Quand, comment et pourquoi utiliser des factures pro forma dans WooCommerce

Les documents sont utiles dans les affaires en ligne car ils peuvent fournir des informations, demander des paiements, établir des relations et fournir une protection juridique. Les factures proforma dans WooCommerce diffèrent des autres factures WooCommerce de plusieurs manières.

Entrons pour en savoir plus sur les factures pro forma dans WooCommerce.

Les factures proforma sont souvent utilisées pour solliciter le paiement de clients engagés avant la livraison de produits ou de services. Ce document contient des informations sur les articles, le montant du paiement et d'autres détails transactionnels.

Il s'agit essentiellement d'un accord conclu de "bonne foi" entre vous (le vendeur) et un client afin qu'ils sachent tous les deux à quoi s'attendre.

Par exemple, à l'aide de factures proforma, vous pouvez proposer les détails de la transaction à venir pour vous assurer que le financement est organisé avant de fabriquer des biens ou de fournir des services.

En outre, il sert d'accord entre l'acheteur et le vendeur selon lequel aucune des parties ne s'engage à vendre/acheter les biens ou services requis à ce moment. Les vendeurs peuvent se reposer confortablement en sachant que l'acheteur terminera la commande et paiera une fois la facture de vente finale remise. Les acheteurs sont également protégés contre tout supplément/surcoût imprévu par le vendeur.

Il est également important pour le commerce international car il fournit toutes les informations nécessaires au dédouanement.

La chose importante à comprendre est qu'une facture proforma dans WooCommerce est généralement fournie à un client ou à un client après qu'il s'est engagé à acheter auprès de vous, mais ne peut pas recevoir de facture officielle car les derniers détails doivent encore être confirmés. Vous livrez les marchandises et émettez une facture officielle une fois que le client a tout accepté.

Les vendeurs internationaux en font également un grand usage. Les exigences douanières dans les ports du monde entier exigent que les informations sur les marchandises expédiées soient facilement accessibles et visibles. Pour assurer un dédouanement rapide, les factures pro forma sont utiles pour partager des faits tels que le poids, la valeur, les taxes, les frais d'expédition, les frais de livraison, etc.

Les factures pro forma facilitent le processus de vente. Votre client accepte le prix sur la facture pro forma, et vous livrez ensuite les produits. Le contrat est à sens unique, il n'y a donc pas de négociations aller-retour une fois que vous avez terminé votre moitié.

Les avantages d'une facture pro forma incluent :

• Le terme « transparence » fait référence à la spécification de toutes les conditions convenues, telles que la date de livraison, le prix, la quantité, etc.
• Il peut servir à la fois de bon de commande et de devis. Les acheteurs peuvent l'exiger pour l'approbation d'achat interne.
• Ils ne représentent pas une demande ou une demande de paiement. Les factures pro forma sont un arrangement « de bonne foi » qui informe votre client de ce à quoi il peut s'attendre.
• Certaines entreprises exigent des factures pro forma dans le cadre de leur procédure interne d'approbation des achats.

Une facture proforma est assez similaire à une facture de vente finale et contient les mêmes informations. Il est possible de créer à l'aide de WooCommerce des factures PDF, des bons de livraison, des bons de livraison et des étiquettes d'expédition par WebToffee.

L'objectif principal d'une facture proforma est de montrer à votre client les détails de la transaction proposée. En tant que tel, il doit contenir les mêmes informations que la facture finale.

Inclure les détails suivants :

• Le numéro de facture unique
• Le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise
• Le nom et l'adresse de votre client
• Date d'émission et date d'échéance
• Description des biens
• Conditions de transport
• Conditions de vente
• Taxes applicables le cas échéant
• Frais de port s'il y a lieu
• Numéro de facture proforma le cas échéant

Contrairement à la facture de vente finale, le proforma doit inclure les informations suivantes :

Le mot « facture pro forma » indique à votre client qu'il ne s'agit pas d'une facture de vente ou de taxe.

Tout d'abord, vous devez acheter, installer et activer la version premium du plugin dans votre boutique WooCommerce.

Depuis le tableau de bord WordPress, allez dans Factures/Emballage > Facture pro forma

Ici, dans les paramètres généraux, vous pouvez configurer le paramètre de base pour une facture proforma.

Date de facture pro forma – Vous pouvez sélectionner soit la date de commande, soit la date de création de la facture pro forma.

Générer une facture pro forma pour les statuts de commande - Génère uniquement des factures pro forma pour certains statuts de commande. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez sélectionner plusieurs statuts de commande en conséquence.

Joindre une facture pro forma au format PDF dans un e-mail : autorisez l'e-mail de commande à inclure une version PDF du modèle de facture pro forma actuellement actif.

Activer l'option Imprimer la facture pro forma pour les clients : vous permet d'afficher un bouton d'impression de la facture pro forma à vos clients dans l'e-mail de commande.

Pied de page personnalisé pour la facture pro forma : dans la section de texte, saisissez un pied de page personnalisé pour la facture pro forma. Si ce champ est laissé vide, le pied de page par défaut des paramètres généraux sera chargé.

Notes spéciales : Dans le champ de texte fourni, fournissez toutes les notes pertinentes qui devraient être incluses dans la facture proforma.

Afficher la colonne de taxe individuelle dans le tableau des produits : permet de classer différentes taxes dans des colonnes distinctes.

Après les modifications nécessaires, cliquez sur le bouton Mettre à jour les paramètres .

Vous pouvez créer un numéro de facture pro forma personnalisé à l'aide d'un préfixe/suffixe/série de chiffres, ou vous pouvez refléter le numéro de commande en tant que numéro de facture pro forma.

Format du numéro de facture proforma : fournissez le format dans lequel la facture proforma doit être générée. Par exemple : [préfixe][numéro][suffixe]

Utiliser le numéro de commande comme numéro de facture pro forma : Pour utiliser le numéro de commande comme numéro de facture pro forma, sélectionnez Oui. Si vous souhaitez générer un numéro de facture pro forma unique, sélectionnez Non et renseignez les informations requises dans les zones peuplées. Les champs sont remplis automatiquement en fonction du format de nombre qui a été précédemment spécifié.

Numéro de début de la facture : Dans la zone prévue, entrez le numéro de début de la facture proforma nécessaire.

Longueur de la facture pro forma : cette valeur représente la longueur totale du numéro de facture pro forma. Si le numéro de facture proforma résultant est plus court que la longueur spécifiée, il sera complété par '0'.

Après les mises à jour nécessaires, cliquez sur le bouton Mettre à jour pour refléter les mises à jour dans votre facture proforma finale.

Vous pouvez modifier la facture proforma à l'aide des modèles intégrés et les adapter pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Vous pouvez apporter les modifications en basculant le bouton sur le côté gauche de l'onglet de personnalisation.

Il est également possible de créer un nouveau modèle de facture proforma en cliquant sur l'option Créer un nouveau modèle sous l'onglet de personnalisation.

Vous pouvez choisir l'une des 3 options de modèle différentes dans la boîte contextuelle qui apparaît.

Apportez les modifications nécessaires à la mise en page et enregistrez-la.

Après avoir enregistré, activez le modèle pour l'utiliser ultérieurement pour votre facture proforma.

Une facture proforma dans WooCommerce est un document important car elle permet des transactions commerciales efficaces lors de l'acquisition de biens/services. Il contribue à plus de transparence entre acheteurs et vendeurs. De plus, ce n'est pas seulement un bon outil de négociation et nécessaire pour l'expédition mondiale ; il contribue également au développement de relations plus solides entre acheteurs et vendeurs.

J'espère que vous avez trouvé cet article utile pour vous guider dans la bonne direction.

Vous pourriez également être intéressé par la lecture de notre article sur les composants requis pour une facture ainsi que sur la façon de créer une facture PDF.