La liste de contrôle des événements virtuels dont vous ne saviez pas avoir besoin

Les événements virtuels ont été révolutionnaires dans de nombreuses industries, mais la vérité est qu'ils peuvent être stressants. Il existe de nombreux facteurs mobiles, tels que le marketing, l'image de marque et la vente de billets, qui peuvent souvent dissuader complètement les gens d'événements virtuels. Existe-t-il une solution au stress lié à la planification d'un événement virtuel ? Oui : créer une liste de contrôle des événements virtuels.

Avoir une liste de contrôle des événements virtuels est le meilleur moyen de rester concentré et équilibré chaque fois que vous développez, concevez et hébergez votre événement virtuel.

Mais comment pouvez-vous suivre une liste de contrôle sans savoir ce que la liste de contrôle doit inclure ? Ici, nous passerons en revue les étapes nécessaires lors de la création d'une liste de contrôle d'événements virtuels afin que vous puissiez continuer à planifier un événement virtuel réussi .

Liste de vérification des événements virtuels : avant l'événement

Connaissez le but de votre événement

Le but de votre événement dépend de la personne à laquelle il est destiné et de ce que vous souhaitez accomplir avec ce public.

Cela ne doit pas nécessairement être unique; Souvent, les entreprises s'efforcent d'obtenir des prospects, de maintenir l'engagement de leur public, de travailler sur les performances des membres de l'équipe, de lancer des produits ou de promouvoir la marque de leur entreprise.

Lors de la création de votre événement virtuel, ayez d'abord en tête un objectif à atteindre, et vous aurez beaucoup plus de chances d'atteindre cet objectif.

Développer un concept d'événement virtuel

Tous les événements commencent par un concept initial, et ce n'est pas différent lors de la planification d'un événement virtuel.

Avoir un concept de départ vous aidera à prendre de meilleures décisions, surtout si vous débutez dans l'organisation d'événements. Commencez par l'idée, puis fouillez pour trouver d'autres idées à partir de ce point de départ. C'est là que votre créativité peut briller et faire ressortir votre événement.

Comprendre et définir votre public cible

Pour faire un événement virtuel efficace, vous devrez comprendre votre public et ce qu'il veut.

Pour cela, vous devrez développer les personas (ou profils) des participants de votre public idéal. Lors de la création de ces personnages, assurez-vous d'inclure toutes les informations utilisables telles que l'âge, l'emplacement, l'industrie et le rôle de gestion.

Définissez vos critères de réussite

Que voulez-vous qu'il se passe dans votre événement virtuel ? Souhaitez-vous que de nombreuses personnes soient présentes ? Voulez-vous que les gens visitent les stands de vos sponsors ? Quelle que soit la façon dont vous définissez un événement virtuel réussi, vous devez avoir votre succès à l'esprit pour pouvoir travailler vers cet objectif.

Identifier les rôles de l'équipe et de l'entrepreneur

Pour organiser un événement efficace, vous devez trouver le bon talent pour chaque travail. C'est ce que les chefs de projet appellent « identifier vos ressources ».

Chaque fois que vous commencez à planifier un événement, vous devez avoir une liste des membres de l'équipe (ou des entrepreneurs potentiels) qui superviseront les aspects individuels de l'événement. Trouvez votre équipe de rêve qui peut faire le travail correctement.

Créer le budget de l'événement virtuel

Cela peut sembler évident - bien sûr, vous avez besoin d'un budget - mais ce n'est pas si simple. Les événements virtuels offrent de nombreuses options qui peuvent bouleverser le budget d'un événement normal. Besoin de dépenser de l'argent sur un emplacement? Pas sur un événement en ligne. Besoin de dépenser de l'argent sur les décorations?

Seul le prix de l'application informatique. Besoin de dépenser de l'argent en frais de déplacement? Vous pouvez vous rendre à Bangkok depuis le Canada en une seconde en ligne. Comme vous pouvez le voir, établir un budget pour un événement virtuel est très différent de celui d'un événement en personne.

Définir le format de l'événement

Lorsque vous commencez à créer votre événement, vous devez décider quel format d'événement (par exemple, salon professionnel, séminaire, webinaire, cours) vous convient le mieux. L'utilisation de ces informations vous aidera à décider d'une fourchette de prix, ainsi qu'à choisir les entrepreneurs que vous souhaitez utiliser.

Lorsque vous considérez le style de l'événement, assurez-vous que vous avez des moyens de maintenir l'engagement des participants. Votre événement proposera-t-il des séances en petits groupes ? Salles d'attente ? Fonctions de chat ? Quoi que vous fassiez, assurez-vous que les participants à votre événement resteront engagés pendant votre événement.

Déterminez vos besoins audiovisuels/de production et technologiques

Soyez prêt à prendre en compte toutes les considérations techniques avant l'événement.

Cela peut aller de l'enregistrement des sessions à la manière dont la rediffusion de l'événement sera distribuée et à la manière dont les participants à l'événement pourront entrer dans la session.

Toutes ces décisions doivent être mûrement réfléchies en amont pour diminuer le stress le jour de l'événement virtuel.

Choisissez une date et décidez de la durée

En fonction de votre public et des objectifs de l'événement, la date et l'heure de votre événement peuvent changer d'une entreprise à l'autre. Par exemple, une collecte de fonds à but non lucratif n'aurait normalement pas lieu pendant les heures de travail, et un événement virtuel formaterait probablement leur entreprise de la même manière.

D'autre part, les événements d'entreprise ont le plus souvent lieu en milieu de semaine. Souvent, ils ont lieu le mercredi et parfois le mardi.

Choisissez une plateforme d'événements virtuels

Chaque fois que vous souhaitez choisir une nouvelle plateforme d'événements virtuels, réfléchissez à la façon dont elle s'intègre aux autres programmes utilisés par votre entreprise. Demandez-vous également si la plate-forme virtuelle attirera l' attention des participants à l'événement .

Envisagez d'enregistrer des sessions

Si votre entreprise a une audience mondiale, envisagez de vous adapter à différents fuseaux horaires. Si vous rendez vos sessions enregistrées ouvertes au public, alors toute cette partie de votre public pourra y assister par la suite, ce qui est toujours agréable.

C'est facilement l'un des éléments les plus importants de cette liste de contrôle de planification d'événements virtuels. De nombreux participants à l'événement demandent souvent des enregistrements après l'événement, ce qui augmente encore la reconnaissance de votre marque.

Planifier des activités d'interaction sociale

Avoir un plan spécifique d'interaction sociale et de gamification lors de votre événement est encore plus important lorsque vous souhaitez passer au virtuel.

Souvent, avec les événements en personne, il peut être facile de connecter les participants, mais ce n'est pas le cas avec les événements virtuels. Avec les événements virtuels, vous devez créer des idées pour que vos participants virtuels puissent interagir les uns avec les autres.

Trouver des conférenciers

En tant que l'une des parties les plus importantes de tout événement, les conférenciers sont le principal moyen d'interagir avec votre public.

Cela signifie que vous devrez trouver des conférenciers qui peuvent partager à la fois vos valeurs et les valeurs de vos sponsors et participants. Essayez de trouver des conférenciers experts avec des idées et des idées uniques sur des sujets associés.

Contactez les sponsors

À ce stade, vous devez commencer à rechercher des sponsors potentiels et commencer à créer des packages de parrainage. Assurez-vous de garder l'esprit ouvert face à leurs suggestions et demandes.

N'oubliez pas que les sponsors peuvent être un excellent moyen de générer des revenus à partir de votre événement, alors essayez de trouver des entreprises qui correspondent à votre marque actuelle.

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Faites la promotion de votre événement virtuel

Commencez à informer le monde de votre événement. Il existe de nombreuses stratégies de marketing telles que l'annoncer sur les plateformes de médias sociaux de votre équipe et sur votre site Web.

Vous pouvez également parler à vos conférenciers et sponsors et les amener à l'annoncer sur leurs plateformes de médias sociaux. Pensez à le faire sous la forme d'un hashtag, ce qui peut aider à donner à votre événement une sorte de cohésion.

Vous pouvez également créer un site Web simple pour votre événement. Dans ce document, vous pouvez donner aux participants potentiels des informations sur les prix et où ils peuvent trouver des billets.

Créez votre script d'événement

Ecrivez tout. Écrivez ce qui se passera dans votre événement, quand chaque partie se déroulera et qui en sera responsable. Cela peut être fait facilement dans Google Sheets ou Microsoft Excel, ou tout ce que vous pouvez utiliser pour coordonner avec votre équipe.

Créer un guide du participant

Les participants auront souvent besoin d'aide pour pouvoir tirer le meilleur parti de plates-formes d'événements inconnues. Souvent, les plateformes événementielles ont déjà des guides en ligne, mais sinon, créez les vôtres.

Vous pouvez créer de nombreux styles de guides différents en fonction de votre événement. Si vous avez des jeux ou un thème, le guide peut suivre ce thème. Vous pouvez également inclure des moyens d'interagir en ligne avec d'autres personnes ou répertorier plusieurs sessions à venir.

Configurez des canaux de communication pour votre équipe

Dans la situation idéale, vous devez vous limiter à un seul canal pour vous assurer que des détails ou des messages importants ne seront pas manqués, en particulier pendant l'événement. Quelques bonnes options sont Slack, Whatsapp, les équipes Microsoft, Discord ou un espace privé sur la plateforme d'événements. Tout ce qui fonctionne pour vous.

Planifier des opportunités de réseautage

Le réseautage est au cœur d'un événement, et plus encore pour un événement virtuel. Une grande partie de votre événement virtuel devrait créer des opportunités de réseautage. Celles-ci peuvent prendre la forme de sessions en petits groupes, de forums de discussion et d'activités brise-glace. Tout ce qui améliore votre réseautage améliore votre événement virtuel.

Liste de vérification des événements virtuels : pendant l'événement

Rappels post-événement

Publier des rappels d'événements de plus en plus souvent à mesure que vous vous rapprochez de l'événement peut grandement aider à améliorer la fréquentation. Lorsque vous arrivez à la semaine du, des rappels quotidiens peuvent être appropriés.

Lancez la conversation

Selon la plateforme d'événement que vous avez choisie, vous disposerez de nombreux outils qui peuvent vous aider à créer un environnement amusant et ouvert.

Vous pouvez encourager l'engagement du public à l'aide d'outils de questions-réponses ou en répondant à des questions dans un chat. Si vous en avez la possibilité, vous pouvez même opter pour des rendez-vous individuels.

Organisez les participants en paires ou en petits groupes pour une expérience plus interactive

Avoir des participants en petits groupes peut aider à encourager l'engagement du public. Si les participants peuvent répondre ou agir toutes les cinq à sept minutes, c'est le point idéal.

Les études de Harvard Business Review rapportent qu'une règle de cinq minutes est la plus efficace pour maintenir l'engagement des participants plutôt que des observateurs.

Préparez-vous et réagissez à toute perturbation

En cas de problèmes techniques ou de personnes perturbatrices, préparez plusieurs plans de sauvegarde. Cela peut aller de la modération du contenu à la présence d'un personnel d'assistance technique en ligne et prêt à vous aider.

Lorsque vous ne pouvez pas empêcher une interruption, soyez prêt à en arrêter une.

Capturez les données des participants

L'utilisation des données d'audience peut vous aider à améliorer les futurs événements virtuels et à mieux comprendre vos clients.

En général, les informations utiles proviendront des liens cliqués, du nombre de participants, de la période de fréquentation et des vidéos lues, à titre d'exemples.

Diffusez votre événement au fur et à mesure qu'il se déroule

De nombreuses plateformes d'événements ont des options de streaming prédéfinies. Vous pouvez choisir de diffuser votre événement virtuel sur des plateformes de médias sociaux supplémentaires afin de collecter davantage d'informations utilisables pour les événements futurs.

Vous pouvez même partager les informations avec les conférenciers au milieu de l'événement, ce qui peut s'avérer utile.

Liste de vérification des événements virtuels : après l'événement

Envoyer des sondages aux participants

Envoyez une enquête de satisfaction pour confirmer ce que les participants ont aimé et ce qu'ils n'ont pas aimé. Ensuite, vous pouvez utiliser ces informations pour mieux interagir avec votre public lors de votre prochain événement virtuel.

Assurez-vous également que vos sondages sont courts et agréables. Si une enquête est trop longue, souvent les gens ne resteront pas jusqu'à la fin.

Communiquez avec votre public _

Remerciez votre public pour sa présence. Vous pouvez le faire en envoyant un e-mail ou en utilisant les plateformes de médias sociaux.

Essayez d'envoyer un message peu de temps après l'événement, pendant qu'il est encore frais dans leur esprit. Vous pouvez également inclure une enquête de rétroaction et des informations sur l'endroit où ils peuvent accéder à l'enregistrement de l'événement.

Analysez vos données

Passez en revue les données que vous avez recueillies pendant et après votre événement. Ces données peuvent vous aider à mieux comprendre dans quels domaines vous avez réussi et dans quels domaines vous pouvez vous améliorer. Ensuite, avec ces informations, vous pouvez commencer à travailler sur la réalisation d'un événement encore plus réussi.

Équilibrer le budget

Maintenant que vous avez payé tout le monde, comparez votre budget prévu avec le résultat de l'événement.

À ce stade, vous pouvez calculer le retour sur investissement (ROI) et prendre en compte les revenus directs, les revenus attribués, le pipeline de ventes connecté, tous les avantages de la marque, l'échange de connaissances et toutes les autres informations importantes concernant votre événement.

Partagez des informations sur votre événement

La dernière étape de cette liste de contrôle des événements virtuels : utilisez toutes les photos, vidéos et articles de l'événement.

Vous pouvez les publier sur vos réseaux sociaux pour engager votre public et offrir plus de visibilité aux futurs participants . Vous pouvez même utiliser ces éléments d'événements passés pour une future conférence ou un événement virtuel.

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