Bagaimana AI dalam Manajemen Proyek Akan Mengubah Skenario Kerja untuk Manajer Proyek

Teknologi dalam manajemen proyek telah menjadi perbincangan hangat selama beberapa dekade terakhir. Seiring berjalannya waktu, gagasan untuk menggunakan teknologi dalam mengelola tugas proyek sehari-hari direnungkan, diterapkan, dan seringkali merevolusi proses kerja manajer proyek. Oleh karena itu, tidak pernah berhenti berkembang.

Dan, hari ini kita hidup di era kecerdasan buatan. Fiksi ilmiah dari HG Wells hingga Arthur C. Clarkes yang telah kita baca dari generasi ke generasi menjadi kenyataan, meskipun dengan cara yang positif. Dan hampir di setiap bidang kehidupan digital kita, AI siap memainkan peran yang efektif, dan bergerak sangat cepat.

Jadi, ya, AI juga bertujuan untuk memberi dampak pada manajemen proyek. Pertanyaannya adalah seberapa efektif manajer proyek dapat menggunakannya. Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda penggunaan utama AI dalam manajemen proyek. Setelah Anda selesai membaca, Anda akan dapat mengambil keputusan tentang cara menerapkan AI untuk mengelola proyek Anda dan mendapatkan yang terbaik darinya.

Kecerdasan Buatan dalam Manajemen Proyek – Gambaran Umum

AI berkembang pesat. Pasar AI global berdiri dalam jumlah yang luar biasa saat ini. Dan, saat ini, pasar AI senilai $100 miliar dolar diperkirakan akan melampaui dua puluh kali lipat pada akhir tahun 2030, dengan kata lain hampir mencapai 2 triliun dolar AS yang tidak masuk akal. (statista)

Jadi, cukup jelas bahwa sebagian besar bisnis di seluruh dunia berencana mengadopsi kekuatan kecerdasan buatan dalam dekade ini dan seterusnya. Kami sudah mengerti mengapa ini harus menjadi kenyataan. Jika Anda menerapkan AI, ini akan menghemat banyak waktu dan tenaga fisik Anda. Selain itu, ini akan meningkatkan pengambilan keputusan dan alur kerja Anda secara keseluruhan.

Dengan keefektifan yang serupa, manajemen proyek juga cocok dengan kecerdasan buatan.

Karena otomatisasi menjadi bagian integral dari pengelolaan proyek, dan lebih dari 77% tim proyek berkinerja tinggi sudah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek di seluruh dunia. AI hanya meningkatkan kekuatannya ke level berikutnya.

Oleh karena itu, skenario nyata yang perlu kita pikirkan lebih lanjut adalah – peran manajer proyek akan berubah dalam lingkungan bisnis yang didukung AI. Seberapa besar kemungkinannya?

Peran Manajer Proyek dalam Industri yang Didukung AI

Bayangkan ini: Anda telah menerapkan perangkat lunak manajemen proyek berkemampuan AI di bisnis Anda. Asinkronkan semua proses kerja Anda dan orang-orang dengan alat tersebut. Lalu apa yang terjadi?

Anda dapat memantau kinerja setiap anggota tim, pembaruan mereka, dan kemajuan proyek. Perangkat lunak ini akan menganalisis informasi yang dikumpulkannya dan memberi tahu Anda bagaimana keadaannya. Juga, ini akan memberi tahu Anda di mana harus meningkatkan. Karenanya semua ini berada di jalur yang lebih maju di alam. AI juga dapat membantu Anda membuat keputusan yang layak dalam berbagai situasi, memantau aktivitas anggota tim, memberi tahu mereka sebelum mereka melakukan kesalahan, dan banyak lagi.

Jadi, jika semua hal ini dapat dicapai dengan perangkat lunak manajemen proyek berkemampuan AI, apa peran manajer proyek di perusahaan Anda?

Jawabannya sederhana. AI akan membuat pekerjaan manajer proyek jauh lebih fokus, dan lebih cepat, dan membantunya memperluas proses kerja dan aktivitasnya di area bisnis yang lebih luas.

Menurut proyeksi Tinjauan Bisnis Harvard, "manajer proyek akan menghabiskan sebagian besar waktunya untuk melatih dan mendukung tim, menjaga percakapan rutin dengan pemangku kepentingan utama, dan menumbuhkan budaya berkinerja tinggi."

Akibatnya, manajer proyek akan berupaya lebih keras untuk membantu anggota tim mencapai tujuan. Dan, perangkat lunak bertenaga AI akan menangani semua hal teknis kecil dan besar pada saat yang sama seperti asisten super.

Apa Perubahan yang Akan Dibawa AI dalam Manajemen Proyek

Perubahan adalah sifat. Bagaimana Anda mengatasi perubahan adalah yang paling penting.

Manajer proyek top di seluruh dunia juga sangat tertarik dan strategis saat memikirkan implementasi AI. Sudah bertahun-tahun mereka mempersiapkan diri untuk momen ini. Memanfaatkan teknologi terbaru untuk meningkatkan potensi dan kemungkinan mereka.

Di sini kami menemukan beberapa aspek perubahan manajemen proyek yang paling banyak dibicarakan di era kecerdasan buatan. Lihatlah -

1. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik dengan Prioritas dan Big Data

Salah satu masalah utama dengan otomatisasi yang dihadapi manajer proyek sejauh ini adalah kurangnya pembacaan set data yang tepat dan analisisnya dengan ukuran yang tepat. Bahkan, dalam situasi saat ini, alat AI yang ada tidak mampu memahaminya secara utuh.

Sementara pemilihan dan prioritas data adalah kunci untuk menganalisis kemungkinan proyek tunggal atau ganda. Karena AI berkembang sangat pesat dan akan menjadi lebih kuat setiap hari mulai sekarang, itu akan menutupi kelemahan itu.

Jadi, manajer proyek akan menerapkan kecerdasan buatan untuk mendapatkan hasil berikut –

Identifikasi sifat kumpulan data: Jika ada ketidaknormalan dalam data proyek (anggaran, jadwal, anggota tim aktif, pendanaan proyek, dll), AI dapat dengan mudah mendeteksinya. Dan menyarankan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kelainan tersebut.

Memilah proyek yang siap diluncurkan: Perangkat lunak manajemen proyek yang digerakkan oleh AI dapat membaca dan menganalisis informasi lebih cepat dan mengukurnya dengan cara yang benar. Sehingga dapat membantu mengidentifikasi proyek yang siap diluncurkan. Itu berarti Anda dapat memilih proyek yang tepat dari serangkaian kemungkinan berdasarkan kemungkinan keberhasilannya yang lebih tinggi.

Manajemen Risiko yang Lebih Baik: Ketika Anda tahu proyek mana yang memiliki peluang lebih besar untuk berhasil, Anda dapat mengurangi risiko Anda.

Pengambilan keputusan berbasis data yang lebih ketat: Anda dapat menyingkirkan bias manusia yang khas saat membuat keputusan dengan AI. Karena Anda akan memiliki logika yang akan didasarkan pada data waktu nyata.

2. Dukungan super untuk mengelola tugas proyek sehari-hari Anda

Penggunaan AI dalam manajemen proyek akan membuat manajer proyek terbebas dari tugas sehari-hari atau rintangan administrasi kecil. Nah, semaksimal mungkin. Otomasi sudah ada untuk mendorong tugas-tugas ini dengan proses yang mudah. Namun dengan penerapan kecerdasan buatan, Anda dapat membuat segala sesuatunya lebih ramping dan mudah dikelola.

AI akan mencatat semua tugas yang berulang, biasa, atau bernilai rendah, dan mengubahnya menjadi roda otomatisasi untuk menyelesaikannya dengan akurat. Dari memantau semua jenis aktivitas harian, kehadiran, dan kemajuan tim hingga menyelesaikan tiket dukungan – AI akan ada di mana-mana.

Misalnya, gagasan tentang asisten digital berkembang pesat setelah alat AI seperti ChatGPT merevolusi gagasan untuk memproses kumpulan data besar dan menghasilkan penilaian cepat dalam waktu singkat. Manajer proyek dapat memperoleh banyak bantuan dari alat seperti ChatGPT/GPT-4 dan mengimplementasikan asisten virtual yang andal.

Oracle baru-baru ini mengumumkan asisten digital yang dapat memberikan data dan statistik terbaru, dan membantu pengguna memperbarui waktu dan kemajuan tugas dengan menggunakan perintah suara, teks, atau obrolan.

Secara keseluruhan, tujuan asisten super digital adalah untuk menganalisis riwayat pekerjaan sebelumnya dan data pekerjaan untuk memilah kesalahan dan kekuatan serta meningkatkan lebih lanjut, menghilangkan risiko untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Hal luar biasa lainnya adalah chatbot bertenaga AI . Chatbot yang terus berkembang pasti membantu manajer proyek untuk mengurangi upaya mereka mengelola permintaan pelanggan, dukungan, dan banyak lagi.

3. Definisi, perencanaan, dan pelaporan Proyek yang lebih baik dengan Kecerdasan Buatan

Manajemen risiko proyek terdiri dari proses berikut -

• Mengidentifikasi
• menganalisa
• menanggapi

Dalam siklus proyek, Anda perlu mencari tahu situasi (mengidentifikasi), memahami sifatnya (masalah, kurangnya perkembangan), dan menanggapinya (menyelesaikan) dengan langkah dan waktu yang tepat. Begitulah cara Anda mengurangi risiko dan mengelola proyek Anda untuk kemungkinan sukses.

Tidak diragukan lagi, manajemen risiko adalah salah satu bidang yang paling berkembang dalam otomatisasi proyek. Manajer proyek dan pemimpin bisnis selalu mendapat hak istimewa untuk menggunakan alat terbaru untuk mengelola risiko dan mengatasi rintangan.

Demikian pula, dengan peningkatan yang datang ke AI dalam manajemen proyek, ini akan membantu manajer untuk menentukan proyek, merencanakan dengan data yang lebih akurat, dan melaporkan dengan waktu yang lebih singkat. Dengan analisis data besar, pembelajaran mesin tingkat lanjut, dan bantuan digital yang kuat, Anda akan mendapatkan hal berikut –

• AI dapat mengumpulkan dan memproses cerita pengguna dan mencari tahu masalahnya, titik kesulitan, konsistensi, dan kerumitannya. AI juga menganalisisnya dan memfasilitasi pengambilan keputusan sambil menentukan proyek, perencanaan, dan pelaporan.
• Alat AI memudahkan untuk menilai kumpulan data yang besar, menjadwalkan proses, menyusun rencana, dan memberi tahu Anda sumber daya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek
• Ketika database manajemen proyek bertenaga AI Anda menjadi kuat, itu dapat menghasilkan laporan otomatis dengan data waktu nyata, dan melacak semuanya dengan lebih sedikit upaya fisik atau mental.

Keuntungan terbaik dari laporan yang dihasilkan AI adalah laporan tersebut terperinci dengan baik, memanifestasikan status proyek yang jelas, dan membantu Anda mengetahui kekuatan dan kelemahan proyek dan tim Anda pada saat yang bersamaan.

4. Lebih Fokus pada Advanced Testing dan Software

Sebelum diluncurkan, menguji proyek sangat penting karena berbagai alasan. Manajer proyek perlu memahami apakah sebuah proyek dalam pipeline cukup siap untuk mendapatkan sinyal hijau atau tidak.

Padahal, saat ini, sangat jarang sebuah perusahaan menjalankan proyek uji coba dan mencari tahu potensinya. Hanya segelintir megaproyek yang memanfaatkan peluang ini. Juga, itu menuntut anggaran dan ruang lingkup yang besar yang mungkin dianggap tidak nyaman oleh sebagian besar perusahaan.

Namun, dengan kemajuan teknologi AI, alat pengujian proyek akan lebih banyak tersedia bagi perusahaan. Akhirnya, ini akan menjadi tren bagi manajer proyek untuk menguji proyek sebelum memulainya, dengan perangkat lunak dan alat yang didukung AI.

Pengujian akan memungkinkan manajer proyek untuk memahami kemungkinan biaya, kelemahan, kekuatan, dan kemungkinan. Keseluruhan proses tersebut akan mempengaruhi aspek pengambilan keputusan, penganggaran, dan manajerial.

AI dalam Manajemen Proyek Berjalan Bergandengan Tangan untuk Masa Depan yang Lebih Baik

AI ada di sini untuk meminta bantuan, setidaknya saat ini menunjukkan sinyal hijau. Kecerdasan buatan semuanya untuk membuat manajemen proyek Anda jauh lebih mudah dan lebih efektif. Tetapi yang terpenting adalah proses adopsi. Jika Anda tidak siap untuk itu, Anda harus menanggung kekurangannya.

Jadi, apa yang harus menjadi prioritas utama Anda saat ini di dunia yang akan segera direvolusi oleh kecerdasan buatan? Jawabannya sederhana – persiapan dan pelatihan yang tepat.

Pertama, Anda perlu membantu tim Anda mempelajari AI, cara kerja big data, dan cara bekerja dengan machine learning dan analitik dengan cara yang lebih baik.

Hal kedua adalah transformasi data. Jika Anda memiliki bisnis yang memiliki arsip data analog, atau digital tetapi database lama, inilah saatnya memperbaruinya, mengurangi beban data yang tidak perlu, dan membuat pusat informasi yang benar-benar baru. Ini akan membantu Anda dan tim Anda untuk persiapan yang kuat untuk fajar baru manajemen proyek di era kecerdasan buatan.

Bersiap dan terbuka terhadap perubahan adalah langkah paling cerdas yang pernah Anda bayangkan untuk saat ini.