Setiap bisnis online memiliki situs web. Dan sebagian besar situs web memiliki formulir kontak yang memungkinkan pengunjung menghubungi pemilik atau administrator bisnis.

Formulir kontak adalah cara terbaik untuk memberikan dukungan kepada pelanggan dan prospek Anda. Mereka mudah dibuat dan terjangkau, serta dapat membantu Anda meningkatkan layanan pelanggan.

Namun, membalas setiap pengiriman formulir secara manual bisa menjadi tugas yang memakan waktu. Di situlah otomatisasi berperan.

Mengotomatiskan respons formulir kontak Anda dapat menghemat banyak waktu dan tenaga. Ini juga dapat membantu Anda meningkatkan layanan pelanggan dengan memastikan bahwa semua pertanyaan ditanggapi dengan cepat dan akurat.

Dalam postingan blog ini, kami akan memperkenalkan peretasan AI untuk WordPress guna membantu mengotomatiskan respons formulir kontak Anda serta cara memulai.

Apa Masalah dengan Mengelola Formulir Kontak Secara Manual?

Jadi Anda mungkin berpikir, “Apa gunanya mengelola pengiriman formulir kontak secara manual? Itu hanya membalas pertanyaan melalui email.”

Tapi itu tidak sesederhana kelihatannya.

Mari selami masalah yang ditimbulkannya dan mengapa penting untuk menemukan solusi yang lebih cerdas.

Membosankan dan Memakan Waktu

Membalas setiap pengiriman formulir secara manual dapat dengan cepat berubah menjadi tugas yang tidak pernah berakhir.

Hal ini mengharuskan Anda atau tim Anda menyaring email yang tak terhitung jumlahnya, menjalankan informasi, dan menyusun tanggapan individu.

Saya mengerti. Waktu Anda sangat berharga, dan menghabiskannya untuk pekerjaan yang berulang-ulang dapat mencuri waktu yang dapat Anda investasikan dalam aktivitas strategis dan pertumbuhan bisnis.

Waktu Respons Tertunda

Bayangkan pelanggan Anda mengirimkan pertanyaan penting melalui formulir kontak, dengan sabar menunggu tanggapan, hanya untuk mendengar suara jangkrik selama berhari-hari.

Bukan pengalaman terbaik, bukan?

Pengelolaan manual sering kali menyebabkan keterlambatan dalam merespons pengiriman formulir, sehingga pengguna tidak tahu apa-apa dan berpotensi merusak kepercayaan mereka terhadap bisnis Anda.

Di dunia yang serba cepat saat ini, pelanggan mengharapkan komunikasi yang cepat dan efisien, dan kegagalan memenuhi harapan tersebut dapat membuat Anda kehilangan peluang berharga.

Pesan Umum dan Impersonal

Pernahkah Anda menerima respons otomatis yang terasa seperti ditulis oleh robot? Ini bukan pengalaman yang paling menyenangkan.

Saat mengelola pengiriman formulir secara manual, Anda akan mudah terjebak dalam pengiriman pesan pengakuan umum yang bersifat universal.

Tapi jujur ​​saja, orang ingin merasa diperhatikan dan dihargai.

Respons umum dapat membuat pengguna Anda merasa seperti orang yang tidak berwajah di tengah kerumunan, sehingga mengurangi hubungan mereka dengan merek Anda.

Apa Solusi Paling Efektif?

Sekarang kita telah mengungkap masalah yang terkait dengan manajemen pengiriman formulir manual, sekarang saatnya menemukan solusi paling efektif.

Jawabannya terletak pada kekuatan AI dan Otomatisasi !

Dengan bantuan AI dan Otomatisasi, Anda dapat mengatur proses yang akan menyelamatkan Anda dari pekerjaan manual dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan Anda.

Proses ini melibatkan dua langkah:

Bagian 1: Mengotomatiskan Email Pengakuan Pengiriman yang Dipersonalisasi

Anda dapat menggunakan alat otomatisasi/integrasi untuk menghubungkan aplikasi formulir Anda dengan aplikasi pengiriman email.

Ini akan membantu Anda mengirim email secara otomatis ketika seseorang mengisi formulir kontak Anda:

Tangkapan layar di atas menunjukkan alur kerja yang dibuat dengan SureTriggers, alat otomatisasi.

Sesuai alur kerjanya, Anda dapat langsung mengirim email ketika seseorang mengisi formulir kontak yang dibuat dengan Beaver Builder.

Dengan alur kerja ini, Anda bisa mengirim email dengan konten yang sama, namun Anda memiliki opsi untuk menambahkan data dari entri formulir dan mengganti informasi untuk setiap email seperti nama.

Dan untuk melangkah lebih jauh dan menjadikan konten email Anda dinamis dan dipersonalisasi, Anda dapat memanfaatkan kekuatan AI.

OpenAI, khususnya, menawarkan kemampuan pembuatan bahasa yang memungkinkan Anda menyesuaikan setiap pesan pengakuan kepada individu, membuat mereka merasa dihargai dan dihargai:

Anda dapat memasukkan nama mereka, merujuk pada pertanyaan spesifik mereka, dan memberi mereka wawasan tentang langkah selanjutnya.

Hasilnya? Pengalaman yang benar-benar dipersonalisasi dan meninggalkan kesan mendalam pada pengguna Anda.

Bagian 2: Segera Memberitahu Anggota Tim Anda tentang Pengiriman Formulir Baru

Sekarang setelah pelanggan Anda puas bahwa pertanyaan mereka telah didengar, mereka juga harus mengharapkan tanggapan sesegera mungkin.

Jadi sekali lagi, kita memiliki otomatisasi yang bisa menyelamatkan!

Otomatisasi tidak berhenti pada pengiriman email pengakuan.

Dibutuhkan kolaborasi ke tingkat berikutnya dengan memungkinkan Anda memberi tahu anggota tim Anda setiap kali ada entri formulir baru yang diterima.

Jika Anda menggunakan Slack untuk berkomunikasi dengan tim Anda, Anda bisa langsung mengirim pesan saluran sehingga orang yang tepat dari tim Anda bisa merespons pertanyaan pelanggan:

Dengan menerapkan sistem notifikasi ini, tim Anda dapat segera menindaklanjuti arahan, menjawab pertanyaan, atau mengalokasikan tugas.

Semua tanpa perlu memeriksa pengiriman formulir baru secara manual.

Bagaimana Cara Kerja Alat Otomasi?

Alat otomatisasi bekerja berdasarkan konsep pemicu dan tindakan .

Pemicu adalah peristiwa yang memulai alur kerja seperti pengisian formulir atau seseorang melakukan pembelian dari toko e-commerce Anda.

Sedangkan Tindakan adalah tugas yang dilakukan ketika peristiwa pemicu terjadi. Misalnya – membuat kartu di Trello, atau mengirim pesan WhatsApp.

Satu set lengkap pemicu dan tindakan disebut Alur Kerja. Contohnya adalah mengirimkan pesan WhatsApp ketika seseorang melakukan pembelian dari Toko WooCommerce Anda:

Terminologi Alur Kerja dapat bervariasi dari satu platform ke platform lainnya tetapi konsepnya sama.

Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Alat Otomatisasi

Setelah Anda memahami keuntungan menggunakan alat otomasi, pertanyaan berikutnya muncul: “Alat otomasi mana yang harus saya gunakan?”

Jadi untuk membantu Anda memilih alat otomatisasi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, berikut beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan:

Ketahui apa yang Anda butuhkan

Buatlah daftar tugas yang ingin Anda otomatisasi, seperti balasan formulir kontak atau menambah/memperbarui daftar email secara otomatis, menambahkan kontak ke alat CRM, dll.

Pikirkan setiap tugas berulang yang Anda lakukan dalam bisnis Anda dan lihat apakah tugas tersebut dapat diotomatisasi dengan menghubungkan aplikasi yang berbeda.

Mudah digunakan

Carilah alat yang mudah digunakan dan tidak memerlukan keterampilan teknis tingkat lanjut.

Itu harus memiliki antarmuka yang sederhana dan alur kerja yang mudah dipahami. Secara khusus, Anda tidak perlu memiliki keterampilan pengkodean sehingga siapa pun dari tim Anda dapat menggunakannya.

Integrasi yang tersedia

Periksa apakah alat tersebut dapat terhubung dengan aplikasi dan sistem yang sudah Anda gunakan, seperti pembuat formulir, alat pemasaran email, platform e-niaga, CRM, dll.

Anda juga harus memeriksa apakah mereka telah menambahkan aplikasi baru ke daftar integrasi mereka.

Pemicu & tindakan yang tersedia

Jika platform otomatisasi dapat terhubung dengan aplikasi yang sudah Anda gunakan, penting untuk memeriksa pemicu dan tindakan apa yang tersedia untuk aplikasi tersebut.

Misalnya, jika Anda ingin menambahkan pelanggan ke daftar Mailchimp Anda, pastikan alat otomatisasi memiliki tindakan “Tambahkan Pelanggan” khusus untuk Mailchimp.

Integrasi dengan alat AI

Menggunakan AI dalam alur kerja otomatis Anda dapat meningkatkan proses secara signifikan. Oleh karena itu, Anda harus memeriksa apakah platform integrasi menawarkan integrasi dengan alat seperti OpenAI.

Fitur penyesuaian alur kerja

Pastikan alat integrasi menawarkan fitur-fitur canggih sehingga Anda dapat menyesuaikan alur kerja otomatis agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda seperti – penundaan , pemformat , jadwal , router , dll.

Skalabilitas

Pertimbangkan apakah alat tersebut dapat menangani kebutuhan bisnis Anda yang terus berkembang.

Alat yang Anda pilih harus dapat menjalankan banyak tugas secara efektif dan Anda harus dapat membuat banyak alur kerja tanpa hambatan apa pun.

Ulasan dan Rekomendasi

Baca ulasan dan rekomendasi dari pengguna lain untuk mempelajari pengalaman mereka dengan berbagai alat otomatisasi.

Mendukung

Periksa apakah alat tersebut memiliki dukungan pelanggan yang baik dan dokumentasi yang bermanfaat. Anda mungkin memerlukan bantuan jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah.

Harga

Terakhir, pertimbangkan biaya alat dan apa yang Anda dapatkan dari uang Anda. Carilah nilai dalam hal fitur, dukungan, dan manfaatnya bagi bisnis Anda.

Selain itu, Anda dapat memeriksa apakah platform menawarkan uji coba gratis sehingga Anda dapat mengujinya sesuai kebutuhan Anda dan kemudian mengambil keputusan.

Cara Membuat Alur Kerja untuk Mengirim Email yang Dipersonalisasi Saat Seseorang Mengisi Formulir Kontak Anda

Bayangkan Anda telah memilih alat otomatisasi dan sekarang Anda ingin mengirim email yang dipersonalisasi secara otomatis setiap kali seseorang mengisi formulir kontak di situs web Anda.

Untuk mengilustrasikan proses ini, mari kita lihat kumpulan alat berikut sebagai contoh:

1. Beaver Builder : Dianggap sebagai salah satu pembuat halaman teratas untuk WordPress, Beaver Builder menyertakan blok formulir praktis yang akan kita gunakan untuk membuat formulir kontak.

2. SureTriggers : Alat otomatisasi ini terintegrasi secara mulus dengan WordPress, plugin WordPress, dan aplikasi web, memungkinkan Anda membuat alur kerja otomatis.

3. OpenAI : Anda mungkin familiar dengan OpenAI, organisasi di balik produk seperti ChatGPT dan Dall-E 2. Kami akan menggunakan OpenAI untuk menghasilkan email yang dipersonalisasi.

4. Gmail : Meskipun Anda dapat menggunakan layanan email atau SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) apa pun untuk mengirim email melalui SureTriggers, untuk mempermudah, kami akan menggunakan Gmail untuk mengirim email saat formulir dikirimkan.

5. Slack: Kami membayangkan Anda dan tim Anda mungkin menggunakan Slack untuk komunikasi internal dan kami akan mengirimkan pesan di Slack ketika kiriman formulir baru diterima.

Sekarang, mari selami dan pahami cara kerja alat otomatisasi, lalu jelajahi proses menghubungkan SureTriggers dengan Beaver Builder, OpenAI, dan Gmail untuk menciptakan alur kerja yang kita inginkan!

Sebelum Anda Mulai Membuat Alur Kerja Anda

Sebelum kita mulai menyiapkan alur kerja otomatis, pastikan Anda memiliki hal berikut:

• Akun SureTriggers : Anda dapat mendaftar akun SureTriggers secara gratis, atau masuk jika Anda sudah memilikinya.
• Situs web dirancang menggunakan Beaver Builder : Pastikan situs WordPress Anda telah menginstal dan mengaktifkan Beaver Builder, karena ini akan menjadi alat pembuatan formulir yang akan kami gunakan.
• Akun OpenAI : Daftarkan akun di platform OpenAI karena kami akan menggunakan kunci API-nya untuk menghubungkannya ke SureTriggers.
• Akun Gmail : Anda mungkin sudah memilikinya. Jika Anda ingin menggunakan akun tersebut untuk mengirim email, Anda tentu bisa melakukannya. Alternatifnya, Anda dapat menyiapkan akun Gmail baru khusus untuk menghubungkan dan mengirim email dengan SureTriggers.

Setelah akun ini siap, Anda dapat masuk ke akun SureTriggers Anda dan menghubungkan semua aplikasi ke SureTriggers.

Cara Menghubungkan Beaver Builder dengan SureTriggers

Untuk menghubungkan SureTriggers dengan Beaver Builder, yang perlu Anda lakukan hanyalah menginstal plugin SureTriggers di situs WordPress tempat Anda menggunakan Beaver Builder.

Berikut video yang akan membantu Anda memahami proses instalasi.

Setelah berhasil menginstal dan mengaktifkan SureTriggers di situs WordPress Anda, akun SureTriggers Anda akan ditautkan ke situs WordPress ini beserta plugin yang terpasang di dalamnya.

Selanjutnya, Anda dapat menggunakan modul formulir kontak Beaver Builder untuk menambahkan formulir apa pun ke situs web Anda dan menyimpannya sebagai modul baru:

Dengan menyimpan formulir sebagai modul, Anda akan dapat memilih formulir saat menyiapkan pemicu Beaver Builder:

Jika Anda memikirkan cara menyiapkan pemicu, hal ini akan dijelaskan lebih lanjut di artikel ini.

Bagaimana menghubungkan OpenAI, Slack & Gmail dengan SureTriggers

Proses untuk menghubungkan aplikasi web dengan SureTriggers cukup mudah. Anda cukup mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di bawah ini:

1. Masuk ke akun SureTriggers Anda dan buka layar Aplikasi :

2. Klik tombol Tambahkan Koneksi Baru :

3. Cari OpenAI dan klik ikonnya dari hasil:

4. Ikuti langkah-langkah di layar yang akan membantu Anda membuat koneksi antara SureTriggers dan OpenAI:

Setelah terhubung ke OpenAI , Anda dapat mengikuti langkah yang sama untuk menambahkan koneksi baru untuk Gmail dan Slack :

Setelah OpenAI, Gmail, Slack, dan Beaver Builder terhubung ke akun SureTriggers, Anda dapat mulai membuat alur kerja.

Membuat Alur Kerja

Berikut cara membuat alur kerja ini:

1. Mulailah dengan menyiapkan pemicu yang aktif ketika seseorang mengirimkan formulir menggunakan Beaver Builder.
2. Konfigurasikan tindakan yang menggunakan kemampuan OpenAI untuk menghasilkan email yang dipersonalisasi.
3. Siapkan tindakan lain untuk mengirim email melalui Gmail kepada orang yang mengirimkan formulir.
4. Terakhir, buat tindakan untuk mengirim pesan notifikasi ke tim Anda di Slack setiap kali pengiriman formulir baru diterima.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mengotomatiskan proses pengiriman balasan ke pengirim formulir dan terus memberi informasi kepada tim Anda tentang pengiriman formulir baru.

Jika Anda memerlukan panduan mendetail tentang cara membuat alur kerja ini di SureTriggers dan mengakses templat alur kerja yang sudah jadi, lihat artikel ini.

Kesimpulan

Kesimpulannya, menggabungkan AI dan otomatisasi ke dalam operasi bisnis Anda dapat memberikan dampak transformatif.

Otomatisasi telah merevolusi cara bisnis beroperasi dan dengan adanya AI, permainan telah berubah total.

Memanfaatkan kekuatan AI dan otomatisasi dapat membuat perbedaan signifikan bagi bisnis Anda. Ini mempunyai potensi untuk merevolusi cara Anda beroperasi dan mencapai tujuan Anda.

Dengan memanfaatkan teknologi ini, Anda dapat menyederhanakan proses, meningkatkan produktivitas, dan membuka peluang baru untuk pertumbuhan dan kesuksesan.

Jadi jangan ragu untuk mengeksplorasi berbagai kemungkinan dan memanfaatkan AI dan otomatisasi dalam usaha bisnis Anda.