Comment créer un contrat de conception Web

Bien que ce ne soit peut-être pas la partie la plus excitante de votre travail en tant que concepteur de sites Web, il est impératif d'avoir un contrat juridiquement contraignant pour vous couvrir, vous et vos clients. Vous voulez vous assurer d'être payé et ils veulent obtenir le travail pour lequel ils vous ont payé. Les contrats de conception Web sont la solution idéale pour s'assurer que les deux parties sont sur la même longueur d'onde concernant l'étendue des travaux, les paiements et les conséquences possibles. Alors, plongeons et décomposons tout ce qui concerne les contrats.

Dans cet article, je couvrirai :

• Qu'est-ce qu'un contrat de conception de sites Web
• Pourquoi avez-vous besoin d'un contrat de conception de sites Web
• Ce qu'il faut inclure dans votre contrat de conception Web
• Trucs et astuces pour le contrat de conception Web
• Bonus : une liste de contrôle du contrat de conception Web

Avertissement : WP Engine n'est pas une équipe de conseillers juridiques et cet article ne doit pas être considéré comme un avis juridique. Consultez toujours un avocat pour vous assurer que votre contrat est juridiquement contraignant afin de vous protéger, vous et votre client !

Qu'est-ce qu'un contrat de conception Web

Un contrat de conception Web est un accord juridiquement contraignant entre vous et un client. Il comprend généralement un aperçu général, une portée claire du projet, des livrables spécifiques, les attentes des deux parties, les normes de paiement et de retard de paiement, les conditions légales, etc.

Maintenant que vous savez ce qu'est un contrat de conception Web, examinons pourquoi vous en avez besoin. Spoiler : Chaque Le concepteur Web devrait avoir un contrat de conception Web, peu importe avec qui vous travaillez.

Pourquoi avez-vous besoin d'un contrat de conception Web

Sortez et demandez à 20 concepteurs de sites Web expérimentés si vous avez besoin d'un contrat et je vous garantis que chacun d'eux dira oui, suivi d'un raisonnement qui inclut, "protection", "poursuites", "être payé", etc.

Je suis sorti et j'ai demandé à Andy Clarke, le créateur du "Contract Killer", ce qu'il pensait d'avoir un contrat de conception de sites Web. Il avait ceci à dire :

« Premièrement, et peut-être le plus important, vous devriez demander à vos clients de signer un contrat chaque fois que vous travaillez avec eux. Peu importe qu'il s'agisse d'un débutant ou que vous ayez travaillé une dizaine de fois avec lui : il est essentiel que vous vous mettiez d'accord sur l'étendue et les modalités du travail. Il a fallu du temps et une ou deux expériences malheureuses pour que j'apprenne que les contrats visent à définir ce que les deux parties doivent faire. ”

Voici cinq autres raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un contrat de conception Web :

1. Définit la portée du projet
2. Donne une date de début et de fin
3. Définit les attentes du flux de travail
4. Définit la procédure de paiement
5. Établit la compétence dans ces situations délicates

Définit la portée du projet

Un contrat de conception Web définit la portée de l'ensemble du projet, qu'il soit court ou long. Il présente tous les livrables et services planifiés et définis pour le projet. Alors qu'une proposition de conception Web décrit quelque peu le projet, souvent la portée du projet peut changer une fois que vous démarrez le projet. Pour cette raison, il est préférable de donner votre meilleure estimation dans votre proposition, mais un contrat doit être précis de bout en bout.

Donne une date de début et de fin

Un contrat de conception Web définit également une date de début, une date de fin et toutes les étapes importantes. La plupart des concepteurs de sites Web s'appuient sur des contrats pour tenir non seulement eux-mêmes, mais aussi leurs clients, responsables des délais. Vous pouvez vous retrouver dans une situation où vous attendez que le contenu d'un client termine son site, ce qui peut repousser la date limite. Voici où vous pouvez utiliser le contrat comme un léger coup de pouce pour qu'ils vous fournissent le contenu ou ils seront facturés pour une dérive de la portée ou des frais de retard.

Définit les attentes du flux de travail

Selon vos clients, ils peuvent comprendre ou non le flux de travail de la conception Web. Il y a plusieurs étapes et processus de révision qui doivent se dérouler tout au long, de sorte que vous en tant que concepteur et eux en tant que client payant sont sur la même longueur d'onde tout au long du processus.

Définit la procédure de paiement

Un contrat est sans doute le meilleur moyen de vous assurer d'être payé. Certains diront peut-être qu'une facture est le meilleur moyen, mais si vous êtes dans ce domaine depuis un certain temps, vous savez que lorsque vous envoyez une facture, les clients ne paient pas toujours tout de suite. Un contrat est juridiquement contraignant, donc si un client ne répond pas à vos e-mails, appels ou factures, vous avez le contrat comme filet de sécurité.

Il est important de noter que votre temps ET vos compétences doivent être protégés, surtout si vous faites tout le travail pour un client et qu'il refuse de payer. Un contrat est la meilleure forme de protection pour vous et votre entreprise.

Établit la compétence dans ces situations délicates

Gérer les conflits avec les clients en tant que concepteur Web est inévitable. Vous pouvez faire toutes les bonnes choses et prendre toutes les bonnes décisions, mais vous pouvez toujours avoir des difficultés à travailler avec un client. Il peut y avoir un moment où les clients ne vous envoient pas les livrables de conception dont vous avez besoin pour créer le site, ce qui prend plus de temps à construire. Ou peut-être qu'un client demande plus de travail qui n'entre pas dans le cadre de ce projet. Un contrat est un document sur lequel vous pouvez vous appuyer et vous référer lorsqu'un client demande plus ou ne retarde pas la fin du projet. Comme toujours, en cas de problème, vous pouvez toujours consulter votre avocat.

Le meilleur raisonnement pour avoir un contrat de conception de sites Web est la responsabilité et la protection des deux parties impliquées. Vous voulez vous assurer que vous êtes payé pour tout le travail que vous faites pour un client et que le client veut le travail pour lequel il vous paie. Un contrat garantit que les deux parties respectent l'étendue du travail, son coût, les paiements supplémentaires à effectuer, etc. Maintenant que nous connaissons les nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez avoir un contrat de conception Web, regardons ce vous devriez inclure.

Ce qu'il faut inclure dans votre contrat de conception Web

La plus grande question que se posent la plupart des concepteurs de sites Web est de savoir ce qu'il faut inclure dans leurs contrats de conception de sites Web. Il y a tellement de sections et de termes différents que vous pouvez inclure, nous avons donc interrogé plus de 1 000 concepteurs de sites Web dans le domaine de la conception de sites Web et leur avons demandé ce qu'ils incluaient dans leurs contrats de conception de sites Web.

Voici quelques sections à inclure dans votre contrat de conception Web :

• Un aperçu
• Étendue des travaux
• Calendrier de paiement
• Accords et responsabilités
• Affaires légales

Un aperçu

Cela peut sembler être une section évidente à inclure dans votre contrat de conception de sites Web, mais il s'agit toujours d'une section importante à ne pas manquer. L'aperçu est souvent la seule chose qu'un client lit attentivement, il est donc important de décrire clairement le projet en quelques paragraphes. Soyez succinct et conservez les détails supplémentaires pour la section suivante : étendue des travaux.

Étendue des travaux

La section sur la portée des travaux décrit chaque produit livrable et service compris dans la portée du projet. Pour l'étendue du travail, assurez-vous qu'il y a une description associée qui indique ce qu'il est, comment il se rapporte au travail et ce qui est attendu de vous et du client.

Dans le rapport The business of web design , nous avons constaté que 92 % des concepteurs de sites Web incluaient la portée des travaux dans leurs contrats de conception de sites Web, alors pensez à ajouter ces éléments dans la portée des travaux :

• Conception
• HTML, JavaScript et CSS
• Graphique
• référencement
• Test du navigateur
• Test mobile
• référencement
• Changements et révisions possibles

Vous ne savez pas comment organiser cette section ? Envisagez de vous organiser en fonction des détails du projet. Vous pouvez avoir une section avec les livrables attendus, les exclusions et les jalons du projet ou organiser de la manière la plus logique pour vous et vos clients.

Calendrier de paiement

La plupart des concepteurs de sites Web savent inclure les détails de paiement, mais vous voulez vous assurer que vous incluez également un calendrier de paiement. Qu'il s'agisse de paiements basés sur des jalons ou sur des dates, décrire et mettre en évidence clairement ce calendrier pour le client vous fera économiser du temps et de l'argent plus tard.

Accords et responsabilités

Cette section est impérative car elle décrit les détails de paiement, les éventuels frais de retard, les livrables en retard, etc. C'est la section à laquelle la plupart des clients devraient prêter attention, souvent ils ne le font pas, et ils demanderont plus tard que plus de travail soit fait en dehors de la portée du travail. Une excellente façon d'organiser cette section consiste à répertorier votre taux et vos estimations, le calendrier des paiements, puis tous les paiements supplémentaires que vous pouvez prévoir.

Le taux, l'estimation et le calendrier de paiement doivent être faciles à répertorier, mais qu'en est-il des éléments supplémentaires ? Supposons que vous créez une boutique de commerce électronique pour un client et que vous devez télécharger un plug-in pour ajouter cette fonctionnalité supplémentaire au site. C'est la section dans laquelle vous souhaitez répertorier vos attentes et vos normes pour des éléments divers comme celui-ci.

Affaires légales

Comme nous l'avons indiqué précédemment, Flywheel n'est pas une équipe d'avocats et nous ne sommes certainement pas les experts en matière juridique d'un contrat. Il y a beaucoup de pièces ici que seul un avocat peut remplir pour vous, alors sachez et comprenez ce que vous voulez inclure dans votre contrat, puis apportez-le à un avocat pour l'approbation finale.

Quatre conseils de contrat de conception Web

Maintenant que vous savez quelles sections inclure, vous êtes peut-être prêt pour des conseils contractuels plus spécifiques. J'ai décrit ce que vous devez faire lors de la création de votre contrat de conception Web afin que vous puissiez créer le meilleur contrat de conception Web pour chacun de vos clients.

Voici quatre conseils pour créer des contrats de conception Web :

• Maintenez la voix de votre marque
• Anticiper la dérive du périmètre
• Protège toi
• Parlez à un avocat

Maintenez la voix de votre marque

Lorsque l'on parle d'échéanciers de paiement, de termes et conditions juridiques et de violation du droit d'auteur, il est facile de tomber dans le piège du jargon juridique. Il peut sembler difficile de faire correspondre la voix de votre marque avec le jargon juridique des contrats, mais de nombreux concepteurs de sites Web maîtrisent cette compétence, et vous aussi !

La clé est de trouver les moments tout au long d'un contrat de conception Web où vous pouvez incorporer la voix de votre marque et quand l'éteindre et vous concentrer sur le discours juridique. Disons que la voix de votre marque penche du côté de la fantaisie. Vous ne voudriez probablement pas ajouter de points d'exclamation ou de formulation fantaisiste lorsque vous parlez de frais de mise à mort ou de retards de paiement. En parlant d'insérer votre propre voix, Andy l'a dit le mieux :

« Faites vôtre le contrat. C'est formidable que les gens aiment tellement Contract Killer qu'ils l'utilisent tout de suite, mais votre contrat devrait être dans votre voix, pas la mienne. Utilisez la rédaction d'un contrat comme une opportunité de mettre votre personnalité dans vos documents. Il n'y a aucune raison pour qu'un contrat ne soit pas drôle et agréable à lire. Après tout, vous voulez que quelqu'un le signe.

Il existe deux excellents endroits pour inclure la voix et le ton de votre marque : la vue d'ensemble et même dans certaines sections de la portée des travaux. Entrelacez votre marque, les parties juridiques du contrat et le ton de votre client en un seul pour créer le contrat de conception Web personnalisé parfait. « Prenez le temps d'adapter un contrat à un client et à un projet en particulier, et assurez-vous d'avoir défini tout ce que vous ferez pour eux. Si vous obtenez un indice d'un problème potentiel - par exemple, qu'ils utilisent personnellement un ancien navigateur ou appareil - écrivez sur la façon dont vous allez gérer cela dans votre contrat », a déclaré Andy.

Anticiper le fluage de la portée

Le fluage de la portée est un défi auquel la plupart des concepteurs de sites Web sont confrontés aujourd'hui. En fait, nous avons constaté dans The business of web design que plus de 50 % des concepteurs de sites Web facturent la dérive de la portée. En anticipant les processus qui sont souvent bloqués ou qui subissent une dérive de la portée, vous pouvez définir des directives strictes à ce sujet pour que vous et votre client soyez responsables.

Parlez à un avocat

Faites de votre mieux pour savoir ce que vous voulez inclure dans votre contrat et demandez toujours, toujours, toujours un examen par un avocat avant de l'envoyer à un client. Il vaut mieux prévenir que guérir!

Protège toi

En plus de parler à un avocat pour vous assurer que votre contrat est juridiquement contraignant, il existe d'autres moyens de vous protéger dans le cadre de votre contrat. Andy m'a dit que « de nombreux clients savent peu de choses sur ce qui est attendu ou impliqué dans un projet Web réussi. Ils ont peut-être eu une mauvaise expérience antérieure, donc même s'ils ne le disent pas tout de suite, ils comptent sur vous pour leur montrer comment c'est fait. Votre contrat est un excellent point de départ pour leur montrer comment vous faites des affaires. »

Un élément que les concepteurs de sites Web oublient souvent et qui constitue un moyen simple de se protéger est d'inclure une clause de propriété du droit d'auteur. « C'est une clause équitable conçue pour empêcher un client d'utiliser et de réutiliser le travail pour d'autres projets sans accord. Cela signifie que si vous concevez une boutique de commerce électronique pour eux, ils ne peuvent pas lancer un deuxième site en utilisant le même design. »

Voici un exemple de la clause de propriété du droit d'auteur, tirée du Contract Killer :

Les clients annulent également (comme vous l'avez probablement constaté !) des projets, quelle que soit l'étape du processus de conception dans laquelle vous vous trouvez. Si cela ne vous est pas encore arrivé, il y a une chance que cela se produise ! Inclure un kill fee dans votre contrat. Un kill fee est une commission qui est facturée à votre client lorsqu'un projet est annulé ou "tué". Cela garantit que peu importe à quel point vous êtes dans un projet, vous avez la possibilité d'être payé si le client a signé le contrat.

Conclusion

Chaque concepteur de sites Web devrait avoir un contrat juridiquement contraignant pour vous couvrir, vous et vos clients, et pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d'onde concernant l'étendue du travail, les paiements et les conséquences possibles. Consultez toujours un avocat avant d'envoyer un contrat de conception de sites Web à un client afin de vous protéger et de consacrer plus de temps au travail qui compte vraiment. Sur ce, je vous laisse avec quelques mots d'adieu de notre ami Andy avant de partir créer le contrat de vos rêves :

« Les contrats sont souvent déroutants ou illisibles. Être au mieux obscur ou au pire intentionnellement trompeur est précisément le nombre de personnes qui voient les contrats. C'est probablement parce que les contrats qu'on nous demande si souvent de signer ont été rédigés dans un langage que la plupart d'entre nous ne connaissent pas. Vous pourriez penser que les contrats doivent être rédigés de cette façon, mais ce n'est pas le cas.

Les contrats peuvent être rédigés dans n'importe quel style, dans un langage aussi formel ou informel que vous. Utilisez votre contrat pour donner le ton à la relation avec vos clients. Bien sûr, vous devrez couvrir tous les problèmes, mais il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas le faire tout en étant vous-même.