Les joyaux cachés : les salles de réunion et leur impact sur les performances de l'entreprise

Publié: 2023-09-13

Dans le monde d'aujourd'hui, la communication en ligne, la gestion des données numériques et les réunions sans papier sont devenues le choix préféré des membres des conseils d'administration et des équipes commerciales du monde entier. En effet, la numérisation offre une commodité indéniable, une rentabilité et une gestion facile des tâches, où que vous soyez.

De plus, la numérisation n’est pas seulement une option forcée ; Dans le monde, quatre administrateurs sur cinq estiment que les conseils d’administration des entreprises devraient diriger la transformation numérique.

De plus, avec la demande croissante de solutions de gestion de forums en ligne, un nombre massif de prestataires de services se mobilisent. Cependant, seules quelques solutions de gestion de réunions couvrent de manière exhaustive tous les aspects de la gestion du conseil d’administration. L'une de ces solutions est le logiciel de portail du conseil d'administration qui possède toutes les fonctionnalités standard et même avancées pour gérer efficacement les réunions du conseil d'administration, les documents et la communication.

Voici comment les salles de conseil virtuelles peuvent avoir un impact important sur la gouvernance d’entreprise. Commençons par l'introduction à la technologie des portails de conseils d'administration.

Qu'est-ce qu'un logiciel de salle de conférence virtuelle ?

Le logiciel de portail de conseil d'administration, ou logiciel de conseil d'administration virtuel, est un logiciel de gestion de réunions de conseil d'administration en ligne sécurisé et une solution d'entreprise complète spécifiquement destinée aux administrateurs de conseil d'administration, aux PDG, aux dirigeants, aux secrétaires de conseil d'administration, aux parties prenantes, aux investisseurs, aux dirigeants syndicaux, aux comités et autres décideurs.

Contrairement à de nombreux autres outils de gestion de réunions, les logiciels de conseil d'administration sont connus pour leurs fonctionnalités tout-en-un. Cela dit, grâce aux portails sécurisés des conseils d’administration, vous pouvez :

Planifier, organiser, gérer, enregistrer ou suivre les réunions du conseil d'administration
Protégez, partagez, stockez, modifiez, affichez, annotez, échangez et distribuez des documents du conseil d'administration.
Communiquer avec d'autres membres du conseil d'administration, conseillers, investisseurs ou tiers
Rationalisez les transactions commerciales externes ou facilitez les transactions financières
Préparez facilement des documents longs et chronophages grâce aux modèles intégrés dans les salles de conférence

Le meilleur, c’est que les salles de réunion virtuelles sont tout aussi efficaces pour les institutions commerciales, à but non lucratif et gouvernementales ou publiques.

Voici quelques-uns des avantages les plus intéressants de l’utilisation du logiciel de portail de conseil d’administration.

1. Préparation facile et accès pratique aux documents relatifs au conseil d'administration

« Les salles de conférence virtuelles sont tout simplement remarquables ; vous pouvez littéralement tout faire avec eux. Vous pouvez effectuer de longues réunions dans le confort de votre maison, accéder à tout ce dont vous avez besoin, préparer des livres de direction, des rapports et des chartes de comités avec des modèles intégrés, protéger vos données ou suivre vos subordonnés », déclare Jesus Rivas, stratège marketing. sur board-room.org. Vous pouvez également apprendre à rédiger une charte pour un comité.

Comme l'a dit Rivas, les salles de conférence peuvent vous aider à faire tout ce qui concerne les tâches du conseil d'administration en un minimum de temps. Cela peut inclure la préparation de dossiers de conseil ou de tout autre rapport avec un minimum d'effort.

Le logiciel de conseil d'administration virtuel permet aux administrateurs et aux membres du conseil d'administration d'accéder facilement aux documents du conseil d'administration depuis n'importe quel endroit et à tout moment. Tout ce dont vous avez besoin est un appareil électronique reconnu comme un smartphone et une connexion Internet.

Les fournisseurs de salles de réunion virtuelles modernes permettent également d'accéder via des applications mobiles, rendant ainsi les documents du conseil d'administration accessibles en un seul clic. De plus, certains fournisseurs autorisent l'accès hors ligne aux documents stockés.

2. Prise de décision améliorée

Une prise de décision éclairée dépend de la disponibilité des informations les plus à jour. La fonction de gestion des données du logiciel Board permet de mettre à jour les documents en temps réel et le système de notification instantanée informe immédiatement les utilisateurs concernés.

De plus, les procès-verbaux des réunions, les ordres du jour antérieurs, les états financiers, les manuels de politiques et les rapports sont facilement disponibles dans le logiciel de la salle de conférence. La disponibilité instantanée des données du conseil d'administration permet aux membres du conseil d'administration de prendre des décisions plus éclairées et plus rapides.

3. Protection des données renforcée et certifiée

Le logiciel du portail Board offre un haut niveau de sécurité, protégeant les informations confidentielles à l'aide de plusieurs couches de protection. Les fournisseurs de logiciels de carte certifiés adhèrent aux normes de gestion des données et de sécurité établies par des organisations reconnues telles que HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, GDPR, etc.

Des fonctionnalités telles que la vérification en deux étapes, la vue clôturée, les documents autodestructeurs, la purge des appareils à distance, les filigranes numériques, le contrôle d'accès aux documents, le cryptage des données et les restrictions d'adresse IP offrent une combinaison imbattable de cyberprotection.

Remarque : les logiciels de carte fiables sont ceux qui respectent strictement les directives établies par les autorités de régulation concernées, comme mentionné ci-dessus. Il est important de savoir que l’embauche de fournisseurs non certifiés créera des problèmes de conformité.

4. Gestion efficace du conseil d’administration

La gestion des tâches du conseil d'administration avec les portails du conseil d'administration est plus rapide et plus efficace que les méthodes traditionnelles. Les préparatifs pour les réunions planifiées ou non planifiées peuvent être effectués en quelques minutes. Accéder, partager ou distribuer des données en toute sécurité et rapidement permet de gagner du temps.

En outre, les membres du conseil d'administration peuvent préparer efficacement les ordres du jour des réunions, les distribuer instantanément, accéder aux documents du conseil d'administration, participer à des réunions vidéo/audio, soulever des préoccupations, voter, mener des enquêtes, signer des documents et effectuer facilement d'autres tâches administratives. En un mot, les salles de réunion permettent de faire plus de travail en moins de temps.

5. Transparence et activité utilisateur contrôlée

Les portails du conseil d'administration utilisent des outils de surveillance pour suivre chaque activité au sein de la salle du conseil d'administration, favorisant ainsi la transparence et encourageant une participation maximale des membres du conseil d'administration tout en renforçant la confiance entre les parties prenantes. Les administrateurs peuvent prendre des mesures rapides en cas d'ambiguïtés ou d'activités non autorisées et identifier instantanément les coupables.

6. Réduction des coûts

Le logiciel du portail du conseil d'administration ajoute une valeur financière considérable à une entreprise en protégeant les données contre les fuites ou les violations, les protégeant ainsi contre d'éventuelles poursuites et sanctions.

De plus, cela réduit les dépenses associées au papier, à l'impression, à la compilation et à la distribution des documents du conseil d'administration, minimisant ainsi le besoin de réunions du conseil d'administration sur place.

L'emballer

Plus précisément, une salle de conseil virtuelle est un logiciel de gestion de conseil d'administration multifonction qui offre des solutions complètes pour la gestion des documents du conseil d'administration, la communication virtuelle, la gestion de projet, la gestion de réunions et la gestion de transactions.

Le logiciel est hautement sécurisé, économique et permet un accès à distance à tout moment. Certains portails de conseils d'administration remarquables et hautement sécurisés incluent Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards et BoardPro. Consultez le logiciel de salle de conférence pour votre prochain conseil d'administration en ligne !