10 Alat Teknologi Terbaik untuk Menjadi Pekerja Produktif

Kita hidup di zaman di mana segala sesuatunya bergerak dengan cepat. Dengan begitu banyak tugas dan perjanjian, sering kali menjadi sangat sulit untuk melacak semua pertemuan dan tenggat waktu. Akibatnya, sebagian besar pekerja cepat kewalahan dan berpikir bahwa waktu tidak pernah cukup.

Namun di dunia yang serba cepat ini, tidak ada tempat untuk berdalih. Sejak teknologi AI memasuki pasar, banyak organisasi mulai berfokus pada cara menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan jumlah karyawan yang minimal. Jadi, gagal melewati tenggat waktu berulang kali selama beberapa kali dapat mengakhiri karier Anda secara serius.

Anda dapat melihat banyak karyawan yang biasa-biasa saja dan tidak produktif diberhentikan. Namun, kini ada banyak alat teknologi yang dapat sangat membantu Anda tetap produktif seiring waktu dan memberikan upaya terbaik Anda. Pada artikel ini, kami akan memperkenalkan Anda pada beberapa alat teknologi terbaik untuk menjadi pekerja produktif.

Mari kita mulai!

Fitur Wajib dari Alat Teknologi untuk Membuat Anda Produktif

Saat memilih suatu alat, ada beberapa fitur utama yang harus Anda pertimbangkan dengan cermat untuk memeriksa apakah alat tersebut tersedia. Kalau tidak, itu hanya akan membuang-buang waktu dan uang. Di bawah ini kami telah mencantumkan fitur wajib yang harus Anda periksa di alat pilihan Anda.

Ikhtisar Dasbor

Dasbor ikhtisar adalah tempat semua informasi relevan dapat dilihat. Ini menampilkan cuplikan semua tugas Anda, tenggat waktu, kemajuan tim, dan indikator kinerja utama (KPI) di satu tempat. Jika Anda terlibat dalam beberapa proyek, dasbor ikhtisar dapat membantu memeriksa semua status Anda secara sekilas.

Pelacak Waktu

Pelacak waktu memungkinkan Anda melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk berbagai proyek, tugas, atau tugas yang Anda ikuti. Hal ini memungkinkan Anda untuk tetap fokus, berhenti membuang waktu, dan menyelesaikan proyek yang ditugaskan tepat waktu.

Baca juga: 15+ Strategi dan Teknik Manajemen Waktu yang Efektif

Bagan Gantt

Gantt Chart adalah diagram siklus hidup suatu proyek. Ini memecah tugas dan tugas yang bergantung, termasuk tenggat waktu untuk masing-masing tugas. Ini sangat membantu untuk proyek besar. Karena Anda dapat dengan mudah melihat keseluruhan alur proyek, mengidentifikasi hambatan, dan memperbaikinya terlebih dahulu.

Dewan Kanban

Dewan Kanban memiliki relevansi dengan Gantt Chart. Ini memiliki dasbor visual yang mengkategorikan tugas dalam kolom (Yang Harus Dilakukan, Sedang Berlangsung, dan Selesai). Hasilnya, Anda bisa langsung mengecek subtugas mana yang sudah selesai, mana yang sedang berjalan, dan mana yang harus segera diselesaikan.

Kalender Tugas

Fitur ini dapat membantu Anda merencanakan dan menjadwalkan tugas Anda sesuai dengan tenggat waktu, prioritas, dan ketersediaan. Setelah Anda terencana dan terorganisir, Anda mencegah kepanikan akibat stres di menit-menit terakhir.

Kelola Anggota Tim

Jika Anda seorang pemimpin tim atau manajer, salah satu KPI Anda haruslah seberapa baik Anda mengelola bawahan Anda. Jadi, alat teknologi harus memiliki kemampuan untuk menambahkan anggota baru ke dalamnya sehingga Anda dapat melacak status dan kemajuan pekerjaan mereka.

Bagikan dan Simpan File & Dokumen

Saat mengelola tim, Anda mungkin sering ingin berbagi sumber daya berharga dengan anggota tim. Anda pasti akan mencari saluran aman untuk melakukan hal ini. Oleh karena itu, carilah alat produktivitas yang memungkinkan Anda mengunggah, berbagi, dan menyimpan file & dokumen.

Laporan Tingkat Lanjut dengan Wawasan

Laporan tingkat lanjut dengan wawasan biasanya ditampilkan secara statistik menggunakan grafik, diagram lingkaran, diagram batang, dll. yang mudah dipahami, sehingga Anda dapat dengan cepat membuat keputusan berdasarkan data.

Pelacakan Tonggak Sejarah

Memang benar, Anda tidak bisa memakan seekor gajah utuh sekaligus, melainkan gigitan demi gigitan. Demikian pula, proyek-proyek besar sering kali tampak membebani. Inilah sebabnya mengapa gagasan tentang tonggak sejarah berasal. Ini memungkinkan Anda untuk memecah proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola yang ditugaskan seiring waktu.

Integrasi dengan Alat Berguna

Untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas, alat produktivitas Anda harus terintegrasi dengan alat populer. Beberapa alat tersebut dapat berupa Slack, email, perpustakaan CRM, sistem komunikasi, media sosial, dll.

Alat Teknologi Terbaik untuk Menjadi Pekerja Produktif

Sungguh menantang untuk mendapatkan semua fitur yang disebutkan di atas dalam satu alat. Selain itu, alat di mana Anda mendapatkan semua fitur ini juga diperkirakan akan memakan biaya yang besar. Namun, di bagian selanjutnya dari bagian ini, kami akan memperkenalkan Anda pada alat teknologi terbaik untuk menjadi pekerja produktif, mencantumkan fitur-fitur utamanya sehingga Anda dapat memilih yang tepat untuk Anda sendiri.

1. Manajer Proyek WP

WP Project Manager adalah alat manajer proyek terkemuka berdasarkan WordPress. Anda akan mendapatkan sebagian besar fitur di atas dan banyak fitur tambahan di alat ini. Anda perlu menginstalnya di WordPress untuk mulai menggunakan plugin. Ini memungkinkan Anda membuat tugas, menugaskannya ke anggota tim, menetapkan tenggat waktu, dan melacak kemajuan.

Dengan antarmuka yang ramah pengguna, Anda dapat mengelola tugas-tugas ini secara terorganisir, berbagi file, dan mengaktifkan pelacakan waktu. Anda bahkan dapat memecah tugas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mendistribusikannya kepada anggota tim, menetapkan tenggat waktu. WP Project Manager adalah alat yang ideal baik untuk individu maupun tim.

Fitur utama Manajer Proyek WP:

• Buat dan tambahkan tugas, proyek, dan tim tanpa batas
• Lacak waktu melalui login, stop, jeda, dan entri khusus
• Bagan Gantt & papan Kanban
• Kalender tugas interaktif
• Kelola peran anggota tim
• Tetapkan pola dan parameter untuk tugas berulang
• Memungkinkan untuk melihat file proyek di satu tempat
• Dasbor pribadi untuk semua pengguna
• Manajemen prioritas
• Dalam diskusi proyek
• Pelaporan tingkat lanjut dengan wawasan
• Pelacakan pencapaian
• Kompatibel dengan bagian depan
• Integrasi dengan WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github, dan banyak lagi

Plugin ini memiliki lebih banyak fitur dan fungsi. Ini memiliki versi gratis dan premium. Periksa dengan mengklik tombol yang terlampir di bawah.

2. Kendur

Slack adalah aplikasi perpesanan dan kolaborasi yang populer untuk tim. Ini adalah alat perpesanan dan berbagi file terpusat yang memungkinkan kolaborasi secara real-time. Karena antarmuka yang ramah pengguna dan struktur yang terorganisir, bahkan pemula pun dapat berkomunikasi dan berkolaborasi secara efisien menggunakan alat ini.

Salah satu fitur terhebat dari Slack adalah membuat alur kerja Anda lebih sederhana melalui saluran, pesan langsung, dan integrasi dengan alat lain. Saluran memungkinkan Anda membagi percakapan ke dalam proyek, departemen, atau topik sehingga tidak ada yang tersesat dan bisa mendapatkan semua informasi yang diperlukan.

Apalagi Slack memiliki integrasi dengan Google Drive, Trello, dan Zoom. Hasilnya, Anda dapat berbagi file, bergabung dalam rapat, dan mengelola tugas tanpa harus berpindah antar platform.

Fitur utama Slack:

• Buat saluran untuk komunikasi berbasis proyek dan terorganisir
• Kirim pesan dalam konversi pribadi
• Bagikan file dan dokumen
• Integrasi dengan berbagai alat bermanfaat
• Lakukan panggilan video dan suara
• Tetapkan preferensi notifikasi yang dapat disesuaikan
• Tampilkan pembaruan status reaksi emoji
• Mendukung aplikasi Seluler dan Desktop
• Mudah untuk mencari riwayat pesan
• Buat rangkaian pesan untuk komunikasi terorganisir

3. Klik Atas

ClickUp adalah alat manajemen proyek terkenal dan kaya fitur yang dapat membantu Anda mengatur alur kerja dan melacak proyek. Muncul dengan banyak fitur berguna untuk manajemen tugas, seperti daftar tugas yang dapat disesuaikan, papan proyek, garis waktu, dan banyak lagi.

Dengan mereka, Anda dapat dengan mudah memantau kemajuan, memprioritaskan tugas-tugas penting, dan menugaskannya ke berbagai pekerjaan dari satu tempat. Hasilnya, Anda tidak perlu bergantung pada banyak alat. Ini juga memiliki integrasi dengan aplikasi populer lainnya seperti Slack, Google Drive, Zoom, dan banyak lainnya.

ClickUp sangat ideal untuk tim kecil karena fleksibilitasnya. Pelacakan waktu, penetapan tujuan, dan laporan kemajuan semakin memudahkan tim untuk tetap sesuai jadwal dan sejalan.

Fitur utama ClickUp:

• Daftar tugas dan papan proyek yang dapat disesuaikan
• Tampilkan tugas dalam daftar, papan, Gantt, atau kalender
• Tetapkan prioritas berdasarkan ketergantungan tugas dan pencapaian
• Bagikan file dan dokumen
• Memungkinkan kolaborasi dan komentar secara real-time
• Aktifkan otomatisasi untuk tugas yang berulang
• Dilengkapi dengan alat pelaporan dan analisis
• Memiliki aplikasi Seluler dan Desktop
• Mudah untuk mengatur notifikasi dan pengingat
• Rancang alur kerja dan status yang dapat disesuaikan
• Integrasi dengan banyak alat yang populer dan bermanfaat

4. Tim Microsoft

Microsoft Teams adalah alat komunikasi dan kolaborasi terpadu untuk tim. Ini memungkinkan Anda untuk mengobrol, bergabung dalam konferensi video, dan berbagi file di antara anggota tim. Hasilnya, Anda menjadwalkan panggilan, rapat, dan tugas dari satu tempat tanpa harus menggunakan berbagai alat/platform.

Dengan demikian, menghemat waktu dalam pengumpulan informasi dan perencanaan yang lebih baik dengan kalender & daftar tugas. Selain integrasi dengan beberapa alat, kontrol proyek, dan obrolan secara real-time, Anda mencapai lebih banyak hal dalam waktu lebih singkat.

Fitur utama Tim Microsoft:

• Obrolan dan pesan langsung
• Mudah untuk mengelola tim dan mengatur saluran
• Bagikan file dan dokumen secara real-time
• Memungkinkan untuk berbagi layar selama rapat
• Konfigurasikan notifikasi yang dapat disesuaikan
• Integrasi dengan banyak alat pihak ketiga
• Tambahkan latar belakang virtual untuk panggilan video
• Dukungan Seluler dan Desktop
• Keamanan dan kepatuhan
• Atur tugas dengan daftar tugas

5. Beralih Jalur

Toggl Track adalah aplikasi pelacakan waktu khusus. Dengan ini, Anda dapat melacak berapa banyak waktu yang Anda dan anggota tim Anda habiskan sepanjang hari kerja. Muncul dengan antarmuka yang mudah digunakan di mana Anda dapat memeriksa status proyek Anda yang sedang berjalan secara real time.

Anda dapat mengkategorikan timesheet berdasarkan proyek dan tugas. Jadi, baik Anda mengerjakan proyek klien, internal, atau pribadi, aplikasi ini memastikan bahwa Anda memanfaatkan setiap menitnya. Laporan dan analitiknya yang komprehensif memungkinkan Anda melihat secara instan jika ada proyek atau bagian proyek yang menghabiskan waktu tambahan secara tidak perlu.

Dengan demikian, Anda dapat mengungkap ketidakefisienan sehingga Anda dapat mengembangkan diri atau membimbing anggota tim agar produktif. Selain itu, Anda juga bisa mengecek karyawan mana yang relatif lebih produktif.

Fitur utama Toggl Track:

• Pelacakan waktu yang mudah digunakan dengan pengatur waktu mulai/berhenti
• Termasuk pelacakan dan pemantauan waktu nyata
• Tag yang dapat disesuaikan untuk pelacakan waktu
• Memberikan ringkasan waktu harian dan mingguan
• Dasbor untuk ikhtisar dan analisis
• Mudah untuk mengelola banyak ruang kerja
• Memungkinkan untuk mengekspor laporan dalam berbagai format (CSV, PDF)
• Pelacakan jam yang dapat ditagih
• Dukungan untuk perangkat Desktop dan Seluler

6. Google Kalender

Google Kalender adalah kalender gratis namun populer yang banyak digunakan untuk mengatur jadwal aktivitas Anda dengan benar. Dengan ini, Anda dapat menampilkan jadwal harian, mingguan, dan bulanan Anda secara visual dan membaginya dengan anggota tim. Ini memungkinkan tim Anda untuk bersiap sebelum dimulainya peristiwa penting apa pun.

Hal terbaik tentang Google Kalender adalah Anda dapat mengirim pengingat dan peringatan untuk tanggal yang akan datang. Ini mencegah pekerja melewatkan tenggat waktu atau janji temu. Google Kalender memiliki integrasi dengan banyak alat dan aplikasi.

Karena ini sepenuhnya gratis untuk digunakan, Anda harus menggunakan Google Kalender dalam kehidupan profesional sehari-hari Anda agar lebih fokus dan terorganisir.

Fitur utama Google Kalender:

• Tampilkan acara berdasarkan tampilan harian, mingguan, dan bulanan
• Bedakan peristiwa dengan kode warna
• Atur notifikasi dan pengingat yang dapat disesuaikan
• Bagikan kalender dengan anggota tim
• Tentukan zona waktu untuk tim global
• Integrasi dengan alat dan aplikasi yang tak terhitung jumlahnya
• Dukungan untuk Desktop dan Seluler
• Memungkinkan untuk mencari riwayat acara

7. Ruang Kerja Google

Google Workspace (sebelumnya dikenal sebagai G Suite) adalah rangkaian solusi produktivitas cloud untuk menyederhanakan tugas dan berkolaborasi. Ini mencakup banyak aplikasi populer seperti Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, dan Google Meet. Semoga Anda sudah familiar dengan banyak di antaranya.

Salah satu kemampuan terbesar Google Workspace adalah menyederhanakan proses bagi anggota tim untuk berbagi dan membuka dokumen, spreadsheet, dan presentasi secara real time. Integrasi dengan Google Meet dan Google Chat memungkinkan anggota tim memulai rapat video kapan pun terjadi keadaan darurat.

Karena ini berbasis cloud, pekerja dapat bergabung dari mana saja dan di perangkat apa saja. Jadi, meskipun sedang tur, Anda bisa mengecek dokumen tim jika Anda memiliki setidaknya smartphone dan koneksi internet.

Fitur utama Google Workspace:

• Dukungan Gmail untuk komunikasi email profesional
• Mudah untuk berbagi dan menyimpan file di Google Drive
• Google Documents memungkinkan dokumentasi cepat
• Google Spreadsheet untuk menjaga perhitungan keuangan
• Mengintegrasikan Google Kalender untuk penjadwalan acara
• Dukungan domain khusus untuk email bisnis
• Mengintegrasikan alat pihak ketiga yang tak terhitung jumlahnya
• Dukungan untuk Seluler dan Desktop
• Opsi pencarian lanjutan di semua alat

8. Perbesar

Zoom adalah alat konferensi video terkenal yang telah menjadi alternatif ampuh untuk kerja jarak jauh dan kolaborasi virtual. Hal ini memungkinkan karyawan untuk berinteraksi melalui panggilan video dan audio dengan kualitas yang baik, yang juga dapat digunakan untuk rapat, webinar, dan pelatihan kapan saja.

Zoom mudah digunakan dan dapat diakses di banyak perangkat. Ini memungkinkan Anda untuk berbagi layar selama konferensi langsung waktu nyata, menyajikan file & dokumentasi PPT Anda, dan bergabung dengan banyak orang untuk memulai rapat. Jadi, jarak fisik tidak lagi menjadi persoalan.

Saat ini, Anda akan menemukan aplikasi Zoom di perangkat seluler dan desktop. Jadi, meskipun Anda sedang tur, Anda dapat langsung mengikuti rapat mendesak apa pun jika Anda hanya memiliki koneksi internet.

Fitur utama Zoom:

• Jalankan konferensi audio dan video berkualitas tinggi
• Atur latar belakang virtual selama rapat
• Rekam rapat di penyimpanan cloud
• Selenggarakan webinar untuk audiens dalam jumlah besar
• Integrasikan kalender untuk menjadwalkan pertemuan
• Integrasi dengan banyak alat pihak ketiga
• Fitur ruang tunggu
• Memungkinkan untuk berbagi file selama rapat
• Biarkan peserta mengangkat tangan mereka selama pertemuan
• Termasuk dukungan multi-perangkat

9. Tata Bahasa

Menulis adalah bagian penting dari hampir setiap pekerjaan saat ini. Tanpa penguasaan yang kuat terhadap aspek tata bahasa dan pembuatan kalimat, mustahil seseorang bisa terhindar dari kesalahan tata bahasa, meskipun Anda sangat berhati-hati. Grammarly bisa menjadi penyelamat dalam kasus ini.

Grammarly adalah asisten menulis Anda. Ini dapat sangat membantu Anda menyederhanakan komunikasi dan membuat tulisan bebas kesalahan. Ini langsung memeriksa tata bahasa, ejaan, dan tanda baca untuk membantu Anda menyusun tulisan bebas kesalahan. Dengan demikian, ini dapat menyelamatkan Anda dari melakukan kesalahan apa pun.

Ini dapat meningkatkan efisiensi Anda dengan mengotomatiskan pengeditan dan memperbaiki kesalahan tertulis. Sangat mudah untuk berintegrasi di berbagai platform, termasuk browser, klien email, dan pengolah kata.

Fitur utama Tata Bahasa:

• Mendeteksi nada dan menulis sesuai konteks
• Periksa plagiarisme untuk keasliannya
• Menyarankan agar lebih jelas dan ringkas
• Kompatibel dengan berbagai platform
• Memberikan umpan balik waktu nyata saat mengetik
• Dapat merevisi salinan penjualan dan promosi Anda
• Memperbaiki kesalahan tanda baca Anda
• Menyarankan sinonim

10. ObrolanGPT

Saat ini kita hidup di dunia yang sangat dipengaruhi oleh Kecerdasan Buatan (AI) yang terus meningkat tanpa henti. Jadi, sangat mustahil bagi kita untuk maju dan bersaing dengan orang lain kecuali kita mengadopsi AI dalam kehidupan sehari-hari. Namun alat yang telah menghadirkan AI kepada semua orang dan membuatnya sangat mudah beradaptasi untuk semua orang adalah ChatGPT.

ChatGPT dapat menulis email, laporan, ide, dan bahkan pemecahan masalah yang rumit untuk Anda, sehingga menghemat waktu Anda yang berharga. Hal ini sangat berguna untuk tujuan penelitian, untuk mempersingkat teks yang panjang, mendekonstruksi topik yang sulit, dan mengotomatiskan tugas yang berulang. Nilai jual terbesarnya adalah fleksibilitasnya.

Anda dapat menggunakannya untuk menghasilkan ide, membuat draf kasar, atau bahkan mengoreksi dokumen. Jika Anda belum terbiasa dengan AI, mulailah perjalanan Anda dengan ChatGPT.

Fitur utama ChatGPT:

• Memberikan jawaban atas pertanyaan Anda menggunakan pemrosesan bahasa alami
• Dapat membantu dalam penulisan, pembuatan gambar, dukungan khusus, terjemahan, dan banyak lagi
• Mudah untuk menulis kode dan mendeteksi kesalahan dalam cuplikan kode Anda
• Membantu dalam brainstorming dan menghasilkan ide
• Ringkaslah teks dan artikel yang panjang
• Menyederhanakan topik yang sulit

Menutup: Mana yang Harus Anda Pilih

Seperti disebutkan sebelumnya, cukup sulit untuk menemukan semua fitur dan fungsi penting yang tersedia dalam satu alat. Inilah sebabnya mengapa sebagian besar orang, tim, dan kantor terlihat bergantung pada banyak alat. Selain itu, tugas dan tujuan (persona, tim, kantor, dll) yang Anda cari alatnya juga bisa menjadi pertimbangan.

Nah, inilah saran kami yang dapat mempercepat proses berpikir Anda dalam memilih alat produktivitas terbaik.

• Jelajahi semua alat gratis yang tersedia dalam proyek pribadi dan tim Anda yang sesuai
• Gunakan WP Project Manager jika Anda suka menjalankan aplikasi proyek berbasis web
• Pertimbangkan WP Project Manager jika sebagian besar proyek Anda menggunakan WordPress
• Gunakan Slack untuk komunikasi real-time dan integrasikan Google Meeting dengannya
• Integrasikan Google Kalender ke alat Anda untuk jadwal acara
• Gunakan Zoom jika Anda ingin menyelenggarakan webinar sehingga memungkinkan banyak orang untuk bergabung

Semoga rekomendasi ini dapat membantu Anda memilih alat dan memutuskan mana yang cocok untuk proyek Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau pendapat, sebutkan di kotak komentar di bawah.