Contoh Teks Konfirmasi Pengangkatan dan Tip untuk Menulis Satu

Hampir setiap orang yang berinteraksi dengan kita memiliki telepon, termasuk klien Anda. Untuk beberapa bisnis, pengingat janji sangat penting untuk mengurangi tingkat ketidakhadiran. Telepon bisa menjadi cara terbaik untuk menyampaikan pengingat ini.

Mengonfirmasi janji temu penting jika Anda memiliki salon kecantikan, pusat kesehatan, atau bisnis yang menyediakan layanan apa pun yang memerlukan janji temu. Ini akan membantu Anda mengoptimalkan sumber daya dan menghemat waktu . Tapi bagaimana Anda bisa menerapkan konfirmasi janji temu?

Saat ini, tidak ada yang punya waktu untuk panggilan telepon yang mengonfirmasi janji mereka, jadi teks pengingat janji bisa menjadi pilihan yang baik.

Pada awalnya, beberapa orang mungkin berpikir bahwa SMS tidak memiliki kepribadian. Jika Anda bertanya-tanya tentang hal ini, penting untuk diperhatikan bahwa pesan teks dapat disesuaikan agar sesuai dengan nada merek , bisnis, atau layanan Anda.

Untungnya, ada banyak templat pengingat janji temu yang dapat Anda gunakan untuk menggabungkan SMS dengan lancar dalam bisnis Anda. Lihatlah tip berikut untuk membuat opsi teks konfirmasi janji temu yang sangat baik.

Teks Konfirmasi Pengangkatan: Apa Itu?

Beberapa janji tidak hadir dapat memengaruhi bisnis Anda secara negatif. Masing-masing biaya Anda waktu, sumber daya dan uang. Alasan umum orang melewatkan janji temu hanyalah kelupaan, dan ini dapat dengan mudah diselesaikan dengan teks pengingat.

Tingkat ketidakhadiran dapat diminimalkan, jika tidak sepenuhnya dihilangkan, dengan pesan SMS. Ini dikirim beberapa hari atau bahkan beberapa jam sebelum janji temu , sehingga orang tersebut dapat mengonfirmasi, membatalkan, atau menjadwal ulang. Yang harus mereka lakukan hanyalah mengikuti tautan, dan ini akan menghemat banyak masalah bagi Anda.

Bisnis berbasis layanan di berbagai bidang mengikuti pendekatan ini, seperti layanan kedokteran hewan dan medis, dokter gigi, dan salon kecantikan, untuk beberapa nama.

Pengingat janji temu SMS bisa sederhana atau kompleks, seperti yang bisa kita lihat dalam contoh berikut:

Pengingat SMS Sederhana:

"Hai, yang di sana. Ini adalah pengingat singkat tentang janji potong rambut Anda hari ini di .”

Pengingat SMS Kompleks:

“Halo, Sofia! Kami ingin mengingatkan Anda tentang sesi kinesiologi Anda dengan Dr. Hopeson hari ini jam 2 siang. Jika Anda ingin menjadwal ulang janji temu Anda, silakan klik di sini.”

Sekarang, penting bagi Anda untuk menetapkan tujuan pengingat SMS Anda . Anda tidak mencoba menjual, dan Anda tidak mencoba melibatkan pelanggan dengan merek Anda; Anda hanya perlu mereka untuk mengonfirmasi atau menjadwal ulang sehingga Anda dapat merencanakan ke depan.

Jika Anda tahu bahwa seseorang tidak akan muncul, Anda dapat menggunakan waktu ini untuk tugas lain dan mengoptimalkan alur kerja bisnis Anda.

Sumber Gambar

Cara Membuat Teks Konfirmasi Janji Temu yang Efektif: Kiat dan Saran

Teks pengingat harus memiliki informasi tertentu, seperti tanggal janji temu. Sangat penting bahwa pelanggan menerima informasi yang diperlukan tentang janji mereka dan ajakan bertindak yang mendorong mereka untuk mengkonfirmasi .

Berikut adalah beberapa tip teks pengingat janji yang dapat berguna saat membuat sendiri.

Personalisasi Pengingat Janji Temu Anda: Tambahkan Nama Pelanggan

SMS lebih bersifat pribadi daripada panggilan telepon atau email, karena begitulah cara orang berkomunikasi dengan teman dan keluarga. Oleh karena itu, kami sarankan untuk memulai dengan “Hai, John,” jika bisnis Anda bersifat informal. Jika Anda ingin melakukan pendekatan yang lebih formal, Anda selalu dapat memilih "Halo, John Smith."

Nadanya tidak boleh sama untuk salon kecantikan, kantor dokter, atau perusahaan keuangan. Namun dalam setiap kasus, Anda harus memanggil klien dengan namanya . Ini memberikan sentuhan pribadi yang akan membantu Anda menjaga tingkat kehadiran Anda sebaik mungkin.

Kemudian saatnya untuk sisa informasi. Apa yang akan Anda tambahkan dan bagaimana melakukannya dijelaskan di bagian selanjutnya.

Perkenalkan Diri Anda dengan Benar

Bahkan jika seseorang telah memesan layanan Anda, itu tidak berarti bahwa mereka tahu siapa Anda dari teks saja. Mereka mungkin tidak memiliki nomor Anda yang terdaftar di antara kontak mereka. Juga, mereka mungkin memiliki janji dengan penyedia lain.

Oleh karena itu, jangan buang waktu untuk menambahkan nama perusahaan Anda ke pengingat janji temu Anda . Dengan demikian, klien dapat mengenali Anda dengan mudah dan cenderung mengabaikan pesan Anda.

Kumpulkan Opt-In

Sebelum mengirim pesan pengingat janji temu, pastikan orang tersebut telah memberi Anda persetujuan. Anda dapat mengumpulkan keikutsertaan untuk menerima pesan teks dengan berbagai cara; klien dapat mengisi formulir digital atau formulir cetak secara langsung. Biasanya, pada saat pendaftaran, ada kotak centang keikutsertaan.

Selain itu, pastikan Anda mematuhi peraturan kerahasiaan yang berlaku, dan jangan mengirimkan informasi ke atau dari pihak ketiga atau perusahaan lain.

Cantumkan Semua Informasi Tentang Janji Temu: Tanggal, Waktu dan Tempat

Setiap pesan konfirmasi janji temu memiliki tujuan yang sama: untuk mengingatkan pelanggan tentang tempat, waktu, dan tanggal janji temu mereka . Meskipun hal ini pasti telah ditetapkan pada saat pemesanan, kami tidak tahu apakah orang tersebut telah menyimpan semua datanya. Oleh karena itu, ada baiknya untuk menyertakan setidaknya informasi ini tentang janji temu yang akan datang. Contoh berikut berbicara untuk dirinya sendiri:

“Hai, John. Ini untuk mengingatkan Anda tentang janji Anda besok jam 2 siang dengan Dokter Hopeson di Rumah Sakit Umum, yang terletak di jalan 1267 24, lantai dua.”

Konfirmasi Detail Penting

Pada titik ini, Anda harus berhati-hati. Anda tidak ingin membebani klien dengan detail yang tidak perlu, tetapi Anda harus memberi mereka informasi dasar.

Misalnya, beri tahu mereka jika mereka harus tiba 10 menit lebih awal jika mereka perlu mendaftar di resepsi, atau jika mereka perlu membawa dokumen penting apa pun .

Pastikan pengingat janji temu SMS Anda singkat namun informatif.

Dorong Pelanggan Anda untuk Mengkonfirmasi Janji Temu

Selain opsi konfirmasi, pelanggan juga dapat membatalkan atau menjadwal ulang dengan mudah . Tambahkan tautan sehingga mereka dapat melakukan ini tanpa kerumitan, menghindari panggilan telepon dan email yang melelahkan.

Dengan menangani penjadwalan ulang dengan cara ini, Anda menghemat banyak sumber daya. Pesan teks lebih mudah ditangani staf daripada pengingat panggilan telepon, karena mereka tidak perlu segera siap untuk menjawabnya.

Dengan teks pengingat, resepsionis dapat menangani lebih banyak permintaan sekaligus saat mereka masuk.

Berikut adalah contoh pesan teks pengingat janji temu:

Mary yang terhormat, pesan ini untuk mengkonfirmasi janji pijat Anda pada hari Rabu, 8 Juni di cabang Hartford kami. Untuk membatalkan atau menjadwal ulang, silakan klik di sini. Jika tidak, tekan 'A' untuk mengonfirmasi.”

Sertakan Tombol Berhenti Berlangganan

Meskipun pengingat teks berguna, tidak semua orang menyukai metode ini. Pastikan pelanggan memiliki opsi untuk berhenti berlangganan jika mereka tidak ingin menerima pengingat janji temu melalui SMS lagi.

Sertakan Kontak Dukungan Pelanggan

Jangan lupa sertakan nomor telepon untuk dukungan klien. Bahkan jika mereka dapat membalas SMS, beberapa pelanggan mungkin merasa lebih nyaman memiliki seseorang untuk dihubungi jika mereka membutuhkan bantuan . Contoh berikut menggambarkan hal ini dengan baik.

Mary terkasih, Anda memiliki janji pada hari Rabu, 8 Juni di cabang Hartford yang 'Sehat dan Bahagia'. Balas untuk menanggapi atau menjadwal ulang dengan menelepon kantor kami: (111) 456-7890.”

Gunakan plugin pemesanan terbaik untuk situs Anda

Tetap teratur tidak pernah semudah ini.

Anda sekarang dapat mengelola bisnis Anda dan mengembangkan merek Anda dengan satu plugin pemesanan WordPress yang kuat yang membuat semua janji temu Anda tetap sesuai, klien Anda terorganisir, dan bisnis Anda berkembang pesat.

Amelia sangat cocok untuk pemilik bisnis yang perlu merampingkan pengalaman pemesanan mereka baik untuk staf dan klien mereka.

Amelia menangani semuanya untuk Anda.

Anda bahkan dapat memiliki notifikasi email dan notifikasi SMS sehingga tidak ada yang lupa tentang pemesanan janji temu mereka.

Untuk memesan janji, interaksi pengguna yang lengkap membutuhkan beberapa klik dengan plugin WordPress ini. Selain itu, dengan itu Anda dapat menerima pembayaran melalui PayPal dan Stripe, cocok untuk mereka yang ingin membayar di muka untuk membuat janji.

Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat memantau KPI di dasbor WordPress dan menganalisis data penting lainnya untuk terus memantau bisnis Anda. Amelia adalah plugin kalender pemesanan langsung, tanpa basa-basi dan pilihan luar biasa bagi mereka yang menginginkan solusi sepanjang waktu untuk situs WordPress mereka.

Ingin tahu lebih banyak? Lihat fitur mengagumkan Amelia untuk melihat apa yang Anda lewatkan.

Contoh Teks Pengingat Janji Temu

Di bagian ini Anda akan menemukan contoh teks konfirmasi janji temu untuk industri yang berbeda.

Praktik Kedokteran s _

“ Hai, Julian. Pesan ini untuk mengingatkan Anda tentang janji temu Anda pada tanggal 9 Juni pukul 2 siang. Konsultasi ini khusus dipesan untuk Anda dan Dr. Hopeson. Jika Anda perlu membatalkan, harap lakukan 48 jam sebelumnya dengan mengirim SMS atau menelepon nomor ini.”

“Hai, Maria. Anda telah diundang untuk wawancara di pusat 'Sehat dan Bahagia' kami di 350024th street. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi (1111) 567-890. Patricia.”

“Hai, Susan. Harap ingat janji temu Anda dengan Dokter Hopeson di Memorial Hospital pada 10 Juni pukul 2 siang. SMS CONFIRM atau CANCEL , dan STOP to end .”

“ Harap ingat janji Anda dengan Dr. [nama belakang] pada [tanggal dan waktu] di [tempat]. Harap beri tahu kami sebelumnya jika Anda ingin membatalkan atau menjadwal ulang. [Nama bisnis dan detail kontak].”

“Ini [nama resepsionis] dari [nama klinik] untuk mengingatkan Anda tentang janji Anda untuk [prosedur] dengan Dr. [nama belakang] pada [tanggal dan waktu] di [alamat].”

“Penunjukan Anda dengan Dr. [nama belakang] adalah besok pada [waktu]. Harap pastikan untuk tiba 10 menit lebih awal. Jadwalkan ulang atau batalkan dengan mengirim SMS [kata kunci/digit] .”

Dokter gigi

“ Hai, Sara! Janji temu Anda dengan ahli kesehatan gigi kami adalah besok jam 2 siang di cabang Woodbury Lane kami. Untuk menjadwal ulang, cukup klik di sini [tautan].”

“Maria terkasih, selamat telah memilih senyum putih dan cerah untuk musim ini! Kami akan menunggu Anda pada tanggal 15 Juni jam 3 sore di cabang Rangerly kami di 3500 24th street. Jangan ragu untuk membatalkan atau menjadwal ulang janji temu Anda dengan menelepon atau mengirim SMS ke nomor ini.”

“Maria Johnson yang terhormat. Anda memiliki janji di Lincoln Dentist Center untuk prosedur pemutihan. Kami akan menunggu Anda pada 13 Juni pukul 2 siang. Jika Anda tidak bisa datang, silakan hubungi kami di (111) 567-890 untuk mengubah tanggal dan waktu kunjungan Anda.”

Kecantikan S alon

“ Hai, Julia! Ini Tiffany dari pusat Beauty for the Soul. Saya telah menerima permintaan pijat Anda pada tanggal 10 Juni pukul 5 sore. Kami sangat menantikan kunjungan Anda! Untuk menghindari biaya ketidakhadiran, pastikan untuk memberi tahu kami jika Anda perlu menjadwal ulang . Hubungi nomor ini untuk menjadwal ulang atau membatalkan.”

“Hai, Josephine. Anda dipesan untuk potong rambut di salon Beauty for the Soul pada 14 Juni jam 10 pagi. Perlu menjadwal ulang? Hubungi (111) 567-890 dan beri tahu kami waktu yang lebih cocok untuk Anda!”

“Natalia, terima kasih telah memesan potong rambut di salon Beauty for the Soul kami. Anda dijadwalkan pada 06.06.22 pukul 14.00 T ext CANCEL atau CONFIRM . Untuk menjadwal ulang, hubungi kantor kami di (111) 555-55555. Ketik STOP untuk mengakhiri.”

“Sudah siap tampil lebih cantik? Anda dipesan untuk sesi laser hair removal besok jam 3 sore Sampai jumpa besok!”

“Selamat pagi, Kate Miller. Ini Sarah Michelle dari salon Beauty for the Soul. Anda dijadwalkan untuk potong rambut dengan Natalia Coleman pada 16 Juni jam 3 sore. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang janji temu ini, silakan balas pesan ini.”

dokter hewan

“ [nama] yang terhormat, [nama hewan peliharaan] memiliki janji temu yang dijadwalkan dengan Dr. [nama belakang] pada [tanggal dan waktu] di [alamat]. Tolong konfirmasi kehadiranmu!"

"Hai, yang di sana! [Nama hewan peliharaan] dijadwalkan untuk tindak lanjut operasi [nya] besok jam 2 siang. Sampai jumpa di sana. Hubungi jika Anda ingin menjadwal ulang dan menghindari denda ketidakhadiran!”

“Cookie memiliki janji operasi di Dokter Hewan Willbourg pada 10 Juni pukul 10 pagi. Balas Ya untuk mengonfirmasi atau BANTUAN untuk opsi lainnya .”

“ Hai, Sara! Kami mengharapkan Anda dan Frido besok untuk mandi! Janji temu jam 11 pagi. Apakah Anda perlu melakukan perubahan? Silahkan hubungi kami di (111) 444-4444. Sampai jumpa besok!”

Bank

“ Tuan Brooks, ini adalah pesan tentang janji temu Anda di Bank Sentral pada 1 Juli, 9 pagi. Jika Anda ingin menjadwal ulang atau membatalkan, silakan hubungi nomor ini. Ketik STOP untuk mengakhiri.”

“Selamat pagi, Catherine! Ini adalah pengingat cepat konsultasi keuangan Anda di Bank Sentral di 3478 24th street. Janji temu Anda pada 1 Juli pukul 10 pagi SMS YA untuk mengonfirmasi, atau hubungi nomor ini untuk menjadwal ulang.”

“Hai, Jason. Anda punya janji dengan penasihat investasi kami, John Smith, pada 24 Juni jam 9 pagi. Dia akan menunggu Anda di kantornya di cabang Central, lantai dua. Harap balas untuk menjadwal ulang atau membatalkan.”

“Selamat pagi, [nama depan]! Anda memiliki janji temu pada [tanggal dan waktu] di [nama cabang] kami di [alamat]. Kirim SMS YA untuk mengonfirmasi atau hubungi nomor ini untuk menjadwal ulang.”

Kebugaran C masuk

“ Halo, [nama depan]! Ini adalah pengingat singkat dari sesi latihan dua jam Anda yang dijadwalkan besok pukul 5 sore. Hubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan! [Nama pelatih pribadi].”

“Halo, [nama], ini [nama pelatih pribadi] di [nama gym]. Ketik YA untuk mengonfirmasi janji temu Anda pada [tanggal dan waktu]. Sampai jumpa!”

Aneka ragam

“ Halo, [nama klien]. Harap SMS YA untuk mengonfirmasi janji les mengemudi Anda pada [tanggal dan waktu]. Untuk membatalkan, harap balas TIDAK. Untuk menjadwal ulang , klik [tautan] .”

“ [Nama Perusahaan] telah menerima permintaan Anda untuk perawatan kendaraan penuh. Maintenance akan berlangsung [durasi] dan dijadwalkan pada [tanggal dan waktu] di [alamat]. Balas KONFIRMASI jika Anda dapat menghadiri janji temu ini atau BANTUAN jika Anda perlu menjadwal ulang.”

“Hai, Sofia! Kami telah Anda memesan untuk janji evaluasi properti pada 2 Juli pukul 1 siang SMS YA untuk konfirmasi. Telepon: (111) 444-4444. Julia Thompson.”

“Halo, [nama depan], janji temu Anda dengan [nama perusahaan] pada [tanggal dan waktu] dikonfirmasi di bawah nomor [nomor registrasi]. Anda dapat membatalkan janji temu ini melalui situs web kami. Kirim SMS STOP untuk berhenti berlangganan.”

Pendidikan

“ Hai, Kevin. Balas YA untuk mengonfirmasi sesi konsultasi karir Anda pada [tanggal dan waktu] di [nama perusahaan] . Jika Anda membutuhkan bantuan, silakan balas pesan ini.”

“Selamat pagi, [nama]. Anda memiliki pelajaran gitar [durasi] dengan [nama guru] pada [tanggal dan waktu]. Guru akan menunggu Anda di [nama cabang]. Balas OK untuk mengonfirmasi, atau jawab pesan ini untuk menjadwal ulang.”

“Nomor ruang latihan [nomor kamar] dipesan untuk [nama depan dan belakang] pada [tanggal dan waktu]. Untuk menghindari kemungkinan denda, harap patuhi aturan yang terpasang di papan tulis dan biarkan tempat itu rapi dan bersih.”

Bisnis Ritel B

“ Hei, Laura! Kami menerima RSVP Anda untuk obral besar kami pada 18 Juni pukul 5 sore . m . di cabang utama kami! Kami harap Anda akan menemukan semua yang Anda butuhkan, dan sampai jumpa di sana!”

“Mary Rivero dijadwalkan untuk gaun yang pas dengan [nama perusahaan] pada [tanggal dan waktu]. Kami akan menunggu Anda di cabang utama kami yang terletak di [alamat]. Tolong jangan biarkan kami menggantung! Balas pesan ini untuk setiap perubahan dalam reservasi Anda.”

Penutup: Apa Teks Konfirmasi Pengangkatan Terbaik?

Anda dapat memilih untuk menggunakan salah satu dari template ini atau menulis teks konfirmasi janji temu Anda sendiri. Yang penting adalah selalu mengingat tujuan: kurangi ketidakhadiran.

Penting untuk diingat bahwa mengirimkan pengingat janji temu tidak menjamin kehadiran 100%, tetapi pasti mengurangi tingkat ketidakhadiran.

Dengan menulis pesan teks untuk mengonfirmasi janji temu yang akan datang, Anda mengoptimalkan alur kerja dan memanfaatkan sumber daya Anda dengan lebih baik. Juga, teks pengingat adalah cara terbaik untuk membuat audiens Anda tetap terlibat dengan merek Anda.

Jika Anda senang membaca artikel ini tentang tip dan contoh teks konfirmasi janji temu, Anda juga harus membaca ini:

• Cara Mengatasi Janji Temu yang Dibatalkan dan Mengurangi Ketidakhadiran
• Buku Janji Temu Salon Terbaik untuk Anda? Lihat Opsi Ini
• Janji Pemesanan Ganda? Inilah Cara Menghindarinya