Bagaimana Klinik Kecil Dapat Membuat Pengingat Janji Temu untuk Keterlibatan Pasien?

Janji temu yang terlewat, hilangnya pendapatan, dan tertundanya perawatan pasien adalah beberapa mimpi buruk terburuk bagi klinik kecil.

Keterlibatan adalah tulang punggung bisnis modern yang berkembang pesat. Demikian pula, sektor kesehatan juga tidak boleh melewatkan hal tersebut.

Pasien mungkin melewatkan janji temu karena mereka mungkin lupa, mungkin tidak diberi tahu, atau mungkin sedang sibuk! Ada banyak hal yang bisa menghalangi!

Baca terus untuk mengetahui cara menggunakan pengingat janji temu untuk membuat pesta pertunangan bergulir!

Bagaimana Anda mengingatkan seseorang tentang sebuah janji?

Ketidakhadiran pasien (yaitu pasien tidak datang pada janji temu) dapat terjadi karena berbagai alasan.

Meskipun kegiatan ini dilakukan di belakang layar, jika fasilitas ini berkurang, hal ini dapat berdampak pada berbagai dimensi fungsi klinik kecil.

Apa pun alasannya, hal ini dapat membahayakan bisnis Anda, yang menyebabkan meningkatnya biaya overhead seperti sewa, biaya karyawan, utilitas, asuransi, atau peralatan atau perlengkapan apa pun yang diperlukan untuk janji temu tertentu. Situasi ini juga dapat memburuk jika tidak ada pembayaran di muka. Berdasarkan penelitian PubMed, ketidakhadiran pasien dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan sebesar 14%, dan kerugian ini dapat berdampak besar bagi klinik kecil.

Selain itu, faktor waktu juga harus diperhatikan. Ini termasuk waktu yang dibutuhkan untuk menetapkan janji temu dan mengaturnya. Hal ini dapat memengaruhi retensi staf dan pelanggan, layanan pelanggan, dan kualitas layanan kesehatan, sehingga memengaruhi efisiensi secara keseluruhan.

Meskipun dokter menyelamatkan nyawa, penting untuk memastikan bahwa pekerjaan admin tidak terganggu.

Pengingat janji temu menunjukkan bahwa klinik Anda peduli terhadap mereka. Menarik dan mempertahankan pasien dengan kenyamanan digital memudahkan pasien mengelola dan mencapai kesehatan yang baik. Pengingat janji temu menunjukkan bahwa klinik memperhatikan catatan dan kemajuan kesehatan pasiennya. Namun, sekadar memberi tahu mereka tentang janji temu mereka mungkin tidak akan berhasil! Untuk interaksi yang lebih baik, Anda juga harus menyertakan detail penting tentang janji temu.

Ini termasuk:

• Alamat fasilitas
• Waktu janji temu
• Bagaimana proses penjadwalan ulang janji temu
• Segala persiapan sebelumnya untuk janji temu (jika diperlukan)

Bagi pasien yang datang tidak siap dan tidak mengetahui prosedurnya, hal ini dapat menimbulkan biaya tambahan bagi klinik Anda jika dilakukan penjadwalan ulang.

Pengingat tanpa detail ini dapat membingungkan pelanggan Anda atau bahkan mengganggu mereka. Selain detailnya, pastikan untuk memusatkan pengingat ini pada upaya membangun ikatan pelanggan yang kuat dan meningkatkan keterlibatan.

Bagaimana Anda dapat meningkatkan pengingat janji temu untuk keterlibatan pasien?

Mulailah dengan memeriksa skenario saat ini

Memperbesar skenario saat ini dapat membantu Anda menilai bidang-bidang yang perlu ditingkatkan.

Misalnya, bagaimana dengan email tindak lanjut Anda? Hal ini harus bermakna dan dapat ditindaklanjuti untuk melibatkan pasien Anda secara positif. Mempertimbangkan bagaimana email akan membantu pasien akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang proses perawatan kesehatan Anda, kesiapan janji temu, dan memastikan perawatan pasien yang cepat. Melakukan aspek-aspek ini dengan benar juga membantu Anda terlibat lebih dari sekadar email.

Untuk keterlibatan pasien yang lebih baik, klinik juga dapat mengirimkan pilihan pengobatan, instruksi tindak lanjut, dan strategi medis perawatan kronis. Hal ini memberi pasien pilihan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dan menjalani hidup sehat.

Otomatisasi adalah cara yang tepat!

Bukankah staf Anda akan kewalahan dengan permintaan yang terus-menerus dan mengirimkan banyak email pengingat?

Selain itu, keadaan menjadi lebih rumit karena jumlah staf di klinik kecil yang lebih sedikit. Hal ini dapat menyebabkan pengalaman buruk bagi staf Anda dan juga pasien. Dengan melakukan berbagai hal secara manual, pasien Anda mungkin merasa terputus.

Mengeksekusi tugas secara manual rentan terhadap kesalahan, oleh karena itu, peralihan dari prosedur manual ke prosedur otomatis akan jauh lebih mungkin dilakukan. Selain itu, otomatisasi juga akan mengurangi kebutuhan akan staf tambahan. Selain itu, pesan-pesan ini juga mudah disesuaikan untuk komunikasi satu kali maupun berulang.

Pemberitahuan email otomatis dapat membantu Anda dengan komunikasi satu kali maupun berulang, yang diperlukan untuk mengonfirmasi, membatalkan, dan menjadwalkan ulang janji temu.

Mengirimkan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti

Bagaimana jika pasien Anda ingin menjadwal ulang janji temu Anda dan tidak tahu caranya?

Proses ini akan jauh lebih sulit jika didasarkan pada gaya komunikasi satu arah. Hal ini akan menyebabkan pengingat terkirim dengan sia-sia. Selain memastikan personalisasi dan relevansi, menjaga pasien Anda tetap terlibat dengan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti adalah praktik yang penting.

Pengingat janji temu yang dapat ditindaklanjuti memberi pasien Anda kemampuan untuk mengonfirmasi, membatalkan, atau menjadwal ulang janji temu. Jika Anda tidak ingin memperpanjang konten, Anda cukup menambahkan tombol “klik ya untuk mengonfirmasi'. Ini akan memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang ketersediaan pasien. Selain bersifat langsung, Anda dapat menyesuaikan email untuk kejelasan yang lebih baik dan menghindari kebingungan. Hal ini memungkinkan pengisian tempat kosong dengan mudah dan tidak ada kehilangan pendapatan dari pasien.

Sebagai nilai tambah tambahan, Anda juga dapat menambahkan berita kesehatan, penelitian, penemuan, statistik menarik, dan tips singkat yang relevan dengan riwayat kesehatan pasien. Hal ini menjadikan janji temu Anda sebagai pengingat untuk bekerja ekstra dan membicarakan topik yang dapat membuat kehidupan pasien Anda lebih baik.

Manfaatkan pengingat janji temu semaksimal mungkin

Pasca pandemi, klinik-klinik tetap berpegang pada protokol keselamatan terutama ketika ada banyak pasien yang mengunjungi klinik sekaligus.

Pengingat janji temu dapat menjadi media yang bagus untuk mengkomunikasikan apa yang diharapkan di fasilitas dan peraturan yang harus diikuti sebelum dan setelah janji temu. Hal ini efektif untuk memastikan bahwa mereka tidak memenuhi fasilitas lain secara berlebihan dan tidak berputar-putar serta membuang-buang waktu saat menanyakan arah dan instruksi.

Hal ini merupakan efek positif tidak langsung dari pengingat janji temu yang dapat meningkatkan kepuasan pasien. Taktiknya dilakukan dengan tidak memasukkan pasien ke dalam daftar tunggu, terutama pasien yang ingin segera sembuh.

Praktik terbaik untuk mengatur pengingat janji temu untuk keterlibatan pasien

Jadikan itu pribadi

Pemasaran email dalam layanan kesehatan adalah tempat terakhir di mana Anda ingin menggeneralisasi email Anda.

Setiap riwayat kesehatan pasti berbeda. Mengirimkan email yang sama kepada setiap pasien bisa salah dan membingungkan, dan bahkan dapat merusak reputasi klinik Anda. Oleh karena itu, lebih baik hindari templat umum atau tanggapan terekam.

Sesuai dengan setiap janji temu pasien, Anda dapat mengirimkan pengingat 24 jam sebelumnya, atau satu jam sebelumnya. Anda juga dapat membuat dan mengotomatiskan daftar pengingat untuk pasien Anda.

Gunakan nama pasien Anda dan detail lainnya untuk mempersonalisasi pesan lebih jauh.

Selain itu, mengirimkan email khusus ke segmen tertentu juga dapat meningkatkan keterlibatan pasien.

Jadikan pesannya mudah dan intuitif

Pasien Anda mungkin sedang terburu-buru atau sedang menghadapi kondisi medisnya. Masih banyak lagi alasan mengapa email Anda luput dari perhatian. Oleh karena itu, Anda ingin pasien Anda merespons sesegera mungkin.

Untuk mewujudkannya, gunakan pesan yang jelas dengan CTA yang sederhana dan intuitif. Anda harus memudahkan pasien untuk berpartisipasi dalam percakapan Anda untuk interaksi yang lebih baik. Namun, untuk menjadikan komunikasi komprehensif dan eksklusif, pertimbangkan aksesibilitas bagi pasien Anda sesuai dengan kondisi kesehatan mereka.

Penting untuk dicatat bahwa partisipasi harus dipastikan tanpa memandang usia, disabilitas, perangkat, preferensi, dan faktor lainnya.

Layanan pengingat yang komprehensif

Layanan pengingat harus mendukung layanan sebelum dan sesudah janji temu. Hal ini meningkatkan kesadaran dan kepatuhan pasien terhadap apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam prosedur ini. Staf juga dapat membuat prosesnya lebih mudah dan menarik dengan meminta pasien mengisi formulir, atau kuesioner, atau mengonfirmasi informasi pra-perawatan.

Layanan ini mengotomatiskan komunikasi dan memastikan bahwa kedua belah pihak mendapat informasi terbaru jika ada perubahan rencana.

Demikian pula, layanan komprehensif membuat informasi tersedia bagi staf untuk gambaran yang lebih jelas tentang janji temu. Ini mencakup faktor-faktor seperti waktu, tanggal, status, dan banyak lagi. Informasi ini segera tersedia bagi staf, sehingga staf klinik dapat mengambil tindakan cepat jika terjadi penjadwalan ulang.

Hindari emoji

Saya setuju bahwa emoji adalah cara yang bagus untuk menanamkan humor dan kepribadian.

Namun, saat menghubungi pasien Anda, sebaiknya jangan melakukan pendekatan biasa-biasa saja. Selain itu, emoji juga dapat mengurangi batas karakter secara signifikan. Hal ini dapat membatasi Anda untuk mengkomunikasikan rincian janji temu dengan jelas kepada audiens Anda.

Jika penting, pastikan Anda hanya menambahkan emoji yang relevan dan tidak menyakitkan, atau tidak relevan bagi pasien Anda.

Mintalah umpan balik

Untuk menggulirkan pesta pertunangan lebih jauh, Anda juga harus meminta suka, berbagi, atau ulasan dari pasien Anda di media sosial. Ini akan membantu Anda membangun kepercayaan di media sosial.

Klinik dapat meminta umpan balik setelah perawatan dan janji temu.

Hindari penggunaan huruf besar

Karena kami mencari bahasa yang ramah, lebih baik hindari penggunaan huruf besar yang tidak perlu. Penulisan dalam bentuk kalimat umum membuatnya terlihat bersahabat. Di sisi lain, penggunaan huruf besar dapat membuat frasa Anda tampak seperti teriakan.

Jika penggunaan huruf kapital sangat diperlukan, Anda dapat meminimalkan penggunaannya.

Tanggapan yang cepat

Kita semua sepakat bahwa tidak ada yang lebih penting daripada kesehatan Anda! Dan ketika Anda menunggu tanggapan dari penyedia layanan kesehatan Anda, sebaiknya dengar pendapat mereka sesegera mungkin!

Oleh karena itu, gunakan respons yang cepat untuk menghindari penundaan, perbedaan, atau kebingungan.

Kesimpulan

Melibatkan pengingat pasien dapat membuat proses lebih lancar sekaligus menciptakan ikatan positif dengan pasien Anda. Bagi klinik kecil dengan sumber daya terbatas, alat ini dapat sangat membantu.

Ingin pasien mendaftar untuk menerima pengingat janji temu email ini? Pertimbangkan untuk mengumpulkan email di ruang tunggu, saat janji temu online, atau penjadwalan.

Namun klinik juga harus mewaspadai peraturan seperti HIPAA, TCPA dan CAN-SPAM.

Peraturan ini dapat melindungi privasi pasien dan dapat membantu pengecualian terhadap aturan persetujuan pasien normal.

Teknologi ada di sekitar kita, yang terpenting adalah bagaimana kita memanfaatkannya.

Ada hal lain juga yang dapat memudahkan Anda menjangkau pasien Anda!

Lihat Icegram Express yang dapat mengotomatiskan buletin dan pemasaran dengan sangat presisi.

Ubah permainan pemasaran email Anda sekarang!

Sumber daya tambahan

• 10 Tips Cara Melakukan Pemasaran Email Untuk Prospek Asuransi
• 11 Tips Pemasaran Email Untuk Layanan Kesehatan yang Berhasil