Meilleures pratiques d'événement virtuel que vous devez mettre en œuvre

La révolution numérique a changé à jamais les conférences. Ce qui était autrefois un projet de planification d'une semaine peut désormais être réalisé le même jour en ligne. Bien que certaines personnes puissent manquer l'ancien temps, de nombreux avantages tels qu'une plus grande accessibilité , une notoriété de la marque et une plus grande fréquentation montrent clairement que les événements virtuels de l'industrie ne vont nulle part.

Ils doivent être de haute qualité, mais comment les entreprises peuvent-elles s'améliorer pour organiser des événements virtuels réussis ? La première étape de l'amélioration consiste à apprendre les meilleures pratiques en matière d'événements virtuels, puis à trouver des moyens de les mettre en œuvre.

Dans cet article, nous allons explorer comment organiser un événement virtuel qui maintient l'engagement et l'intérêt des invités.

Meilleures pratiques pour les événements virtuels

Décidez du type d'événement que vous prévoyez d'organiser

Le choix le plus important que vous devez faire est le type d'événement à organiser avant même de commencer avec les meilleures pratiques d'événement virtuel. Envisagez-vous un salon de l'emploi virtuel? Une exposition commerciale virtuelle? Un événement sportif en ligne ? Vous souhaitez planifier une conférence virtuelle plus professionnelle ? Ou peut-être préférez-vous un webinaire à plus petite échelle ?

Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, il existe de nombreux styles différents d'événements virtuels disponibles. Décider lequel utiliser dépend de ce que vous voulez obtenir de cet événement. Vous devez établir des attentes, des objectifs et des délais clairs pour pouvoir choisir l'événement en ligne qui vous convient.

Effectuer la génération de leads tôt

Un événement en ligne est inutile si personne n'y assiste. La génération de leads est une étape nécessaire pour informer les gens de votre premier événement virtuel. Il existe plusieurs moyens pour cela, tels que les communiqués de presse, les blogs, le marketing par e-mail et les rassemblements sociaux. Ce que vous utilisez dépend de votre clientèle cible et de l'endroit où vous aurez le plus de succès.

Choisissez les bonnes plateformes d'événements virtuels pour votre événement virtuel

Tout comme pour choisir un emplacement, vous devez choisir le meilleur endroit pour atteindre votre public. Dans ce cas, cela signifie choisir la meilleure plateforme d'événements virtuels pour vous. Il existe de nombreuses plateformes et vous devez choisir celle qui convient le mieux à vous et à vos participants.

Essayez de rechercher des fonctionnalités ou des options de tarification pour vous aider à choisir celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez également savoir ce que les autres organisateurs d'événements utilisent et demander pourquoi ils utilisent cette plateforme.

Apportez de la valeur, pas des pitchs

Cela peut sembler superflu ; peut-être pensez-vous : « Eh bien, s'ils achètent mon produit, ils en tireront profit », mais vos clients ne ressentent peut-être pas la même chose.

Cela peut être particulièrement important si vous avez dit aux participants à l'événement qu'il n'y aurait aucune condition attachée à votre événement.

Au lieu de faire des présentations, essayez de créer de la valeur en remplissant vos sessions d'interviews, de séries de cours de maître, de conférenciers experts et d'autres contenus. Vous pouvez laisser vos emplacements à l'équipe marketing.

Ne lésinez pas sur la qualité de la production

Le temps est la ressource la plus précieuse que nous puissions utiliser, car c'est la seule ressource dont nous ne pouvons pas obtenir plus. Ne vous attendez pas à ce que les gens échangent leur temps contre une expérience médiocre. Les outils de participation et d'engagement du public peuvent tous deux aider, mais la qualité de la production est souvent le facteur déterminant.

Vous avez besoin de conférenciers de premier ordre ainsi que de sujets intéressants pour pouvoir vous démarquer dans la foule. Vos organisateurs doivent s'engager et écouter le public. Vous pouvez écouter en utilisant de nombreux sondages ou enquêtes. Nous apprenons tous et nous voulons tous créer une meilleure expérience globale d'événement virtuel.

Enregistrez des sessions et rendez-les disponibles après l'événement

Lors d'un événement virtuel, tout peut et doit être enregistré. Si vous n'enregistrez pas vos événements virtuels, vous manquez une excellente forme de revenus. Vous pouvez placer vos sessions enregistrées en ligne pour les participants qui ont manqué l'événement, ou vous pouvez les publier sur vos stratégies de génération de demande.

Vous pouvez utiliser ces sessions enregistrées comme levier. Avez-vous récemment eu une session populaire? Utilisez cette session comme un webinaire après l'événement virtuel pour trouver un tout nouvel ensemble de clients potentiels . Vous pouvez même penser à réutiliser ces événements pour des infographies, des blogs ou des livres électroniques qui peuvent interagir avec les clients à un tout autre niveau.

Créer une expérience humaine dans un monde virtuel

Le cœur de tout événement est "l'expérience humaine", ce qui signifie simplement qu'il doit rester réel . Laissez le public voir une bonne conversation, quel que soit le sujet. Cela augmente l'attention des participants tout en restant sensible à l'environnement mondial que les participants à votre événement voient tous les jours.

L'environnement virtuel peut également être doté de certaines fonctionnalités clés pour aider à améliorer le "garder la réalité".

Par exemple, les événements en ligne peuvent connecter les participants à l'aide de discussions de groupe. Ils peuvent même collaborer en temps réel, ce qui peut impliquer davantage les participants.

Commercialisez votre conférence virtuelle

Les gens ne peuvent pas venir à un événement dont ils ne sont pas au courant ! Assurez-vous de vous donner beaucoup de temps pour promouvoir votre événement.

Une bonne règle générale est de vous accorder trois mois de temps promotionnel, en donnant des avis mensuels avant l'événement. Ensuite, à mesure qu'il se rapproche, vous pouvez passer à des avis hebdomadaires ou quotidiens pour votre public sur les réseaux sociaux. Les médias sociaux peuvent être un moyen rapide de promouvoir votre événement et de voir combien de buzz vous créez en conséquence.

Investissez dans Swag pour les participants

Les cadeaux d'entreprise, les cadeaux d'entreprise et d'autres types d'offres peuvent être un excellent moyen d'engager les participants. Tout le monde aime recevoir des choses gratuites, alors essayez d'obtenir des cadeaux qui iront loin avec votre marché cible. Par exemple, si vous parlez à des prospects, alors l'équipement swag peut être la voie à suivre. Si vous avez un public du millénaire à la génération Z, procurez-vous des cartes Pokémon et observez leur joie surprise .

Vous pouvez même offrir ces cadeaux comme prix à ceux qui participent à l'événement. Quelques exemples de gagnants pourraient être ceux qui répondent aux questions, fournissent des commentaires, rejoignent les forums de discussion, etc.

La technologie peut faire ou défaire votre conférence virtuelle

La technologie est la vague du futur, et parfois vous devez la surfer ou être emporté. Lorsque vous recherchez une plate-forme technologique, un partenaire ou une solution, ne vous arrêtez pas à un seul. Utilisez plus de technologie pour créer la meilleure plate-forme d'événement virtuel pour vos participants et offrez-leur la meilleure expérience d'événement virtuel possible.

Choisir la bonne plateforme et la bonne technologie peut être comme cuisiner un repas. Vous pouvez simplement acheter un repas réfrigéré au magasin et le donner à l'entreprise, mais ils ne seront peut-être pas satisfaits à la fin. Si en revanche vous achetez plusieurs ingrédients pour cuisiner le repas, vos invités auront le ventre plein en rentrant chez eux . De la même manière, il n'existe pas de technologie unique parfaite pour organiser un événement virtuel.

Inclure des modérateurs à votre événement

Soyez prêt à ce que les choses deviennent incontrôlables; les gens ne sont souvent pas aussi polis en ligne qu'hors ligne.

Pour être prêt, assurez-vous d'avoir de nombreux modérateurs à portée de main pour désactiver ou interdire les participants à l'événement virtuel en cas de pire.

Préparer les participants pour l'événement

Ne présumez pas trop des invités de votre événement ; tout le monde n'est pas féru de technologie. Assurez-vous de préparer les participants pour les aider à tirer le meilleur parti de votre événement.

Offrez une assistance technique pour certaines fonctionnalités de l'outil, telles que les fournisseurs, les salles, les cabines virtuelles et la manière de connecter les participants.

Engagez un maître de cérémonie professionnel

L'une des choses qui manquent souvent aux événements virtuels est la possibilité de connecter des sessions, des discours et des événements de réseautage sans se sentir décousus. La solution? Un animateur professionnel . Lorsque vous embauchez quelqu'un pour faire des annonces, diriger des sessions de questions-réponses et des sessions de début et de fin, cela contribuera à insuffler du plaisir dans la conférence.

Lorsque vous recherchez un maître de cérémonie, il peut être important de réfléchir au ton que vous souhaitez donner à votre événement. Vous voulez du sérieux ou de l'idiot ? Votre maître de cérémonie sera le visage de l'événement, alors choisissez quelqu'un qui représentera le mieux votre événement.

Utilisez les fonctionnalités virtuelles à leur plein potentiel

En utilisant les fonctionnalités uniques des événements virtuels, prévoyez de décupler l'engagement des participants. Pensez aux options dont vous disposez : outils pour aider les participants à réseauter, questions-réponses en direct, appels vidéo individuels, sessions en petits groupes, ainsi que des boutons de réaction tels que applaudir ou lever la main.

Toutes ces fonctionnalités virtuelles peuvent aider à garder les participants impliqués dans l'événement, ce qui conduit à un meilleur engagement. De plus, vous pouvez même suivre les informations pour voir ce qui intéresse votre public et ce qu'il préfère dans vos événements.

Trouvez des façons uniques d'impliquer les participants

Offrez aux participants à votre événement virtuel une expérience interactive et engageante , et ce sera un événement virtuel réussi.

Que vous aidiez les gens à s'engager via les médias sociaux (par exemple, en posant des questions avec des hashtags spécifiques) ou par des messages sur votre événement virtuel, soyez prêt à répondre rapidement pour garder les gens investis et enthousiastes.

Ayez un plan ou un ordre du jour préparé

Faire un événement virtuel sans un plan solide à l'avance peut être une configuration pour l'échec. La structure aide à garder vos invités engagés et à maintenir la réunion à l'heure.

Vous pouvez même partager l'ordre du jour avec les participants lors de la planification de l'événement afin qu'ils sachent à quoi s'attendre. Cela aide également à garder vos intervenants préparés pour leur créneau horaire, assurant ainsi une réunion fluide.

Définir une chronologie réaliste

Choisissez une heure ou une date à laquelle les membres de votre communauté peuvent assister. Heureusement, vous n'avez pas à vous soucier de l'emplacement car vous organisez des événements en personne, mais vous avez un problème entièrement différent. Étant donné que vos participants peuvent venir de n'importe où, vous devrez également tenir compte des fuseaux horaires .

Dans un monde idéal, planifier l'organisation d'un événement virtuel prend environ huit à dix semaines, mais ne vous y trompez pas.

Des problèmes surviennent et si vous perdez une semaine à cause d'un problème pendant le développement, vous risquez d'être bloqué. Au lieu de cela, essayez de réserver votre événement longtemps à l' avance pour laisser le temps à votre équipe marketing de travailler, ainsi qu'aux organisateurs de votre événement pour le préparer à la perfection.

Présentez vos sponsors

Assurez-vous que vos sponsors disposent d'un espace dédié pour se présenter, tout comme un événement en personne.

Cela peut se faire de plusieurs manières, telles que l'affichage de contenu, de logos ou même d'une salle d'attente virtuelle de marque. Cela peut aider à développer le même impact qu'un événement en personne et sera parfois encore plus intéressant .

Suivre l'engagement

Vous pouvez profiter des avantages des événements en ligne après coup de manière totalement différente des événements en personne. Par exemple, pour les événements en personne, il peut souvent être difficile de dire quand les participants se désintéressent, surtout après l'événement physique.

En utilisant les fonctionnalités de suivi dont vous disposez (selon la plateforme d'événement virtuel que vous utilisez), vous pouvez savoir exactement quand les participants ont cessé de participer ou quand ils ont commencé à partir.

Vous pouvez également utiliser les médias sociaux pour voir quand le buzz commence à s'estomper. Quand les Tweets ou les messages commencent-ils à ralentir ? Quelles parties de l'événement virtuel ont eu l'audience la plus élevée ou la plus faible ? Quelles pages ou éléments de contenu ont été les plus sélectionnés ? En utilisant ces informations, vous pouvez commencer à vous améliorer pour les futurs événements organisés en ligne.

Gamifiez votre événement

Vous pouvez aider à motiver certaines parties de votre événement virtuel en gamifiant certaines d'entre elles. Les chasses au trésor et les classements contribuent à augmenter le temps de participation de votre public et à augmenter l'impression durable que vous ferez dans leur esprit. Cela peut éventuellement s'avérer utile pour le nombre de prospects que vous obtenez sur les applications d'événements mobiles ou sur votre site Web.

Envoyer un suivi post-événement

Vous pouvez suivre les événements en envoyant un simple "Merci" ou envoyer des enregistrements, du contenu supplémentaire, des lectures, des invitations à d'autres événements de réseautage, etc.

Vous voulez laisser à vos participants un sentiment positif sur leur expérience .

Pouvez-vous mettre en œuvre ces meilleures pratiques d'événements virtuels dans votre entreprise ?

Beaucoup de gens craignent l'idée d'organiser des événements virtuels, mais l'hébergement d'événements virtuels peut s'avérer une bouée de sauvetage pour de nombreuses entreprises.

En utilisant les meilleures pratiques d'événement virtuel, vous disposez des éléments de base d'un grand événement. N'oubliez pas de toujours vous mettre à la place de vos participants. Pensez à ce qu'ils veulent retirer de votre événement, puis réfléchissez aux besoins de vos sponsors, exposants et organisation.

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