches, puis l'accomplissement des objectifs exigent un effort mental et physique important. Alors, quelle pourrait être votre grâce salvatrice ?

En effet, c'est votre efficacité. Si vous pouvez utiliser toutes les ressources disponibles avec le bon potentiel, vous pouvez réussir. Dès lors, comment faire ? C'est là que votre travail exige de passer par une poignée d'étapes.

11 étapes éprouvées pour améliorer l'efficacité de votre gestion de projet

La liste des mesures d'efficacité est sans fin. Vous pouvez innover d'une nouvelle manière, eh bien, peut-être chaque semaine. Mais la question cruciale est de savoir lesquels sont les meilleurs et les experts estiment qu'ils fonctionnent vraiment.

Ci-dessous, nous avons trié une poignée de meilleures pratiques éprouvées pour améliorer vos compétences en gestion de projet, néanmoins. Vérifie-les -

1. Concentrez-vous sur la planification
2. Créer une base de connaissances
3. Établir un processus de communication simultanée
4. Gestion et budgétisation du temps de projet
5. Stratégie de gestion des risques
6. Rendre toutes les données du projet accessibles
7. Suivi du processus
8. Récompenser le membre performant de l'équipe
9. Obtenez les bons outils alignés
10. Ouvert aux commentaires et suggestions
11. Ne vous contentez jamais et effectuez des améliorations continues

Explorons en détail et découvrons comment ces moyens aideront les chefs de projet à améliorer leur efficacité de gestion de projet -

1. Concentrez-vous sur la planification

La planification est le pilier de toutes vos activités de gestion de projet. Si vous avez un plan soigné et un plan de secours, vous pouvez jouer au jeu en toute sécurité. De plus, c'est la première étape pour s'assurer que vous êtes prêt à faire des affaires sérieuses.

Pour faire simple, vous devez faire cette chose pour faire un plan actionnable -

• Définir le périmètre de vos projets
• Créer une structure pour la répartition du travail
• Définir et séquencer les activités du projet
• Faire une estimation judicieuse du budget, de la durée et des autres ressources
• Gardez un plan d'urgence prêt

Toutes les tâches ci-dessus ne feraient que rationaliser vos projets. Lorsque votre squelette est solide, le corps doit prendre une forme fine.

2. Créez une base de connaissances

Créer une base de connaissances est essentiel pour vos projets. Chaque fois que vous avez besoin d'informations, une base de connaissances peut vous aider. Par conséquent, un scénario courant serait celui-ci - supposons que quelqu'un ait besoin de connaître le nombre de ventes du dernier trimestre. Vous lui faites savoir. Vient alors une autre personne pour demander la même information. Ça ne vous dérange pas de répondre à nouveau ?

Une base de connaissances est nécessaire pour le partage croisé et pour exécuter un flux simultané de données dans toute l'organisation. Cela aidera non seulement la personne à l'intérieur de vos projets, mais aussi les personnes extérieures et les clients.

3. Établir un processus de communication simultanée

À moins que vous n'ayez une communication stable entre les parties prenantes, votre projet est à risque. Toutes les personnes attachées à votre projet doivent s'assurer qu'elles sont sur la même page et travaillent pour le même objectif. Cependant, de nombreux projets échouent en raison de son absence. Évidemment, la « panne de communication » est à l'origine de 57 % des échecs de projet.

Eh bien, comment établir un processus de communication qui colle ? La première chose est de choisir un format ou un tableau où toutes les informations doivent être conservées et mises à jour régulièrement.

La phase suivante consiste à définir un objectif de communication. Cela signifie faire un autre plan pour ce que vous voudriez réaliser grâce à votre processus de communication avec les parties prenantes du projet. Une fois que vous avez défini votre format de communication et votre objectif, il est temps d'identifier vos parties prenantes et de choisir une méthode que vous souhaitez suivre.

4. Gérer et budgétiser le temps du projet

Outre le temps et l'argent que vous avez dépensés, un retard de projet peut vous coûter la chose la plus précieuse : vos clients. Ainsi, une budgétisation et une gestion du temps appropriées sont un gros problème que vous devez résoudre. Ainsi, lorsque vous commencez à gérer un projet, vous devez marquer la liste de contrôle suivante -

• Une bonne estimation des ressources que vous investissez,
• Les personnes que vous choisissez comme complices
• Divisez ce projet en petites fractions, affectez les bonnes personnes au bon endroit
• Définir un temps estimé pour terminer chaque tâche

La budgétisation est une lourde charge. Ainsi, ce qui vous rend efficace, c'est de sélectionner la méthode la plus adaptée en fonction de votre activité.

5. Stratégie de gestion des risques

En tant que chef de projet, les risques sont évidents. À terme, vous devriez devenir un bon gestionnaire de risques pour réussir votre projet. La stratégie de gestion des risques est un arsenal assez intelligent pour lutter contre toute situation imminente. Les spécialistes du marketing d'aujourd'hui considèrent toujours les stratégies de gestion des risques positives et négatives lorsqu'ils sont confrontés à des problèmes.

Il existe trois types de stratégies que les experts trouvent pour résoudre les problèmes de gestion des risques. Ce sont des réponses au risque positives, négatives et contingentes.

Par exemple, si vous optez pour un positif, il y a quatre étapes dans la gestion des risques. Exploitez, partagez, améliorez et acceptez. L'exploitation signifie des risques intentionnels pour initier des possibilités. Parfois, les chefs de projet intelligents recherchent des partenaires et partagent le risque de concrétiser une possibilité.

La réponse contingente vient pour des occasions spéciales. Parfois, votre estimation peut ne pas obtenir les résultats exacts et vous conduire au bord de l'échec. Ensuite, une réponse de gestion des risques contingents vous aide à sortir de la pénibilité.

6. Rendre toutes les données du projet accessibles

Nous avons déjà mentionné l'importance d'une base de connaissances. Cependant, un projet en cours d'exécution exige le plus haut degré d'accessibilité parmi les parties prenantes du projet.

Un projet en cours génère beaucoup d'ensembles de données et de documents. Chaque fois que quelqu'un a besoin de quelque chose, il doit avoir le moyen de le prendre sans aucun tracas préalable et avec facilité. Cela fait également partie intégrante du processus de communication dans son ensemble. De plus, ce que vous faites doit être documenté. Dans une base de données accessible, toutes les données de votre projet doivent être enregistrées et traçables.

7. Suivi du processus

Le suivi vous donne une image complète du projet. Certains des plus cruciaux sont -

• Combien vous avez fait une tâche,
• Quelle est l'amélioration,
• Dans combien de ligues devez-vous aller
• Quelles mesures peuvent améliorer davantage votre processus

En tant que chef de projet intelligent, votre travail consiste à trouver le meilleur moyen de suivre efficacement vos tâches de gestion de projet. Dans ce cas, un logiciel de gestion de projet ou un gestionnaire de tâches automatisé présente de grands avantages.

8. Récompensez le membre de l'équipe performant

Non pas que tous les membres de votre équipe soient les mêmes. Ils ont des rôles, des domaines, un sens des responsabilités et des capacités différents. En dehors de ces qualités prédéterminées, les gens réagissent différemment lorsqu'ils travaillent sur un projet. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'ils jouent tous de la même manière tout le long. Par conséquent, vous devez les assembler pour augmenter votre taux de réussite. Dans de tels cas, quelle pourrait être la meilleure façon de renforcer leur pouvoir intérieur pour travailler plus étroitement et plus efficacement ?

La reconnaissance des employés est vitale pour 37 % des employés. Les équipes qui se classent dans les 20 % d'engagement les plus performants enregistrent 59 % de rotations en moins. Environ 34 % des travailleurs américains se sentent engagés.

L'un des conseils éprouvés est le suivant : récompensez les personnes qui obtiennent de meilleurs résultats. C'est une tradition séculaire d'inspirer les autres à jouer dans le même tempo ou de les aider à essayer de le faire naturellement, et non par la force.

9. Alignez les bons outils

Eh bien, c'est la partie délicate. L'automatisation est une chose à laquelle la plupart des chefs de projet modernes veulent croire. Mais combien d'entre eux le font vraiment ? McKinsey a rapporté que 31 % des entreprises ont au moins une fonction entièrement automatisée.

Ainsi, selon Farc Research, « les professionnels mettent en moyenne 18 minutes pour localiser un document manuellement, soit 20 à 40 % de leur temps, et passent 50 % de leur temps à rechercher des informations ».

Cela signifie que l'adoption de l'automatisation peut économiser vos efforts et votre temps, et vous donne plus de temps pour vous concentrer sur d'autres questions afin d'améliorer l'efficacité de votre gestion de projet.

Par conséquent, le besoin d'un outil d'automatisation est inévitable pour développer votre processus métier. Mais lequel choisir, et comment le bon outil peut-il améliorer votre jeu ? Nous allons vous montrer ceci.

10. Ouvert aux commentaires et suggestions

Un bon chef de projet est toujours ouvert aux avis de ses élèves. Au moins, il n'y a rien de mal à écouter des personnes partageant les mêmes idées, à partager des pensées et des suggestions, n'est-ce pas ?

Quel mal est l'histoire courante d'un chef de projet qui n'est pas ouvert aux nouvelles idées et qui dit à son personnel : "J'en sais plus que vous, c'est pourquoi je suis votre responsable."

Supposons qu'il s'appelle M. Brooks. Il n'a jamais pensé aux membres de l'équipe ajoutant de la valeur au projet ou à des problèmes imminents. Ainsi, chaque fois qu'un problème survient, ils n'ont pas vraiment grand-chose en main pour résoudre le problème. Et alors que son plan échouait, l'homme était si têtu d'accepter toute nouvelle suggestion mais de blâmer les membres de l'équipe.

Le projet n'allait nulle part. Et, les choses ont commencé à s'effondrer. Bien qu'il soit une personne capable possédant une bonne connaissance du domaine, M. Brook n'a pas réussi à atteindre son objectif.

Une leçon est claire ici : en tant que chef de projet, vous devez valoriser chacun des membres de votre équipe. Restez ouvert aux nouvelles idées et aux discussions. Parce que tout le monde a quelque chose à mettre dans un projet pendant qu'il y travaille.

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11. Ne jamais s'installer et faire des améliorations continues

La vie de chef de projet est un parcours qui favorise l'innovation au quotidien. Donc, si vous réussissez en suivant un ensemble de bonnes pratiques et de règles, ne pensez pas que la prochaine fois ou le prochain projet suivra également. C'est un monde qui change continuellement, vous devriez en faire autant. Votre jeu est adaptable et être dynamique peut vous amener à des postes de direction.

Utilisez un gestionnaire de tâches automatisé pour améliorer vos compétences en gestion de projet

L'automatisation apporte innovation et rapidité à votre main-d'œuvre. Par conséquent, toutes les mesures d'efficacité dont nous avons discuté tout au long du blog peuvent être facilement réalisables si vous avez un gestionnaire de tâches automatisé sur votre manche.

De la planification au suivi de votre processus, de la répartition des tâches à la budgétisation du temps ou au suivi, vous obtenez tout de ces outils. Par exemple, si vous avez un gestionnaire de tâches automatisé comme WP Project Manager, vous pouvez simplement rationaliser toutes vos tâches de projet et augmenter l'efficacité de la gestion de projet.

Certaines des fonctionnalités de base sur lesquelles vous pouvez compter sont -

• Aide aux ressources et à la planification
• Suivi intelligent de vos multiples projets
• Vous pouvez définir des délais et un système de rappel/notification pour les respecter
• Option de suivi du temps efficace
• Collaboration d'équipe via Kanban, listes de tâches, diagramme de Gantt et option de stockage de fichiers accessible
• Rapport et analyses

WP Project Manager est un outil de gestion open source à part entière qui peut automatiser au maximum vos équipes et vos projets.

Derniers mots sur l'efficacité de la gestion de projet

La gestion de projet est une tâche stratégique. Il n'a pas besoin de se précipiter plutôt qu'il exige des mesures étape par étape pour atteindre l'objectif. Si vous voulez être intelligent, votre arme principale doit être votre efficacité en tant que manager et votre adaptabilité à la technologie.

En outre, les étapes ci-dessus que nous avons mentionnées, vous pouvez toujours ajouter des changements et innover les dernières mesures d'efficacité. Alors, quelle partie de votre gestion de projet actuelle a besoin d'être rénovée ? Dites-nous dans la section des commentaires.