Template Email Janji Temu Terbaik Yang Harus Anda Gunakan
Diterbitkan: 2023-03-23Kapan pun Anda ingin menjadwalkan, mengonfirmasi, menjadwal ulang, membatalkan, atau sekadar mengingatkan seseorang tentang janji temu yang akan datang, Anda perlu mengirimkan email rapat yang tepat. Karena setiap email memiliki aturan pemformatan dan rekomendasinya sendiri, yang terbaik adalah memiliki templat email janji temu yang mudah diakses untuk digunakan saat situasi membutuhkannya.
Artikel ini akan memberi Anda tip terbaik tentang cara menulis email janji temu yang sempurna, serta memberi Anda sejumlah template yang mungkin berguna.
Format Email Jadwal Janji Temu
Untuk permintaan rapat atau email pengingat janji temu, kesederhanaan dan formalitas sederhana adalah kuncinya.
Mulailah selalu dengan baris subjek yang disengaja, sehingga orang yang menerima email Anda segera tahu tentang apa itu.
Kemudian, sampaikan pesan Anda dengan nada yang lugas dan sopan. Untuk menyelesaikan email Anda, tambahkan ajakan bertindak dan sertakan detail kontak Anda, bersama dengan sapaan yang hangat dan profesional.
Baris subjek
Baris subjek sering diremehkan, tetapi itu adalah salah satu elemen terpenting dalam email. Karena itu, mereka harus selalu ringkas dan informatif.
Saat menulis email permintaan rapat , gunakan baris subjek sederhana seperti " Meeting Request " atau " Appointment Request ".
Email pengingat sangat penting untuk mengurangi ketidakhadiran. Dalam hal ini, Anda dapat menulis “ Pengingat Janji Temu untuk (tanggal/waktu)” atau “ (tanggal/waktu) Email Konfirmasi Janji Temu”.
Email konfirmasi yang sempurna membutuhkan baris subjek yang memiliki tujuan. Salah satu opsinya adalah “ Konfirmasi Janji Temu (Layanan) pada (tanggal/waktu)”. Anda juga dapat menggunakan “ (tanggal/waktu) Pesan Konfirmasi Janji Temu”.
Tubuh
Selalu awali email janji temu Anda dengan sapaan yang sopan, seperti yang akan Anda gunakan dalam percakapan biasa. Bersikap sopan adalah yang terpenting, apakah Anda menulis kepada calon pelanggan, klien baru, atau bisnis lain.
Gunakan sapaan formal seperti “ Yang Terhormat ” diikuti dengan nama penerima. Jika Anda menginginkan email permintaan rapat yang tidak terlalu formal, mulailah dengan “ Halo ” atau “ Hai ”.
Jika Anda mengirimkan email permintaan rapat , Anda harus memperkenalkan diri secara singkat dan menjelaskan alasan Anda menghubungi mereka. Sertakan detail mengenai tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan.
Karena jadwal Anda mungkin tidak selaras, tambahkan beberapa opsi untuk dipilih sesuai keinginan orang tersebut. Anda dapat menggunakan tabel atau poin-poin untuk ini.
Strategi lain adalah menawarkan kesempatan kepada penerima untuk menyarankan tanggal dan lokasi yang sesuai dengan jadwal mereka.
Jika Anda menulis email konfirmasi , Anda juga ingin menyertakan detail janji temu yang paling penting, sehingga pelanggan/klien/mitra bisnis Anda dapat memiliki informasi ini tersedia untuk mereka kapan saja.
Untuk email pengingat , sertakan semua detail rapat dan tekankan bagaimana dan kapan penerima dapat menjadwal ulang/membatalkan janji temu mereka.
Mengakhiri email
Apa pun jenis email yang Anda tulis, sasaran Anda adalah menerima tanggapan positif. Dengan demikian, Anda harus menyertakan opsi yang layak bagi penerima email untuk menghubungi Anda. Paling tidak, sertakan nomor telepon bisnis dan email kantor Anda.
Selain itu, mintalah balasan atau konfirmasi janji temu. Melakukan hal itu akan meningkatkan peluang Anda untuk sukses.
Kemudian, Anda dapat mengakhiri pesan Anda dengan sapaan ramah dan tanda tangan.
Templat Email Janji Temu yang Dapat Anda Gunakan
- Templat email jadwal janji temu
- Templat email pengingat janji temu
- Membatalkan atau menjadwal ulang templat email janji temu
- Pemasaran dan bisnis menawarkan template email
- Templat email konfirmasi janji temu
- Templat email tindak lanjut
Templat email jadwal janji temu
Contoh 1:
Tuan/Nyonya yang terhormat (Nama Penerima),
Saya menghubungi Anda untuk mengatur pertemuan guna menjajaki kemungkinan prospek bisnis.
Saya ingin bertemu pada (tanggal/waktu) di (menyarankan tempat).
Apakah waktu dan lokasi ini cocok untuk Anda?
Jika waktu dan tempat lain lebih disukai, beri tahu saya.
Saya menantikan untuk bertemu dengan Anda.
Terima kasih,
(Namamu)
Contoh 2:
Halo (Nama Penerima),
Saya ingin membuat janji dengan Anda untuk (kegiatan profesional orang tersebut).
Saya percaya ini akan menjadi kesempatan yang sangat baik untuk melakukan pendekatan (apa yang akan Anda diskusikan selama kunjungan Anda).
Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut yang terlampir pada email ini untuk Anda baca sebelum kita bertemu.
Saat ini, ketersediaan saya adalah pada hari dan jam berikut.
(Sertakan tanggal dan waktu.)
Apakah salah satu dari ini nyaman untuk Anda?
Salam,
(Namamu)
Contoh 3:
Hai (Nama Penerima),
Nama saya (nama kamu). Saya menulis untuk menjadwalkan pertemuan dengan Anda untuk membahas (subjek).
Diskusi akan memberi kami kesempatan untuk (merinci apa yang Anda harapkan dari pertemuan tersebut).
Saat ini, saya dapat bertemu pada hari dan jam yang tercantum di bawah ini:
(Sertakan tanggal dan waktu.)
Saya akan dengan senang hati datang ke lokasi Anda (atau merekomendasikan alternatif yang memungkinkan).
Harap konfirmasi penerimaan email ini dan beri tahu saya tanggal mana yang paling cocok untuk Anda agar saya bisa memesannya.
Alih-alih, jika Anda memiliki hari atau waktu lain dalam pikiran, silakan kirim email kepada saya di (detail kontak).
Saya berharap untuk mendengar dari Anda dan bertemu dengan Anda segera.
(Namamu)
Templat email pengingat janji temu
Contoh 1:
Tuan/Nyonya yang terhormat (Nama Pelanggan),
Anda menerima email ini dari (nama penyedia) sebagai pengingat janji temu Anda pada (waktu dan tanggal).
Untuk penjadwalan ulang, harap balas email ini atau gunakan nomor telepon berikut: (nomor telepon bisnis).
Janji temu yang terlewat dengan pemberitahuan kurang dari 24 jam dapat menimbulkan biaya hingga biaya (senilai).
Salam,
(Nama dan jabatan Anda di perusahaan)
(Nama Bisnis)
(Alamat bisnis)
Contoh 2:
Halo (Nama Pelanggan),
Email ini hanyalah pengingat singkat dari janji temu (nama karyawan atau jabatan) di (alamat) ke (deskripsi singkat tentang tujuan kunjungan).
Harap pastikan (tindakan yang diperlukan untuk melakukan layanan) sebelum (nama karyawan atau jabatan) kedatangan.
Untuk pertanyaan dan perubahan, silakan hubungi kontak berikut: (nomor telepon dan email bisnis).
Terima kasih dan sampai jumpa!
(Nama dan jabatan Anda di perusahaan)
(Nama Bisnis)
(Alamat bisnis)
Contoh 3:
Hai (Nama Pelanggan),
Email ini adalah pengingat ramah yang mengonfirmasi janji temu Anda pada (tanggal/waktu).
Untuk mengamankan pemesanan Anda, harap balas email konfirmasi ini. Atau, Anda dapat menghubungi (nama bisnis) telepon kantor:(nomor telepon bisnis).
Kami berharap dapat segera bertemu dengan Anda!
(Nama Bisnis)
(Alamat bisnis)
(Kontak)
Untuk inspirasi lainnya, lihat artikel ini yang mengungkap lebih banyak lagi templat pengingat rapat dan kiat menulis.
Membatalkan atau menjadwal ulang templat email janji temu
Contoh 1:
Tuan/Nyonya yang terhormat (Nama Penerima),
Karena keadaan yang tidak terduga, saya harus membatalkan pertemuan bisnis kami untuk (tanggal/waktu pertemuan). Saya minta maaf karena memberi tahu Anda begitu dekat dengan janji temu kami dan untuk segala rintangan yang mungkin ditimbulkannya.
Saya bersedia menjadwal ulang untuk lain waktu yang mungkin cocok untuk kita berdua.
Salam Hormat,
(Namamu)
Contoh 2:
Halo (Nama Penerima),
Sayangnya, saya harus menjadwal ulang pertemuan kami. Silakan gunakan tautan berikut untuk memilih tanggal/waktu lain yang nyaman bagi Anda.
(Sertakan tautan situs web dengan opsi penjadwalan ulang).
Saya menghargai pengertian Anda.
Sungguh-sungguh,
(Namamu)
Pemasaran dan bisnis menawarkan template email
Contoh 1:
Tuan/Nyonya yang terhormat (Nama Pelanggan),
Kami menghargai pertanyaan Anda tentang penelusuran produk. Saya tersedia untuk mengatur janji untuk membahas semua pertanyaan Anda.
Silakan klik tautan ini untuk menjadwalkan tanggal/waktu:
(Sertakan tautan penjadwalan).
Salam hangat,
(Namamu)
(Nama Bisnis)
Contoh 2:
Halo (Nama Pelanggan),
Saya sangat berharap Anda puas dengan produk Anda!
Di (Nama bisnis), kami terus mencari cara baru untuk membantu kesuksesan klien kami.
Kami menawarkan upgrade ke paket Anda saat ini, yang menurut saya dapat memenuhi kebutuhan Anda lebih baik daripada paket yang Anda gunakan sekarang. Beri tahu saya, dan dengan senang hati saya akan mengirim email kepada Anda informasi lebih lanjut tentangnya.
Jika Anda ingin menjadwalkan pertemuan untuk membahas penawaran ini secara langsung, silakan klik tautan berikut.
Saya berharap untuk berbicara dengan Anda segera!
(Namamu)
(Kontak)
Contoh 3:
Hai (Nama Pelanggan),
Terima kasih sudah menghubungi kami. Kami senang berbicara dengan Anda!
Anda dapat mengatur janji temu demo dengan mengeklik tautan ini:
(Sertakan tautan situs web).
Kami menantikan untuk mengobrol dengan Anda segera.
Semoga harimu menyenangkan!
(Namamu)
(Nama perusahaan)
Templat email konfirmasi janji temu
Contoh 1:
Tuan/Nyonya yang terhormat (Nama Pelanggan),
Saya mengirimkan email konfirmasi janji temu Anda yang akan datang ini pada (tanggal/waktu) dengan (nama anggota staf).
Jangan ragu untuk menghubungi kami untuk pertanyaan atau perubahan.
Salam Hormat,
(Namamu)
(Kontak Anda)
(Nama Bisnis)
Sampel 2:
Halo (Nama Pelanggan),
Pesan ini adalah pengingat ramah janji temu (layanan) Anda dengan (nama Penyedia) di (lokasi) pada (tanggal/waktu).
Balasan ke email ini mengonfirmasi waktu yang Anda jadwalkan.
Gunakan kontak berikut (nomor telepon bisnis) atau email (alamat email) untuk pertanyaan atau perubahan.
Salam,
(Namamu)
(Nama Bisnis)
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut, lihat panduan langkah demi langkah ini tentang cara menulis email konfirmasi janji temu yang mengagumkan.
Templat email tindak lanjut
Contoh 1:
Tuan/Nyonya yang terhormat (Nama Penerima),
Saya (nama dan jabatan Anda) di (nama bisnis). Alasan mengapa saya menghubungi Anda adalah untuk menindaklanjuti janji temu kami dan menanggapi setiap pertanyaan yang mungkin Anda miliki tentang (subjek yang dibahas).
Saya tersedia untuk mengatur pertemuan cepat untuk mendiskusikan rencana Anda dan mengeksplorasi bagaimana (nama bisnis) dapat mendukung Anda.
Salam Hormat,
(Namamu)
(Nama Bisnis)
Sampel 2:
Halo (Nama Penerima),
Saya menikmati percakapan kita hari ini dan ingin menyarankan untuk mendiskusikan tujuan (nama bisnis) pada pertemuan kita berikutnya.
Anda dapat mengakses jam saya yang tersedia di tautan di bawah ini dan memesan tanggal dan waktu yang nyaman.
(Sertakan tautan situs web).
Silakan kirim pertanyaan apa pun yang Anda miliki ke alamat email ini sebelumnya.
Salam hangat,
(Namamu)
Jadi, Apa Template Email Janji Temu Terbaik Untuk Anda?
Artikel ini membagikan 15 contoh template email langsung yang dapat Anda gunakan untuk semua kebutuhan terkait janji temu, termasuk permintaan khusus dan email tindak lanjut.
Kami akui bahwa email penjadwalan janji temu pada awalnya bisa menakutkan. Tapi begitu Anda memahami praktik terbaik mereka, Anda akan melihat mengapa mereka berharga untuk bisnis.
Dan yang lebih berharga lagi adalah mengotomatiskan proses pengiriman email janji temu.
Amelia adalah plugin pemesanan WordPress yang memungkinkan Anda mengotomatiskan sepenuhnya pemberitahuan yang Anda kirim ke pelanggan dan karyawan Anda. Jadi, apa pun jenis emailnya, Amelia akan menanganinya untuk Anda.
Lihat betapa mudahnya menyiapkan notifikasi email dan coba sendiri: