Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas Tim

Keyakinan bahwa melacak waktu akan membuat kita lebih lambat alih-alih membuatnya lebih cepat hanyalah kekeliruan. Di dunia nyata, pelacakan waktu memungkinkan Anda mengukur kecepatan kerja Anda, menyesuaikan diri dengan tenggat waktu, dan terus-menerus memungkinkan Anda menantang diri sendiri untuk melampaui kinerja kerja Anda sebelumnya. Di era digital ini, pelacakan waktu yang tepat membutuhkan perangkat lunak saat ini. Dan ada sejumlah manfaat perangkat lunak manajemen waktu yang akan kita bahas dalam posting hari ini.

Dari awal hingga akhir proyek, Anda akan menemukan beberapa skenario umum seperti "Berapa jam yang kita perlukan untuk menyelesaikan proyek ini?", "Pegawai mana yang dapat melakukannya lebih cepat?", "Siapa yang paling memenuhi syarat untuk didelegasikan? tugas?”, “Bagaimana cara meningkatkan penawaran dan perkiraan saya?” dan masih banyak lagi.

Jadi pegang erat-erat untuk mengetahui bagaimana manfaat perangkat lunak manajemen waktu dapat membantu Anda menyelesaikan sesuatu dan memanfaatkan waktu Anda sebaik mungkin. Juga, pelajari cara memprioritaskan tugas, mengelola proyek Anda, dan meningkatkan produktivitas Anda dengan proses manajemen waktu yang tepat.

Pentingnya Manajemen Waktu Dalam Proyek untuk Bisnis

Di banyak bisnis, kita sering melihat proyek tidak selesai tepat waktu. Ini murni karena mereka tidak memiliki proses manajemen waktu yang tepat. Lebih penting lagi, mereka bahkan tidak menyadari pentingnya manajemen waktu dalam bisnis. Jadi, inilah faktor-faktor yang membuat manajemen waktu menjadi sangat penting.

Manajemen Waktu memungkinkan Anda untuk:

• Belajarlah untuk mengatur waktu dan sumber daya Anda secara lebih efektif untuk meningkatkan produktivitas dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
• Menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran
• Visualisasikan dan kendalikan status proyek
• Perkirakan jadwal dan sumber daya proyek masa depan
• Manajer proyek memiliki kendali yang ketat atas waktu dan pengeluaran
• Kelola waktu Anda saat mengerjakan proyek sehingga Anda bekerja lebih efisien

Apa Manfaat Utama Perangkat Lunak Manajemen Waktu atau Pelacak?

Saat kami mengelola bisnis kami dengan solusi pelacak waktu, kami telah menemukan faktor-faktor berikut, yang diperoleh dari pengalaman kami, yang berguna.

Mendorong Karyawan untuk Memenuhi Tenggat Waktu yang Menekan

Jika karyawan Anda menggunakan perangkat lunak manajemen waktu, maka mereka dapat melihat status tugas mereka dari dasbor perangkat lunak atau dari daftar tugas. Ini akan mendorong mereka untuk menyerahkan tugas yang didelegasikan pada waktunya.

Membantu Rekan Tim Anda untuk Mengerjakan Tugas dengan Prioritas Lebih Tinggi

Ini adalah fenomena yang cukup umum bahwa setelah menyelesaikan tugas tertentu, karyawan Anda tidak dapat mengetahui tugas mana yang harus mereka fokuskan atau mulai. Di sinilah alat pelacak waktu datang untuk menyelamatkan. Dengan ini, mereka tidak hanya dapat melihat tugas berikutnya tetapi juga dapat melihat tingkat prioritas (rendah, sedang, dan tinggi) dari suatu tugas. Dengan demikian, seorang karyawan dapat mengukur waktunya untuk tugas yang diberikan kepadanya dan dapat melanjutkan ke tugas berikutnya yang membutuhkan prioritas lebih tinggi.

Meningkatkan Kutipan dan Perkiraan untuk Hubungan yang Baik Dengan Klien

Melacak waktu pada setiap bagian proyek Anda akan memungkinkan Anda menghasilkan laporan tentang berbagai jenis tugas yang harus diselesaikan. Berdasarkan laporan ini, Anda dapat dengan mudah membuat asumsi dan dengan demikian dapat memperkirakan waktu untuk menyelesaikan proyek dengan memberikan penawaran yang lebih baik kepada pelanggan Anda.

Mengukur Jam yang Dapat Ditagih Secara Akurat

Jika tim Anda membutuhkan waktu lama yang tidak perlu untuk menyelesaikan proyek atau serangkaian tugas tertentu, maka menagih pelanggan Anda sehubungan dengan waktu itu tidak akan memberikan hasil yang baik. Klien Anda dapat kehilangan kepercayaan pada Anda karena dia mungkin berpikir bahwa Anda menagihnya lebih dari yang pantas Anda terima. Oleh karena itu, Anda perlu mengidentifikasi dan mengurangi jam yang tidak dapat ditagih.

Kabar baiknya adalah jika Anda terus mengukur tugas Anda dengan benar maka Anda dapat menagih klien Anda sesuai dengan jumlah waktu dan pekerjaan bersih, yang dilakukan oleh seluruh tim Anda.

Menghindari "Persyaratan Creep"

Kurangnya definisi yang baik, dokumentasi yang baik, dan kontrol dapat membawa Anda ke masalah fitur creep yang secara bertahap dapat tumbuh seiring waktu. Selain itu, scope creep berfungsi sebagai jaminan simpanan proyek Anda.

Menurut survei Pulse of the Profession PMI 2018, 52% proyek pernah mengalami masalah scope creep.

Karena Anda akan melacak waktu untuk setiap tugas, akan lebih mudah bagi klien Anda untuk memahami fakta bahwa tidak menaikkan persyaratan apa pun.

Membayar Freelancer atau Kontraktor untuk Apa yang Mereka Benar-Benar Pantas

Dengan solusi pelacak waktu, Anda dapat melacak jumlah total waktu kerja kontraktor atau pekerja lepas Anda. Ini memastikan bahwa Anda membayar mereka untuk apa yang benar-benar layak mereka dapatkan atau untuk apa yang sebenarnya telah mereka lakukan. Ini dapat diterapkan dengan cara yang sama seperti staf Anda mengisi lembar waktu dalam sistem pelacakan waktu yang sama.

Memantau Status Semua Tugas Sekaligus

Saat Anda mengelola proyek yang berbeda pada satu waktu, menjadi sangat sulit untuk mengetahui status tugas sesuai permintaan. Anda akan merasa bahwa tugas akan datang dan secara bertahap keluar dari jalan Anda.

Namun, dengan opsi pencarian lanjutan, Anda hanya perlu memasukkan nama tugas tertentu atau nama pengguna yang terkait dengan tugas tersebut di bilah pencarian dan tekan tombol enter untuk menyelamatkan tugas yang hilang dengan cara Anda. Selain itu, alat pelacak waktu dengan dasbor khusus akan membantu Anda melihat sekilas semua tugas dari semua proyek.

Meningkatkan Jadwal Proyek ke Kerangka Waktu yang Lebih Realistis

Tidak peduli seberapa cekatan dan berpengalaman Anda untuk memperkirakan jadwal proyek Anda dengan benar, akan selalu ada ketidakpastian untuk menyelesaikan pekerjaan dalam kerangka waktu yang ditentukan. Jika Anda gagal mengirimkan proyek Anda dalam jangka waktu yang ditentukan maka klien Anda akan menganggap Anda 'tidak profesional'.

Di sisi lain, jika Anda memiliki cukup data tentang proyek atau tugas yang telah diselesaikan sebelumnya, Anda dapat menentukan waktu yang diharapkan untuk menyelesaikan proyek dan dengan demikian menetapkan jadwal proyek ke kerangka waktu yang lebih realistis menjadi lebih mudah bagi Anda.

Mendapatkan Peluang untuk Membandingkan Proyek dan Meningkatkan Efisiensi

Dengan riwayat data masa lalu dari proyek yang dilakukan sebelumnya, Anda dapat membandingkan proyek yang saat ini selesai sehingga Anda dapat mengukur apakah Anda mengambil waktu yang sama atau kurang. Ini pasti akan membuka jalan untuk menantang diri Anda bersama dengan seluruh tim Anda untuk melakukan tugas yang sama dalam waktu yang lebih singkat.

Menghindari Masalah Kelebihan Beban

Ketika mendapatkan tugas yang diberikan, sejumlah besar orang menerimanya dengan hati yang baik – itu karena orang-orang seperti itu suka membantu orang lain. Tetapi seiring berjalannya waktu, tugas-tugas itu berbaris di depan mereka dan menjadi sangat sulit untuk menyelesaikannya sama sekali. Dengan melacak waktu dengan benar, Anda dapat merasakan siapa yang membutuhkan waktu lebih lama untuk menjalankan tugas dan dapat mengidentifikasi apakah mereka dibebani dengan tugas yang berlebihan.

Menghargai Rekan Tim yang Efisien

Jika Anda melacak waktu yang tepat, yang diambil oleh rekan setim tertentu, untuk menyelesaikan serangkaian tugas tertentu dan jika Anda mengamati bahwa dia telah memenuhi tujuannya dan melakukan pekerjaan ekstra, inilah saatnya untuk memberi penghargaan kepada orang itu. Insentif ini akan mendorongnya untuk berbuat lebih baik di masa depan.

Ubah Hasil Kerja Anda Sepenuhnya Dengan Perangkat Lunak Manajemen Waktu Terbaik

Semoga Anda telah mencatat manfaat perangkat lunak manajemen waktu yang luar biasa ini. Kami berharap manfaat ini pasti akan mempengaruhi Anda untuk membuat tim Anda efektif dalam manajemen waktu atau perangkat lunak pelacakan karena untuk beberapa industri, adalah wajib untuk mengukur jam kerja karyawan Anda untuk tujuan pelaporan dan kepatuhan. Dan melihat manfaatnya, cukup jelas, menggunakan perangkat lunak manajemen waktu akan memberi Anda lompatan kuantum atas pesaing Anda.

Selain itu, alat pelacak waktu berbasis online akan membebaskan Anda di seluruh alam semesta karena Anda dapat mengakses dasbor kapan saja hanya dengan konektivitas internet dari semua jenis perangkat. Inilah sebabnya mengapa Anda memerlukan perangkat lunak manajemen atau pelacakan waktu yang andal dan kuat yang dapat meningkatkan keefektifan upaya tim Anda.

Salah satu alat canggih tersebut adalah WP Project Manager , yang tidak hanya membantu Anda dalam mengelola tugas Anda dan tim Anda secara efisien, tetapi juga melacak waktu semua proyek untuk memastikan Anda atau tim Anda tidak melewati tenggat waktu. Jadi jika Anda berjuang untuk mengelola atau melacak waktu proyek Anda atau anggota tim tertentu, maka alat ini pasti dapat membuat perbedaan dalam manajemen waktu tugas.

jika Anda senang membaca konten tentang topik yang siap & menarik, bergabunglah dengan 63K+ pembaca kami dengan berlangganan buletin kami.