Journée de coworking à distance : le secret d'une collaboration à distance efficace

Il y a eu beaucoup de contenu sur «comment travailler à domicile» récemment, et quelques bons conseils pour les personnes qui s'occupent de leur première semaine ou deux de travail à distance. Ellipsis est entièrement à distance depuis que nous avons commencé, et donc bien que la majeure partie de notre équipe soit maintenant « verrouillée », nous pouvons continuer à peu près normalement.

Le travail à distance est difficile et, au fil des ans, nous avons créé un certain nombre de systèmes pour nous aider à travailler efficacement. Je pense que le travail à distance est meilleur lorsqu'il est bien fait , mais c'est une mise en garde importante. Vous devez vous adapter après avoir travaillé au bureau, et à moins que vous ne mettiez en place des systèmes pour vous aider à le faire, vous pourriez bien avoir une mauvaise expérience au cours des deux prochaines semaines, puis la rejeter.

Ce serait dommage, car le travail à distance présente d'énormes avantages : plus de flexibilité, des membres d'équipe plus heureux et une capacité à embaucher et à retenir les meilleures personnes en sont de bons exemples.

Cet article porte sur une idée, que vous pouvez copier assez facilement : la journée de coworking à distance . Nous allons commencer par examiner le problème que nous résolvons, puis comment nous le faisons. Tout cela est super exploitable, et je l'ai écrit pour que vous puissiez facilement le copier et l'implémenter vous-même.

Problème : la collaboration est plus difficile avec le travail à distance

L'un des grands avantages d'être en personne par rapport à distance est que la collaboration est beaucoup plus facile. Des bureaux comme l' Apple Park de plusieurs milliards d'Apple sont conçus pour maximiser les chances de rencontres aléatoires avec des collègues, dans l'espoir que ces rencontres aléatoires mènent à une collaboration.

Il y a des recherches pour étayer cela. Une étude du MIT a révélé :

"La proximité physique augmente l'activité collaborative entre les universitaires... l'étude révèle que la collaboration interdisciplinaire et interdépartementale est alimentée par une interaction de base en face à face dans des espaces partagés."

Cela a du sens, et cela alimente le fait que la collaboration est un domaine où le travail à distance est plus faible. La solution consiste à reproduire ces avantages dans un cadre de travail à distance .

La mise en garde est que certains bureaux entièrement ouverts comme ceux d'Apple peuvent nuire à la production globale, comme le couvre Cal Newport :

Un développeur de Facebook affirme que le bureau [open space] est rarement plein à plus d'un tiers car les gens ont appris à rester chez eux s'ils veulent produire quelque chose de profond… offrir des bureaux privés et du temps ininterrompu pour se concentrer est peut-être l'un des avantages les plus précieux que vous puissiez offrir développeurs à notre époque connectée.

Le point général est valable, cependant, et Cal poursuit en affirmant que les bureaux avec des portes sont meilleurs, plutôt que de simplement travailler à distance. Être situé au même endroit facilite la collaboration, et lorsque vous travaillez à distance, vous devez sortir et créer l'espace pour cette collaboration.

C'est ainsi que nous avons imaginé notre journée de co-working à distance.

Comment se déroule une journée de coworking à distance ?

Le principe est simple : vous planifiez une journée spécifiquement pour le coworking avec votre équipe. Vous l'obtenez dans le calendrier de tout le monde, et ils bloquent le temps. Nous pensons qu'une fois par mois est une bonne cadence, mais vous pouvez le faire tous les quinze jours ou une version plus courte chaque semaine.

Vous co-travaillez alors ! Nous avons divisé la journée en deux parties :

• Une mise à jour générale de l'équipe et une séance de questions-réponses, que je présente. Cela nous lance.
• Travail collaboratif en équipe entière . En règle générale, nous aurons quelques éléments que toute l'équipe doit parcourir. Même si vous n'avez pas besoin de tout le monde là-bas, c'est la moitié du but : vous introduisez la possibilité d'une collaboration et d'idées plus aléatoires que vous obtenez dans un bureau.
• Coworking en petit groupe . Parfois, il est logique de se diviser en petits groupes ou en tête-à-tête. La journée de co-working est une opportunité spécialement prévue pour cela.
• Club de lecture ! Nous terminons la journée avec notre club de lecture mensuel ! Nous sélectionnons à tour de rôle un livre (en réalité un chapitre ou deux), un podcast ou un article, tous lisons / écoutons au préalable, puis discutons des idées pendant environ une heure.

Cette structure fonctionne plutôt bien. Nous planifions une heure de début et de fin, mais pas le temps que chaque élément devrait prendre ; parfois il y a plus à discuter, et vous essayez d'encourager la discussion ! Nous veillons également à faire de nombreuses pauses. Comme nous sommes sur des fuseaux horaires différents, quelqu'un aura besoin de déjeuner tandis que quelqu'un d'autre voudra une collation.

Vous voudrez ajuster la structure en fonction de ce que vous faites et des problèmes que vous devez résoudre. Nous sommes une agence de marketing et ce format fonctionne probablement pour des configurations similaires, mais les équipes produit ou les développeurs voudront utiliser leur propre format. Il nous a fallu un certain temps pour trouver une structure qui fonctionne de manière fiable, alors expérimentez.

La plupart de nos réunions internes sont uniquement audio, mais c'est celle où nous faisons toujours des appels vidéo. Je trouve généralement que les appels vidéo sont une mauvaise expérience et peu d'avantages lorsque vous avez déjà parlé une fois à quelqu'un avec la vidéo, mais avec un groupe, cela fonctionne. Nous avons essayé à peu près toutes les plateformes vidéo — Zoom, Skype, etc. — mais utilisez Hangouts Meet. Les connexions sont toujours solides, il n'y a rien à installer et ça marche.

Il y a quelques innovations intéressantes dans cet espace, y compris RemoteHQ qui fait des transcriptions en direct de vos réunions et vous permet d'ajouter un navigateur partagé et des notes, mais malheureusement, ce n'était pas assez fiable. Trouvez l'outil que vous souhaitez utiliser, puis utilisez-le à chaque fois. Il n'y a rien de pire que de commencer chaque réunion en essayant de trouver le lien, ou avec cinq minutes de « m'entendez-vous ? ».

Autres idées de travail à distance à essayer

La journée de coworking à distance est l'un des moyens de reproduire ce qui est bien d'être en personne. Voici trois autres idées rapides à essayer :

1. Nous complétons le coworking à distance par des retraites d'équipe en personne trois fois par an. Ce sont d'énormes opportunités de collaboration et nous faisons beaucoup lors de nos retraites. Vous ne pouvez pas tout faire en ligne et le face à face est nécessaire de temps en temps.
2. Une « happy demi-heure » mensuelle. C'est une excellente idée que j'ai piquée dans ce post. Vous obtenez moins d'opportunités pour un chat général à distance (nous utilisons Basecamp plutôt que Slack, donc nous sommes généralement asynchrones plutôt que toujours actifs avec le chat). Nous corrigeons cela avec une demi-heure pour le chat général, une fois par mois ! Nous avons essayé chaque semaine et tous les quinze jours, mais comme nous sommes tous sur des fuseaux horaires différents, cela n'a pas fonctionné pour nous.
3. « Que se passe-t-il en dehors du travail ? » Nos check-ins hebdomadaires sont partagés avec toute l'équipe en début de semaine, et l'une des questions auxquelles vous êtes invité à répondre est "que se passe-t-il en dehors du travail ?" Nous avons tendance à ne publier qu'une phrase ou deux, mais c'est une bonne façon de voir ce que font les gens.

La journée de coworking à distance est facile à essayer

Une journée de coworking à distance est très facile à essayer, et je trouve cela d'une grande aide. Cela aide tout le monde à rester connecté, nous donne une date par défaut pour effectuer des tâches collaboratives complexes qui seraient autrement manquées et nous permet de collaborer efficacement.

C'est incroyablement facile à faire, et je vous recommande fortement de l'essayer au cours des deux prochaines semaines. Il n'y a jamais eu de moment plus important pour continuer à collaborer et à innover ! Et cela fonctionne que vous soyez de toute façon distant comme nous, ou que vous travailliez à distance sur une base temporaire.

Bonne chance! Veuillez partager vos réflexions ou questions dans les commentaires ci-dessous.