Outils pour la responsabilité, la communication et la sécurité des équipes à distance WordPress que les entreprises devraient utiliser

La pandémie mondiale a bouleversé le monde du travail. Les trajets domicile-travail ne sont plus une habitude quotidienne pour jusqu'à 40% ¹ de la main-d'oeuvre. De plus, c'est une tendance qui devrait rester en place longtemps après que la communauté scientifique ait trouvé un traitement ou un vaccin efficace contre le virus.

Les entreprises basées sur des sites Web en ligne et WordPress sont particulièrement aptes à passer au travail à distance en utilisant les outils nécessaires pour les entreprises WordPress. Mais cela ne va pas sans ses défis. La responsabilisation des utilisateurs, la communication des utilisateurs et les problèmes de sécurité accompagnent tous le passage à ce nouveau modèle de travail.

La solution à ces problèmes se présente sous la forme d'une utilisation de la technologie. Il s'agit d'outils basés sur le cloud qui aident chaque employé à rester sur la bonne voie.

Outils de gestion d'équipe à distance pour la communication et la sécurité de votre site WordPress

Gérer votre équipe à distance ne doit pas nécessairement être plus difficile simplement parce que vous manquez d'interaction en face à face. Aujourd'hui, il existe de nombreux outils utiles qui peuvent vous aider à rester au top des projets, à renforcer la sécurité quel que soit l'emplacement de vos employés et à faciliter une meilleure communication.

Dans cet esprit, examinons les outils que vous devriez utiliser pour gérer vos employés distants du point de vue de la communication.

Des outils de communication pour vous aider à gérer votre entreprise WordPress de la bonne manière

E-mail

Ce n'est pas une nouvelle technologie, loin de là, mais le courrier électronique restera un pilier de votre stratégie de communication à distance. C'est toujours une méthode rapide et efficace pour envoyer des messages importants à des individus ou à plusieurs membres de l'équipe à la fois.

Cependant, il peut être un peu compliqué d'avoir plusieurs chaînes de messagerie ouvertes concernant plusieurs projets différents. Dans ce cas, il peut être judicieux d'investir dans une solution de communication d'entreprise basée sur un navigateur, telle que Slack.

Conçu pour remplacer les e-mails professionnels, Slack vous permet de dédier des canaux soignés à un sujet ou à un projet spécifique. Il peut être beaucoup plus facile lors de la gestion de votre entreprise WordPress d'envoyer des messages à vos employés avec un hub centralisé - plutôt que d'avoir plusieurs chaînes de messagerie désordonnées.

Services VoIP

Les services de voix sur protocole Internet (VoIP) sont une excellente solution pour les propriétaires d'entreprise qui cherchent à éviter d'accumuler des minutes coûteuses sur les lignes téléphoniques professionnelles. Les fournisseurs de VoIP vous permettent de téléphoner via une connexion Wi-Fi plutôt que via la ligne téléphonique traditionnelle. Cela permet aux propriétaires d'entreprise de faire d'une pierre deux coups - une meilleure communication à moindre coût.

La meilleure partie est que les applications et solutions VoIP sont faciles à télécharger et à installer. Ils contournent également la tendance actuelle des jeunes salariés à ne pas disposer d'un téléphone fixe connecté.

Logiciel d'appel vidéo

À bien des égards, le travail dans les conditions de la pandémie a été dominé par l'émergence de technologies de vidéoconférence comme Zoom. Encore une fois, ces outils de communication sont excellents, reproduisant au moins quelque peu cette interaction en face à face très importante.

Les réunions de groupe, les rencontres individuelles et les réunions d'équipe sont un jeu d'enfant grâce à la technologie d'appel vidéo. Leur rôle dans la facilitation de l'interaction sociale est tout aussi important que leur fonctionnalité de communication. Il s'agit d'une méthode beaucoup plus personnelle qu'un e-mail ou un appel téléphonique.

Bonus – outils de team building

Comme évoqué ci-dessus, l'aspect peut-être le plus important qui manque à l'expérience de travail à distance est la camaraderie quotidienne de l'équipe. Il est presque impossible de recréer cette atmosphère sociale de travail et d'échange d'idées dans un cadre face à face.

Cependant, grâce à des outils tels que Awesome Boss et WooBoard, vous pouvez vous en approcher. Ces solutions basées sur un navigateur aident les employés et les gestionnaires à récompenser et à reconnaître les employés pour un travail exceptionnel.

Qu'il s'agisse d'employés qui se rassemblent pour récompenser un collègue qui a récemment excellé dans un projet spécifique, ou d'un responsable qui cherche à féliciter un membre du personnel qui s'est surpassé, ces solutions sont parfaites pour maintenir l'engagement de vos employés tout en restant éloignés les uns des autres.

Outils d'aide à la gestion d'équipe à distance pour votre entreprise WordPress

Applications de travail collaboratif

Les outils de travail collaboratif sont vitaux dans l'environnement distant. Ils aident à garder tout le monde sur la bonne voie vers ses objectifs et responsables envers vous et ses pairs. Il y a tellement de choix, mais les choix populaires incluent des solutions basées sur un navigateur et des applications telles que Trello, Asana et Monday.com.

Bien que tous différents dans leur format, ils offrent tous des fonctionnalités très similaires. Ils vous donnent une image de l'état d'avancement de chaque projet et affichent sur quoi les membres de l'équipe travaillent. Cela aide à éliminer les processus de microgestion inutiles et vous permet de vous concentrer plutôt sur votre charge de travail en tant que gestionnaire d'un site WordPress.

Logiciel de suivi du temps

Mais comment pouvez-vous dire que vos employés consacrent des heures à atteindre ces objectifs ? Tu l'as deviné; il existe des outils en ligne pour cela aussi.

Un logiciel de suivi du temps tel que Toggl vous aide à comprendre où le temps est passé dans votre entreprise. Non seulement cette solution vous permet de garder un œil sur la productivité des employés, mais elle peut également vous aider à mieux allouer les ressources aux projets chronophages.

Solutions de partage de fichiers

Enfin, la gestion de projet dans un environnement distant n'est pas réalisable sans partage de fichiers. Auparavant, cela pouvait avoir lieu sur un serveur local basé au bureau. Avec cette option supprimée de l'équation, vous allez vous appuyer sur la technologie cloud pour faciliter le travail collaboratif.

Les deux solutions les plus populaires pour le partage de fichiers sont Dropbox et Google Drive. Cependant, il existe de nombreuses solutions qui peuvent répondre à vos besoins spécifiques. Quel que soit votre choix, le partage et la mise à jour transparents des fichiers accéléreront considérablement la livraison des tâches majeures et mineures.

Outils de sécurité et de responsabilité des utilisateurs

Une fois que vous avez mis en place tous les systèmes de communication et de gestion de projet, vient ensuite la question de la sécurité. Le problème avec le travail à distance est que la menace pour la sécurité de votre site Web ou de votre entreprise en ligne augmente. Les mots de passe faibles sur les appareils, les réseaux Wi-Fi publics non sécurisés dans les cafés locaux et les réseaux domestiques partagés présentent tous un risque pour votre entreprise.

Cependant, vous pouvez protéger l'actif du site Web WordPress de votre entreprise à l'aide d'excellents plugins améliorant la sécurité.

Journaux d'activité

Avec la plupart, sinon la totalité, de votre personnel travaillant à distance, il est impossible de suivre qui apporte des modifications à votre site Web sans l'aide d'un plugin. Un journal d'activité WordPress est un enregistrement des événements et des changements d'utilisateurs qui ont lieu sur votre site Web. En conservant un enregistrement des changements d'utilisateurs et de sites, vous gardez le doigt sur le pouls de votre site WordPress, de votre boutique de commerce électronique ou de votre réseau multisite.

Cela vous aide à empêcher les pirates de falsifier les zones sensibles de votre site Web. Cela aide également à tenir les employés responsables de leurs actions lorsqu'ils ne sont pas en votre présence.

Vous pouvez garder un œil sur des aspects tels que les heures de connexion et de déconnexion, les actions entreprises au cours d'une session et recevoir des alertes instantanées si des modifications sont apportées à des données critiques telles que la base de données WordPress. Cette solution aide les webmasters et les gestionnaires à se tenir au courant des actions des employés sans espionner à la manière d'un "Big Brother".

De plus, dans de nombreux cas, le partage d'informations d'identification entre individus doit être évité à tout prix. Bien que vous puissiez superviser quelques utilisateurs, lorsque plusieurs membres de l'équipe sont désignés pour chaque rôle d'utilisateur, vous avez besoin d'un plug-in de journal d'activité pour WordPress afin de suivre avec précision les modifications apportées à votre site.

Politiques de mots de passe solides pour votre entreprise WordPress

Malgré les efforts déployés ces dernières années pour renforcer les mots de passe dans de nombreuses organisations, 80 % des piratages sont toujours liés à de mauvais choix de mots de passe. Étant donné que les mots de passe faibles, volés ou réutilisés constituent la méthode d'entrée pour la grande majorité des mauvais acteurs, vous devez prendre des mesures préventives.

La première étape que vous pouvez prendre consiste à mettre en œuvre des politiques de mots de passe solides sur les comptes d'utilisateurs WordPress. La longueur minimale, l'utilisation obligatoire de nombres et de caractères mixtes et l'inclusion de symboles spéciaux ne sont que quelques-unes des fonctionnalités que vous pouvez implémenter avec un tel plugin.

Vous pouvez défendre votre site et limiter le risque associé à une main-d'œuvre distante en forçant les utilisateurs à implémenter des mots de passe forts, en supprimant la possibilité de réutiliser les anciens et en dictant une politique de mot de passe basée sur l'ancienneté d'un rôle d'utilisateur. Tout cela peut être facilement mis en œuvre avec le WPassword. Avec les ordinateurs portables et autres appareils similaires souvent partagés entre les membres de la famille, il s'agit d'une étape cruciale.

Authentification à deux facteurs

Vous pourriez avoir le mot de passe le plus robuste au monde. Cependant, il ne faudrait que quelques secondes pour accéder à un site Web si ce mot de passe tombait entre de mauvaises mains. C'est pourquoi il est également essentiel que vous mettiez en œuvre une authentification à deux ou plusieurs facteurs sur vos comptes d'utilisateurs les plus sensibles.

L'authentification à deux facteurs (2FA) empêche les personnes malveillantes d'accéder à votre site en exigeant une information d'identification supplémentaire telle qu'un code PIN ou des données biométriques. Une mise en œuvre réussie arrête les pirates avec des informations d'identification volées dans leur élan.

La meilleure partie est que les protocoles 2FA sont faciles à appliquer via un plugin WordPress d'authentification à deux facteurs (2FA). Après avoir installé avec succès le plugin, vous pouvez configurer une couche de sécurité supplémentaire sur votre site Web en quelques secondes. C'est si simple.

Les outils de gestion d'équipe à distance rendent le travail à domicile et la gestion de votre entreprise WordPress beaucoup plus efficaces

Alors que le travail à distance est en passe de devenir un pilier fondamental de la « nouvelle normalité », les webmasters et les propriétaires d'entreprises en ligne recherchent de nouvelles façons de maximiser la responsabilité, la productivité et la sécurité.

Heureusement, il existe de nombreux outils pour rendre la transition aussi transparente que possible. De la visioconférence quotidienne à l'application des exigences de connexion par authentification à deux facteurs aux rôles d'utilisateur senior, vous pouvez utiliser une grande variété d'outils en ligne pour continuer sur votre chemin vers vos objectifs commerciaux pour 2020.

Lorsqu'il s'agit d'augmenter et d'améliorer la sécurité de l'un de vos actifs les plus vitaux (votre site Web WordPress), assurez-vous d'utiliser les plugins WP Activity Log, WPassword et WP 2FA pour améliorer la productivité, la responsabilité des utilisateurs et ajouter plus de couches à la sécurité. de votre site WordPress.