Processus de gestion du changement étape par étape : importance, types et raisons d'échec

Le changement est le phénomène le plus constant au monde. C'est un catalyseur de croissance et d'innovation. De nombreuses études ont révélé que 79,7 % des personnes doivent adapter leur entreprise tous les deux à cinq ans pour survivre sur le marché et poursuivre la courbe de croissance.

Pourtant, une partie importante de la population dans le monde n’aime pas les changements. Cela peut être dû à une peur inconnue, à un inconfort, à un attachement émotionnel, à une incertitude, à une complexité perçue, etc. Vous trouverez de telles personnes partout, même dans votre espace de travail.

Cette catégorie de personnes peut constituer la plus grande menace pour la croissance et le développement de votre entreprise. Pour faire face à cette situation, la théorie de la gestion du changement a émergé. Cet article couvrira une discussion détaillée de ce sujet, y compris un guide étape par étape sur le processus de gestion du changement.

Quel est le processus de gestion du changement ?

La gestion du changement est le processus systématique consistant à guider les personnes et les organisations à travers les changements. Il vise à garantir que la transition se déroule sans heurts. Le processus implique une série d’étapes consécutives : identification du besoin de changements, planification, communication et mise en œuvre.

L’objectif final est de s’assurer que les changements ont été bien accueillis et alignés sur les objectifs organisationnels. Par exemple, nous vivons actuellement une révolution de l’IA. De nombreux outils d’IA sont déjà arrivés sur le marché, et bien d’autres apparaîtront bientôt, initiant ainsi la cinquième révolution industrielle.

Si les personnes et les organisations de tous niveaux ne parviennent pas à s’aligner sur cette technologie, elles souffriront certainement à long terme.

Importance et avantages du processus de gestion du changement

En raison de son importance considérable, la taille du marché du conseil en gestion du changement augmente chaque année. Parce qu'il n'est pas toujours possible pour les gestionnaires actuels d'une ferme de gérer efficacement la gestion du changement.

Dans de telles situations, ils ont tendance à faire appel à des cabinets de conseil en gestion du changement réputés. Jetez un œil au graphique statistique ci-dessous, qui montre comment la taille du marché du conseil en gestion du changement a grimpé en flèche au fil des ans.

Alors, pourquoi la gestion du changement est-elle si importante ? Dans cette section, nous illustrerons ce sujet et aborderons quelques points cruciaux. Continuez à lire ! Nous espérons que vous l'apprécierez.

un. Faciliter l’adaptation organisationnelle

47 % des organisations qui intègrent la gestion du changement sont plus susceptibles d'atteindre leurs objectifs que les 30 % restants qui ne l'ont pas intégré.

Selon les experts WalkMe

Le processus de gestion du changement implique la planification, la formation et l’accompagnement des personnes tout au long du processus de transition. Cela les met plus à l’aise lorsque les changements sont mis en œuvre. S’il existe des obstacles, la gestion du changement permet de les surmonter au cours du processus.

b. Aligner le changement avec les objectifs commerciaux

Les changements ne réussissent que lorsqu'ils sont alignés sur les buts et objectifs frontaliers de l'organisation concernée. Le processus de gestion du changement garantit que tous les changements apportés, que ce soit en termes de RH, de technologie ou de stratégie, sont alignés avec la mission et la vision de l'organisation.

Découvrez comment définir des objectifs commerciaux et les atteindre avec un logiciel de gestion de projet.

c. Faciliter l'amélioration continue

Le processus de gestion du changement suit les progrès réguliers, collecte les commentaires et met en œuvre les ajustements nécessaires, en supprimant tous les obstacles possibles. Cela contribue beaucoup à l'efficacité et à la productivité et ouvre la voie à la croissance et au progrès de l'entreprise.

d. Améliorer l'engagement des employés

Comme mentionné précédemment, les raisons courantes expliquant la réticence de la plupart des gens au changement sont la peur inconnue, l'inconfort, l'attachement émotionnel et la complexité perçue. En supprimant ces craintes, le processus de gestion du changement permet aux collaborateurs de s’impliquer davantage. Vérifiez comment garantir la satisfaction des employés.

e. Minimiser les risques d'erreurs

La gestion du changement ne se limite pas à la mise en œuvre. Cela implique également d’identifier et de surmonter tous les obstacles et erreurs susceptibles de se produire en cours de route. En conséquence, la possibilité de différents types de risques, tels qu’une mauvaise communication et un mauvais alignement, diminue naturellement.

Les 5 principaux types de processus de gestion du changement

Il existe plusieurs dizaines de types de gestion du changement dans le monde. Mais dans cette section, nous énumérerons et discuterons de certains types courants généralement observés sur les lieux de travail.

Type 01 : Gestion du changement transitionnel

Cela implique le passage d’un état/système à un autre au sein de l’organisation. Il vaut mieux expliquer cela avec un exemple. Supposons qu'une entreprise souhaite utiliser un nouveau système de gestion de la relation client (CRM) pour suivre les ventes, l'assistance et les interactions avec les clients.

Cependant, la plupart des employés ne sont peut-être pas habitués au nouveau système/logiciel. Dans cette situation, selon le système transitoire de gestion du changement, la direction organisera des sessions de formation pour que les salariés se familiarisent avec le système.

En outre, dans un premier temps, ils continueront à apporter un soutien instantané aux travailleurs pendant une certaine période. Ainsi, ils déplaceront en douceur l’ensemble de l’espace de travail d’un ancien système vers un nouveau.

Type 02 : Gestion du changement culturel

Depuis 2020, nous avons assisté à des changements culturels massifs sur les lieux de travail. Le premier est la culture mondiale du travail à distance qui a débuté lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé. La plupart d’entre nous ont dû créer un environnement familial confortable pour continuer sincèrement leur travail.

De nombreuses applications de suivi d'emploi ont été lancées pour surveiller le travail des employés. De nombreux travailleurs ont eu peur et ont mis du temps à s’habituer à ces trackers. Cependant, le travail à distance continu a créé de l’anxiété mentale et de la solitude chez de nombreux travailleurs. Puis est arrivée la culture du travail hybride . Voici les meilleures pratiques de modèle hybride avec WP ERP.

Mais ceux qui se sont habitués à la culture du travail à distance ont montré une aversion pour les bureaux physiques. Aujourd’hui, une nouvelle révolution culturelle est en cours : la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) . Ceux qui sont religieusement conservateurs et moralement différents n’aiment pas accepter cette culture sur le lieu de travail.

Type 03 : Gestion du changement transformationnel

La gestion du changement transformationnel fait référence à des changements complets. Cela comprend la refonte de la mission, de la vision, du modèle commercial, des rôles des employés, du processus de travail de l'organisation respective, etc. Comme cela recouvre de nombreux domaines, les changements culturels et les ajustements prennent beaucoup de temps à se réaliser.

La gestion du changement transformationnel nécessite un leadership fort et un personnel clairvoyant pour diriger l’organisation depuis le front. Dans ce cas, les organisations géantes font généralement appel à des cabinets de conseil pour obtenir l’assistance et les conseils nécessaires.

Type 04 : Gestion du changement structurel

La gestion du changement structurel remanie le cadre de l'organisation, y compris sa hiérarchie, ses rôles et la structure de ses équipes. Les responsables RH mettent souvent en œuvre ces changements lorsqu'il est nécessaire d'optimiser les ressources, de redéfinir les rôles, d'améliorer l'efficacité et d'améliorer les communications.

Vous trouverez de nombreuses agences en ligne qui travaillent sur plusieurs projets pour de nombreux clients. Chaque fois qu'un nouveau projet se présente, ils recrutent de nouvelles personnes sur une base contractuelle et ajoutent des employés existants avec des rôles. Une fois le projet terminé, les employés recrutés sont libérés et la configuration structurelle est à nouveau modifiée.

Type 05 : Gestion du changement technologique

J'espère que nous n'aurons pas besoin de beaucoup parler de ce type. Depuis le début de la quatrième révolution industrielle, presque toutes les organisations commerciales du monde ont commencé à adopter des technologies pour mener leurs activités. Mais au fil du temps, si un logiciel ou une technologie particulière devient incapable de répondre à la demande du marché environnant, il est préférable de passer à une autre plate-forme.

Ainsi, chaque fois que vous envisagez de passer à un autre système technologique, vous devez vous assurer que les employés disposent de suffisamment de temps pour s’adapter. Sinon, cela pourrait se retourner contre vous. Ainsi, les changements technologiques sont gérés sur le lieu de travail. Découvrez les dernières tendances technologiques pour atteindre votre objectif commercial.

Processus de gestion du changement étape par étape : un guide complet

J'espère que vous appréciez cet article. Dans cette section, nous vous fournirons un guide étape par étape du processus de gestion du changement afin que vous ayez une ambiance réelle. Continuez à lire les étapes.

Étape 01 : Identifier les besoins de changements

La nécessité de changements doit évidemment découler de certains besoins. Parfois, vous devez vous demander si ce besoin existe réellement, et souvent, il vous vient automatiquement. Quoi qu'il en soit, vous devez valider la valeur avant d'apporter des modifications pour répondre aux besoins.

Faites les choses suivantes pour identifier le besoin de changements :

• Effectuer une analyse situationnelle : évaluez vos opérations actuelles et vos indicateurs de performance pour identifier s'il existe un écart entre vos attentes et les résultats.

• Recueillir des commentaires : discutez avec les principales parties prenantes (employés, investisseurs, gestionnaires et utilisateurs) pour recueillir des informations sur les domaines dans lesquels ils devraient ajouter de la valeur .

Étape 02 : Évaluer l'impact du changement

Il existe un proverbe célèbre : pour chaque action, il y a une réaction égale et opposée . De même, les changements que vous mettrez en œuvre auront sûrement des répercussions sur le lieu de travail et parmi la population. Vous devez valider si ces réactions et réponses vont être positives ou négatives.

Selon de nombreuses recherches et statistiques, environ 66 % des initiatives de changement échouent généralement , alors que seulement 34 % sont couronnées de succès . Et la principale raison derrière cela est l’incapacité de comprendre correctement le type d’effets que cela créera après la mise en œuvre du changement.

Vous serez surpris d'apprendre que 2/3 des travailleurs connaissent des crises d'épuisement professionnel tout au long du processus de gestion du changement , ce qui entraîne un échec transformationnel. Il est donc inutile de décrire davantage l’importance d’analyser les impacts du changement.

Faites les choses suivantes pour évaluer les impacts du changement :

• Cartographiez les zones sensibles : identifiez les personnes, les équipes et les services qui seront les premiers touchés après la mise en œuvre des changements.

• Évaluation des risques : réalisez un audit pour identifier tous les défis possibles, tels que les baisses de productivité, les déficits de compétences et les coûts financiers, afin de pouvoir les atténuer avant de mettre en œuvre des changements.

Étape 03. Planifier les changements

Si vous envisagez de mettre en œuvre une série de changements, il ne sera peut-être pas possible de tous les mettre en œuvre en même temps. Il est donc préférable de planifier et de lister ces éléments plus tôt en fonction de la priorité et de la dépendance, qui doivent être exécutés en premier. Cette planification est indispensable, car elle aidera les autres membres de votre équipe à savoir ce qui va suivre.

Faites les choses suivantes pour planifier les changements :

• Utilisez un diagramme de Gantt : un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui vous aide à répertorier toutes vos tâches simultanées dans une série en fonction de leurs priorités, dépendances et importance.

• Ste Milestone : Une fois le diagramme de Gantt prêt, définissez des jalons distincts pour chaque tâche afin que l'ensemble du projet de gestion du changement puisse être réalisé dans les délais impartis.

• Allouer des ressources : si le processus de gestion du changement nécessite des ressources spéciales, vous devez également les planifier à l'avance.

Étape 04. Développer des stratégies de changement

Selon Profiletree, un processus de gestion du changement réussi peut générer un retour sur investissement de 500 % . Dans ce cas, les stratégies de gestion du changement peuvent jouer un rôle crucial. Si certains de vos employés sont réticents au changement, vos stratégies astucieuses peuvent les convaincre.

Faites les choses suivantes pour développer des stratégies de changement :

• Développer des approches pour différents groupes : Si le lieu de travail compte plusieurs équipes/groupes, vous devriez avoir différentes approches pour les gérer, car ils peuvent avoir des psychologies distinctes.

• Plan de gestion de la résistance : La résistance peut surgir de la part de partis puissants à n’importe quelle étape du processus de mise en œuvre du changement. Vous devez avoir des stratégies à l’avance pour y faire face.

• Adopter la gestion du changement open source : cette stratégie est basée sur les principes d'ouverture, de transparence et de collaboration. Cela peut augmenter le potentiel de réussite de 22 % .

Étape 05 : Utiliser un logiciel de gestion de projet

L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut vous aider à suivre la progression globale à partir d'un tableau de bord centralisé. À l'aide de ce logiciel, vous pouvez diviser les tâches en petits formats faciles à gérer, les attribuer aux membres respectifs de l'équipe, fixer des délais pour chaque sous-tâche/jalon et suivre les progrès.

WP Project Manager est un tel plugin que vous pouvez utiliser dans ce cas. Il s'agit d'un plugin de gestion de projet facile à utiliser mais complet pour les utilisateurs de WordPress. Il couvre toutes les fonctionnalités nécessaires à toute activité de gestion de projet que vous pouvez exploiter pour votre effort de gestion du changement.

Vous trouverez ci-dessous une liste de choses que vous pouvez faire avec le plugin WP Project Manager pour votre gestion du changement –

• Configurez autant de projets que nécessaire pour votre flux de travail
• Décomposez les grandes tâches en tâches plus petites et attribuez-les aux membres de l'équipe
• Utilisez le tableau Kanban pour une meilleure gestion des flux de travail
• Créez des diagrammes de Gantt pour visualiser les délais de gestion de projet
• Générer des rapports pour analyser l'avancement et la productivité du projet
• Téléchargez et partagez des fichiers avec les membres de l'équipe
• Intégrez des outils tels que GitHub, Bitbucket et Slack pour une collaboration améliorée

WP Project Manager a une version gratuite et premium. Obtenez les plugins en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Étape 05. Mettre en œuvre les modifications

Une fois les étapes ci-dessus terminées, vous êtes prêt à mettre en œuvre les modifications. Cela signifie que nous sommes à ce stade dans la phase d’action. Cette étape implique une coordination minutieuse et une gestion pratique pour garantir que les plans conçus sont exécutés grâce à une surveillance en temps réel.

Effectuez les opérations suivantes pour mettre en œuvre les modifications :

• Déployez un changement pilote : effectuez des tests pilotes de gestion du changement pour juger des réactions de différents groupes sur le lieu de travail.

• Déployez toutes les phases une par une : si le résultat du test est positif, commencez à déployer toutes les phases une par une comme vous l'aviez prévu précédemment.

• Recueillir des commentaires et effectuer une surveillance active : la surveillance en temps réel est obligatoire dans cette phase d'action afin que vous puissiez instantanément rectifier les actes répréhensibles.

Étape 06. Communiquer le changement

J'espère que vous avez remarqué que chaque fois que votre fournisseur d'hébergement Web ou votre société bancaire subit des changements massifs dans son système, ils vous envoient des mises à jour par e-mail et SMS. De même, lorsque vous mettez en œuvre des changements sur votre lieu de travail, vous devez en informer en temps opportun toutes les parties concernées que cela pourrait affecter.

Selon une étude menée au Royaume-Uni, 29 % des salariés interrogés affirment que leur entreprise respective n'a pas bien communiqué avec eux lors des problèmes de gestion du changement, c'est pourquoi ils se sentent offensés.

Faites les choses suivantes à ce stade –

• Communiquez via plusieurs canaux (e-mails, slack, newsletters et SMS mobiles).

• Assurez-vous que les messages sont clairs, cohérents et alignés sur les objectifs de l'organisation.

• Si possible, autorisez une communication bidirectionnelle pour recueillir les commentaires des autres.

Étape 07. Former et soutenir les employés

L'une des principales raisons pour lesquelles de nombreux employés font preuve d'apathie à l'égard du changement est le sentiment qu'ils seront incompatibles sur le lieu de travail une fois le changement mis en œuvre et qu'ils seront remplacés par des personnes nouvellement recrutées. Pour surmonter leur peur, vous pouvez créer une session de formation/un atelier où ils auront l'occasion de comprendre les nouvelles compétences requises pour un environnement modifié.

Faites les choses suivantes pour former et soutenir les employés :

• Proposez des sessions de formation pratiques : des ateliers, des hackathons et des programmes de formation d'une journée peuvent aider les employés à mettre en pratique et à développer de nouvelles compétences.

• Évaluer l'efficacité de la formation : comme les nouveaux changements, les nouvelles formations deviennent souvent difficiles à comprendre pour de nombreux employés. Vous devez donc évaluer activement s’ils apprennent correctement.

Voici un guide sur la façon de soutenir la santé mentale de vos employés.

Étape 08. Renforcer et maintenir le changement

Une fois les changements mis en œuvre, il est important de les aligner sur la culture organisationnelle afin que leurs impacts durent longtemps. Ce renforcement passe par la reconnaissance des collaborateurs qui ont su s'adapter aux changements et les intégrer dans leurs performances et leurs pratiques.

Faites les choses suivantes à ce stade –

• Intégrer les changements dans les opérations quotidiennes : vérifiez et mettez à jour les politiques organisationnelles, les pratiques culturelles et les rôles des employés.

• Récompensez les employés : en récompensant les employés qui se sont adaptés avec succès aux changements, vous pouvez renforcer leurs valeurs morales.

Étape 09 : Examiner et ajuster si nécessaire

Comme indiqué précédemment, les nouveaux changements peuvent souvent se retourner contre eux. Ainsi, rester aveugle après avoir mis en œuvre de nouveaux changements sera certainement une grave erreur. Si un changement se retourne contre vous et que vous fermez les yeux, cela peut détruire tout votre espace de travail et votre entreprise. C’est pourquoi vous devez procéder à des examens pour détecter d’éventuelles failles afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires.

Faites les choses suivantes à cette étape –

• Effectuer des examens post-changement pour recueillir des informations
• Conservez une documentation des leçons que vous avez apprises tout au long du processus

Pourquoi la gestion du changement peut échouer : les défis

Il existe des raisons courantes pour lesquelles la plupart des initiatives de gestion du changement échouent. En tant que spécialiste de la gestion du changement ou gestionnaire de votre organisation respective, vous devez avoir une idée sur ces points. Cela vous aidera à devenir en même temps un leader/manager visionnaire. Jetez un œil aux points ci-dessous pour lesquels la gestion du changement échoue.

1. Faible engagement des employés

Selon le CEB Corporate Leadership Council, 62 % des organisations utilisent le plan de mise en œuvre du changement détenu principalement par les dirigeants . Honnêtement, il n'y a aucun problème ici. Mais souvent, les dirigeants confinent le pouvoir de décision à eux-mêmes et la plupart des salariés n’y ont pas accès. Mais c’est une mauvaise décision si les employés ont un intérêt important dans l’organisation.

Gartner a révélé dans un rapport que le succès du changement augmente de 24 % lorsque les employés s'approprient la planification de la mise en œuvre . Par conséquent, vous devez intégrer les employés et toutes les autres ressources et parties prenantes importantes dans la planification afin que tout soit utilisé correctement et que le délai soit respecté.

2. Planification insuffisante

Sans un plan complet décrivant la mission, la vision, les objectifs, les échéanciers, les ressources et la manière de surmonter les obstacles potentiels, aucune organisation ne sera jamais en mesure de faire face à tous les défis qui peuvent survenir au cours du processus de gestion du changement. Le manque de prévoyance peut vous conduire à une mauvaise allocation des ressources et au final à ne pas respecter les délais.

3. Mauvaise communication

Lorsque la mise en œuvre du changement commence, non seulement les rôles des employés sont modifiés, mais de nombreux services liés aux clients sont également perturbés. Si vous ne parvenez pas à communiquer cela aux parties concernées en temps opportun, l’ensemble de votre lieu de travail et de votre marché deviendra un véritable désastre. C'est pourquoi une communication claire et opportune est si importante dans le processus de gestion du changement.

Vérifiez comment améliorer votre communication sur le lieu de travail.

4. Formation inadéquate

Une formation inadéquate est un obstacle courant qui explique pourquoi la plupart des employés ne parviennent pas à s'adapter aux nouveaux systèmes, rôles et processus. Ce manque de préparation peut entraîner de la frustration, une baisse de productivité, un épuisement professionnel et une résistance accrue aux changements.

5. Résistance invisible aux changements

Ce problème est courant dans les environnements où règnent des politiques d’entreprise intenses et des personnes suspectes. Ils peuvent faire semblant d’accepter tous les nouveaux changements, mais intérieurement, ils résistent. Ils feront secrètement tout ce qui est possible pour empêcher les changements de se produire. En tant que manager, vous devez être suffisamment prudent pour identifier ces personnes suspectes pour le meilleur avenir de votre organisation.

Clôture

La gestion du changement est toujours une tâche complexe. Une seule erreur dans ce processus peut sans aucun doute vous causer d’énormes dégâts. Cependant, vous ne pouvez pas nier ou résister aux changements. Parce que cela vous laissera loin derrière les concurrents existants sur le marché.

Il est donc préférable que vous ayez toujours un plan à portée de main, une culture organisationnelle et un état d'esprit pour faire face à toute nouvelle exigence de changement chaque fois qu'elle frappe à votre porte. J'espère que vous avez acquis suffisamment de connaissances sur le sujet d'aujourd'hui grâce à cet article, ce qui vous sera bénéfique à bien des égards.

Si vous pensez que nous avons manqué quelque chose dans cet article, veuillez nous le faire savoir dans la section commentaires afin que nous puissions mettre à jour l'article. C'est tout à partir d'aujourd'hui. Merci d'être avec nous jusqu'à la fin.