Comment configurer un système d'assistance dans WordPress pour offrir un support fabuleux

Les entreprises ont tendance à se développer lorsqu'elles écoutent attentivement leurs clients et leur proposent des solutions viables aux problèmes auxquels ils sont confrontés avec vos produits ou services. Fournir une assistance d'une manière facile à utiliser et efficace signifie des clients satisfaits, des achats répétés, des références de clients, ce qui conduit à plus d'affaires. La mise en place d'un système d'assistance est un excellent moyen d'offrir une assistance à vos clients.

Habituellement, la mise en place d'un système d'assistance implique des solutions SAAS coûteuses. Nous voulons également vous aider, nous avons donc élaboré ce guide sur la façon dont vous pouvez configurer un système d'assistance en un rien de temps, gratuitement en utilisant le plugin Awesome Support - WordPress HelpDesk & Support Plugin. WordPress est une plate-forme fiable pour la création de sites Web et l'une des principales raisons de son succès est la possibilité d'ajouter facilement de nouvelles fonctionnalités via de fabuleux plugins.

Pourquoi avez-vous besoin d'un système d'assistance sur votre site WordPress ?

Les helpdesks sont utiles pour tout site Web qui vend des produits ou des services. Ils peuvent être utilisés pour répondre aux questions des clients telles que le paiement, la livraison ou des problèmes techniques avec vos produits. Si vous fournissez un service numérique, un service d'assistance peut être utilisé pour fournir un support technique. Les helpdesks peuvent également être utilisés pour les agences de service à la clientèle et les centres d'appels.

Bien que vous puissiez le faire par e-mail, il existe un certain nombre d'inefficacités avec le courrier électronique. Les centres d'assistance permettent aux clients de soumettre des tickets depuis le front-end sans quitter votre site Web. Ils sont également mieux organisés que les e-mails car vous pouvez conserver l'historique des discussions et les pièces jointes au même endroit. Vous pouvez également générer des rapports tels que la satisfaction des clients avec les solutions proposées. Avoir l'historique du support en un seul endroit peut également vous aider à analyser les problèmes courants auxquels vos clients sont confrontés et à modifier votre produit ou service pour mieux servir vos clients. Par exemple, si la plupart des réclamations concernent la livraison, vous pouvez contacter votre partenaire logistique.

Comment configurer un système d'assistance dans WordPress ?

Installez le plugin Awesome Support

Connectez-vous à votre tableau de bord WordPress, sous le menu plugins cliquez sur ajouter nouveau. Recherchez Awesome Support – WordPress HelpDesk & Support Plugin, installez et activez le plugin.

Une fois que vous activez le plugin, vous recevrez la notification suivante.

Configurez le plugin et créez un système de support

Cliquez sur cliquez ici pour commencer à configurer le plugin. Il y a 6 étapes que vous devez suivre pour obtenir la configuration du plugin et commencer à offrir un support exceptionnel à vos clients.

Dans la première étape, vous devez sélectionner si vous souhaitez offrir une assistance pour plusieurs produits. Nous voulons offrir un support pour plusieurs produits donc sélectionné oui. Cliquez sur Continuer.

Le plugin créera automatiquement une page à partir de laquelle les utilisateurs peuvent soumettre des tickets d'assistance sur le front-end. Vous devez sélectionner le menu auquel vous souhaitez l'ajouter. Cliquez sur continuer après avoir sélectionné le menu.

Une autre page requise par ce plugin est la page Mon ticket. Le plugin le crée automatiquement. Pour cela, vous devez également sélectionner le menu auquel vous souhaitez ajouter la page. Cliquez sur continuer après avoir sélectionné le menu.

Ensuite, vous devez configurer si vous souhaitez utiliser des priorités pour votre ticket. Cela vous permettra, à vous ou à vos clients, de classer les tickets d'assistance et vous aidera à identifier ceux qui nécessitent une attention urgente. Il est recommandé d'utiliser des priorités dans votre ticket de support. Cliquez sur continuer après l'avoir configuré selon vos besoins.

Les départements vous permettent de créer une autre classification pour vos tickets de support. Cela permettra au bon personnel de répondre à la requête pertinente. Par exemple, vous pouvez permettre au service logistique de répondre aux questions de livraison et au support technique de répondre aux questions techniques. Nous vous recommandons d'activer les départements. Cliquez sur continuer

La dernière étape consiste simplement à confirmer que votre système d'assistance est prêt et que vous pouvez commencer à l'utiliser. Cliquez sur allons-y. Cela vous redirigera vers le tableau de bord.

Dans le menu des tickets nouvellement créés, vous pouvez afficher les tickets, en ajouter de nouveaux, créer et modifier des balises, créer et modifier des produits, configurer des départements, des priorités, des canaux et également configurer des paramètres.

Utiliser le plugin et configurer les paramètres du système de support

Il y a 3 choses que vous devez ajouter avant de pouvoir commencer à utiliser le plugin.

1. Produits - Dans l'onglet produits, vous pouvez ajouter ou modifier divers produits comme indiqué. Nous avons ajouté 2 produits à des fins de démonstration.

2. Départements - Vous devez créer différents départements pour classer facilement les demandes d'assistance. Nous avons créé 3 départements comme indiqué

3. Priorités – Cela devrait être facile à comprendre pour vos clients. Nous avons établi 3 priorités comme faible, moyenne et élevée. Vous pouvez également sélectionner la couleur d'une priorité lors de la configuration d'une nouvelle.

Si vous visitez le front-end de votre site Web, vous devriez maintenant avoir 2 nouveaux éléments de menu : Soumettre un billet et Mes billets.

Dans la page de soumission de ticket, les utilisateurs peuvent désormais soumettre un nouveau ticket.

Comme vous pouvez le voir, les utilisateurs peuvent choisir les départements et les produits que nous avions créés précédemment.

Le plugin est l'une des meilleures solutions disponibles sur le marché pour mettre en place un système d'assistance. Cela est dû aux nombreuses fonctionnalités disponibles. Dans la page des paramètres, vous pouvez accéder à plusieurs de ces fonctionnalités et les configurer selon vos besoins.

Il y a 15 onglets ici avec beaucoup d'options. Les paramètres les plus importants que vous devez configurer sont :

1. Paramètres généraux - Configurez le destinataire par défaut et diverses autres options telles que l'ordre des réponses, les réponses par page et le nombre de tickets.
2. Paramètres d'enregistrement - Activez la désactivation des enregistrements d'utilisateurs, configurez les avis GDPR et définissez les termes et conditions.
3. Paramètres de confidentialité - Contrôlez la façon dont le bouton de confidentialité apparaît à l'utilisateur et les options disponibles avec celui-ci
4. E-mail – Dans cet onglet, vous pouvez configurer divers modèles d'e-mail tels que la confirmation d'une soumission de ticket, les réponses des agents et définir l'expéditeur et répondre aux adresses e-mail.
5. Téléchargements de fichiers – Ici, vous pouvez activer ou désactiver les téléchargements de fichiers et définir les types de fichiers autorisés.

Conclusion

Il existe de nombreux autres plugins disponibles pour ajouter des services d'assistance à votre site Web WordPress. Les fonctionnalités les plus importantes que vous devez prendre en compte incluent : les rôles d'utilisateur, les capacités, le routage des e-mails, l'affectation de l'agent déclarant. Le plugin Awesome Support - WordPress HelpDesk & Support Plugin possède toutes ces fonctionnalités et d'autres également, ce qui en fait une solution complète et facile à utiliser pour tous ceux qui cherchent à ajouter un service d'assistance à leur site Web WordPress.

J'espère que vous avez trouvé cet article utile. En cas de doute ou de blocage, vous serez peut-être également heureux de connaître ces meilleurs plugins CRM WordPress gratuits pour maintenir une relation saine avec vos clients.