Elemen Kunci Fungsi Sistem Informasi Akuntansi (Dengan Contoh)

Mengelola keuangan adalah salah satu tugas paling menantang yang terlibat dalam operasi bisnis. Setiap bisnis, terlepas dari ukurannya, membutuhkan aliran informasi keuangan dan akuntansi yang akurat di berbagai saluran. Itu sebabnya Anda perlu memiliki proses yang sistematis dan otomatis untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data ini untuk membuat laporan bagi para pemangku kepentingan. Di sinilah fungsi sistem informasi akuntansi memainkan peran penting untuk bisnis apa pun saat ini.

Itu hanya karena membantu bisnis dengan memastikan akurasi yang optimal dalam pelaporan keuangan dan pencatatan transaksi mereka. Informasi ini tersedia untuk otoritas masing-masing kapan pun mereka membutuhkannya. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi memudahkan proses pengambilan keputusan suatu perusahaan.

Pada artikel ini, kita akan melihat lebih dalam fungsi sistem informasi akuntansi. Sebelum itu mari kita cepat memindai melalui definisi sistem informasi akuntansi dan apa elemen kuncinya.

Apa Itu Sistem Informasi Akuntansi?

Sistem informasi akuntansi alias AIS mengacu pada alat yang digunakan bisnis untuk melacak keuangan, transaksi, laporan, dan data akuntansi lainnya. Hal ini memungkinkan para pengambil keputusan untuk memahami kesehatan perusahaan secara keseluruhan dan bertindak sesuai dengan itu.

AIS yang terstruktur dengan baik mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipahami. Akuntan, manajer, petugas keuangan, analis bisnis, agen pajak, dan pihak terkait lainnya dapat melacak semua aktivitas terkait akuntansi dari AIS. Perangkat lunak AIS yang kompeten menyediakan data yang akurat dan tepat waktu serta membatasi peredaran data sensitif dengan menerapkan praktik keamanan yang optimal.

Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi

Sebuah sistem informasi akuntansi terutama terdiri dari tujuh elemen kunci. Komponen-komponen ini dibahas di bawah di bagian berikut.

1. Orang AIS

Orang yang menggunakan AIS termasuk dalam poin ini. Dari eksekutif C-suite seperti CFO hingga akuntan dan manajer, siapa pun yang menggunakan sistem ini dianggap sebagai orang AIS. Misalnya, manajemen yang lebih tinggi dapat menetapkan target penjualan untuk staf. Departemen terkait mendapatkan pemberitahuan tentang hal itu, dan tenaga penjualan dapat memasukkan pesanan penjualan mereka ke AIS. Informasi ini diteruskan ke departemen akuntansi dan mereka membuat faktur.

Kemudian karyawan gudang memproses pesanan ini dan mengatur pengiriman. Tim dukungan pelanggan melacak pengiriman dan tetap mendapat informasi tentang status pesanan. Selama seluruh proses ini, AIS mengelola semua prosedur dan membuat laporan penjualan yang terdiri dari biaya persediaan, pengiriman, dan produksi.

Konsultan, analis bisnis, dan departemen audit dapat mengakses data ini untuk menganalisis total biaya, pendapatan, dan keuntungan. Dengan cara ini, AIS mencakup banyak orang dalam operasinya.

2. Prosedur dan instruksi

Sistem AIS perlu mengikuti seperangkat aturan saat mengumpulkan dan memproses data. Jika tidak, akan ada perbedaan dan inkonsistensi. Metode yang tepat adalah suatu keharusan untuk memastikan aliran informasi yang tepat. Baik metode manual maupun otomatis merupakan bagian integral dari prosedur dan instruksi ini.

Anda perlu membuat dokumen yang tepat yang menjelaskan proses yang diikuti oleh sistem informasi akuntansi Anda. Latih karyawan Anda untuk mengikuti prosedur. Lakukan pelatihan berulang-ulang untuk membiasakan mereka mengikuti instruksi dengan cermat. Hanya dengan demikian sistem informasi akuntansi Anda akan menghasilkan hasil yang akurat secara konsisten.

3. Sumber Data

Biasanya, sistem informasi akuntansi menggunakan bahasa query terstruktur SQL untuk mengelola database. Setiap informasi yang mempengaruhi masalah keuangan perusahaan harus dimasukkan dalam database AIS. Sebuah database AIS umumnya terdiri dari jenis data berikut.

• Pesanan penjualan
• Data inventaris
• Jurnal umum
• Order pembelian
• Faktur transaksi
• Analisis dan laporan
• Informasi pajak
• Data penggajian
• Ketepatan waktu dan banyak lagi.

Jaga agar database AIS Anda bebas dari kekacauan sebanyak mungkin. Hindari menyimpan data yang tidak berhubungan dengan akuntansi keuangan perusahaan. Terlalu banyak informasi dapat membuat Anda kewalahan saat mengakses data yang diperlukan.

4. Perangkat Keras & Perangkat

Anda akan membutuhkan banyak perangkat input dan output untuk menjalankan sistem informasi akun dengan lancar. Semua perangkat ini dan infrastruktur TI harus kompatibel dengan perangkat lunak AIS yang akan Anda gunakan. Jika tidak, Anda tidak akan mendapatkan pengalaman yang mulus saat menggunakan AIS untuk bisnis Anda.

Infrastruktur harus mencakup cadangan untuk kekurangan dan pemadaman listrik, kegagalan perangkat keras, konektivitas internet, dan perangkat lain yang berdampak pada AIS. Berikut adalah daftar beberapa perangkat input dan output yang memfasilitasi proses AIS.

1. Komputer
2. Keyboard
3. Modem/Router
4. Pemindai kode batang
5. monitor
6. Printer
7. Proyektor
8. Perangkat seluler
9. Catu daya cadangan

5. Pengolah Informasi (Perangkat Lunak)

Setelah semua perangkat keras dan perangkat siap digunakan, inilah saatnya untuk mengintegrasikan perangkat lunak ke dalam sistem Anda. Perangkat lunak ini memproses semua data yang relevan dan mempostingnya ke buku besar, laporan, dan jurnal, dan membuatnya tersedia untuk digunakan. Pengambil keputusan dapat menganalisis output dan membuat keputusan berdasarkan informasi tersebut.

6. Penyimpanan Informasi

Pemroses informasi atau perangkat lunak tidak memiliki penyimpanan fisik di mana ia dapat menyimpan data. Biasanya tergantung pada server atau perangkat penyimpanan seperti hard drive. Pastikan Anda memiliki perangkat penyimpanan aman yang mudah diakses hanya oleh orang yang memiliki otoritas.

7. Keamanan

Hampir semua data yang dihasilkan AIS adalah informasi rahasia. Anda harus memiliki kontrol internal atas peredaran data sensitif ini. Pengukuran keamanan dapat berkisar dari kata sandi numerik sederhana hingga identifikasi biometrik kompleks seperti sidik jari, suara, pengenalan wajah, dan pemindaian retina.

Sistem informasi akuntansi terbaik dapat mencegah pelanggaran data dan melindungi data Anda dari komputer yang tidak sah. AIS Anda harus mengizinkan individu dengan otorisasi yang tepat untuk mengakses database. Karena biasanya berisi informasi rahasia baik perusahaan maupun pelanggannya. Beberapa data sensitif tersebut adalah sebagai berikut.

• Informasi gaji
• Data pribadi
• Nomor jaminan sosial
• data keuangan perusahaan
• Informasi pengguna
• Nomor kartu kredit
• Informasi keuangan pemangku kepentingan lainnya

Anda harus memiliki rencana darurat untuk menyelamatkan data Anda dari bencana alam, lonjakan listrik yang tidak terduga, virus komputer, dan ancaman lain yang dapat menyebabkan Anda kehilangan data.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

AIS yang kompeten memastikan bahwa semua informasi keuangan perusahaan Anda dicatat dalam sistem dengan tingkat akurasi dan kerahasiaan tertinggi. Hal ini juga memungkinkan karyawan masing-masing untuk mengakses dan mengambil data sensitif ini bila diperlukan. Semua fungsi sistem informasi akuntansi telah dirinci di bagian di bawah ini.

1. Mengumpulkan dan memproses informasi

Pada fase ini, sistem informasi akuntansi mengakumulasi data dari penjualan tunai dan pembelian tunai. Piutang, hutang, penggajian, faktur, dan lainnya. Sistem komputerisasi memproses semua data debit dan kredit dan mengubahnya menjadi informasi yang berarti.

2. Menghasilkan laporan untuk Manajemen

Orang-orang dari manajemen seperti manajer penjualan, manajer produksi, analis keuangan, dan kepala departemen lainnya dapat membuat keputusan berdasarkan laporan yang dihasilkan oleh SIA. Mereka dapat menganalisis kinerja keuangan perusahaan dan posisi saat ini. Dengan demikian, mereka dapat menetapkan tujuan bisnis yang dapat dicapai selaras dengan sumber daya yang tersedia.

3. Interkoneksi beberapa departemen

AIS dapat membuat dasbor umum untuk beberapa departemen yang saling terkait. Misalnya, departemen penjualan dapat mengunggah anggaran penjualan mereka untuk tim inventaris. Kemudian mereka dapat mengambil langkah untuk menyimpan produk atau membeli bahan. Kemudian departemen masing-masing akan membuat faktur. Informasi ini akan tersedia untuk setiap departemen yang membutuhkannya.

4. Memiliki kendali atas peredaran data

Sistem informasi akuntansi berhubungan dengan informasi sensitif dari pelanggan, vendor, pemasok, dan perusahaan itu sendiri. Anda dapat mengatur tingkat sirkulasi data dengannya. AIS membantu pemilik bisnis menentukan siapa yang mendapatkan berapa banyak akses ke data keuangan perusahaan. Anda akan mendapatkan kontrol internal penuh atas data yang tersedia di seluruh AIS.

5. Mendeteksi aktivitas penipuan

Karena AIS melacak semua transaksi keuangan perusahaan, Anda dapat dengan mudah mendeteksi aliran uang yang tidak sah dan tidak wajar. Hal ini memungkinkan bisnis untuk menyelidiki perbedaan apapun sebelum terlambat. Anda dapat menghemat jutaan dolar dengan berinvestasi dalam sistem informasi akuntansi yang berkualitas.

Keunggulan Sistem Informasi Akuntansi

Kami telah merangkum keuntungan menggunakan sistem informasi akuntansi di bagian ini untuk membantu Anda.

1. Proses kerja otomatis dan efisien
2. Pengumpulan dan penyimpanan informasi keuangan yang efisien
3. Data yang dapat dipahami untuk digunakan dalam pengambilan keputusan
4. Pengendalian internal atas semua informasi akuntansi
5. Komunikasi yang lebih baik di antara tim yang saling berhubungan
6. Pengalaman pelanggan yang ditingkatkan
7. Pencegahan hilangnya informasi sensitif

3 Contoh Sistem Informasi Akuntansi Praktis

Sekarang setelah Anda mengetahui elemen dan fungsi sistem informasi akuntansi, mari kembangkan pemahaman yang lebih dalam dengan menghubungkan pembelajaran Anda dengan situasi kehidupan nyata. Kami mengumpulkan tiga contoh praktis di sini untuk membantu Anda mendapatkan wawasan tentang kegunaan AIS.

• Untuk distributor: Distributor biasanya sangat bergantung pada persyaratan kredit ketika berurusan dengan pelanggan mereka. Itu sebabnya mereka membutuhkan informasi yang tepat tentang piutang. Beberapa karyawan dari departemen yang berbeda dapat mengakses laporan hutang sehingga mereka dapat menindaklanjuti pembayaran yang jatuh tempo dan jatuh tempo.

• Untuk perusahaan konstruksi: Perusahaan konstruksi menjalankan beberapa proyek secara bersamaan. Sistem informasi akuntansi membantunya melacak biaya dan kemajuan proyeknya. Ini menghasilkan laporan tentang biaya material yang dihabiskan untuk setiap bangunan, sisa jam kerja untuk pekerja, dan tingkat penyelesaian. Selain itu, ia juga melacak jalur kredit dan tanggal jatuh tempo pembayaran pinjaman.

• Untuk organisasi nirlaba: Organisasi nirlaba menangani keuangan mereka dengan cara yang berbeda. Mereka melacak para donatur yang memberi mereka uang. Organisasi-organisasi ini perlu meneruskan laporan dana tahunan kepada donor mereka dengan pengajuan pajak. Data ini juga disampaikan kepada direksi, donatur tetap, dan pemerintah.

Pilih Perangkat Lunak ERP yang Andal untuk Memanfaatkan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi dengan sebaik-baiknya

Bisnis sekarang menggunakan perangkat lunak yang mencakup semua untuk menangani semua operasi mereka. Alat seperti itu disebut solusi ERP- Enterprise Resource Planning. Perangkat lunak ERP mengotomatiskan dan merampingkan semua departemen perusahaan. Semua aspek bisnis dikelola melalui perangkat lunak ERP.

Dari manajemen SDM hingga pembuatan data penjualan atau dari hubungan pelanggan hingga manajemen akuntansi, alat ERP memiliki segalanya untuk menjalankan perusahaan dengan lancar pada saat yang bersamaan. Sistem informasi akuntansi hanyalah sebagian kecil dari sistem ERP yang lengkap. Jadi, jika Anda mendapatkan solusi ERP yang andal untuk bisnis Anda yang memiliki modul akuntansi canggih yang selaras dengan kebutuhan bisnis Anda untuk memenuhi semua tujuan utamanya.

Dalam hal ini, WP ERP dapat menjadi pilihan ideal untuk pengguna WordPress. Ini adalah plugin hebat yang memungkinkan Anda mengintegrasikan sistem informasi akuntansi lengkap dalam perangkat lunak ERP Anda. Muncul dengan modul manajemen SDM, CR & Akuntansi yang terintegrasi namun terpisah untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda yang sedang berkembang.

Selain itu, ia hadir dengan 20+ ekstensi penting yang membuat proses manajemen bisnis Anda lebih lancar daripada yang dapat Anda bayangkan. Dan itu saja, di atas semua itu juga memungkinkan Anda untuk berintegrasi dengan alat manajemen proyek yang kuat yang membantu melacak semua kemajuan proyek Anda sehingga Anda bisa menyelesaikan tugas Anda dengan cara yang terorganisir & teratur.

Postingan ini ditulis oleh Md. Tanvir Faisal, yang merupakan Content Writer dengan pengalaman 4+ tahun dalam Content Writing, Copywriting, Proofreading, dan Editing. Dia berfokus pada penulisan konten informatif yang menarik perhatian media sosial dan meningkatkan visibilitas mesin pencari. Hingga saat ini, ia telah berhasil mengembangkan konten yang bermanfaat untuk banyak situs web di semua format.