Qu’est-ce que l’atténuation des risques dans la gestion de projet ? Comment identifier et résoudre les problèmes

Le risque fait partie intégrante de tout projet. Un chef de projet ou une organisation qui réussit doit faire face à des incertitudes et à des défis imprévus pour minimiser les risques potentiels encourus. À moins de pouvoir atténuer de manière proactive les risques encourus, il est impossible de garantir la réussite d'un projet.

L'atténuation des risques implique d'identifier les risques potentiels et de mettre en œuvre les stratégies nécessaires afin qu'il n'y ait aucune chance de dérailler du projet. Cela peut non seulement économiser votre budget et vos ressources, mais également vous aider à le terminer dans les délais, garantissant ainsi la confiance entre les parties prenantes.

Dans cet article, nous vous présenterons les principes fondamentaux de l'atténuation des risques, y compris les éléments qui peuvent l'influencer, et les identifierons tout au long du cycle de vie du projet. Vous obtiendrez également des directives pour résoudre les problèmes avec le bon ensemble de stratégies. Commencer!

Qu’est-ce que l’atténuation des risques dans la gestion de projet ?

L'atténuation des risques dans la gestion de projet implique le processus d'identification, d'analyse et d'atténuation des risques qui peuvent avoir des impacts négatifs sur les objectifs, les délais, les coûts et la qualité de votre projet. Cela implique trois étapes :

• Tout d'abord, vous devez identifier les risques qui peuvent exister dans le cycle de vie du projet.

• Deuxièmement, évaluez les implications de ces risques dans le projet.

• Enfin, vous devez développer des stratégies capables de contrôler et de réduire intelligemment ces risques.

Ainsi, en vous préparant aux risques potentiels, vous pouvez renforcer la résistance de votre organisation et progresser vers des résultats positifs.

Comment identifier et atténuer les risques dans la gestion de projet

Maintenant, dans cette section, nous verrons étape par étape comment identifier et atténuer les risques dans la gestion de projet. Nous le présenterons en deux moitiés. Explorons-le.

Vous pouvez également explorer cet article sur la façon de gérer les risques dans la gestion de projet.

Phase 01 : Comment identifier les risques dans la gestion de projet

De nombreux risques sont faciles à identifier, tandis que d’autres nécessitent un examen attentif. C'est pourquoi il est essentiel d'appliquer plusieurs approches pour identifier efficacement tous les risques potentiels. Ci-dessous, nous avons répertorié toutes les étapes à prendre en compte lors de l’identification des risques dans la gestion de projet.

a) Organiser des séances de brainstorming

Le brainstorming est l’une des méthodes clés pour identifier les risques d’un projet. Il s’agit de rassembler les membres de l’équipe et les parties prenantes dans un lieu commun pour discuter librement des problèmes qui peuvent surgir dans le projet. Le secret d’une séance de brainstorming efficace est d’avoir un plan d’étage ouvert afin que chacun se sente invité à y participer.

Mais avant de commencer la session, il est préférable de définir une vision de la session afin que chacun sache ce qu'il doit accomplir. Cette clarté maintient les conversations sur la bonne voie et encourage la participation. Pendant la séance, vous devez veiller à ce qu'il y ait un espace pour le harcèlement afin que chacun puisse partager même ses idées folles sans craindre d'être jugé.

À la fin de la réunion, le groupe doit passer en revue toutes les idées générées et les hiérarchiser en fonction de leur applicabilité au projet. Cette approche peut non seulement générer de nouvelles idées, mais également établir des liens d'équipe.

b) Utiliser un registre des risques

Un registre des risques est un outil de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour définir, suivre et contrôler les risques tout au long du cycle de vie de vos projets. Il fonctionne comme un document centralisé dans lequel tous les risques potentiels sont identifiés et enregistrés avec les informations associées, telles que leur probabilité, leur impact et leurs plans d'atténuation.

Il existe de nombreux outils de registre des risques. Les plus populaires sont WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio et ZenGRC by Reciprocity. Enregistrez simplement toutes les idées que vous avez générées lors de la séance de brainstorming, y compris toutes les données du passé, dans l'outil de registre des risques que vous sélectionnez. Classez-les (par exemple, techniques, financiers, opérationnels, etc.).

Une fois enregistré, cela ne s’arrête pas. Vous devez mettre à jour le dossier fréquemment chaque fois que vous rencontrez des changements majeurs ou critiques.

Voici un guide sur une liste de contrôle efficace que vous pouvez prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel de gestion de projet.

c) Examiner la documentation du projet

L'examen de la documentation du projet peut permettre aux chefs de projet et aux membres de l'équipe de mieux comprendre le contexte, les objectifs et les vulnérabilités potentielles du projet. Grâce à cet examen, vous pouvez savoir s’il y a eu des problèmes similaires dans le passé et comment vous les avez résolus.

Lors de l'examen de la documentation, vous devez prendre en compte les délais du projet, les ressources et les attentes des parties prenantes. Cela peut vous aider à comprendre tout risque potentiel qui pourrait être associé à des retards de planification, des dépassements de budget ou des écarts d'alignement avec les attentes définies.

Une fois que votre équipe a une image claire du projet grâce à la documentation, elle peut développer un plan de gestion des risques efficace qui permet de relever tous les défis tout au long du cycle de vie.

d) Effectuer une analyse SWOT

SWOT est un cadre populaire pour analyser les risques et opportunités potentiels au sein d'un projet. SWOT signifie Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces . Cette analyse permet de donner une idée claire des facteurs internes et externes qui influencent la réussite du projet.

Forces – Reconnaissez les ressources uniques, le personnel qualifié et les technologies innovantes dont vous disposez. Ceux-ci sont importants pour atténuer efficacement les risques.

Faiblesses – Évaluez les points qui vous manquent en termes de ressources, d’expériences et d’expertise importantes, ce qui peut mettre vos projets en retrait.

Opportunités – Il étudie les facteurs externes tels que les tendances du marché et les progrès technologiques qui peuvent convertir les risques potentiels en avantages.

Menaces – Les facteurs externes tels que les pressions concurrentielles, les changements réglementaires ou les ralentissements économiques susceptibles de mettre en péril le projet doivent être pris en compte.

Découvrez comment améliorer l’efficacité de la gestion de projet.

e) Analyser les données historiques

Il fait référence à la collecte d’informations, d’enregistrements et de données passés. En utilisant ces données, vous pouvez identifier les modèles de risques auxquels des projets similaires ont été confrontés auparavant. Vous pouvez également découvrir les facteurs qui ont contribué au succès ou à l’échec de projets similaires dans le passé.

L’un des principaux avantages de cette analyse est que vous pouvez développer votre capacité à améliorer vos compétences en matière d’estimation et de gestion de projet. Par exemple, si un type de projet similaire a échoué dans le passé en raison d'un certain manque de ressources, vous pouvez le préparer dès le début de votre projet afin que le vôtre n'échoue pas.

f) Mener des entretiens avec des experts

Cela implique de recueillir les points de vue et les idées de personnes possédant des connaissances et des expériences spécialisées liées à vos projets. Cela peut aller encore plus loin dans votre identification des risques. Cela peut vous aider à détecter s'il existe des risques externes liés à des domaines spécifiques du projet, aux défis organisationnels et aux tendances du secteur.

Assurez-vous de poser des questions réfléchies qui facilitent un dialogue ouvert avec les personnes interrogées. Cela peut inclure leurs expériences passées avec des projets similaires, les risques auxquels ils ont été confrontés et les stratégies qu'ils ont utilisées pour surmonter les problèmes.

Phase 02 : Comment atténuer les risques dans la gestion de projet

Sur la base de la discussion ci-dessus, nous allons maintenant expliquer toutes les étapes nécessaires par lesquelles vous pouvez atténuer les risques liés à la gestion de projet. Découvrez-les ci-dessous.

a) Élaborer un plan d'atténuation des risques

Une fois les risques identifiés, il est temps de créer des plans d'atténuation pour chacun d'entre eux. Cela signifie préciser ce qui peut être fait pour atténuer le risque s’il se produit ou pour réduire ses conséquences. Dans ce cas, vous pouvez penser à trois types de stratégies.

• Prévention des risques (en modifiant le plan du projet)
• Transfert de risque (transfert du risque à un tiers)
• Acceptation du risque (préparer l’équipe à accepter le risque).

Vous pouvez utiliser les outils de registre des risques mentionnés ci-dessus (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio et ZenGRC by Reciprocity) pour développer des plans et des stratégies d'atténuation des risques. Des idées intéressantes de gestion de projet que vous pouvez suivre cette année.

Après avoir déterminé tous les risques potentiels, vous pouvez les catégoriser et les classer en fonction des priorités. Documentez les alternatives potentielles que vous pouvez mettre en œuvre pour contrer chaque risque à côté de chaque catégorie. Ce travail principal peut pousser votre gestion des risques encore plus loin.

b) Diversifier les tâches du projet (en cas de pénurie de ressources)

Lorsque vous manquez de temps, essayez de répartir les tâches du projet entre différentes équipes afin que l'ensemble du projet puisse être terminé dans les délais. En outre, la diversification peut minimiser la probabilité qu’un seul point d’erreur puisse faire dérailler l’ensemble du projet, car l’ensemble du processus sera sous les yeux de nombreux yeux.

En conséquence, même si quelqu’un ne parvient pas à détecter une erreur, on peut espérer que quelqu’un d’autre le fera. En outre, la diversification des tâches du projet entre les différents membres peut conduire avec succès à une innovation et une clarté accrues. Parce que cela permet aux personnes de différents départements de présenter leurs perspectives et solutions uniques.

c) Engager les parties prenantes dans la gestion des risques

Vous devez commencer par déterminer qui sont les parties prenantes, de quoi elles sont responsables, ce qui les intéresse et ce qu’elles attendent du projet et des risques. Une fois les parties prenantes bien identifiées, il sera facile d’établir des lignes de communication claires avec elles. En tant que chef de projet, vous pouvez inviter les parties prenantes les plus intellectuelles à des ateliers et des séances de brainstorming.

Nous avons déjà discuté de l’importance d’impliquer les parties prenantes dans la séance de brainstorming pour identifier les risques potentiels. Il est également important de les maintenir alignés tout au long du processus, y compris pendant la phase d'atténuation des risques.

Un guide rapide sur la façon de résoudre les problèmes de gestion de projet.

d) Établir des plans d'urgence

Un plan d'urgence anticipe et prépare une organisation aux situations susceptibles de perturber le flux de travail. Il s'agit d'un « plan B » qui précise ce qu'une équipe doit faire dans certains cas, comme une catastrophe naturelle, une panne informatique ou tout autre événement inattendu. L’objectif principal d’un plan d’urgence est de réduire les perturbations et de permettre à l’organisation de continuer à fonctionner même lorsque les choses deviennent difficiles.

La planification d'urgence comprend plusieurs phases : évaluation des risques, planification de scénarios et manière de répondre à divers scénarios. En élaborant à l’avance les plans nécessaires pour faire face à d’éventuelles perturbations, vous pouvez facilement revenir sur la piste.

e) Évaluer et surveiller régulièrement les risques

L'évaluation et la surveillance régulières des risques sont cruciales, car elles vous tiennent au courant des menaces émergentes et garantissent que les efforts d'atténuation des risques sont efficaces au fil du temps. Cette proactivité vous permet de rester mentalement fort pour faire face à toute sorte d’incertitude, en ajustant les plans d’atténuation en conséquence.

Alors, comment faire ? Vous pouvez le faire des manières suivantes :

• Premièrement , une approche systématique doit être établie pour suivre les progrès. Cela peut être fait par le biais de réunions régulières, de rapports d'avancement et d'évaluations des mesures de performance.

• Deuxièmement , les outils de registre des risques mentionnés ci-dessus doivent être utilisés pour documenter chaque fois qu'un nouveau risque est identifié, y compris sa gravité et la manière de l'atténuer.

• Enfin , incluez vos parties prenantes dans le projet pour recueillir des informations et des commentaires sur tout problème qu'elles pourraient rencontrer. Parce que même leurs idées les plus folles peuvent souvent résoudre vos graves problèmes.

f) Mettre en œuvre des mesures préventives

Une fois les risques identifiés et les stratégies nécessaires présélectionnées, il est temps de mettre en œuvre des actions préventives. Celles-ci pourraient prendre la forme de protocoles, d’une meilleure formation des équipes et d’investissements dans l’adoption de nouvelles technologies.

Par exemple, s'il existe une possibilité que l'achèvement de votre projet soit retardé en raison du manque d'une ressource particulière, il est préférable de les préparer à l'avance.

Vous devez également vérifier les performances des membres de votre équipe de projet afin d’être sûr que les jalons prédéfinis sont atteints à temps. Vous pouvez explorer les meilleures stratégies de gestion de projet pour garder une longueur d’avance.

g) Communiquer clairement avec l'équipe

Vous devez être transparent avec l'équipe afin de collaborer et vous assurer que chacun comprend la portée et les attentes du projet. Une communication claire vous aide à éliminer les ambiguïtés et les problèmes de communication et donne aux membres de l'équipe de la clarté afin qu'ils puissent accomplir leurs tâches.

Pour garantir une communication claire, vous devez être bref et clair dans vos messages. Dans ce cas, vous devez définir des objectifs et des tâches afin que les membres de l'équipe puissent comprendre quels sont leurs rôles et ce qu'ils doivent faire. Cette communication prend la forme de réunions en face à face, d'e-mails, d'appels téléphoniques et de discussions en ligne (via des applications comme Slack).

h) Documenter les leçons apprises pour les projets futurs

Documenter ce qui est appris pour le prochain projet est une caractéristique du développement. En documentant à la fois les réussites et les échecs, vous serez en mesure d'établir un registre solide de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné. Ces connaissances seront sûrement utilisées dans des types de projets similaires.

Afin de documenter efficacement tous les apprentissages, vous pouvez réaliser un bref entretien avec les membres de l'équipe et les parties prenantes impliquées dans le processus. Ainsi, en examinant et en enregistrant systématiquement ces lésions, vous pouvez créer une culture d’apprentissage et de flexibilité pour naviguer facilement dans les projets futurs.

Utilisez WP Project Manager pour l’atténuation des risques

Le WP Project Manager est un outil de gestion de projet puissant, polyvalent et riche en fonctionnalités conçu pour WordPress. Cela signifie que vous pouvez créer, gérer et suivre efficacement différents types de projets à partir de votre tableau de bord WordPress. Si vous recherchez un registre complet des risques ou une solution de gestion de projet, vous pouvez envisager d'utiliser cet outil.

Vous trouverez ci-dessous une liste des choses que vous pouvez faire avec ce plugin :

• Créez des tâches et des projets illimités tout en ajoutant un nombre illimité de collègues
• Le suivi du temps intégré vous permet de suivre et de calculer les heures du projet
• Visualisez les dépendances des tâches à l'aide du diagramme de Gantt
• Afficher le workflow par glisser-déposer du tableau Kanban
• Gérez les fichiers et les documents à partir d'un seul endroit
• Automatisez les tâches récurrentes en définissant des modèles et des paramètres
• Générer des rapports pour suivre l'avancement du projet
• Intégration avec WooCommerce, BuddyPress et de nombreuses autres applications

Conclusion

En effet, sans une gestion de projet réussie, il est impossible de rester sur la bonne voie et d'assurer des résultats durables. En identifiant, évaluant et traitant de manière proactive les risques potentiels, vous pouvez réduire considérablement les chances qu'un risque devienne une menace.

Cependant, j'espère que vous avez maintenant compris à quel point il est difficile de gérer un projet en gérant et en atténuant les risques avec précision. C'est pourquoi la gestion de projet constitue aujourd'hui un rôle important dans de nombreuses organisations.

Nous avons fait de notre mieux pour couvrir toutes les étapes à suivre pour identifier les risques potentiels cachés dans un projet et comment les atténuer avec succès. Si vous avez des commentaires ou des suggestions concernant le sujet d'aujourd'hui, faites-le-nous savoir via la section commentaires ci-dessous.