Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise et comment en créer un

Publié: 2022-09-10

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il y a tellement d'informations nécessaires pour que tout fonctionne. Au fur et à mesure que votre organisation se développe, ces informations s'accumulent souvent et sont dispersées dans les services, les bureaux ou même le stockage. Cela rend difficile l'accès rapide et le partage interdépartemental, gaspillant des heures de travail et entravant la productivité.

En fait, les employés passent en moyenne 9,3 heures par semaine à rechercher des informations, ce qui représente 20 % du temps total d'un membre de l'équipe. La productivité suivie montrera également une tendance à la baisse à mesure que la complexité de l'information augmente.

Et si vous disposiez de toutes ces informations dans un endroit centralisé, auquel chaque membre autorisé de l'équipe pourrait accéder d'un simple clic sur un bouton de son ordinateur ou de son téléphone ? C'est ce qu'est un wiki d'entreprise.

En un mot, un wiki d'entreprise, également appelé wiki d'entreprise, wiki d'entreprise ou wiki d'entreprise, est un référentiel centralisé d'informations importantes sur l'entreprise et pertinentes pour les membres de l'équipe. Il s'agit d'un outil de gestion des connaissances qui fournit des informations sur les processus métier, la culture organisationnelle et d'autres informations pertinentes pour les employés, les managers, les associés et les dirigeants d'entreprise. Un wiki d'entreprise est un endroit pour capturer des informations, organiser, apprendre, collaborer ou mettre à jour si nécessaire.

Lisez la suite pour comprendre en détail pourquoi un wiki est important pour votre entreprise et, surtout, comment en créer un.

Pourquoi un wiki d'entreprise est-il important ?

Un wiki d'entreprise permet aux employés d'accéder rapidement aux informations pertinentes sur l'entreprise. C'est un excellent moyen d'informer les nouveaux membres de l'équipe sur les politiques, les procédures et la culture de l'entreprise. Pour les employés établis, c'est le référentiel central, la FAQ et même la base de données de dépannage pour tout ce qui contribue au succès opérationnel.

Un wiki est pratique car vous pouvez suivre rapidement les modifications et les mises à jour en vous assurant que tout est à jour. Si vous avez des informations pertinentes pour toute votre équipe mais pas nécessairement pour les clients, un wiki est un excellent endroit pour les mettre afin que tout le monde puisse y accéder.

Pour une grande entreprise, il y a de fortes chances qu'aucune équipe ne sache comment l'autre travaille ou pourquoi elle effectue certaines tâches. Un wiki permet à tous les membres et départements d'expliquer leurs rôles et processus dans leurs propres mots, afin que tout le monde dans l'entreprise puisse voir et comprendre. De plus, lorsque vient le temps de collaborer, un wiki d'entreprise permet aux équipes de travailler plus facilement ensemble, augmentant ainsi la productivité des membres.

Lorsque les informations sur l'entreprise sont centralisées dans un wiki d'entreprise et rendues accessibles aux groupes concernés, cela facilite le travail des employés, des responsables, des équipes juridiques et des dirigeants d'entreprise.

Quoi inclure dans un wiki d'entreprise

Un wiki d'entreprise est une encyclopédie interne pour l'entreprise. Cela signifie que vous pouvez inclure presque tout ce que vous jugez pertinent pour vos équipes, en particulier des informations utiles qui leur permettent de comprendre la marque, les processus et la culture de l'entreprise. Vous pouvez inclure les éléments suivants dans un wiki d'entreprise :

Histoire de l'entreprise
Les conflits d'intérêts
Informations de contact
Culture d'entreprise
Manuel/guide du membre de l'équipe
Événements d'entreprise
Rapports financiers
Information légale
rapports de stratégie marketing
Développement de produits, historique, tests, utilisation, conception et fonctionnalités
Gestion des risques
Procédures d'utilisation normalisées
Stratégie
Mission et vision

N'oubliez pas que vous ne devez inclure que des informations pertinentes et utiles pour votre équipe. C'est pourquoi il est essentiel d'impliquer les employés dans la création du wiki. Vous pouvez également inclure des photographies, des vidéos et des hyperliens provenant d'autres sites Web qui sont pertinents pour votre contenu.

Qui peut créer un wiki d'entreprise ?

Si vous décidez de créer le wiki de votre entreprise, il est préférable d'embaucher des professionnels de l'informatique d'une société de développement de logiciels réputée. Les professionnels de l'informatique ont les compétences nécessaires pour créer un système avec suffisamment de stockage, un accès facile et une navigation.

Cependant, en ce qui concerne le contenu du wiki, tout le monde dans l'entreprise joue un rôle essentiel dans le remplissage des pages du wiki afin qu'il soit une ressource complète et utile.

Comment créer un wiki d'entreprise

Créer un wiki d'entreprise est très facile lorsque vous savez exactement ce que vous voulez. Suivez les étapes suivantes lors de la création du wiki de votre entreprise.

Identifier les objectifs du Wiki

Le rôle central d'un wiki est de résoudre les problèmes fréquents au sein des processus organisationnels. Les membres de l'équipe peuvent accéder à des informations qui simplifient leurs tâches ou améliorent leur capacité d'exécution.

Pour cette raison, vous devez définir vos objectifs pour la création de votre wiki d'entreprise afin que tous ceux qui y ont accès puissent atteindre vos objectifs. Vos objectifs peuvent être :

Recrutement et intégration d'une nouvelle équipe
Avoir une source centrale d'information
Préparer la communication des clients, comme les vidéos et l'audio
Garder un registre des projets terminés pour référence future
Communiquer les mises à jour des processus avec l'équipe

Avant de choisir le meilleur logiciel, intégrez tous les autres objectifs personnels que vous souhaitez que le wiki atteigne.

Choisissez le bon logiciel

Lors de la sélection du logiciel idéal, vous devez convenir avec votre équipe interne des fonctionnalités dont vous aurez besoin dans le wiki interne. Tenez compte des éléments suivants :

Autorisation d'accès pour décider qui peut voir le contenu
Relier les pages wiki en fonction de leur pertinence pour améliorer la navigation.
Fusion avec d'autres outils précieux dans les systèmes de l'entreprise
Modifiable même par des utilisateurs non techniques en temps réel
Une fonction de recherche simple, fiable et instantanée

Utiliser un modèle Wiki

La plupart des logiciels wiki sont livrés avec des modèles de page. Cependant, vous pouvez personnaliser votre modèle en fonction de la marque de votre entreprise. Une fois que votre wiki est prêt pour le formatage, personnalisez les modèles en supprimant le contenu déjà rempli pour ajouter votre contenu personnalisé. Vous pouvez modifier la couleur, l'arrière-plan et la police en fonction de vos spécifications et de vos objectifs.

Identifier les principaux contributeurs

Utilisez un éditeur en ligne pour ajouter toutes les informations requises. Vous pouvez également importer des données existantes à partir de vos fichiers internes. Un bon wiki interne prend en charge toutes les formes de médias, des vidéos, de l'audio, des images et des scripts. Vous pouvez également engager des rédacteurs et des éditeurs professionnels pour ajouter plus d'informations à votre wiki. N'oubliez pas que le format doit s'adapter à l'évolution des processus métier, car des modifications seront nécessaires à différentes étapes pour capturer ces changements.

Invitez votre équipe et configurez les droits d'accès

La collaboration est l'un des principaux mérites d'un wiki, alors ne faites pas tout par vous-même. Au lieu de cela, planifiez une réunion avec votre équipe pour contribuer et donner votre avis. Il y a toujours quelque chose que vous pouvez modifier pour l'améliorer.

Les informations doivent être sécurisées ; par conséquent, définir des autorisations d'accès à certains membres pour des pages spécifiques du wiki est la voie à suivre. Avant de décider quels membres accorder l'accès à quelles pages, tenez compte des points suivants :

Qui a besoin de modifier le contenu sur le wiki ?
Qui s'occupe de la configuration du compte et de la facturation ?
Voulez-vous que l'information soit partageable avec tout le monde ?

De plus, rencontrer votre équipe est un excellent moyen de lancer le wiki en tant que nouveau logiciel dans l'entreprise. La conférence est cruciale car vous pouvez :

Expliquez la structure et la logique derrière votre wiki
Montrez aux membres de l'équipe comment fonctionne le wiki
Fournir toute clarification concernant le contenu du wiki
S'assurer que tout le monde est psychologiquement d'accord avec le nouveau logiciel

Conclusion

Un wiki d'entreprise est nécessaire pour toute entreprise ou entreprise. Vous pouvez simplifier les processus d'entretien et d'intégration et augmenter la productivité, les connaissances et les efforts de collaboration des membres de l'équipe. Dans l'ensemble, cela permet d'économiser du temps et des ressources.