Un guide de la gestion de projet WordPress pour les non-chefs de projet

La gestion de projet est souvent considérée comme un obstacle majeur pour les entreprises confrontées à des budgets et à un temps limités. Il est considéré comme un surcoût inutile qui absorbe une part importante du budget du projet. Certains ne sont même pas sûrs qu'un chef de projet puisse entraver ce que l'équipe veut réellement. Pour cette raison, les clients imaginent souvent faire le travail eux-mêmes avec un bon briefing ou une formation de l'équipe, au lieu d'engager un professionnel.

Mais c'est souvent le cas que les sayers ne saisissent pas pleinement l'importance de la gestion de projet.

Sans cela, il n'y a rien pour maintenir l'équipe et le client sur la même longueur d'onde à travers toutes les bonnes et mauvaises phases d'un projet.

Une bonne gestion de projet signifie bien plus que contrôler le triangle de fer de la gestion de projet, respecter les délais, le budget et la portée ; il unit les clients et les équipes, crée une vision du succès et met tout le monde sur la même page de ce qui est nécessaire pour rester sur la bonne voie. – Le chef de projet numérique

Mais il n'est même pas nécessaire de faire appel à un professionnel pour faire tout cela. On pourrait même le faire avec l'aide d'une solution logicielle.

Cela nous amène à aborder le sujet de la gestion de projet WordPress pour les non-chefs de projet .

Avec une plate-forme comme WordPress, il est devenu encore plus facile, plus sûr et plus fructueux d'exécuter une solution de gestion de projet qui répond à tous les besoins d'une petite à moyenne entreprise.

Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?

Lorsque les projets sont gérés correctement, les bénéfices augmentent et les entreprises peuvent croître en taille et en revenus.

Voici quelques-unes des façons dont il fait le travail :

Augmente l'efficacité et la rapidité d'exécution

Une bonne gestion de projet unifie les membres de l'équipe pour confirmer quelles activités doivent se produire dans le projet et dans quel ordre afin que les projets soient terminés plus rapidement et plus efficacement.

Gérer les coûts et le temps

Livrer dans les délais et respecter le budget sont deux contraintes de tout projet. La gestion de projet garde une trace des coûts monétaires, des ressources, des coûts, du temps passé sur chaque tâche et bien plus encore en planifiant tout.

Planifie les travaux

La gestion de projet définit des rappels ou des notifications et garantit que les membres de l'équipe travaillent sur les tâches qui leur sont assignées dans l'ordre approprié et de manière appropriée.

Garantit que les projets sont pratiquement réalisables

Une bonne gestion de projet crée un processus clair autour des tâches avec des délais réalisables afin que chacun puisse travailler avec précision et dans des limites raisonnables.

Crée de la valeur et gère les risques

La gestion de projet est importante car elle garantit que les bonnes personnes font les bonnes choses, au bon moment, et qu'elle apporte une valeur réelle à l'entreprise. Il garantit que le processus de projet approprié est suivi tout au long du cycle de vie du projet.

Fournit une surveillance continue

La gestion de projet est importante car elle garantit que la progression d'un projet est correctement suivie sous la forme de rapports et d'informations. Ces rapports suivent les heures utilisées ou perdues, ce qui a fonctionné selon les plans ou contre eux, le nombre d'étapes franchies et les problèmes, éventualités et obstacles rencontrés. Et si le résultat final du projet s'est bien passé.

Ce que vous devez rechercher chez un bon chef de projet

Afin de se qualifier en tant que chef de projet compétitif pour les petites et moyennes entreprises, la solution doit avoir les fonctionnalités minimales suivantes :

Caractéristiques de base

• permettre la création de projets
• autoriser l'ajout de membres d'équipe et de clients
• communication d'équipe
• ajouter des pièces jointes aux messages
• autoriser la création de listes de tâches
• définir différents types d'objectifs ou de jalons
• voir l'avancement des tâches
• ajouter des commentaires aux tâches
• envoyer des e-mails aux membres de l'équipe

Autres caractéristiques importantes

En termes de fonctionnalités avancées pour une meilleure gestion, le chef de projet doit disposer des éléments suivants :

• Ajouter des membres dans différents rôles
• Messagerie privée intégrée
• Définir les dates de début et de fin du projet
• Calendrier pour vérifier les progrès quotidiens, hebdomadaires et mensuels
• Télécharger des fichiers, créer des dossiers, rendre des fichiers privés, créer des liens avec des messages et des listes de tâches
• Modifier les autorisations et les rôles des utilisateurs pour chaque projet
• Apportez des discussions, des projets et des tâches à l'interface
• Contrôlez les niveaux d'autorisation par équipe
• Afficher les mises à jour des membres de l'équipe sur l'ensemble du site
• Envoyer des e-mails automatiques aux membres de l'équipe sur l'état des tâches de la journée
• Rapports automatiques avec filtres pour affiner
• Mises à jour en direct de tout ce qui se passe dans tous les projets

Si cette liste vous convainc de la nécessité d'une solution de gestion de projet, continuez à lire !

Cela nous amène à une solution de plug-in complète et tout-en-un qui possède toutes les fonctionnalités ci-dessus, mais qui est spécialement conçue pour les débutants en gestion de projet.

Le gestionnaire de projet WP est une solution de gestion de projet simple et interactive riche en fonctionnalités pour WordPress.

Plugin WP Project Manager pour WordPress

Les fonctionnalités de WP Project Manager peuvent être globalement divisées en 14 types :

1. Gestion de projets et de tâches
2. Échanges d'équipe
3. Liste de choses à faire
4. Jalons
5. Calendrier
6. Gestionnaire de fichiers
7. Rôles d'utilisateur personnalisés
8. Contrôler les capacités de l'équipe
9. Compatibilité frontale
10. Intégration avec WooCommerce
11. Rapport d'étape
12. Résumé quotidien
13. Rapports avec Insights
14. Onglet Activité

Gestionnaire de projet WP GRATUIT

Si vous venez de démarrer votre entreprise, ou même quelques années à l'avance, la version gratuite de ce plugin est suffisante pour vous permettre de répondre aux besoins de votre projet d'entreprise.

La version gratuite vous permet de faire ce qui suit :

Projet : créez des projets illimités, créez des tâches illimitées, ajoutez des utilisateurs illimités et définissez des titres et des détails.

Discussions d'équipe : envoyez des e-mails à tous les membres de l'équipe, modifiez et stylisez les messages, ajoutez des commentaires, ajoutez des pièces jointes.

Liste de tâches : ajoutez autant de listes de tâches que vous le souhaitez avec un titre et une description, affichez une barre de progression sur la liste, ajoutez des commentaires, une description de la tâche, un titre sur les listes de tâches et les tâches, et marquez-les comme complètes/incomplètes .

Jalons : créez des jalons, attribuez des messages et des listes de tâches, et utilisez 3 types de jalons : a) à venir b) terminé c) jalon en retard.

Gestionnaire de fichiers : téléchargez des fichiers sur les messages et les commentaires.

Comment installer WP Project Manager GRATUITEMENT

Téléchargez simplement le fichier depuis WordPress.org ou directement depuis le répertoire Plugins de votre tableau de bord WordPress. Après l'installation, cliquez sur Activer pour commencer.

Et si vous avez besoin d'un chef de projet complet ?

Le plugin est également disponible en versions premium dans 3 plans : Personnel, Entreprise et Développeur .

La version PRO boostera votre équipe

WP Project Manager PRO vous permet de gérer vous-même votre équipe, vos tâches et vos clients si bien que vous n'avez pas à compter sur autre chose.

Gestion de projets et de tâches

Créez un nombre illimité de projets, de tâches et de sous-tâches.

Personnaliser les rôles des membres de l'équipe

Décidez de chaque rôle d'utilisateur et de la confidentialité pour tout sans effort.

Tableau de bord personnel

Affichez toutes les tâches terminées, en attente et en cours dans le tableau de bord.

Afficher les activités

Connaissez chaque élément de la mise à jour du projet à partir d'une seule page au fur et à mesure qu'ils se produisent.

Résumé quotidien

Envoyez des e-mails automatiques à tous les utilisateurs pour les informer d'un résumé de la journée.

Compatibilité frontale

Apportez des projets sur votre site frontal afin que vous n'ayez pas à donner à tout le monde l'accès au tableau de bord.

Calendrier interactif

Vérifiez la progression et faites glisser et déposez vos tâches assignées.

Messagerie privée

Discutez et discutez avec les clients et les équipes dans le confort d'une confidentialité totale.

Gestionnaire de documents

Stockez et visualisez tous les fichiers en un seul endroit. Accédez aux commentaires liés, aux listes de tâches et aux tâches.

Rapports avancés avec des informations

Rapports automatiques + filtres pour les tâches, les activités des utilisateurs, les jalons et les projets.

Rapports d'avancement

Obtenez un scénario complet de votre entreprise en un coup d'œil au fur et à mesure qu'ils se produisent.

Suivi des jalons

Créez des objectifs de projet chronométrés afin que les équipes aient de petits points décisifs à atteindre.

Comment installer WP Project Manager PRO

Une fois l'achat réussi, téléchargez le fichier à partir de votre tableau de bord Mon compte. Téléchargez le plugin depuis le répertoire Plugins de votre tableau de bord WordPress. Après l'installation, cliquez sur Activer pour commencer.

Comment configurer et utiliser WP Project Manager

Installez et activez d'abord la version PRO.

Accédez à Tableau de bord WP> Gestionnaire de projet> Paramètres . Sélectionnez Paramètres généraux où vous pouvez configurer la limite de téléchargement de fichiers, les projets par page, le style des listes de tâches, les listes de tâches par page, la capacité de gestion et de création de projets, le logo de téléchargement et bien plus encore.

Créez des catégories afin de pouvoir organiser vos projets sous différentes classes.

Créez un nouveau projet à partir du tableau de bord principal.

Tapez le nom du projet, sélectionnez une catégorie et ajoutez autant d'utilisateurs que nécessaire !

Ajoutez maintenant une nouvelle liste de tâches avec un nom et une description.

Créez autant de tâches et de sous- tâches dans les listes de tâches que vous le souhaitez. Cela vous permet de répartir vos tâches générales et d'attribuer facilement chaque tâche à différents collègues.

Ajoutez une date de début et de fin à vos tâches pour suivre le temps nécessaire à l'achèvement efficace des projets. Cette fonctionnalité vous indique combien de temps a été consacré à une tâche particulière. C'est également utile lorsque vous devez facturer vos clients et déclarer le temps que vous avez consacré à une activité.

Vous pouvez choisir d'ajouter des tâches sous forme de liste .
Ou créez des tâches de manière plus interactive dans un style tableau avec la vue Kanban . Faites glisser et déposez les tâches d'un tableau à l'autre, classez les tâches comme ouvertes, en cours, terminées, en retard ou plus, consultez le responsable, affichez les délais, les commentaires et ajoutez de nouvelles tâches.

Ajoutez des jalons pour définir un objectif global. Les jalons peuvent également être utilisés pour diviser un projet en différentes phases de développement réalisables et pour coordonner les projets et les personnes affectées en temps opportun.

Téléchargez maintenant des fichiers, des images et des dossiers de n'importe quel format pour votre projet. Créez des dossiers ou créez un document directement à partir du tableau de bord du gestionnaire de fichiers . Vous souhaitez joindre vos fichiers PDF, images, Word ou feuilles de calcul avec une certaine liste de tâches, un message ou même enregistrer des liens Web ? C'est tout permis !

Définissez le type de confidentialité et d'accès que vous souhaitez que les membres de votre équipe et vos clients aient pour les messages, les listes de tâches, les tâches, les jalons et les fichiers. Autorisez la gestion complète ou choisissez de rendre privé.

Comment vérifier la progression avec WP Project Manager PRO

L'une des premières choses que vous pouvez faire est de communiquer avec les membres de l'équipe et les clients sur les progrès, les obstacles, les difficultés, les plans, les mises à jour et bien plus encore à partir de la plateforme Discussions .

Plate-forme de discussion

Parlez en privé ou échangez des fichiers en privé avec un seul membre de l'équipe ou un seul client. Vous pouvez également consulter en groupe ou créer une conversation ouverte pour tous.

Vérifiez les tâches à venir, les échéances et les délais par projet, et plus encore sur le calendrier interactif intégré pour la semaine à venir et les mois à venir.

Calendrier

Ma tâche

L'onglet Mes tâches est l'endroit où vous obtenez des rapports individuels pour tout le monde, y compris le vôtre. Vous pouvez voir un résumé des tâches terminées, incomplètes et en cours. De plus, vous pouvez afficher un tableau d'activité et un calendrier. Et vous pouvez les filtrer par mois.

Diagramme de Gantt

Un moyen plus efficace et plus créatif de vérifier tous les membres de l'équipe consiste à utiliser le diagramme de Gantt. Cette fonctionnalité vous permettra de visualiser toutes les tâches que vous avez créées dans votre projet dans un système de graphiques à barres, et cela aussi dans une vue simple ! Ici, vous pouvez comprendre sous une forme illustrative toutes les listes de tâches et les responsables de vos projets par rapport au temps pour chaque jour.

Le diagramme de Gantt est également un moyen utile de voir les dates de début et de fin de chaque tâche, ainsi que l'état d'avancement qui a été réalisé.

Rapports

Lorsque votre projet a progressé de manière significative, vous pouvez afficher des rapports générés automatiquement qui affichent vos retards, incomplets, terminés, jalons, tâches et tâches non affectées avec plusieurs détails. Ces rapports vous permettent de partager facilement des données utiles avec des pairs et des clients qui peuvent avoir besoin d'être informés de ce que vous faites.

Filtrez les rapports et exportez-les au format CSV. À l'aide de l'option de rapport avancé, vous pouvez également afficher des rapports pour tous les projets, collègues, statut et plage de temps.

Onglet Activité

L'onglet Activité est une fonctionnalité intéressante à l'intérieur de chaque projet qui vous informe de toutes les modifications, mises à jour et activités des membres de l'équipe au sein de ce projet dans un format chronologique.

La même chose peut être visualisée mais pour tous les projets dans l'onglet Progression .

Ces étapes suffisent pour mettre en place, suivre et optimiser les activités de votre projet.

La gestion de projet n'a pas besoin d'être aussi complexe qu'on le pense habituellement. WP Project Manager a été spécialement conçu pour les petites et moyennes entreprises afin que les débutants et les débutants sur WordPress et la gestion de projet aient un moyen simple d'élaborer des stratégies et de mener à bien des projets.

Le gestionnaire de projet WP possède également des fonctionnalités supplémentaires telles que les paiements de factures, la commande WooCommerce et la compatibilité frontale.

Résumé sur la gestion de projet WordPress pour non chef de projet

La gestion de projet est aussi importante pour les grandes entreprises que pour les entrepreneurs et les petites entreprises. La clé est de mettre à nu les complexités de vos campagnes de manière organisée, puis de planifier chaque activité séparément, mais comme si cela faisait partie de l'ensemble de la planification du projet. Sans cet examen minutieux et ces intrigues, les équipes et les clients sont exposés à la désorganisation, à des objectifs imprécis, à des cibles irréalisables, à une mauvaise utilisation des ressources, à des risques, à des livrables médiocres ou en retard et à des projets dépassant le budget.

WP Project Manager ne possède que les fonctionnalités les plus essentielles requises pour tout projet afin que vous n'ayez pas à gérer des fonctionnalités indésirables. Mais il vous permet également de personnaliser le plugin en fonction de vos besoins à l'aide d'extensions.

On dit : « Une bonne gestion de projet est importante parce qu'elle assure le succès ». Lorsque les équipes se sentent motivées et plus heureuses, elles livrent les bonnes choses et les retours sont également plus importants.

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