Struktur Tim eCommerce Terbaik: Panduan Utama untuk Pengusaha eCommerce

Industri eCommerce berkembang pesat dengan banyaknya pesaing baru setiap hari. Untuk tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan ini, memiliki tim yang kuat sama pentingnya dengan memiliki produk hebat untuk dijual. Namun memikirkan cara membangun tim bisa jadi sedikit membingungkan, terutama jika Anda baru mengenal permainan ini.

Ini berarti mengetahui peran apa yang harus diambil, kapan melakukannya dalam kehidupan bisnis, dan di mana karyawan tersebut harus ditempatkan merupakan pekerjaan yang menantang bagi pengusaha eCommerce.

Takut? Jangan!

Hari ini, kami akan membagikan struktur tim eCommerce terbaik dengan Anda. Setiap perusahaan tentu saja berbeda-beda, namun menggunakan model ini sebagai titik awal, kami harap, dapat membantu. Teruslah membaca.

Mengapa Anda Membutuhkan Tim Khusus untuk Bisnis eCommerce Anda

Saat memulai bisnis eCommerce, atau ingin melakukan perbaikan pada bisnis Anda yang sudah ada, selalu penting untuk memastikan Anda memiliki tim yang kuat. Memiliki tim yang terampil dan komprehensif yang mencakup semua bidang bisnis sangat penting untuk pertumbuhan dan kesuksesan yang berkelanjutan.

Jika semua orang bergerak maju bersama-sama, maka kesuksesan akan terjadi dengan sendirinya

Henry Ford

Demikian pula, ketika Anda memiliki tim kuat yang siap dengan misi dan visi yang sama, tidak ada yang dapat menghalangi Anda mencapai tujuan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda memerlukan tim eCommerce:

• Keahlian Khusus : Dengan sebuah tim, Anda mendapatkan orang-orang yang benar-benar ahli di berbagai bagian bisnis Anda, seperti menjual barang secara online, mempromosikannya, atau mengelola pesanan. Ini berarti setiap orang dapat fokus pada keahlian terbaiknya, membuat segalanya berjalan lebih baik.
• Ide yang Lebih Baik Bersama : Ketika orang-orang bekerja sama, mereka menghasilkan ide-ide yang lebih kreatif. Tim Anda dapat berbagi pemikiran dan memecahkan masalah dengan cara yang cerdas, sehingga membuat bisnis Anda lebih kuat.
• Risiko Lebih Kecil : Jika Anda melakukan semuanya sendirian, kesalahan bisa terjadi karena Anda mungkin melewatkan sesuatu yang penting. Namun dalam sebuah tim, setiap orang memperhatikan hal-hal yang berbeda, sehingga kecil kemungkinan terjadinya kesalahan tanpa ada yang menyadarinya.
• Beradaptasi dengan Perubahan : Dunia penjualan online berubah dengan cepat. Dengan tim, Anda dapat mengawasi apa yang terjadi dan menyesuaikan bisnis Anda dengan cepat agar tetap menjadi yang terdepan.
• Tumbuh untuk Jangka Panjang : Membangun bisnis yang bertahan berarti memikirkan masa depan. Sebuah tim membantu Anda membuat rencana jangka panjang, sehingga bisnis Anda dapat terus berkembang dengan mantap.
• Menyeimbangkan Pekerjaan dan Kehidupan : Jika Anda melakukan semuanya sendirian, itu bisa melelahkan. Namun dengan tim, Anda dapat berbagi beban kerja, memberi Anda lebih banyak waktu untuk bersantai dan menikmati kehidupan di luar pekerjaan.

Jadi, memiliki tim bukan hanya membuat segalanya lebih mudah, tapi juga membuat bisnis eCommerce Anda lebih kuat dan menyiapkannya untuk sukses dalam jangka panjang.

Baca Juga – Bagaimana Perdagangan Percakapan Dapat Mengubah Industri eCommerce

Bangun Struktur Tim eCommerce Terbaik dalam 9 Langkah

Jika sebuah tim adalah suatu keharusan, seberapa besarkah tim tersebut agar toko web tetap beroperasi dengan baik? Kami memahami bahwa sangat penting untuk berhati-hati dalam mengeluarkan pengeluaran di awal perjalanan eCommerce. Itu sebabnya kami ingin membahas tentang peran kunci dalam tim eCommerce.

Mengetahui di mana harus memulai peran e-niaga atau cara memperluas tim e-niaga Anda adalah pekerjaan yang sulit. Inilah mengapa inilah struktur tim eCommerce terbaik untuk memulai bisnis eCommerce Anda.

1. Manajer Direktur
2. Tim Pengembang
3. Tim SDM
4. Tim Akuntansi
5. Tim Pemasaran (Keluar)
6. Tim Konten (Masuk)
7. Tim Operasi
8. Tim Dukungan Pelanggan
9. Pengacara

Membangun tim eCommerce selalu menjadi tugas manajemen yang sulit di organisasi mana pun saat ini, karena konsep menjalankan departemen eCommerce selalu dipenuhi dengan keputusan yang penuh ketidakpastian.

Namun untuk menjadikannya sah, kami perlu beradaptasi dengan struktur tim yang modern dan kontemporer agar kami dapat tetap bersaing. Nah, inilah penjelasan lebih lanjut kami untuk setiap poin yang disebutkan di atas agar Anda tetap pada jalurnya dalam perlombaan bisnis eCommerce.

01. Direktur/Manajer

Panduan struktur tim eCommerce terbaik kami dimulai dengan direktur eCommerce. Anda bisa menjadi direktur bisnis eCommerce Anda. Atau, Anda dapat mempekerjakan orang lain yang memiliki tingkat keahlian tersebut untuk menjalankan sebuah startup. Namun perlu diingat bahwa orang ini bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh operasi eCommerce dan memastikan bahwa setiap anggota tim atau departemen melakukan tugasnya.

Tugas manajer eCommerce meliputi mengawasi pembelian, penjualan web, kontrak, mengelola kemitraan, pelaporan, berkontribusi terhadap keputusan strategi, penganggaran, dan menghasilkan laporan laba dan rugi.

Untuk perusahaan kecil, direktur eCommerce bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas inti tambahan daripada mengawasi karyawan lain. Tugas tambahan dapat mencakup aspek pemasaran digital dan administrasi situs.

Pria ini harus setia, bertanggung jawab, berdedikasi, dan terampil mengelola tim. Ia menginspirasi rekan-rekan satu timnya untuk mengatasi kegagalan sekaligus bertukar pikiran bersama untuk mencari solusi.

02. Tim Pengembang

Jelas sekali bahwa Anda memerlukan tampilan online untuk meluncurkan bisnis eCommerce. Apakah Anda akan memiliki tim web internal atau akankah Anda menyewa agen web untuk membantu dalam hal ini? Ini mungkin tergantung pada ukuran toko Anda.

Jika Anda memiliki katalog produk yang sangat sederhana, Anda mungkin memerlukan sedikit dukungan. Di sisi lain, jika Anda memiliki rangkaian produk yang luas, dengan berbagai ukuran, informasi pengiriman, dan stokis, Anda mungkin ingin berinvestasi dalam kombinasi tim internal dan mitra agen eCommerce yang ahli.

Penting untuk dicatat bahwa meskipun Anda mungkin tidak memerlukan pengembang web internal, namun Anda memerlukan seseorang yang dapat melakukan perubahan dan pembaruan sesekali pada situs Anda.

03. Tim SDM

Tim SDM adalah kekuatan sebuah perusahaan. Mereka melacak karyawan Anda, kinerja mereka, dan penggajian. Mereka juga membuat laporan tentang hal itu. Anda dapat mengambil keputusan berdasarkan laporan mereka seperti apakah perusahaan Anda mengalami kemajuan atau tidak. Dan, untuk kemajuan atau penurunan pangkat karyawan mana yang bertanggung jawab, Anda dapat dengan mudah melacaknya.

Berikut adalah beberapa tugas penting yang harus dilakukan oleh tim HR Anda untuk terus memajukan bisnis eCommerce Anda.

• Jumlah Karyawan: Catat jumlah total karyawan yang saat ini bekerja untuk Anda. Jika ada yang ditambahkan atau dipecat, mereka memperbaruinya. Mereka juga memperbarui lokasi karyawan, sumber perekrutan, tingkat gaji, pelaporan, dan banyak lagi.
• Departemen & Penunjukan : Jika ada karyawan baru yang dipekerjakan, HR memperbarui informasi tentang departemen mana mereka merekrut dan penunjukannya.
• Pengumuman Terbaru: Jika ada acara yang sedang berlangsung, HR mengumumkannya agar semua orang mendapat pemberitahuan.
• Siapa yang Sedang Berlibur: Jika salah satu anggota tim tidak hadir, HR memberi tahu tim.
• Kalender Cuti: HR menyetujui permintaan cuti, menugaskan pemerintah. hari libur dan buatlah kalendernya.
• Widget Kehadiran: Mereka melacak informasi check-in dan checkout setiap karyawan.
• Perekrutan: Perekrutan anggota baru dilakukan oleh HR. Mereka menyiapkan kertas pertanyaan (jika ada bagian tertulis), melakukan wawancara, memberikan arahan singkat, dan menyambut anggota baru.

Perekrutan, orientasi, manajemen perekrutan, permintaan cuti, penggajian, dan lain-lain memakan banyak waktu, dan itu adalah waktu yang tidak Anda miliki saat menjalankan bisnis.

Jika Anda memiliki tim eCommerce yang sedang berkembang, Anda harus mempertimbangkan tim kecil dengan perangkat lunak manajemen SDM sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang penggajian, asuransi, rekrutmen, dan sejenisnya yang tepat waktu.

04. Tim Akuntansi

Meskipun akuntansi sering dianggap sebagai bagian yang 'membosankan' dalam mengembangkan bisnis eCommerce, akuntansi sangatlah penting. Memiliki prosedur akuntansi yang tidak efisien tidak hanya akan menghambat pertumbuhan Anda tetapi juga dapat menimbulkan komplikasi hukum yang lebih luas dan serius.

Jadi bersiaplah dengan tim akuntansi yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan yang disebutkan di bawah ini.

• Pengguna: Tim akuntansi membuat profil pelanggan, vendor, dan karyawan yang baru mengenal bisnis Anda. Mereka terus memperbarui informasi setiap pengguna.
• Penjualan: Mereka menerima pembayaran, membuat atau menghapus faktur, dan melacak informasi penjualan untuk pelaporan akhir.
• Pengeluaran: Tim ini bertanggung jawab untuk mengelola semua seluk beluk pengeluaran seperti membuat pengeluaran, membuat dan membayar tagihan, dan banyak lagi. Pada dasarnya, ketika Anda membeli sesuatu untuk inventaris Anda, mereka menyimpan catatannya.
• Rekening Bank: Mereka menangani rekening bank untuk menerima uang dari pelanggan, membelanjakan uang untuk vendor, dan mentransfer uang antara Petty Cash dan Rekening Tabungan.
• Pajak: Jika Anda melakukan bisnis apa pun yang menguntungkan, Anda harus membayar pajak. Tim akun menangani pajak dengan membuat zona pajak, kategori pajak, dan berkomunikasi dengan lembaga pajak.
• Laporan: Membuat laporan dari buku besar dan voucher merupakan proses yang cukup memakan waktu dan melelahkan. Tim ini membuat neraca saldo, laporan buku besar, laporan laba rugi, pajak penjualan, neraca, dan masih banyak lagi.

Mengelola semua hal sensitif ini sangat memakan waktu dan penting jika Anda ingin menanganinya secara manual. Sebaliknya, berikan perangkat lunak Akuntansi otomatis kepada tim akun Anda sehingga mereka dapat menangani semua tanggung jawab ini dengan lancar dan cerdas.

05. Tim Pemasaran

Ketika kita berbicara tentang struktur tim eCommerce terbaik, tim pemasaran adalah salah satu bagian penting di dalamnya. Pada dasarnya, mereka memainkan peran paling penting dalam menyebarkan nama dan fitur produk Anda. Mereka melakukan beberapa tugas seperti,

• Menganalisis, mensintesis, dan menyajikan data dengan cara yang dapat ditindaklanjuti oleh pemangku kepentingan dan eksekutif proyek.
• Komunikasikan kinerja bisnis eCommerce melalui berbagai metrik, OKR, dan KPI, termasuk pangsa pencarian, kinerja halaman produk, kepatuhan merek di seluruh saluran pengecer, peringkat penjualan, dan banyak lagi.

Tim pemasaran mungkin merupakan tim yang bertanggung jawab atas pertumbuhan berkelanjutan basis pelanggan Anda sehingga investasi dalam pemasaran adalah investasi untuk pertumbuhan masa depan Anda. Mereka juga tampil,

• Pemasaran Email: Pemasaran email adalah proses pemasaran hemat biaya yang dapat membantu Anda melibatkan pelanggan dengan mudah. Gunakan untuk menjangkau pelanggan Anda dan beri tahu mereka pembaruan terkini, fitur, diskon, kampanye penjualan, dan banyak lagi.
• Analisis Pesaing: Tim pemasaran Anda menganalisis pesaing dan memberi tahu Anda apa yang sedang mereka lakukan saat ini dan bagaimana kinerjanya di pasar. Merupakan praktik yang baik untuk terus meningkatkan bisnis Anda.
• Pemasaran Sosial: Saat ini pemasaran sosial memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap pertumbuhan penjualan bisnis eCommerce Anda. Anda dapat melacak dan menargetkan audiens Anda dari media sosial dengan membagikan produk Anda di sana.

06. Tim Pemasaran Konten

Pemasaran konten adalah pemasaran terintegrasi yang melibatkan pendekatan strategis dalam pembuatan, kurasi, pendistribusian, dan berbagi konten. Sehingga Anda dapat mendidik, terlibat, meningkatkan visibilitas merek, menghasilkan prospek, dan mencapai tujuan pemasaran Anda.

Ini membantu menciptakan identitas merek dan membangun kepercayaan di antara pelanggan Anda. Lebih penting lagi, ini adalah salah satu cara terbaik untuk meningkatkan skor SEO situs Anda untuk startup eCommerce. Kecuali Anda mendapatkan peringkat yang bagus di mesin pencari, Anda akan kesulitan dalam menjual produk. Tanggung jawab utama mereka adalah,

• Buat konten yang menarik untuk berbagai media, termasuk web, media sosial, media cetak, dan banyak lagi;
• Memanfaatkan keterampilan komunikasi yang kuat untuk membuat konten yang menarik, menonjolkan perhatian yang kuat terhadap detail dan tata bahasa yang luar biasa;
• Pengalaman dengan perangkat lunak otomasi pemasaran, seperti HubSpot, Marketo, dan ActiveCampaign; Dan
• Ikuti perkembangan tren eCommerce, yang mendorong strategi multimedia inovatif dan eksperimentalnya.

Catatan: Jika Anda memiliki tim kecil atau berencana meluncurkan startup eCommerce dengan beberapa anggota, Anda dapat menggabungkan tim pemasaran dan konten dalam satu tim. Namun Anda harus membuat rencana terpisah untuk kedua tim untuk hari-hari mendatang.

07. Tim Operasi & Manajemen Inventaris

Tim operasi Anda akan menangani sebagian besar penanganan dan pengelolaan produk Anda, jadi memastikan Anda memiliki operasi yang efisien akan memungkinkan Anda mengirimkan produk lebih cepat dan menangani lebih banyak pesanan.

Mereka memastikan bahwa situs web berfungsi dengan lancar dari sudut pandang pembeli. Tugas tim operasi meliputi memasukkan dan memantau SKU (Stock Keeping Unit), memastikan semua listing produk ditampilkan dengan benar, memverifikasi fungsionalitas kode diskon, dan menilai kecepatan pemuatan.

Mereka juga memantau perjalanan pelanggan sepanjang pengalaman belanja digital, opsi tata letak pengujian A/B, dan tugas lain yang terkait dengan pengalaman pengguna.

Selain itu, tim ini memastikan bahwa angka penjualan front-end sesuai dengan akuntansi inventaris. Mereka segera mengambil tindakan jika ada kekurangan produk dalam persediaan.

08. Tim Dukungan Pelanggan

Layanan pelanggan berbeda dari industri lain karena staf eCommerce biasanya tidak bertemu langsung dengan pelanggan. Sebaliknya, merek eCommerce sering kali mempekerjakan karyawan untuk menggunakan obrolan langsung dan menjawab panggilan dan terkadang menggunakan chatbot untuk berkorespondensi dengan pelanggan.

Tanggung jawab utama atau bahkan bisa dikatakan misi, agen dukungan pelanggan, adalah membantu pengunjung toko web dan pelanggan sepanjang perjalanan belanja mereka.

Baik pembeli menemukan suatu masalah, memerlukan detail lebih lanjut tentang pilihan produk atau layanan perusahaan, ingin mengonfirmasi pengiriman pesanan, atau mencari dukungan tindak lanjut – mereka mengharapkan tim dukungan pelanggan untuk menjawab pertanyaan mereka dengan cepat.

Memiliki tim yang siap menangani pelanggan yang marah berarti Anda akan lebih mungkin mengelola mereka dengan cara yang positif, sopan, dan terstruktur – yang berarti kecil kemungkinan Anda akan kehilangan kebiasaan mereka.

09. Pengacara (Penasihat Hukum)

Jika Anda berencana membuat struktur tim eCommerce terbaik, pengacara adalah bagian darinya. Sediakan pengacara untuk menjaga bisnis Anda terlindungi dari beberapa tindakan ilegal yang tidak diinginkan.

Seperti yang Anda ketahui, bisnis eCommerce adalah tentang menjual produk kepada pelanggan. Jadi, kejadian yang tidak diinginkan seperti produk jelek bisa saja dijual secara tidak sengaja dan itu merupakan kesalahan umum. Jika pelanggan Anda mengambil tindakan hukum terhadap Anda, pengacara dapat membela Anda dan melindungi reputasi Anda dari skenario seperti itu.

Selain itu, mereka menangani semua pajak dan PPN pemerintah dan negara bagian. Mereka menjaga semua aktivitas hukum Anda.

Anda tidak perlu mencari pengacara internal selama 24/7. Sebaliknya, carilah pekerja lepas atau pengacara kontrak yang akan bekerja untuk Anda jika diperlukan.

Tata Letak Struktur Tim eCommerce Terbaik

Berikut adalah tata letak seluruh tim Anda yang baru saja kita bahas di atas. Inilah inti pembahasan panjang ini yang akan membantu Anda saat Anda sedang terburu-buru dan ingin melihat sekilas.

Cara Mempekerjakan Orang yang Tepat untuk Tim Anda

Setelah memiliki struktur tim eCommerce terbaik, Anda mungkin perlu merekrut orang-orang yang tepat untuk tim Anda. Seperti yang Anda ketahui, proses perekrutan harus sesuai dengan kebutuhan tim Anda. Rekrutmen yang buruk dapat menurunkan reputasi perusahaan Anda serta ritme tim.

Saat Anda mempekerjakan seseorang, fokuslah pada beberapa poin penting seperti,

• Pahami bagaimana aspirasi kandidat sesuai dengan pekerjaannya
• Pertimbangkan strategi evaluasi di luar wawancara tatap muka
• Perhatikan pertanyaan yang mereka ajukan
• Prioritaskan kesesuaian budaya
• Tanyakan kepada mereka apa yang tidak mereka kuasai
• Tidak usah buru-buru
• Perjelas ekspektasi Anda
• Selalu percaya pada insting Anda

Saya sedang memikirkan tentang perekrutan dan proses perekrutan selesai. Hal-hal tidak berjalan seperti itu. Anda perlu mengikuti beberapa langkah.

• Publikasikan Lowongan Pekerjaan: Beri tahu orang-orang bahwa Anda ingin mempekerjakan karyawan.
• Buat Formulir Kustom untuk Lowongan Kerja Individual: Buat formulir dengan bidang wajib dan kecualikan bidang yang tidak perlu sehingga Anda bisa mendapatkan informasi tepat yang mungkin Anda perlukan.
• Buat Kuesioner dan Ikuti Ujian: Siapkan kumpulan pertanyaan ujian tertulis untuk pelamar Anda.
• Hasilkan Laporan: Setelah mengikuti ujian, saatnya membuat laporan evolusi mereka.
• Hubungi Mereka untuk Wawancara: Terakhir, panggil mereka untuk sesi wawancara tatap muka.
• Pekerjakan & Impor Data ke Sistem SDM Anda: Sekarang, pekerjakan mereka yang Anda inginkan di tim Anda. Setelah rekrutmen berhasil, impor data mereka ke sistem SDM untuk digunakan lebih lanjut.

Seluruh proses mulai dari posting pekerjaan hingga akhirnya mempekerjakan seseorang bisa menjadi mimpi buruk bagi Anda jika Anda ingin melakukan semua langkah ini secara manual.

Jadi, sebagai startup, pilihlah sistem otomatis yang akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan ini dalam waktu sesingkat mungkin dan dengan sempurna. Anda dapat menggunakan Plugin Perekrutan WordPress terbaik untuk membuat & mengelola postingan pekerjaan dengan mudah.

Bonus: Cara Menjadi Manajer Sempurna untuk Membentuk Struktur Tim eCommerce Anda

Anggaplah, Anda telah membentuk tim yang tepat untuk startup Anda dengan mengikuti panduan struktur tim eCommerce terbaik ini. Namun bagaimana jika Anda gagal menjalankannya dengan lancar? Jadi, berdirilah di depan cermin dan periksalah diri Anda sendiri apa saja kekurangan Anda untuk menjadi pemimpin yang hebat.

Karena ketika tim Anda berkembang, mengelola orang, membangun budaya perusahaan, dan membina hubungan menjadi semakin kompleks. Tanpa menjadi manajer yang hebat, Anda tidak dapat menjaga segala sesuatunya berada pada jalur yang benar. Namun perlu diingat, manajer hebat tidak pernah dilahirkan, mereka diciptakan.

Jadi, Anda harus memiliki pola pikir yang benar dan keterampilan yang tepat untuk mencapai level itu. Jadi, apa yang diperlukan untuk menjadi manajer hebat? Baiklah, kita dapat menyimpulkan seperti berikut,

• Mengenal Tim Lebih Baik Dari Yang Lain
• Memiliki Tujuan & Misi yang Jelas dalam Pikiran
• Berkomunikasi dengan Baik & Teratur
• Perencanaan ke Depan Melihat Gambaran Besarnya
• Memberikan Kredit Dimana Haknya
• Mengambil Risiko dengan Percaya Diri
• Memeriksa Hasil untuk Memberikan Arahan yang Tepat
• Bersikap Adil terhadap Satu & Semua
• Keterampilan Manajerial yang Menantang Sendiri
• Bersenang-senang & Berbagi Momen Ringan

Jadi persiapkan diri Anda sebelum menghadapi rasa malu saat mengelola tim Anda. Hanya manajer hebat yang bisa memimpin timnya untuk mengintip. Dan jangan biarkan apa pun menghambat Anda untuk menjadi manajer hebat.

Struktur Tim eCommerce Terbaik- Catatan Akhir

Bisnis Anda tidak akan pernah sukses jika terlebih dahulu tidak memiliki tim yang cocok. Tim eksekusi suatu perusahaan adalah kunci dari pencapaian apa pun di masa depan.

Jadi persiapkan tim Anda (setidaknya buatlah rencana) sesuai dengan cetak biru struktur tim eCommerce terbaik ini sebelum meluncurkan startup Anda.

Giliranmu! Jika Anda memerlukan bantuan dalam mengidentifikasi solusi untuk hal-hal di atas, kami dapat menawarkan beberapa wawasan dari spesialisasi eCommerce kami selama bertahun-tahun – Anda dapat menanyakan apa pun kepada kami di bagian komentar di bawah. Kami sangat menghargai upaya Anda.