Praktik Terbaik Untuk Mengelola Email Bisnis Anda

Email telah muncul sebagai sumber kehidupan komunikasi bisnis dan merupakan alat penting untuk menyimpan dan bertukar informasi. Sebagian besar dari kita mungkin setuju bahwa tidak mungkin melakukan pekerjaan kita setiap hari, bahkan setiap jam, tanpa adanya email.

Sebaliknya, hampir 150.000 email dikirim setiap menit, dan pekerja kantoran umum mendapat 121 email setiap hari. Meskipun kita membutuhkan email dan bergantung padanya, kebanyakan dari kita juga terpesona olehnya.

Sangat umum bahwa, karena praktik email yang buruk , orang melewatkan rapat atau pengiriman penting, pekerjaan menjadi terlambat karena kurangnya komunikasi mengenai maksud dan tenggat waktu, pertanyaan tetap tidak terjawab, dan ada kehilangan produktivitas.

Berikut ini adalah cara yang dapat digunakan manajer untuk memperkenalkan praktik terbaik untuk pengelolaan email dalam bisnis, agar tetap menjadi puncak dari segalanya.

Praktik terbaik

1. Gunakan Aplikasi Perpesanan

Aplikasi obrolan tim seperti Slack, Chat Work, atau Mattermost sangat penting untuk pertanyaan dan balasan singkat dan spesifik yang dapat dipertukarkan dengan cepat. Jenis aplikasi ini berguna untuk respons cepat dan menyimpan informasi agar tidak dihancurkan atau terjerat dalam email.

2. Mempekerjakan Forum Perusahaan Dan Papan Diskusi

Untuk pengumuman, detail, dan diskusi di seluruh perusahaan, gunakan forum atau papan diskusi alih-alih email yang cc: all. Mempekerjakan forum internal atau hanya wiki membuat informasi seluruh perusahaan mudah diakses, dicari, dan publik, daripada bergantung pada pengguna individu untuk merancang dan memanfaatkan sistem referensi mereka.

3. Mempekerjakan Pertemuan Langsung

Ingatlah bahwa email dan komunikasi tertulis terkadang membingungkan nada dan emosi. Ini mungkin tampak kuno, meskipun jika utas email menjadi tergelincir dengan klarifikasi dan pertanyaan tindak lanjut yang konstan, maka beralihlah ke telepon, Skype, atau hubungi pertemuan langsung.

Kadang-kadang komunikasi verbal adalah cara terbaik untuk dengan cepat membangun kejelasan dan konsensus dan membangun langkah-langkah dan item tindakan berikut.

4. Mengadopsi Praktik Terbaik Manajemen Email Di Tempat Kerja

Mempekerjakan berbagai macam alat komunikasi mempertahankan pesan yang tepat di saluran yang tepat, dan mengurangi lalu lintas email dan kekacauan kotak masuk. Namun demikian, ada juga praktik luar biasa dalam email itu sendiri yang membantu membuat komunikasi menjadi singkat, lebih efisien, dan lebih efektif.

Baca Juga: Cara Membuat Konten Menarik Untuk Situs Blogging Anda

5. Praktik Terbaik Untuk Organisasi Kotak Masuk

Manajemen kotak masuk berbeda dari organisasi kotak masuk. Anda tidak dapat mengelola email Anda secara efisien jika Anda tidak dapat mengaturnya. Kiat-kiat berikut memandu keseluruhan – mulai dari membedakan email Anda di antara zona hingga mengarsipkan atau menghapus pesan di dalam folder.

• Susun email dalam folder kategoris.
• Atur kotak masuk yang berisi label.
• Manfaatkan grup dan filter dalam program email.
• Gunakan kotak surat yang berbeda untuk komunikasi internal dan eksternal.
• Rancang daftar putih dan daftar hitam email.
• Kurangi jumlah folder email Anda secara keseluruhan.
• Urutkan untuk dicoret.
• Ambil tindakan cepat pada email untuk menghentikan akumulasi kekacauan.

Ingatlah bahwa fitur-fitur dalam layanan email ini dirancang untuk menyaring daftar email default yang hanya spam dan yang memiliki niat bisnis yang jujur. Setelah memiliki cara yang bagus untuk mengelola email Anda, baru kemudian Anda dapat mulai menangani kotak masuk Anda dengan sukses.

6. Kelola email

7. Alat Untuk Manajemen Email Terbaik

Jika Anda mengatasi pengelolaan beban kerja kotak masuk, aplikasi atau ekstensi dapat disertakan di desktop atau ponsel cerdas Anda untuk menangani email dengan lebih efektif. Gunakan solusi teknologi untuk menyelesaikan masalah teknis.
Ada banyak alat yang hadir untuk membantu Anda menangani email Anda dengan lebih banyak peningkatan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Manfaatkan Edison Mail untuk mengakses banyak akun dari satu tempat.
• Manfaatkan Google Inbox untuk menggabungkan beberapa akun ke dalam satu tempat.
• Rencanakan tanggapan email Anda dengan Boomerang.
• Rancang dan atur folder dengan SaneBox.
• Gunakan FollowUpthen untuk merencanakan dan memantau tanggapan email Anda.
• Cegah email sampah dan spam menggunakan MailDrop.
• Campurkan buletin informasi Anda menggunakan Buka gulungan.
• Rencanakan akun Gmail Anda menggunakan Sortd.
• Sorot email Anda menggunakan Always Find.
• Tingkatkan produktivitas Anda di hari kerja menggunakan otomatisasi dari IFTTT.
• Campurkan aplikasi kalender, kantor, dan perpesanan Anda dengan Mailbird.
• Bawa beberapa kesenangan untuk menghapus email dengan menggunakan Game Email.

Menjaga kewarasan dalam hal mengelola kotak surat yang penuh adalah tugas yang sulit. Memanfaatkan alat untuk membantu tetap bertahan bisa menjadi pengubah permainan. Memiliki ketenangan pikiran bahwa informasi penting tidak akan jika tidak sengaja terhapus dapat menandakan perbedaan antara kotak surat terorganisir dan kekacauan.

8. Memilih Alamat Email Profesional

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat alamat email profesional untuk perusahaan Anda. Tentu saja, Anda dapat meminta semua staf Anda untuk mengelola email kantor dengan akun mereka. Tapi apakah itu benar-benar profesional? Anda ingin mencap kredibilitas bisnis Anda dari awal. Jangan ambil risiko kemungkinan email kerja penting hilang dalam kombinasi tepat saat Anda memulai bisnis.

Sebaliknya, Anda harus memilih layanan email bisnis yang memenuhi kebutuhan paling dasar perusahaan Anda. Ini terdiri dari keamanan online, manajemen kontak, penyimpanan ekstra, manajemen kalender, dan fitur berguna lainnya. Misalnya, Yahoo Small Business menyediakan nama domain gratis saat Anda berlangganan alamat email profesional.

9. Memanfaatkan Balasan Vs. Fitur Balas-Semua'

Salah satu kesalahan paling umum dalam email adalah mengklik "balas" atau "balas semua" secara tidak tepat.

Misalkan Anda ditambahkan ke email seluruh perusahaan yang mempertimbangkan perubahan pada kebijakan liburan. Anda ingin menanyai bos Anda apakah masih boleh melakukan akhir pekan 4 hari di bulan April, tetapi secara tidak sengaja tekan "balas semua" daripada bereaksi secara pribadi kepadanya. Sekarang semua di kantor mengetahui rahasia percakapan pribadi antara Anda dan manajer Anda. Ini canggung, dan bukan untuk mengatakan itu etiket email yang buruk.

Secara aturan, Anda hanya perlu mengklik "balas semua" ketika reaksi Anda layak untuk semua dalam rantai. Jika reaksi Anda hanya relevan untuk beberapa orang atau sesuatu yang semudah "oke, kedengarannya bagus", tetap pada "balasan".

10. Termasuk Tanda Tangan

Sangat penting untuk menambahkan tanda tangan ke email Anda. Ini menawarkan informasi kontak utama kepada pelanggan dan mitra di luar perusahaan Anda. Ini akan memungkinkan jaringan Anda untuk dengan mudah menghubungi Anda jika ada sesuatu yang muncul. Tanda tangan email harus berisi nama, nomor telepon profesional, jabatan, dan alamat bisnis Anda. Beberapa orang ingin menambahkan foto mereka atau logo perusahaan di tanda tangan mereka. Ini bagus sekali, tetapi pastikan tanda tangan Anda tidak mendapatkan lebih dari 4 baris teks. Tanda tangan yang dibesar-besarkan dapat mengalihkan orang dari membaca isi email Anda yang sebenarnya.

Berdasarkan posisi dan merek Anda, mungkin berguna untuk menambahkan tautan media sosial Anda (seperti Twitter atau LinkedIn) di tanda tangan Anda.

11. Buat Penutupan Sederhana

Ada banyak cara untuk menandatangani email Anda. Beberapa tanda tangan yang paling umum termasuk salam, tulus, dan harapan terbaik. Beberapa orang mungkin senang bereksperimen dengan penutupan mereka berdasarkan suasana email, dan yang lain tetap berpegang pada satu penutupan mengenai semua komunikasi.

Sebuah "terima kasih" sederhana akan cukup, sesuai Uang. "Terima kasih" tidak tampak kaku, atau memualkan. Ini relevan untuk hampir semua jenis pertukaran – Anda dapat menggunakannya untuk melengkapi catatan kepada siapa pun terlepas dari level mereka dalam rantai departemen, komando, atau peran di perusahaan Anda.”

Ditingkatkan lagi, "Terima kasih" menerima tingkat respons 62% terhadap 46% untuk penutupan yang tidak berterima kasih.

Kesimpulan tentang Mengelola Email Bisnis Anda

Memanfaatkan saran dan praktik terbaik ini untuk mengelola praktik Mengelola Email Bisnis Anda , Anda akan mengarahkan komunikasi melalui saluran yang tepat, berkomunikasi lebih cepat dan efektif, dan mengurangi lalu lintas email. Kirim dan dapatkan email yang lebih cepat dibaca, dengan tujuan yang jelas, meningkatkan kemungkinan penerima akan bereaksi dengan cara yang disukai. kontrol email, kalender, dan aktivitas Anda secara lebih efektif, memastikan bahwa Anda mengerjakan tugas yang benar pada waktu yang tepat, memacu produktivitas Anda, dan memastikan tidak ada yang terlepas dari celah di kotak masuk Anda yang sibuk.