7 Alat Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik untuk Dicoba

Dokumen memainkan peran penting dalam kehidupan setiap bisnis dan operasi sehari-hari. Sangat penting untuk menyimpan dan melindunginya dengan benar. Di sinilah beberapa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik dapat berperan untuk membantu Anda memahami alur kerja dokumen bisnis Anda dan memastikan tidak ada yang hilang dalam prosesnya.

Apa itu perangkat lunak manajemen dokumen (DMS)?

Perangkat lunak manajemen dokumen menghilangkan kerumitan menyimpan file fisik dan sebagai gantinya memindahkan semuanya ke cloud. Mungkin frustasi menghabiskan berjam-jam mencari dokumen hanya untuk kemudian menyadari bahwa itu tidak ada sama sekali. Perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan Anda mengatur dokumen digital dan catatan kertas dengan mudah dan nyaman.

Jika Anda tidak memiliki perangkat lunak seperti itu yang bekerja untuk Anda, mungkin perlu berjam-jam atau bahkan berhari-hari untuk mengambil dokumen penting, yang dapat menjadi penghalang besar bagi seluruh tim Anda.

Perangkat lunak terbaik akan membuat pekerjaan menjadi cepat dan lancar. Ada beberapa pilihan di pasaran, dan jika Anda mencari perangkat lunak manajemen dokumen terbaik, panduan ini akan membantu Anda membuat keputusan terbaik berdasarkan kebutuhan Anda.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk Anda

Sulit untuk memilih perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat untuk bisnis Anda. Selalu perhatikan fitur berikut saat memilih opsi Anda.

Perangkat lunak manajemen dokumen terbaik pada tahun 2022

Sekarang setelah Anda tahu persis fitur apa yang diharapkan dari perangkat lunak manajemen dokumen terbaik, mari kita lihat opsi terbaik di luar sana.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint mungkin adalah salah satu solusi yang paling terkenal di luar sana, dan juga salah satu sistem manajemen dokumen perusahaan paling komprehensif yang tersedia saat ini. Ini menawarkan alat yang sesuai dengan kebutuhan setiap bisnis. Terlepas dari kemampuan manajemen dokumennya, Anda dapat menggunakan SharePoint untuk berfungsi sebagai intranet "cerdas" milik bisnis Anda sendiri. Ada aplikasi yang tersedia untuk semua perangkat, dan fitur berbagi bagus yang menawarkan kolaborasi tanpa batas. Menggunakan OneDrive, Anda juga dapat menyinkronkan file antara cloud dan hard drive lokal.

️ Fitur:

• Pelacakan aktivitas
• Manajemen kalender
• Template yang dapat disesuaikan
• Manajemen dokumen
• Sinkronisasi data
• File sharing
• Templat dokumen

Harga:

• Paket 1: $5/pengguna/bulan dengan penyimpanan 1TB
• Paket 2: $10/pengguna/bulan
• Office 365 E3: $20/pengguna/bulan

2. Bitrix24

Bitrix24 adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang digunakan oleh jutaan orang di seluruh dunia. Ini tersedia di tempat dan di cloud. Perangkat lunak ini memungkinkan sinkronisasi file, akses seluler, berbagi file, drive pribadi dan perusahaan, pengeditan multi-pengguna, pengeditan offline, dan banyak lagi. Ini tersedia untuk uji coba 30 hari gratis.

️ Fitur utama:

• Kontrol akses
• Dasbor dan pelacakan aktivitas
• Peringatan/pemberitahuan
• Pembuatan dan penyimpanan dokumen
• Manajemen dokumen

Harga :

• Cloud Basic: $39/bln
• Standar: $79/bln
• Profesional: $159/bln
• Tersedia uji coba gratis 30 hari

3. Rubex

Rubex oleh eFile Cabinet adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang menawarkan penyimpanan cloud dan solusi berbagi file yang efisien. Ini akan memungkinkan bisnis Anda menjadi tanpa kertas dan menangani file secara efisien. Rubex sangat ideal untuk usaha kecil dan menengah dan akan memungkinkan Anda untuk berbagi dokumen dalam organisasi dan juga mengatur penyimpanan dokumen. Ini memiliki fitur pencarian yang baik, pembuatan template, alur kerja otomatis, dan berbagi file.

️ Fitur utama:

• Sistem DM Kabinet eFile
• Berbagi file yang aman
• Otentikasi dua faktor (2FA)
• Pengaturan keamanan yang disesuaikan
• Alat kepatuhan
• Integrasi Microsoft Office
• Akses seluler
• jejak audit
• Otomatisasi alur kerja

Harga:

• Pemula: $15/pengguna/bulan untuk penyimpanan 25 GB
• Keuntungan: $30/pengguna/bulan dengan penyimpanan 1 TB tetapi terbatas untuk tiga pengguna
• Bisnis: $55/pengguna/bulan dan penyimpanan 5 TB

4. M-File

M-Files sangat ideal untuk bisnis kecil dan besar di berbagai industri. Perangkat lunak lokal berbasis cloud mencakup fitur-fitur utama, seperti kemampuan tanda tangan elektronik, manajemen izin, alur kerja otomatis, dan akses offline. Ini juga memiliki mesin pencari yang akan memungkinkan Anda untuk mencari dokumen dengan mudah. Anda juga dapat mencari teks dokumen menggunakan alat ini.

️ Fitur utama:

• Kontrol/izin akses
• Pelacakan kepatuhan
• jejak audit
• Alat kolaborasi
• Template yang dapat disesuaikan
• Manajemen konten
• Klasifikasi dokumen
• Manajemen aset digital
• Pembuatan dokumen

Harga:

• Anda perlu menghubungi M-Files untuk mengetahui harga dan juga menawarkan uji coba gratis.

5. Masuk Sekarang

SignNow menawarkan solusi tanda tangan elektronik yang memungkinkan Anda untuk menandatangani, mengirim serta mengelola dokumen Anda di perangkat Anda. Ini menawarkan keamanan tinggi dan mudah digunakan. Ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan beberapa dokumen ke dalam satu paket dan mengirim satu dokumen ke beberapa orang sekaligus. SignNow juga menyertakan jejak audit dan berbasis cloud.

️ Fitur utama:

• jejak audit
• Tangkapan tanda tangan seluler
• Template yang dapat disesuaikan
• Pengingat
• Analisis dokumen
• Penandatanganan multi-partai
• Pelacakan kemajuan tugas

Harga:

• Bisnis: $8/pengguna/bulan (dibayar setiap tahun)
• Premium Bisnis: $15/pengguna/bulan (dibayar setiap tahun)
• Profesional: $30/pengguna/bulan (dibayar setiap tahun)

6. Kontrol Utama

MasterControl adalah sistem manajemen mutu yang juga menawarkan perangkat lunak kontrol dokumen sebagai bagian dari solusi mereka. Ini kemungkinan akan mengakhiri proses berbasis kertas Anda. MasterControl menawarkan fleksibilitas tinggi dan memungkinkan Anda untuk menerapkan sistem manajemen dokumen yang sesuai untuk bisnis Anda. Ini mencakup serangkaian modul.

️ Fitur utama:

• Perutean otomatis
• Tanda tangan elektronik
• Manajemen kepatuhan
• Kontrol akses
• Kontrol versi
• Retensi dokumen
• Konversi dokumen
• Tanda tangan elektronik
• Konversi jenis file
• Pencarian teks lengkap
• Pengarsipan dokumen
• Kontrol versi
• Kontrol/izin Akses
• Check-in/check-out dokumen
• jejak audit

Harga:

• Hubungi MasterControl untuk harga

7. DocuWare

DocuWare adalah perangkat lunak yang sangat kuat yang membantu mengarahkan dokumen Anda dan mengarahkannya ke alur kerja yang tepat. Anda dapat melacak tugas yang tertunda dan menarik catatan dalam sekejap. Ini melayani bisnis dari semua ukuran dan tersedia dalam 18 bahasa. DocuWare mendukung penyebaran di tempat dan cloud. Ini mencakup fitur-fitur seperti kontrol akses, pencarian teks, manajemen dokumen, tanda tangan elektronik, formulir elektronik, pemulihan file, dan banyak lagi.

️ Fitur utama:

• Kontrol/izin akses
• Pengarsipan & retensi
• Alat kolaborasi
• Template yang dapat disesuaikan
• Klasifikasi dan pengelolaan dokumen
• Tanda tangan elektronik
• Formulir elektronik
• Pencarian teks lengkap
• Pemulihan data

Harga:

Hubungi DocuWare untuk harga; ada uji coba gratis yang tersedia

Kesimpulan tentang perangkat lunak manajemen dokumen terbaik

Beberapa solusi dalam daftar ini memiliki lebih banyak fokus perusahaan (seperti M-Files), sementara yang lain sangat mudah didekati dan dapat dimulai dengan cepat dan murah (seperti SignNow). Lalu, ada Microsoft SharePoint, yang telah menjadi standar emas di pasar untuk sementara waktu.

Beri tahu kami pendapat Anda tentang perangkat lunak manajemen dokumen terbaik ini dan mana yang Anda pilih.