Merancang Proses Orientasi Klien yang Sukses

Jika sepertinya setiap kali Anda melibatkan klien baru untuk sebuah proyek, Anda menghabiskan waktu sebanyak yang Anda butuhkan untuk mengerjakan proyek tersebut, mungkin ini saatnya untuk mulai memikirkan merampingkan bagian bisnis Anda ini. Proses orientasi klien yang berkembang dengan baik adalah kunci untuk menciptakan hubungan yang langgeng, mendorong rujukan pelanggan baru, dan menghemat banyak waktu Anda dan tim Anda.

Mengapa Anda harus membuat proses orientasi klien

Ada beberapa alasan mengapa proses orientasi klien yang sukses sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda:

• Ini menetapkan harapan. Proses yang dirancang dengan baik membantu klien Anda memahami bagaimana proyek akan diselesaikan, apa yang dibutuhkan dari mereka, dan kapan harus mencari pembaruan status. Ini juga membantu mereka merasa lebih nyaman saat bekerja dengan Anda dan tim Anda.
• Ini menghemat waktu perusahaan Anda. Alur kerja orientasi otomatis yang terstandarisasi akan menghemat waktu Anda dan klien Anda baik di awal proyek, tetapi juga sepanjang durasinya. Ketika klien tahu apa yang diharapkan, mereka akan memiliki lebih sedikit pertanyaan dan tidak akan merasa perlu untuk terus-menerus memeriksa status produksi.
• Ini meningkatkan retensi klien. Pendapatan Anda yang paling dapat diandalkan berasal dari pelanggan yang sudah ada. Saat klien mempekerjakan perusahaan Anda untuk pertama kalinya, penting bagi mereka untuk mengetahui apa yang diharapkan, mengetahui cara mengakses informasi tertentu, dan merasa didukung sepanjang pengalaman mereka. Pengalaman awal yang baik tidak hanya akan mendorong klien Anda untuk terus bekerja sama dengan Anda, tetapi juga akan membantu mereka menjadi sumber rujukan utama Anda.
• Ini meningkatkan pendapatan secara keseluruhan. Semakin banyak klien jangka panjang yang Anda miliki, semakin rendah biaya akuisisi Anda dari waktu ke waktu. Jika klien Anda saat ini dan rujukan mereka membuat Anda sibuk, Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu atau uang untuk beriklan. Ini membuat pendapatan Anda lebih tinggi dan biaya pemasaran lebih rendah.

Daftar periksa orientasi klien

Sebelum memutuskan bagaimana menyusun proses orientasi klien Anda, tentukan informasi yang Anda dan klien Anda butuhkan dari satu sama lain. Unduh daftar periksa praktis tentang item yang mungkin perlu disertakan oleh bisnis Anda saat mengembangkan alur kerja. Kebutuhan Anda mungkin berbeda, jadi jangan ragu untuk menyesuaikan daftar periksa Anda sendiri.

Merancang proses orientasi klien Anda

Sekarang setelah Anda menentukan informasi apa yang perlu Anda berikan dan terima dari klien Anda, Anda harus mencari tahu metode terbaik untuk mentransmisikan dan memelihara informasi ini dan sistem apa yang harus diterapkan untuk kelancaran, -mengelola pengalaman.

Buat penyaringan klien dan formulir pendaftaran

Bergantung pada sifat bisnis Anda, Anda mungkin tidak meminta klien untuk membayar layanan di muka. Anda mungkin terlebih dahulu meminta mereka untuk mengisi kuesioner untuk menentukan ruang lingkup proyek mereka atau apakah layanan yang Anda tawarkan sesuai dengan kebutuhan klien atau tidak.

Gravity Forms adalah alat yang hebat untuk membuat formulir terperinci untuk menyaring klien. Anda dapat mendesain formulir kompleks yang menyertakan opsi "simpan dan lanjutkan" sehingga pengguna dapat menyimpan kemajuan mereka dan kembali untuk melengkapi formulir di lain waktu. Ini juga menawarkan opsi untuk mengunggah file, sehingga calon klien dapat mengunggah dokumen atau foto untuk membantu memperjelas ruang lingkup proyek mereka. Misalnya, jika Anda mengecat sebuah rumah dengan cat air khusus, pelanggan mungkin perlu mengunggah foto rumah tersebut sehingga Anda dapat memberi mereka penawaran.

Setelah Anda menentukan bahwa proyek klien cocok, Anda harus menyiapkan akun mereka. Jika Anda mengharuskan klien membeli produk untuk memulai layanan Anda, Anda dapat memasukkan kuesioner orientasi Anda langsung di halaman produk menggunakan Add-on Produk Gravity Forms.

Jika Anda memerlukan klien untuk mendaftar di situs Anda sebelum mereka membayar layanan, Anda dapat mengumpulkan informasi terperinci dengan Bidang Pendaftaran Pengguna Khusus untuk WooCommerce. Semua data yang Anda kumpulkan akan tersedia untuk klien Anda di halaman akun mereka dan informasi yang mereka kirimkan akan dimasukkan dalam profil pengguna mereka.

Sederhanakan proses checkout

Jika Anda telah menambahkan bidang formulir tambahan ke produk Anda atau memerlukan pendaftaran yang panjang, Anda akan ingin mendorong kesederhanaan dan efisiensi lebih jauh lagi di checkout Anda. Cobalah untuk menjaga pembayaran Anda tetap sederhana dan bebas gangguan sehingga klien Anda tidak frustrasi. Beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk merampingkan proses meliputi:

• Hapus gangguan. Hilangkan widget navigasi dan bilah sisi sehingga pelanggan Anda tetap fokus dan tidak berkeliaran untuk menyelidiki produk lain.
• Gunakan Pembayaran Satu Halaman WooCommerce . Jika Anda adalah perusahaan yang berfokus pada layanan, kemungkinan klien Anda mungkin hanya membeli satu produk dalam satu waktu. Menawarkan mereka kemampuan untuk memeriksa langsung di halaman produk dapat membantu menutup penjualan Anda lebih cepat dan memberikan pengalaman yang lebih baik.
• Menawarkan beberapa opsi pembayaran. Biarkan pelanggan memilih metode pembayaran yang nyaman. Dengan Pembayaran WooCommerce, Anda dapat menerima pembayaran dalam berbagai mata uang dan bahkan menawarkan metode populer seperti Apple Pay, giropay, dan Sofort.
  

Pelajari lebih lanjut tentang mengoptimalkan pembayaran Anda.

Buat portal klien yang aman

Sekarang setelah klien Anda terdaftar di situs Anda, Anda pasti ingin memastikan bahwa mereka memiliki akses ke semua yang mereka butuhkan dan bahwa mereka juga memiliki alat untuk memberi Anda informasi apa pun yang dibutuhkan tim Anda. Portal klien yang aman adalah cara yang bagus untuk menyimpan informasi sensitif di satu tempat sambil memberikan akses yang aman ke semua yang Anda perlukan untuk bekerja sama.

Dengan menggunakan alat seperti Keanggotaan WooCommerce dan Formulir Gravitasi, Anda dapat membuat portal aman yang memberi klien Anda kemampuan untuk mengelola informasi pembayaran mereka, mengunggah file penting, dan mengisi formulir dan survei tambahan. Anda juga dapat membatasi akses ke produk, sumber daya, dan konten tertentu berdasarkan tingkat keanggotaan.

Jika Anda menggunakan Bidang Pendaftaran Pengguna Khusus untuk ekstensi WooCommerce, Anda dapat menetapkan peran keanggotaan kepada klien Anda saat mereka mendaftar dan membatasi akses ke konten tertentu hingga mereka meningkatkan ke produk keanggotaan berbayar.

Lakukan pembayaran lebih mudah dengan langganan

Jika Anda menggunakan Keanggotaan WooCommerce sebagai bagian dari pembuatan portal klien, Anda dapat menggabungkannya dengan Langganan WooCommerce untuk mengaktifkan fitur praktis seperti pembayaran berulang otomatis. Ini sangat membantu untuk klien yang mungkin membayar mingguan atau bulanan untuk layanan Anda.

Dengan Keanggotaan dan Langganan WooCommerce, Anda dapat:

• Buat paket pembayaran otomatis
• Tawarkan uji coba gratis
• Biarkan klien menjeda keanggotaan mereka sendiri
• Biarkan klien meningkatkan atau menurunkan keanggotaan mereka
• Keanggotaan prorata ketika klien meningkatkan atau menurunkan layanan

Buat paket sambutan klien

Buat serangkaian email dan dokumen yang memperkenalkan klien Anda untuk bekerja dengan Anda. Email pengantar mungkin menguraikan semua informasi hukum dan keuangan yang Anda perlukan dari klien Anda. Anda juga dapat meminta informasi khusus proyek seperti pedoman merek atau mengirim kuesioner yang membantu lebih lanjut menentukan ruang lingkup proyek. Atau berikan detail tentang jam kerja Anda, alat kolaboratif yang Anda gunakan dengan klien Anda dan cara mengaksesnya, dan informasi penting lainnya.

AutomateWoo dapat membantu Anda meluncurkan paket selamat datang yang akan membuat orientasi menjadi mudah. Selain mengirim rangkaian email standar seperti yang dijelaskan di atas, Anda juga dapat:

• Sarankan layanan lain : Secara otomatis mengirim email klien yang menyarankan layanan lain yang mungkin mereka minati berdasarkan apa yang telah mereka beli.
• Kirim pemberitahuan SMS : Kirim pemberitahuan teks kepada klien Anda setelah pembelian.
• Berikan pemberitahuan kedaluwarsa kartu : Beri tahu klien tentang tanggal kedaluwarsa kartu kredit atau debit yang akan datang untuk kartu yang telah mereka simpan ke akun mereka. Ini dapat mengurangi pembayaran yang gagal dan pekerjaan layanan pelanggan tambahan.

Daftarkan klien Anda dalam program rujukan: Dapatkan lebih banyak klien dengan lebih sedikit pekerjaan pemasaran dengan mendorong rujukan. Tawarkan insentif dengan add-on Refer A Friend dari AutomateWoo.

Setelah Anda mengaktifkan klien, Anda dapat menggunakan alat dan sistem yang sama ini untuk mendorong retensi. Jual mereka pada layanan tambahan, sarankan layanan baru kepada mereka ketika mereka mendekati akhir masa proyek atau keanggotaan, dan tawarkan mereka insentif untuk mengirim pelanggan baru sesuai keinginan Anda.

Setelah proses Anda diatur dan diotomatisasi, itu tidak berarti Anda bisa santai saja. Meskipun sistem yang baik membuat alur kerja Anda lebih efisien, Anda harus memperbaikinya dari waktu ke waktu. Tinjau proses orientasi Anda sesekali dan tingkatkan aspeknya berdasarkan umpan balik dari klien dan perubahan pada bisnis Anda. Proses orientasi yang sukses adalah proses yang tidak hanya direncanakan dengan baik di awal, tetapi juga yang berkembang dari waktu ke waktu untuk melayani klien dan perusahaan Anda dengan sebaik-baiknya.