Qu'est-ce que le Hot Desking ? (Et est-ce bon pour votre bureau ?)

Imaginez que vous vous réveillez le matin, que vous vous préparez pour le travail et que vous arrivez au bureau, pour constater que… il n'y a pas de siège pour vous. Ou peut-être que vous vous mettez au travail et — surprise ! – ce bureau d'angle spacieux avec une vue magnifique est disponible et vous pouvez y travailler toute la journée. Avec le hot desking, les deux scénarios sont possibles. Dans cet article, nous allons parler de ce type d'espace de travail flexible et pourquoi il peut ou non convenir à votre entreprise.

Qu'est-ce que le Hot Desking ?

Le hot desking est une tendance d'espace de travail flexible dans laquelle les employés s'accrochent à n'importe quel bureau ou poste de travail disponible lorsqu'ils arrivent au bureau. Il s'agit d'une alternative à un bureau permanent assigné, comme c'est le cas dans de nombreux bureaux traditionnels. Avec le hot desking, personne ne peut revendiquer en permanence une chaise, un bureau ou une table. Lorsqu'un travailleur arrive au bureau, il choisit où s'asseoir en fonction de ce qui est ouvert. Au fur et à mesure que les gens entrent et sortent du bureau, les arrangements changeront également. Le partage de bureau est similaire à un repas dans un restaurant. Les gens s'assoient là où il y a de la disponibilité, et cela change à mesure que les convives - c'est-à-dire les travailleurs - arrivent et partent.

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Réservation de salle de réunion

Alors que les gens utilisent les termes "hot desking" et "desk hoteling" de manière interchangeable, ils ont une différence majeure. Avec le bureau partagé, les travailleurs saisissent n'importe quel espace de travail disponible (s'il y en a un). Avec l'hôtellerie de bureau, les employés réservent des postes de travail à l'avance, comme pour réserver une chambre d'hôtel (d'où le nom). Les deux méthodes ont des sièges disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi. Cependant, le hot desking est beaucoup plus lâche que l'hôtellerie de bureau car il n'y a pas de système de réservation.

La réservation de salles de réunion est également différente du hot desking et de l'hôtellerie de bureau, bien qu'elles partagent des similitudes. La réservation de salles de réunion est normale dans les espaces de bureau traditionnels et flexibles. Les groupes réservent à l'avance des espaces partagés, tels que des salles de conférence ou des salons. De cette façon, ils disposent d'un espace dédié à la collaboration, séparé du reste du bureau. Même dans un bureau avec des bureaux partagés, c'est une bonne idée d'avoir un système séparé pour réserver des espaces collaboratifs. Certains logiciels permettent à la fois l'hôtellerie de bureau et la réservation de salles de réunion.

Pour quel type de lieu de travail le Hot Desking est-il le meilleur ?

Certaines entreprises préfèrent le bureau partagé, mais dans d'autres, c'est une recette pour des employés mécontents et une faible productivité. Le système a tendance à bien fonctionner dans deux cas. La première est que si vous dirigez une petite entreprise avec un nombre limité de personnes qui travaillent toutes dans le même domaine de toute façon, le partage des postes ne perturbera pas ce cadre. La seconde est si la plupart de vos employés ne sont parfois qu'au bureau et ont besoin d'un espace de bureau à court préavis. Peut-être qu'ils viennent entre les réunions de vente sur le terrain ou lorsqu'ils ont besoin d'accéder à l'équipement qu'ils n'ont pas à la maison. Dans ce cas, le hot desking a plus de sens que d'avoir rarement utilisé des bureaux dédiés.

Pour déterminer si le bureau partagé est la meilleure solution pour votre lieu de travail, tenez compte des points suivants :

• Employés au bureau : Y a-t-il beaucoup d'employés au bureau au quotidien ? Si vous avez très peu d'employés qui travaillent régulièrement à l'extérieur du bureau, il peut être difficile de s'assurer que chacun peut trouver un siège qui lui convient.
• Aménagement du bureau : de quel type d'espace dispose le bureau ? Pouvez-vous désigner certaines sections comme des zones calmes ou des espaces de réunion collaboratifs ? Les employés et le service auront-ils les types d'espaces dont ils ont besoin ?
• Emplacement du bureau : est-il difficile pour les employés de se rendre au travail et d'en revenir ? Par exemple, s'ils doivent prendre le métro tous les jours, transporter beaucoup de matériel de travail peut être un problème.
• Sécurité : Vos employés traitent-ils des informations hautement sensibles ? Le bureau partagé n'offrira probablement pas les arrangements de sièges privés et fiables nécessaires.

En général, si la plupart des membres de votre équipe ont besoin de la structure d'un bureau traditionnel ou s'ils doivent régulièrement s'asseoir à côté de certains travailleurs à des fins de collaboration, le partage des postes n'est pas la bonne option. Si vous souhaitez toujours un lieu de travail hybride, un système de réservation peut être une alternative intelligente. Consultez notre article sur la façon dont l'hôtellerie de bureau peut améliorer votre espace de travail de bureau.

Avantages et inconvénients du Hot Desking

Le bureau partagé a ses hauts et ses bas. C'est excellent dans les lieux de travail modernes où les employés aiment les horaires flexibles et les espaces de travail hybrides. D'un autre côté, les bureaux ou les entreprises plus traditionnels qui ont besoin de tout le monde au bureau tout le temps ne s'en sortent pas aussi bien avec le hot desking. Plongeons dans les avantages et les inconvénients pour examiner les deux côtés.

Pour : Collaboration, socialisation et innovation

Lorsque des employés ou des services qui ne travaillent pas ensemble normalement doivent collaborer sur un projet, il est plus facile de s'asseoir les uns à côté des autres et chacun peut choisir son bureau. Ensuite, à mesure que les projets se terminent, les travailleurs peuvent se disperser. De plus, comme les postes de travail changent quotidiennement, les employés se retrouvent à proximité de collègues avec lesquels ils n'ont normalement pas l'occasion de s'engager. Cela peut établir et renforcer les relations de travail, promouvoir la collaboration et développer la coopération à l'échelle de l'entreprise.

Que les employés trouvent que le partage des postes limite ou libère dépend vraiment de l'individu et du type de travail qu'il effectue. Là où certains peuvent se sentir étouffés par le changement de poste de travail, d'autres peuvent puiser dans la créativité et l'innovation. Et si ces employés s'épanouissent dans la collaboration, ils pourraient être encore plus motivés en s'asseyant chaque jour à côté de nouvelles personnes. Si vous dirigez une entreprise créative avec des employés qui ont tendance à beaucoup se déplacer de toute façon et qui ne voient leur bureau que comme une surface sur laquelle s'appuyer, le partage des postes de travail pourrait aider à libérer leur imagination.

Ce degré d'autonomie est excellent pour le développement des employés et peut aider les employés à sentir que leur employeur leur fait confiance. En supprimant le besoin de microgérer où tout le monde est assis, il y a plus d'autorité donnée à l'employé. Pour certains membres de l'équipe, le fait d'avoir des responsabilités supplémentaires instille la fierté de leur travail et les encourage à s'approprier davantage leur travail.

Inconvénients : manque de stabilité, de hiérarchie et de personnalisation

Les travailleurs plus âgés ou toute personne habituée à une configuration traditionnelle peuvent ne pas aimer l'instabilité du bureau partagé. Ne pas savoir où vous serez assis chaque jour ou si vous trouverez un siège peut être anxiogène. Et c'est particulièrement difficile lorsque des équipements tels que des ordinateurs portables doivent être transportés vers et depuis le travail si l'employé n'est pas déjà habitué à le faire. De plus, le hot desking signifie que les employés ne peuvent pas personnaliser leur espace ou optimiser leur environnement de travail pour les aider à rester concentrés.

Dans le pire des cas, tout cela indique aux employés qu'ils ne comptent pas. Certains travailleurs peuvent penser que s'ils étaient importants pour l'entreprise, ils auraient au moins un endroit où faire leur travail. Le bureau partagé peut également avoir un impact sur la hiérarchie du bureau, comme si un superviseur ou un employé de 20 ans doit s'asseoir près d'un groupe de nouvelles recrues ou a une configuration de bureau pire que celle d'une personne dont il est responsable.

De plus, un manque de stabilité entraîne un autre gros problème : les germes. Avec autant de partages et d'échanges de postes de travail, les germes se déplacent forcément plus que si chacun avait son propre bureau. Cela signifie que les employés doivent faire preuve de plus de diligence pour garder leur station propre afin de protéger la prochaine personne qui l'utilisera. Avoir une équipe de nettoyage qui désinfectera les bureaux chaque nuit est utile. Mais le partage des postes signifie que plusieurs personnes peuvent utiliser le même bureau tout au long de la journée au fur et à mesure que les équipes changent. Les postes de travail doivent être nettoyés à chaque fois que cela se produit.

Pour : une meilleure organisation de l'espace de travail

Le fait que les employés ne puissent pas équiper leurs bureaux d'objets personnels signifie que chaque espace de travail restera minimal, désencombré et organisé. Cela donne une belle apparence dans l'ensemble, et vous n'avez pas à vous soucier du désordre ou de la saleté de certains bureaux. Pour certains, cela peut en fait encourager la créativité plutôt que de la diminuer - certaines personnes sont capables de penser plus clairement lorsqu'il y a moins de distractions. De plus, bien que les germes soient une préoccupation, comme nous l'avons vu ci-dessus, avoir des bureaux plus propres peut faciliter le nettoyage. Lorsqu'il y a moins d'articles à contourner, vous pouvez désinfecter et stériliser les endroits difficiles d'accès.

Inconvénient : temps perdu

Se présenter au travail sans savoir quels bureaux sont disponibles et où il sera confortable de travailler peut devenir une perte de temps. Trouver un espace disponible, se situer, puis s'acclimater à l'environnement ronge le temps de travail. Si un bureau n'est pas disponible, cela limite encore plus la productivité. Et plus l'employé arrive tard au travail, plus il y a de chances que tous les bureaux (ou tous les bons) soient réclamés. Ensuite, l'employé doit soit attendre qu'un soit libéré, soit rentrer chez lui ou dans un autre environnement de travail pour commencer la journée.

Voici une autre raison pour laquelle le partage des postes peut entraîner une perte de temps : il est difficile de trouver les collègues dont vous avez besoin. Qu'il s'agisse d'une personne à qui vous parlez régulièrement de problèmes de travail ou d'un expert avec qui vous devez parler pour une question plus importante, ne pas savoir où se trouve quelqu'un devient délicat. Dans le même ordre d'idées, réunir un département pour une réunion rapide de deux minutes peut prendre beaucoup plus de temps lorsque tout le monde est dispersé. Les employés peuvent également se retrouver avec une faible productivité s'ils ne peuvent pas se concentrer en raison de l'endroit où ils sont assis. Par exemple, un travailleur qui doit se concentrer sur un projet important sera confronté à des distractions s'il est à côté de quelqu'un qui doit passer des appels commerciaux toute la journée.

Avantage : Économies de coûts

Le bureau partagé est rentable pour les entreprises car il n'y a pas d'espace excédentaire. Dans un bureau où une partie de l'équipe voyage ou travaille régulièrement à distance, moins de bureaux sont nécessaires dans l'ensemble. En limitant l'espace nécessaire pour les bureaux et en utilisant mieux l'espace restant, les coûts immobiliers peuvent être réduits. Il existe également une option pour partager un espace de travail avec une autre entreprise. Vous pouvez créer un espace de coworking qui utilise des bureaux partagés, réduisant davantage les coûts et partageant les dépenses pour gérer un bureau.

Inconvénient : Logistique technologique

Lorsque les employés ont des bureaux assignés, tout ce dont ils ont besoin pour faire le travail est déjà configuré pour eux, sans équipement superflu qu'ils n'utilisent pas. Avec le bureau partagé, cependant, la logistique technologique peut devenir déroutante et il y a beaucoup à penser. Par exemple, chaque bureau doit-il avoir son propre PC, ou avez-vous simplement besoin d'un endroit où l'employé peut brancher son ordinateur portable ? Et est-ce que chacun apporte son propre ordinateur portable ou doit-il en apporter un fourni par l'entreprise ? Est-il même possible pour chaque personne de transporter son ordinateur portable vers et depuis le travail tous les jours, en tenant compte des besoins particuliers ?

Réflexions finales sur le partage de bureau

Savoir comment vos employés fonctionnent le mieux signifie des travailleurs plus heureux et une productivité plus élevée. Mais sauter sur une tendance de bureau pour une mode n'est pas une approche avisée. Le hot desking est destiné à certains types d'entreprises et d'employés, et c'est à vous de décider si c'est un choix judicieux. Alternativement, vous pourriez avoir un bureau hybride qui a des bureaux permanents ainsi qu'un espace pour des bureaux partagés. Ou, vous pouvez vous appuyer sur un système de réservation plus structuré avec un hôtel de bureau.

Pendant que vous réfléchissez à ce qui convient le mieux à votre équipe, consultez notre article sur la façon de donner à vos employés les moyens d'atteindre leur plein potentiel.

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