7 stratégies de gestion de projet pour prendre une longueur d'avance (études de cas + outil)

Les stratégies de gestion de projet consistent à avoir un plan parfaitement clair sur la façon dont vous allez réaliser votre projet. La gestion de projet moderne s'appuie fortement sur les plateformes et les méthodologies numériques. Mais l'importance et l'objectif principal ont toujours été les mêmes depuis des centaines d'années. C'est-à-dire réaliser un projet de la meilleure façon, au moindre coût, et en moins de temps possible.

Comme le disait le grand Aristote il y a des milliers d'années :

Premièrement, ayez un idéal pratique défini et clair ; un but, un objectif. Deuxièmement, avoir les moyens nécessaires pour arriver à vos fins ; la sagesse, l'argent, les matériaux et les méthodes. Troisièmement, ajustez tous vos moyens à cette fin.

Avec le temps, l'importance d'une gestion de projet organisée n'a fait qu'augmenter. Pour des besoins spécifiques, nous avons de nombreuses méthodologies de gestion de projet que nous pratiquons de nos jours. Avec ces méthodologies avancées et ces stratégies appropriées, vous pouvez mener à bien un projet de la manière la plus efficace.

Dans cet article, nous vous montrerons 7 stratégies de gestion de projet qui vous permettront de ne pas perdre plus de temps, d'efforts ou de ressources que nécessaire. Mais d'abord, obtenons un aperçu clair de la gestion de projet moderne.

Pourquoi la gestion de projet est importante pour votre organisation

La gestion de projet est le plan et le processus combinés pour atteindre les objectifs spécifiques du projet en utilisant la main-d'œuvre, les ressources, le temps et les outils de la manière la plus optimale.

La gestion de projet moderne consiste en un ensemble de méthodologies de gestion de projet qui peuvent fournir des résultats prévisibles et reproductibles. Les méthodologies et les stratégies que nous suivons ces jours-ci sont très analytiques et décisives.

Pourtant, des études montrent que seulement 23% des entreprises ont des systèmes de gestion de projet standardisés comme une cascade et agiles dans leur utilisation.

À cette époque, ceux qui n'ont pas encore rattrapé la planification stratégique d'un projet peuvent rarement réussir un projet. Alors pourquoi accordons-nous autant d'importance à la planification stratégique pour une gestion de projet efficace ? Faisons connaissance.

Pourquoi la planification stratégique est cruciale pour la gestion de projet

Des stratégies appropriées pour la gestion de projet sont ce qui fait le succès d'un projet. En effet, selon PMI, les organisations qui sous-évaluent la gestion de projet voient 50% de plus de leurs projets échouer. Et même lorsqu'un projet dispose d'un système de gestion en place, il peut toujours échouer en raison d'une stratégie inappropriée. Jetez simplement un œil à l'enquête ci-dessous.

Dans toutes les organisations, 11,4 % de toutes les ressources sont gaspillées en raison de processus de gestion de projet inférieurs. Les enquêtes suggèrent que les organisations qui n'intègrent pas correctement la gestion de projet dans leurs stratégies verront leur taux d'échec de projet augmenter d'un facteur de 2/3.

Cependant, non seulement la planification stratégique fait de votre projet un succès, mais elle vous permet également d'économiser beaucoup d'argent et de ressources. En fait, les organisations qui utilisent des pratiques de PM éprouvées gaspillent 28 fois moins d'argent que leurs homologues qui n'ont pas mis en place de pratiques de PM. (CIO, 2019)

Dans un monde où 27 % des projets dépassent le budget, l'argent que vous pouvez économiser grâce à la planification stratégique de votre gestion de projet est vraiment extraordinaire.

7 stratégies de gestion de projet pour un projet réussi

Il existe de nombreuses stratégies de gestion de projet que vous pouvez suivre pour un projet réussi. Parmi eux, nous nous concentrerons sur les stratégies clés qui ont le plus d'impact sur le succès d'un projet.

Jetons un coup d'œil aux stratégies clés que l'on doit suivre pour mener à bien un projet.

1. Finaliser les détails du projet avant le début du projet

Avant même de commencer à travailler sur votre projet, vous devez finaliser les détails du projet. Un plan clair sur ce que vous essayez de réaliser vous aide à mener à bien un projet de la meilleure façon possible.

Rôles et responsabilités : Le plan détaillé du projet doit présenter les divers rôles du personnel qui travaillera sur le projet, ainsi que leurs responsabilités. Cela permet d'organiser le processus de travail et d'éviter tout retard.

Structure de répartition du travail : La structure de répartition du travail aide à diviser un gros projet en petites tâches gérables. Cela aidera également la répartition des tâches pour les employés, la dépendance et le flux de travail.

Jalons : Le plan doit également inclure les jalons qui aideront le projet à être sur la bonne voie. Les jalons sont parfaits pour suivre l'avancement du travail. Surtout pour suivre la petite partie des travaux que vous diviserez à l'aide de la structure de répartition du travail.

Définition des livrables et des délais : vous devrez également définir les livrables, la date limite, avant de démarrer le projet pour que le projet reste emballé dans les délais impartis.

La finalisation des détails du projet ne signifie pas que le projet n'a pas besoin ou n'aura pas besoin de modifications en cours de route. En fait, aujourd'hui plus que jamais, la gestion de projet est plus itérative que jamais. C'est pourquoi des méthodologies comme Agile gagnent rapidement en popularité. Faire un plan clair du projet avant de commencer ne vous engagera pas. Au contraire, cela vous incitera, ainsi que vos employés, à s'adapter au changement soudain de plans. Cela maintiendra également la stabilité et le délai du projet intacts.

2. Décidez quelle méthodologie utiliser

Si vous n'êtes pas familier avec le terme méthodologie de gestion de projet ou les différents types de méthodologies qui existent, voici une définition simple. Une méthodologie de gestion de projet est un ensemble de principes et de pratiques qui peuvent vous aider à organiser votre gestion de projet pour des résultats optimaux. Aucun projet n'est jamais 100% similaire à un autre, donc le processus de travail n'est pas non plus le même pour deux projets.

Il existe quelques méthodologies de gestion de projet qui sont les plus largement utilisées. Parmi eux, vous devez choisir celui qui convient le mieux à votre projet.

Vous trouverez ci-dessous certaines des méthodologies de gestion de projet les plus populaires que le chef de projet utilise souvent.

Méthodologie en cascade : La cascade est la méthode traditionnelle de gestion de projet. Le nom de méthodologie en cascade a été introduit en raison de l'approche linéaire et séquentielle de ce modèle. Avant de commencer la prochaine étape du projet, la précédente doit être complétée.

La méthodologie en cascade est principalement adaptée aux projets qui ont un résultat ou un objectif clair. Il n'a également aucune possibilité d'itération ou de modification du plan en cours de route. Un bon exemple de tels projets peut être le type de projets que les entreprises de fabrication automobile ont. Ces projets n'ont généralement pratiquement aucune chance de changer en cours de route.

Méthodologie Agile : Agile est une autre méthodologie populaire qui a gagné du terrain dans les années 2001. Sa création remonte en fait aux années 1990. Elle est le résultat du besoin croissant d'une nouvelle manière de gérer les projets, plus adaptative au changement. La méthodologie Agile se concentre sur de courtes périodes de travail avec des tests, une évaluation et une adaptation continus tout au long du processus. Ainsi, les produits finaux qui sortent ne sont souvent pas tout à fait les mêmes que ceux prévus.

Comme la méthodologie agile se concentre sur la rapidité, le produit final peut être déployé tôt. Cependant, il fait ensuite l'objet d'une évaluation et d'itérations supplémentaires pour devenir un produit complet sans problème ni erreur. La popularité et l'acceptation des méthodologies agiles ont ensuite alimenté la croissance d'autres méthodologies plus récentes. Ces méthodologies incluent Scrum, Kanban, etc. Agile lui-même est idéal pour les produits numériques où les résultats finaux peuvent se permettre d'avoir des écarts par rapport au plan initial.

En fait, 80 % des CMO ont remarqué une amélioration de la productivité de l'équipe avec Agile. Les entreprises qui ont adopté Agile ont également connu une croissance de 60 % de leurs revenus et de leurs bénéfices.

Méthodologie Scrum : Scrum est en quelque sorte une adaptation de la méthodologie agile. La méthodologie Scrum décompose la durée entière du projet en courtes périodes ou cycles, également appelés « sprints ». Les sprints durent généralement une ou deux semaines.

Scrum a généralement des scrum masters pour diriger de petites équipes travaillant sur des parties de projets à la fois. Ceci est différent de l'achèvement séquentiel des tâches dans la méthodologie en cascade. Gardez à l'esprit que les rôles de scrum master ne sont pas similaires à ceux des chefs de projet.

Méthodologie Kanban : Kanban est également un cadre de gestion de projet agile. Il est issu de l'industrie manufacturière japonaise. La méthodologie Kanban est un cadre dans lequel toutes les tâches sont représentées visuellement sous forme de colonnes sur un tableau Kanban. Kanban donne un aperçu visuel global de chaque tâche d'un projet à un moment précis.

De cette façon, il est possible de savoir pourquoi il y a un retard dans une partie du projet.

Méthodologie hybride : Waterfall et Agile (y compris ses frameworks ou ses versions modifiées) ont leurs défauts. La méthodologie en cascade nécessite beaucoup de temps avant de voir le résultat. Ce n'est pas idéal pour un marché en évolution rapide où les concurrents sont bien appariés et se font constamment concurrence. D'un autre côté, agile est sensible à la dérive de la portée et à l'itération constante. Cela rend difficile pour les clients de s'habituer à un produit. Ce qui aggrave en fait l'expérience utilisateur. Ainsi, de nombreux chefs de projet prennent désormais de bonnes notes à la fois des méthodes en cascade et agiles. De plus en plus de chefs de projet mettent en œuvre aujourd'hui quelque chose comme un hybride agile-cascade.

Voici ce que nous avons trouvé sur le manifeste de la méthodologie hybride -

La gestion de projet hybride combine les méthodes formelles et agiles pour créer une nouvelle méthode de gestion de projet. Hybrid utilise la rigueur de la structure de répartition du travail (WBS) avec la rapidité et les avantages allégés d'Agile pour une nouvelle méthode de gestion de projet à la fois détaillée et rapide.

Outre ces méthodologies populaires, il existe également d'autres modèles qui sont utilisés par de nombreuses personnes. Il est très important de choisir parfaitement une méthodologie appropriée, car cela déterminera la rapidité et l'efficacité avec lesquelles vous pourrez mener à bien le projet.

3. Formez la bonne équipe pour le projet

Aucun projet ne peut réussir sans le personnel adéquat pour gérer chaque tâche. Chacune de vos embauches doit être alignée sur la responsabilité que vous souhaitez qu'elle assume. Une personne peut avoir le monde de l'expérience, mais si elle n'est pas la bonne personne pour le rôle et la responsabilité, elle ne devrait pas participer au projet.

Il est important de ne pas constituer votre équipe avec des qualités qui se chevauchent, car elles ne peuvent que retarder le projet. C'est pourquoi les équipes doivent également être petites

De plus, votre équipe doit avoir une hiérarchie claire et une répartition appropriée des tâches pour chacun des employés afin de tirer parti de la grande équipe que vous embauchez.

4. Mettre en place une communication claire entre les départements et le personnel

La communication est un facteur décisif pour la plupart des projets. C'est pourquoi un plan de communication efficace devrait être une partie très importante de vos stratégies de gestion de projet.

80 % des employés consacrent la moitié de leur semaine de travail à des « retouches » causées par une mauvaise communication

Capterra

Si vous vous demandez ce que nous entendons par un plan de communication, il comprend un canal de communication désigné, une heure de réunion préprogrammée, etc.

Mise en place des canaux de communication : chaque équipe doit disposer d'un canal de communication interne. Pour vous connecter entre les projets, vous pouvez profiter de plusieurs canaux. Slack, Microsoft Teams sont deux des méthodes de communication les plus populaires pour un projet ou un lieu de travail.

Réunion planifiée : chaque projet doit avoir une heure de réunion désignée, hebdomadaire ou bihebdomadaire. Cela aidera le chef de projet à suivre l'avancement du projet. Ces réunions sont également utiles pour résoudre les problèmes auxquels les membres de l'équipe pourraient être confrontés. De plus, les réunions permettront également de clarifier la direction du projet et aideront à décider s'il nécessite ou non une itération.

5. Évitez de faire de gros changements (Scope Creek) pendant le projet

Alors que les méthodologies de projet modernes mettent l'accent sur l'itération du plan de projet, il est suggéré de ne pas apporter de grands changements. Ce n'est pas la bonne chose à faire autant de changements que possible. Parce que, de cette façon, le produit final ne ressemblera en rien au projet prévu.

En termes de gestion de projet, lorsque des modifications illimitées sont apportées à la portée du projet sans aucune sorte de procédure de contrôle, cela s'appelle scope creek. La portée du ruisseau affecte le calendrier du projet, le budget, les coûts, l'allocation des ressources, ce qui n'est pas une bonne nouvelle pour le chef de projet avec des ressources et du temps définis. La dérive de la portée est probablement l'un des risques de gestion de projet les plus courants auxquels les chefs de projet sont souvent confrontés.

Une dérive de la portée se produit lorsque de nouvelles demandes d'itération de projet sont ajoutées après le démarrage du projet. Cependant, comme les changements surviennent au cours du projet, ils ne sont souvent pas examinés correctement. Par conséquent, cela oblige l'équipe à accomplir plus de tâches que prévu, à attribuer plus de livrables et de jalons avec les mêmes ressources qu'auparavant dans le même délai.

6. Évaluer le projet après l'achèvement

Chaque projet a un objectif qui doit être atteint à travers le projet. En évaluant votre projet après son achèvement, vous pouvez trouver s'il y a des problèmes ou des différences par rapport aux objectifs initiaux du projet. Et seulement après évaluation, vous pouvez dire que le projet est prêt .

C'est pourquoi nous attachons une grande importance à l'évaluation des projets. Lors de l'évaluation finale, les éléments suivants doivent être étroitement surveillés -

Comparez-le au prototype : créez-vous un prototype (numérique ou physique) de ce à quoi le projet devrait ressembler une fois terminé ? Tu devrais. Et après avoir terminé le projet, comparez-le au prototype.

Exécutez des tests Q/A : les tests d'assurance qualité sont indispensables, que le produit soit logiciel ou matériel. Le processus de test Q/A doit être suivi une fois qu'un projet est terminé, afin qu'aucun problème ne soit créé lorsque le projet est remis au client/client/utilisateur.

Exécutez UAT : les tests d'acceptation par l'utilisateur ou UAT permettent au chef de projet de savoir ce que les utilisateurs pensent du produit. Les tests UAT permettent au chef de projet de déterminer facilement les possibilités d'amélioration pour rendre le produit plus convivial.

Dans l'ensemble, l'évaluation du projet donne une idée claire de ce qui s'est bien passé sur le projet et quelle partie aurait pu être meilleure. Les plats à emporter aideront à améliorer à la fois le projet en cours et les projets à venir.

7. Utilisez un outil de gestion de projet de qualité pour un résultat optimal

La dernière stratégie dont nous voulons parler aujourd'hui consiste à utiliser un bon outil de gestion de projet. L'utilisation d'un projet dédié peut faciliter la vie d'un chef de projet en aidant à maintenir un projet sur la bonne voie pour réussir.

Les chefs de projet facilitent grandement la planification et l'ordonnancement des tâches. Ils permettent également aux employés d'accéder aux informations dont ils ont besoin et limitent celles dont ils n'ont pas besoin. Les outils de gestion de projet sont également connus pour améliorer la productivité tout en réduisant le budget du projet.

Tout en choisissant les bons outils de gestion de projet, vous devez garder à l'esprit ce qui suit -

• Les fonctionnalités dont vous avez besoin
• Que vous souhaitiez un outil de gestion de projet hors ligne ou en ligne
• Si vous avez besoin d'un outil qui facture un montant fixe ou par utilisateur
• Ton budget

Ce n'est qu'après avoir pris en compte tous les facteurs ci-dessus que vous pouvez choisir un outil qui convient le mieux à votre projet. Bien sûr, vous pouvez obtenir l'outil All-Star coûteux. Mais si vous avez une petite ou moyenne entreprise, vous avez besoin d'un outil de gestion de projet abordable, qui possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour un projet réussi.

Pour réussir votre projet, faites-vous aider par WP Project Manager, un outil de gestion de projet abordable et absolument parfait pour les PME. Dans la prochaine partie de l'article, examinons le plugin et pourquoi nous vous recommandons de l'utiliser.

WP Project Manager : faciliter la gestion et la livraison de projets

WP Project Manager est un outil de gestion de projet abordable et open source basé sur WordPress. Il aide à mettre en œuvre efficacement les stratégies de gestion de projet. L'outil offre des fonctionnalités et des opportunités intéressantes qui contribuent à la réussite d'un projet. Les principaux avantages de l'utilisation de WP Project Manager sont les suivants -

Utilisateurs et projets illimités : la plupart des outils de gestion de projet facturent par utilisateur et limitent le nombre de projets et de tâches que vous pouvez créer. Cependant, avec WP Project Manager, le ciel est la seule limite. Vous pouvez créer des projets et des tâches littéralement illimités et ajouter des membres d'équipe illimités.

Diagramme de Gantt : le diagramme de Gantt permet d'organiser la hiérarchie du projet en vous permettant d'attribuer des dépendances entre différentes tâches et sous-tâches. Cela vous permet de voir la raison du retard d'une tâche dans une représentation visuelle, à tout moment.

Tableau Kanban : les tableaux Kanban revêtent une grande importance pour la gestion de projet, même si vous ne suivez pas réellement la méthodologie Kanban . Avec la gestion des tâches de type tableau, vous pouvez créer des tâches, les faire glisser et les déposer entre différents tableaux, permettant aux membres de votre équipe de travailler plus efficacement.

Contrôler les capacités de l'équipe et les rôles des membres : avec WP Project Manager, vous pouvez personnaliser les autorisations et attribuer des rôles spécifiques aux membres selon vos besoins. Vous pouvez également ajouter sans effort des membres externes au projet.

Gestionnaire de fichiers et de documents : WP Project Manager dispose également d'un gestionnaire de fichiers et de documents pour stocker tous les fichiers du projet. Vous pouvez également accéder aux messages liés, aux listes de tâches ou aux tâches à partir de la section des fichiers.

Tableau de bord personnel pour tous les utilisateurs : WP Project Manager propose un tableau de bord dédié à chaque membre de l'équipe, où ils peuvent voir leurs tâches assignées et terminées, ainsi que d'autres rapports.

Tableau de bord de vue d'ensemble : Pour obtenir un rapport global du projet, le gestionnaire de projet WP dispose d'une fonctionnalité de tableau de bord de vue d'ensemble. De là, vous pouvez avoir une vue d'ensemble de tous les projets en cours, de l'avancement et des équipes. Vous pouvez également créer des projets, ajouter, modifier des membres d'équipe, des rôles d'utilisateur et d'autres tâches à partir d'ici.

Après avoir tout considéré, il ne faut pas grand-chose pour comprendre que WP Project Manager est un excellent outil de gestion de projets. Vous pouvez être encore plus convaincu après avoir pris connaissance du prix de l'outil, qui est absolument abordable.

Le plan personnel de WP Project Manager commence à 79 $, tandis que le plan professionnel et commercial commence à 149 $, 249 $ respectivement.

Un projet réussi n'est qu'une excellente stratégie

Des stratégies de gestion de projet appropriées peuvent changer la donne pour la réussite du projet. Trop de grands projets ont échoué faute d'avoir une stratégie claire et votre projet ne devrait pas être le prochain.

Dans cet article, nous avons partagé des stratégies de gestion de projet claires, étape par étape, pour vous permettre de mener à bien un projet réussi. Les stratégies incluent tout, de la méthodologie à la façon dont vous devez organiser votre temps pour réussir. Au final, nous avons également partagé un excellent outil qui peut vous accompagner dans votre gestion de projet.

Vous avez des questions ou des expériences que vous aimeriez partager ? N'hésitez pas à commenter ci-dessous.