Bagaimana Otomasi dalam Manajemen Proyek Dapat Membantu Bisnis Anda Tumbuh Lebih Cepat

Otomasi dalam manajemen proyek mencapai tingkat efektivitas terbaru.

Bisnis di seluruh dunia mengadopsinya terutama karena dua alasan. Satu, otomatisasi menghemat banyak waktu Anda. Dua, itu membuat tugas dan proses eksekusi Anda disederhanakan.

Akibatnya, lebih dari 90% organisasi percaya bahwa otomatisasi sangat penting untuk transformasi bisnis. Padahal, hanya 67% dari mereka yang berhasil menerapkannya.

Kemauan itu ada. Tapi apa yang menyebabkan manajer proyek berpikir dua kali sebelum mengadopsi otomatisasi? Jawaban yang mungkin terletak pada memahami semuanya.

Dan kami di sini untuk membantu. Di blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda apa itu otomatisasi manajemen proyek, kepentingannya, dan bagaimana menerapkannya untuk proyek Anda, plus tip ahli.

Mari kita mulai dengan definisinya terlebih dahulu –

Apa itu Otomasi dalam Manajemen Proyek

Otomasi adalah proses kerja di mana input manusia dalam suatu tugas diminimalkan dan mekanisasi diimprovisasi.

Itu berarti otomatisasi membantu manusia untuk mengurangi beban kerja dan menyelesaikan tugas secara otomatis, sebaik mungkin. Bahkan proses otomasi lengkap membutuhkan bimbingan manusia.

Oleh karena itu, perangkat lunak manajemen proyek otomatis dapat menjalankan tugas dasar proyek Anda secara otomatis, dan berfungsi mengikuti perintah sebelumnya.

Misalnya, jika Anda memiliki perangkat lunak manajemen proyek otomatis, Anda dapat mengatur proses untuk memantau kemajuan tugas tertentu dari sebuah tim.

Anda dapat melihat siapa yang melakukan apa, dan seberapa banyak kemajuan yang telah dicapai tim Anda dalam waktu tertentu. Setiap kali sub-tugas selesai, perangkat lunak memberi tahu Anda atau mengirimi Anda pembaruan pesan juga.

Tujuan otomatisasi dalam manajemen proyek adalah untuk menyelamatkan Anda dari tugas administratif yang berulang dan fokus pada hal-hal yang lebih berharga untuk meningkatkan proyek Anda sebagai seorang manajer.

Mengapa Otomasi Penting untuk Manajemen Proyek Anda

Proyek memiliki tenggat waktu, anggaran, dan serangkaian tujuan yang dapat dicapai. Seorang manajer perlu melakukan semua hal dengan cara yang benar, menjaga segala sesuatunya dengan lancar, dan membuat distribusi dan pedoman yang tepat untuk pencapaian.

Salah satu pekerjaan inti seorang manajer proyek adalah menugaskan anggota tim untuk sub-tugas yang berbeda dan mencari kemajuan. Dan kemudian terus memecahkan masalah dan melakukan perbaikan lebih lanjut sampai tujuan tercapai.

Jadi dalam proses spontan ini, di manakah posisi otomatisasi? Itu berdiri sebagai jembatan antara manajer dan tugas-tugas yang lebih sederhana namun penting seperti pelacakan waktu, penjadwalan, pelaporan, pemantauan kemajuan, dll.

Jadi alasan utama untuk melakukan otomatisasi manajemen proyek adalah –

• Menghemat waktu untuk tantangan yang lebih besar dan pengalaman manajemen proyek yang bermanfaat
• Transisi yang lebih baik antara tahapan alur kerja
• Ini mengurangi tugas manual dan kemungkinan kesalahan dalam tugas yang lebih sederhana
• Secara akurat menghasilkan laporan dan status kemajuan

Baiklah, mari kita lihat situasi yang dapat mengarahkan Anda untuk mengadopsi otomatisasi dalam proyek Anda.

Kapan Mengadaptasi Otomasi dalam Manajemen Proyek

Sebelum Anda menggunakan perangkat lunak otomasi untuk mengelola proyek Anda, ada pertanyaan tertentu yang perlu Anda temukan jawabannya. Lihat di bawah ini –

• Apa tugas yang membutuhkan upaya berulang dari anggota tim Anda
• Sudahkah Anda menemukan tugas yang paling memakan waktu dan manual dalam proyek Anda
• Apakah proses kerja Anda didokumentasikan dan dipetakan dengan baik
• Jika proses manajemen proyek Anda tidak disederhanakan, bagaimana mengatasinya

Setelah Anda memilah jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan dengan mudah memahami apakah Anda memerlukan otomatisasi dalam manajemen proyek atau tidak.

Peran perangkat lunak otomatis tidak menggantikan upaya manusia, sampai sekarang. Ini bertujuan untuk memperkuat kemajuan Anda dan mengurangi beban kerja Anda.

6 Manfaat Otomasi dalam Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Nah, jika Anda menerapkan otomatisasi dalam manajemen proyek, apa manfaat inti yang akan Anda dapatkan? Kami telah menyelesaikannya untuk Anda. Lihatlah -

1. Lebih Produktif

Apakah otomatisasi meningkatkan produktivitas Anda secara keseluruhan? Ini adalah pertanyaan umum yang mungkin ingin Anda tanyakan.

Jawabannya juga sederhana. Ya. Saat Anda menerapkan otomatisasi, jam kerja Anda akan lebih efektif, Anda tidak perlu khawatir tentang tugas yang telah diatur sebelumnya dengan tindakan otomatis hingga Anda memeriksa kemajuannya.

Ketika Anda memiliki perangkat lunak manajemen proyek otomatis, Anda tidak memerlukan sumber daya tambahan. Prosesnya akan lebih gesit dan efisien, dan anggota tim Anda dapat melakukan lebih banyak dalam waktu singkat, dan juga akan ada waktu untuk refleksi dan memperbaiki kesalahan.

2. Keluarkan Tugas Rutin Anda

Misalkan, Anda perlu memberi tahu setiap anggota tim tentang kemajuan pekerjaan setiap hari. Tapi ini akan menjadi tugas rutin, membosankan, dan menyita waktu. Otomasi dirancang untuk membongkar tugas-tugas membosankan ini untuk Anda.

Perangkat lunak manajemen proyek otomatis dapat menjadi uluran tangan yang luar biasa terkait tugas berulang dan kerepotan administratif. Beberapa dari mereka adalah -

• Jauhkan orang-orang diingatkan tentang tenggat waktu
• Memeriksa kemajuan tugas
• Mengirim laporan proyek ke anggota yang ditugaskan, dll.

Membongkar tugas rutin akan menghemat banyak waktu dan tenaga Anda. Ini memungkinkan pekerjaan yang lebih efektif.

3. Komunikasi yang Efisien

Lebih dari 30% proyek gagal karena komunikasi yang buruk dalam tim. Jika Anda tidak dapat membuat proyek komunikasi tanpa gangguan, banyak aspek dan kemungkinan proyek Anda tidak dapat terwujud.

Dalam hal ini, otomatisasi dalam manajemen proyek akan menjadi solusi yang bagus. Jika Anda memiliki manajer proyek otomatis, perangkat lunak harus memungkinkan komunikasi internal melalui pemberitahuan, pengiriman pesan, komentar, dan layanan email otomatis.

Misalnya, jika Anda memiliki WP Project Manager, platform dapat dengan mudah membiarkan Anda mengirim pesan dan notifikasi otomatis ke seluruh tim, saluran, dan proyek.

4. Dukungan Integrasi

Sebagian besar perangkat lunak manajemen proyek otomatis mendukung integrasi pihak ketiga. Dan, Anda membutuhkan integrasi tersebut untuk memberdayakan proyek Anda dan mencapai tujuan.

Itu berarti otomatisasi dalam manajemen proyek dapat mengubah proses manajemen proyek Anda menjadi mekanisme yang kuat dari seperangkat alat berbeda yang bekerja sama untuk kesuksesan Anda.

Manajer Proyek WP mendukung banyak integrasi dan modul untuk membuat manajemen proyek Anda lebih mudah. Anda dapat menggunakan pelacak waktu, bagan Gantt, atau pengelola subtugas untuk membuat proses Anda lebih cepat.

5. Lacak Proyek Anda dan Tinjau untuk Membuat Keputusan yang Lebih Baik

Ketika semua tugas dan subtugas Anda didistribusikan, dikembangkan, dan diselesaikan di satu tempat, akan lebih mudah untuk membuat laporan terperinci. Otomasi menghemat banyak waktu Anda dari membuat lembar laporan manual apalagi proses analisis.

Jadi, Anda dapat dengan mudah mengetahui bagaimana kinerja anggota tim Anda, apakah sub-tugas dan proyek memenuhi tenggat waktu, dan menganalisis laporan pertumbuhan untuk membuat keputusan yang lebih layak.

Selain itu, Anda dapat melacak setiap anggota tim dan bagaimana kinerja mereka. Jika Anda melihat ada masalah, akan lebih mudah untuk menyelesaikannya dan berkonsultasi dengan anggota tim Anda sesuai jadwal atau secara instan.

6. Meningkatkan Kualitas Tugas untuk Mencapai Tujuan

Last but not least, otomatisasi manajemen proyek hanya meningkatkan kualitas proyek Anda. Karena, ketika Anda mengimplementasikan perangkat lunak otomatis, ini mengambil alih semua tugas mikro Anda di satu tempat, menjaga konsistensi, dan memberi Anda pembaruan dan laporan proyek secara bersamaan.

Secara keseluruhan, Anda dapat melihat gambaran besar dari dasbor Anda dan memikirkan lebih lanjut tentang cara meningkatkan lebih lanjut. Ketika semua tugas kecil dan rutinitas berulang Anda dikelola dengan baik dari satu platform tunggal dengan integrasi yang diperlukan, Anda dapat membiarkan diri Anda terlibat dalam tugas yang lebih bermakna.

Itu mengarahkan Anda untuk berbuat lebih banyak dengan efisiensi, dan mencapai lebih banyak di penghujung hari. Manajemen proyek yang terkontrol dengan baik adalah apa yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan bisnis Anda.

Dapatkan Sendiri Perangkat Lunak untuk Menerapkan Otomasi dalam Manajemen Proyek

Otomasi adalah kemudahan untuk manajemen proyek Anda sehari-hari. Jika Anda ingin menerapkan alat manajemen proyek untuk mengotomatiskan proses Anda, Anda perlu mempertimbangkan hal-hal berikut –

• Anggaran dan Ruang Lingkup: Anda harus memilih perangkat lunak otomatisasi manajemen proyek yang memiliki fitur yang tepat yang Anda butuhkan, dan juga sesuai dengan anggaran dan ruang lingkup Anda.
• Antarmuka Pengguna yang Baik: UI yang baik adalah suatu keharusan untuk membantu pengguna sebanyak mungkin.
• Penjadwalan dan Perencanaan Tugas yang Mudah : Manajemen proyek otomatis memerlukan fitur penetapan tugas, penjadwalan, dan perencanaan yang sederhana.
• Pengelola Tugas: Alat otomatis Anda harus memiliki fitur untuk membuat tugas, menugaskan anggota, memilih tenggat waktu, dan melacak kemajuan.
• Komunikasi: Komunikasi dalam aplikasi adalah hal yang hebat untuk manajer proyek otomatis. Ini memperkuat proses komunikasi untuk mencapai lebih banyak.
• Manajemen Dokumen dan Berbagi File : Otomasi dalam manajemen proyek harus memungkinkan pengguna untuk melampirkan file yang dapat diunduh, dan mengirim file melalui pesan di dalam tim.
• Dukungan Pelanggan Hebat: Perangkat lunak rentan terhadap bug dan gangguan teknis. Alat yang andal harus memiliki layanan dukungan 24/7 untuk menyelesaikan masalah Anda.

Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan WP Project Manager Pro karena dilengkapi dengan semua keunggulan dan persenjataan yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek Anda.

FAQ tentang Otomasi Manajemen Proyek

Menutup

Manajemen proyek terbaik menggabungkan teknologi dan keterampilan. Dengan kata lain, teknologi mengintensifkan keterampilan Anda untuk mencapai lebih banyak.

Jadi, tidak diragukan lagi, otomatisasi manajemen proyek adalah panggilan hari ini untuk mendapatkan kompetensi dalam mengelola bisnis Anda. Satu-satunya pertanyaan yang tersisa, seberapa jelas Anda bisa membuat keputusan tentang itu?

Kami percaya Anda sekarang memiliki pemahaman otomatisasi dalam manajemen proyek dan ide yang jelas untuk membuatnya bekerja dalam proyek Anda.