6 Tips untuk Menepati Tenggat Waktu Anda di Tempat Kerja

Kita semua pernah mendengar pepatah, "Bukan berapa lama, tapi seberapa baik." Meskipun kedengarannya lucu, itu tidak sepenuhnya benar dalam konteks pekerjaan. Setiap tujuan, proyek, dan tugas diukur dengan waktu. Faktanya, T dalamtujuan SMART terikat waktu.Jadi, tidak masalah seberapa baik Anda melakukan suatu tugas; jika Anda melewatkan tenggat waktu, Anda belum mencapai tujuan Anda.

Inilah yang terjadi ketika Anda tidak memenuhi tenggat waktu. Anda menjadi frustrasi – Anda memiliki semua jawaban tetapi Anda terlambat menyampaikannya, sehingga Anda tidak mendapatkan kredit yang sesuai. Anda kehilangan klien. Anda menghabiskan uang perusahaan Anda. Anda mengembangkan reputasi buruk. Dan Anda akhirnya kehilangan pekerjaan – tidak ada yang mau menanggung kewajiban.

Kedengarannya tidak adil, bukan? Tapi itu adalah apa adanya. Anda tidak sepintar yang Anda pikirkan jika Anda tidak mengikuti waktu. Semua kerja keras Anda sia-sia dan tidak ada yang melihat kecemerlangan Anda.

Namun, Anda dapat mengubahnya sekarang. Burung itu ada di tangan Anda – hidup atau mati terserah Anda. Anda dapat memilih untuk menjadi lebih bersungguh-sungguh dalam memenuhi tenggat waktu dan bahkan tetap berada di depan mereka. Kiat di sini akan membuat Anda berada di jalur yang benar.

3 Alasan utama mengapa karyawan tidak memenuhi tenggat waktu

Seorang pria pernah melihat rumput liar di kebunnya. Dengan marah, dia mengeluarkan gunting kebunnya dan memotongnya. Dia tersenyum puas atas kerja kerasnya dan kembali ke rumah. Keesokan harinya, rumput liar itu kembali. Dia terus memotongnya sampai dia menyadari bahwa dia harus mencabut rumput liar itu untuk mendapatkan hasil yang permanen.

Demikian juga, jika Anda tidak sampai pada akar dari apa yang membuat Anda melewatkan tenggat waktu, Anda hanya akan memangkas gulma. Berikut ini adalah tiga alasan umum orang melewatkan tenggat waktu di tempat kerja. Lihat apakah milikmu ada di sana.

• Komunikasi yang buruk

Tanpa komunikasi yang jelas tentang penyampaian tugas, memenuhi tenggat waktu mungkin menjadi masalah. Misalnya, jika seorang atasan memberikan tugas kepada bawahannya dan berkata, "Siapkan minggu depan," itu tidak jelas. 'Minggu depan' bisa berarti kapan saja dari Senin sampai Jumat dan Jumat mungkin sudah terlambat.

Di sinilahperangkat lunak manajemen proyek masuk. Mereka membantu membangun tim yang kohesif dengan memungkinkan tim untuk mengomunikasikanpersyaratan, hasil, peran, dan tanggung jawab proyek.Ini menghilangkan ambiguitas tentang ekspektasi tugas.

• Tenggat waktu yang tidak realistis

Ya. Tidak semua tenggat waktu realistis dan berharap untuk memenuhinya adalah fatamorgana. Ini bukan kesalahan Anda, tetapi tentu akan memengaruhi produktivitas Anda. Meskipun garis waktu yang ketat mungkin membuat Anda menyelesaikan tugas lebih cepat, hal itu akan membuat Anda berada di bawah tekanan yang tidak semestinya dan menyebabkan kesalahan yang merugikan. Diskusi jujur ​​​​dengan atasan Anda tentang tenggat waktu yang tidak realistis adalah jalan ke depan.

• Kurangnya keterampilan manajemen waktu

Sekarang, kita berada di inti permasalahan. Ini biasanya masalah utama yang dihadapi orang-orang dalam memenuhi tenggat waktu – mereka tidak tahu cara mengatur waktu. Penelitian menunjukkan bahwa 82% orang tidak memiliki sistem manajemen waktu .Entah bagaimana mereka hanya berharap untuk memenuhi tenggat waktu secara ajaib.

Tak heran banyak pekerja tidak memenuhi tenggat waktu. Tidak ada yang terjadi sampai Anda mewujudkannya. Keterampilan manajemen waktu tidak akan mendarat di pangkuan Anda. Anda harus proaktif tentang hal itu. Anda harus belajar dan mengembangkan keterampilan ini.

6 Tips untuk tetap terdepan dalam tenggat waktu Anda

Jelas dari alasan yang tercantum di atas bahwa beberapa faktor yang mempengaruhi tenggat waktu yang terlewatkan berada di luar kendali Anda. Jika perusahaan Anda tidak memiliki budaya komunikasi yang baik atau jika atasan Anda menetapkan garis waktu yang tidak realistis, hanya sedikit atau tidak ada yang dapat Anda lakukan.

Namun, ada faktor-faktor dalam kendali Anda yang dapat Anda kerjakan. Kiat di bawah ini akan membantu Anda mengatur waktu dengan lebih efektif.

• Memiliki sistem manajemen waktu

Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda harus berhati-hati untuk tetap berada di depan tenggat waktu. Kesengajaan ini melibatkan pengembangan sistem manajemen waktu yang akan membantu Anda mengontrol waktu Anda.Rutinitas manajemen waktu Anda akan otomatis, sehingga semuanya berjalan sesuai tempatnya dan Anda mencapai tujuan Anda.

• Gunakan perangkat lunak manajemen dokumen seperti SmallPDF

Sumber

Manajemen dokumen manual menghabiskan waktu dan energi, membuat Anda melewatkan tenggat waktu.Namun, perangkat lunak manajemen dokumen seperti SmallPDF memecahkan masalah tersebut. Dengannya, Anda dapat mengonversi PDF menjadi dokumen Word yang dapat diedit, menggabungkan, mengedit, mengompres, dan menandatangani dokumen PDF secara elektronik.

SmallPDF memiliki alat yang diperlukan untuk memulai, mengelola, dan menyelesaikan tugas Anda dengan dokumen digital. Anda dapat menyorot dan menambahkan teks, anotasi bebas, bentuk, dan gambar dengan perangkat lunak. Ini menghemat banyak waktu dan memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

• Manfaatkan perangkat lunak pelacakan waktu

Saat Anda menyulap banyak tugas, Anda dapat dengan mudah lupa waktu. Perangkat lunak pelacakan waktu menghentikan hal ini terjadi.Ini membantu Anda menyelesaikan tugas Anda dalam kerangka waktu yang ditetapkan tanpa mengorbankan standar pekerjaan Anda. Anda dapat menggunakan ini secara individu atau sebagai tim. Ini mengarah pada peningkatan produktivitas karyawan.

• Latih matriks Eisenhower

Saat Anda memiliki banyak proyek dan tugas, Anda bisa kewalahan dan kehilangan fokus. Anda hanya mengacaukan semuanya dan mulai bekerja. Pada akhirnya, Anda mungkin mengetahui bahwa Anda telah meninggalkan tugas yang paling penting dan melewatkan tenggat waktu Anda. Matriks Eisenhower membantu Anda keluar dari kesengsaraan ini. Ini memungkinkan Anda memprioritaskan tugas secara efektif.

Inilah cara kerjanya. Anda membagi tugas Anda berdasarkan kepentingan dan fokusnya, mengabaikan dan menghilangkannya. Tugas dibagi menjadi beberapa segmen berikut:

• Mendesak dan penting
• Penting dan tidak mendesak
• Mendesak dan tidak penting
• Tidak penting dan tidak mendesak

Dengan segmentasi ini, Anda dapat menyelesaikan tugas terpenting dan memenuhi tenggat waktu.

• Mengadopsi teknik Pomodoro

Bekerja keras berarti bekerja berjam-jam dan kelelahan. Bekerja dengan cerdas berarti bekerja untuk waktu yang singkat dan beristirahat sebentar-sebentar. Pada akhirnya, Anda mencapai tujuan Anda dan memenuhi tenggat waktu Anda tanpa kelelahan. Inilah yang diusulkan teknik Pomodoro.

Setelah memprioritaskan tugas Anda, mulailah yang pertama dan kerjakan selama 25 menit berturut-turut. Saat waktunya habis, istirahatlah selama 5 menit untuk meregangkan tubuh dan melepas lelah. Lakukan ini sekitar empat kali sebelum istirahat lebih lama selama 30 menit. Perangkat lunak pelacakan waktu yang dibahas sebelumnya menjadi sangat membantu di sini. Anda akan menemukan bahwa Anda akan mencapai lebih banyak dan menjadi lebih segar.

• Manfaatkan metode Gunung Es

Konsep gunung es melibatkan pengumpulan sumber daya vital dan catatan untuk digunakan di masa mendatang. Saat Anda melakukan ini, Anda memilikigudang sumber daya yang siap digunakan saat Anda membutuhkannya.Metode ini akan menghemat banyak waktu dalam penelitian.

Inilah cara Anda dapat memanfaatkan metode ini.

• Menyusun artikel terkait pekerjaan, email, video, catatan, dll.
• Beri tag dan atur dengan benar
• Simpan mereka
• Konsultasikan dengan mereka setiap kali Anda memiliki tugas

5 manfaat tetap di depan tenggat waktu Anda

Selain tidak merusak reputasi Anda dan kehilangan pekerjaan, berikut adalah manfaat lain dari memenuhi tenggat waktu Anda dan tetap berada di depan mereka.

• Peningkatan fokus

Kiat manajemen waktu yang telah Anda praktikkan akan meningkatkan daya konsentrasi Anda.Anda akan dapat fokus pada tugas dan menyelesaikannya dengan sukses sebelum memulai yang lain. Ini akan meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja Anda.

• Penguasaan prioritas

Prioritas adalah aspek penting dari manajemen waktu. Ketika Anda menjadikannya kebiasaan, Anda melakukan hal yang benar pada waktu yang tepat dan mendapatkan hasil yang benar. Anda akan menghilangkan tugas-tugas yang tidak perlu dan biasa dari jadwal Anda dan menggunakan waktu Anda lebih produktif.

• Peningkatan produktivitas

Saat Anda menggunakan tip yang tercantum di atas dalam pekerjaan Anda, Anda melihat peningkatan produktivitas Anda. Anda mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat dan kualitas pekerjaan Anda meningkat.

• Peningkatan keandalan

Memenuhi tenggat waktu Anda meningkatkan kepercayaan atasan Anda terhadap Anda. Mereka dapat bergantung pada Anda untuk menyelesaikan pekerjaan Anda pada waktu yang tepat tanpa mengorbankan kualitas. Ini meningkatkan tanggung jawab Anda dan, pada akhirnya, remunerasi.

• Pengurangan stres

Tekanan dari tenggat waktu yang tidak terpenuhi menyebabkan stres. Ketika Anda memiliki banyak pekerjaan yang tertunda, tingkat stres Anda meningkat, memengaruhi kesehatan dan produktivitas Anda. Memenuhi tenggat waktu Anda menghilangkan stres ini. Anda segar kembali dan tidak berada di bawah tekanan apa pun karena Anda memiliki sistem manajemen waktu kerja.

Tetap di atas permainan Anda dengan tips manajemen waktu yang terbukti

Orang yang tetap di depan tenggat waktu adalah aset. Mereka tidak hanya menyelesaikan pekerjaan, mereka menunjukkan kepada majikan mereka bahwa mereka menganggap serius pekerjaan mereka dan akan melakukan apa saja untuk memenuhi tujuan organisasi. Orang-orang ini sengaja memenuhi tenggat waktu dan berkomitmen pada sistem manajemen waktu kerja.

Meskipun beberapa faktor yang menyebabkan tenggat waktu tidak terpenuhi berada di luar kendali mereka, mereka bertanggung jawab atas hal-hal yang dapat mereka kendalikan. Pada akhirnya, mereka meningkatkan produktivitas, meningkatkan keandalan, membangun reputasi positif, dan menjadi aset perusahaan.

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software