15 sistem dan perangkat lunak manajemen dokumen terbaik pada tahun 2023

Pasar dunia untuk sistem manajemen dokumen diproyeksikan mencapai angka $11,06 miliar pada tahun 2028.

Dan memang demikian. File dan dokumen adalah bagian mendasar dari perusahaan mana pun. Terlepas dari ukuran bisnis Anda, kemungkinan besar Anda sedang mengerjakan dan mengelola sejumlah dokumen.

Dan Anda juga ingin menyimpannya dengan aman dan sistematis sehingga karyawan dan pelanggan Anda dapat mengambilnya kembali dengan mudah.

Di situlah perangkat lunak manajemen dokumen dapat membantu. Ini memungkinkan Anda menyimpan dan berbagi dokumen dari browser, perangkat, atau lokasi apa pun, memastikan kolaborasi yang lancar di antara semua pihak yang terlibat.

Tak perlu dikatakan, memilih perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat sangat penting untuk menjalankan organisasi Anda dengan lancar.

Dari memastikan pengambilan dokumen yang diperlukan secara tepat waktu hingga memberikan izin kepada semua orang yang berwenang di perusahaan Anda, program manajemen dokumen yang memiliki reputasi baik dapat membantu mencapai semua tujuan Anda.

Jadi dalam daftar ini, kami telah menilai dan mengulas sistem manajemen dokumen terbaik, memungkinkan Anda memilih solusi yang paling sesuai untuk kebutuhan Anda. Tapi pertama-tama, mari kita lihat arti dari platform manajemen dokumen.

Apa itu sistem manajemen dokumen?

Sistem manajemen dokumen mengacu pada platform yang dirancang untuk mengunggah, mengatur, menyimpan, menangani, dan memantau dokumen digital.

Selain itu, banyak platform manajemen dokumen memiliki fitur yang memungkinkan Anda mengubah dokumen fisik menjadi salinan digital dengan mudah menggunakan teknologi pemindaian.

Setelah dokumen didigitalkan, menjadi lebih mudah untuk menelusurinya. Sehingga karyawan Anda dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen dan fokus menggunakan informasi yang mereka perlukan.

Mengapa Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen?

Menangani sejumlah besar informasi dalam bentuk fisik dapat menjadi tantangan dan menyebabkan hilangnya produktivitas. Perangkat lunak manajemen dokumen sangat penting bagi bisnis apa pun untuk membuat arsip elektronik untuk menyimpan dokumen dan meningkatkan efisiensi.

Kecenderungan transisi perusahaan ke ruang digital telah menyebabkan meningkatnya minat pada platform manajemen dokumen.

Mengelola informasi dalam jumlah besar bisa jadi sulit, terutama bila dokumen dalam format hard copy. Banyak perusahaan mengalami penurunan efisiensi karena menyelesaikan rintangan pengelolaan dokumen.

Jadi perangkat lunak manajemen dokumen adalah komponen penting dari perusahaan mana pun. Sebagai pengganti lemari dan laci dokumen fisik, solusi manajemen dokumen membangun gudang elektronik yang dapat dibuka dan dimodifikasi oleh orang yang berwenang.

Hasilnya, ini memungkinkan Anda mengatur waktu secara efisien, meningkatkan keamanan, mematuhi peraturan, dan mendorong kerja sama tim.

Fitur apa yang harus Anda cari dalam sistem manajemen dokumen?

Solusi manajemen dokumen mungkin memiliki beberapa kemampuan lebih dari sekadar menyimpan dokumen. Jenis solusi yang Anda pilih akan bergantung pada kebutuhan Anda dan file kertas yang ditangani organisasi Anda. Beberapa fitur yang mungkin ingin Anda jelajahi saat memilih solusi manajemen dokumen adalah:

Kemudahan penggunaan

Kemudahan penggunaan adalah bagian penting dari solusi manajemen dokumen. Itu dapat dikemas dengan fungsi luar biasa, tetapi mereka tidak akan membantu Anda jika perangkat lunak tidak memiliki antarmuka pengguna yang intuitif.

Banyak platform menyediakan uji coba gratis sebelum membuat keputusan. Jika memungkinkan, biarkan karyawan Anda bereksperimen dengan aplikasi tersebut selama fase pengujian.

Pratinjau berkualitas tinggi

Saat menggunakan platform manajemen dokumen, seharusnya tidak memaksa Anda untuk mengunduh file berulang kali saat Anda ingin melihatnya. Platform harus memberikan pandangan yang jelas tentang dokumen sesuai permintaan.

Kolaborasi dokumen

Perangkat lunak manajemen dokumen terbaru mengizinkan para profesional yang berwenang untuk berbagi dokumen dan memodifikasinya sebagai sebuah tim.

Platform tertentu memungkinkan banyak orang mengubah dokumen pada saat yang sama, sementara yang lain memiliki mekanisme bawaan yang memungkinkan hanya satu orang untuk mengedit dokumen pada waktu tertentu. Dan ada juga yang menyediakan kedua alternatif tersebut.

Untuk memutuskan opsi yang paling cocok untuk Anda, identifikasi bagaimana fungsi tim Anda dan jenis file yang memerlukan kerja sama tim.

Pemindaian foto massal dan pengunggahan dokumen

Kemampuan untuk memindai foto dan mengubahnya menjadi teks menggunakan teknologi OCR bermanfaat bagi organisasi. Karena itu memungkinkan mereka mengonversi dokumen berbasis kertas dalam jumlah besar ke dalam format digital.

Jadi sistem manajemen dokumen terbaik menggunakan teknologi optical character recognition (OCR) untuk menambahkan metadata secara otomatis. Ini semakin menyederhanakan proses pencarian dokumen di masa mendatang.

Kontrol versi

Juga dikenal sebagai versi, kontrol versi adalah atribut penting dari platform manajemen dokumen.

Kesalahan pengguna yang tidak disengaja dapat menyebabkan modifikasi atau penghapusan data penting.

Jadi, kontrol versi memungkinkan Anda untuk melihat perubahan yang dialami dokumen pada kesempatan yang berbeda. Jika diperlukan, Anda dapat kembali ke edisi sebelumnya. Fitur ini sangat penting saat banyak profesional mengerjakan dokumen.

Penyimpanan

Aplikasi harus membiarkan Anda menyimpan file Anda di database pusat sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan dan mengambil dokumen.

Banyak integrasi

Solusinya harus memudahkan Anda untuk menghubungkannya dengan program eksternal seperti Salesforce, MS Outlook, Gmail, dan Google Drive, antara lain.

Peran dan izin pengguna

Aspek penting dari perangkat lunak manajemen dokumen adalah memberi manajer cara untuk menetapkan hak istimewa yang berbeda untuk setiap anggota tim.

Anda dapat mengotorisasi individu tertentu untuk mengakses atau mengubah dokumen. Dan anggota tim lainnya mungkin dilarang melihat file di dalam jaringan. Ini menciptakan mekanisme perlindungan yang efektif dan membuat tim lebih efisien.

Ramah seluler

Beberapa platform manajemen dokumen hadir dengan aplikasi smartphone. Anda tidak boleh menggunakan platform pada perangkat genggam, tetapi ada kemungkinan tim Anda akan melakukannya.

Semua solusi manajemen dokumen tidak akan memenuhi kriteria ini. Jadi, saat memilih solusi, tentukan fungsi mana dalam platform yang paling sesuai dengan tujuan bisnis Anda.

Apa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik?

Sistem manajemen dokumen terbaik mencakup solusi seperti DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Pencari Dokumen, eFileCabinet, InfoRouter.

Agar Anda dapat memilih platform manajemen dokumen terbaik untuk organisasi Anda, kami mengevaluasi berbagai platform yang tersedia di pasar.

Dan kami memeriksa faktor-faktor seperti kemudahan penggunaan, keamanan, manajemen versi, dan kolaborasi dokumen. Jadi, inilah daftar sistem manajemen dokumen teratas untuk Anda pertimbangkan.

M-Files: terbaik untuk kemudahan penggunaan

M-Files adalah platform manajemen dokumen lengkap dengan platform yang ramah pengguna dan mudah digunakan. Itu dilengkapi dengan beberapa fungsi yang memfasilitasi kelancaran kategorisasi dokumen, pemindaian dokumen fisik, dan otomatisasi proses.

Kunci Keuntungan

• M-Files menawarkan konektivitas dengan Parashift, sebuah perusahaan teknologi yang dikenal untuk pengambilan dokumen melalui pembelajaran mesin. Dengan memanfaatkan integrasi ini, Anda dapat merampingkan dan mengotomatiskan alur kerja Anda.
• Daripada melihat informasi secara fisik dan mengkategorikan file, Anda dapat menangani banyak sekali file semi-terstruktur, terstruktur, dan tidak terstruktur secara otomatis.
• Alih-alih bergantung pada pendekatan berbasis folder konvensional, M-Files menggunakan metadata untuk mengkategorikan materi berdasarkan tag, kata kunci, grup, dan sebagainya. Ini menyederhanakan proses pencarian dan penanganan semua jenis dokumen.
• Akses smartphone offline tersedia dengan M-Files, memungkinkan Anda untuk dengan mudah melihat file dari smartphone Anda, bahkan tanpa konektivitas internet.
• M-Files memberikan integrasi tanpa hambatan dengan berbagai alat, seperti Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office, dan lainnya.

Keterbatasan

• Fitur kategorisasi tag otomatis mungkin memerlukan waktu untuk membiasakan diri.
• UI platform agak kuno.

Harga

Untuk mencoba M-Files, Anda bisa mendapatkan versi trial 30 hari dengan mengisi kuesioner. Atau Anda dapat menghubungi mereka untuk meminta demonstrasi.

Zoho Docs: terbaik untuk menyimpan dan mengelola dokumen dengan mudah

Zoho Docs adalah salah satu sistem manajemen dokumen terbaik yang ditampilkan dalam koleksi ini.

Zoho Docs memungkinkan Anda menyimpan dan menangani semua file Anda di cloud, serta menyediakan fitur kolaborasi yang efisien. Ini memungkinkan Anda berbagi dokumen dan memudahkan Anda membuat dan memodifikasinya saat bepergian.

Dengan Zoho Docs, Anda dapat mengubah dokumen kantor MS Anda menjadi PDF dan membagikannya di antara anggota tim secara instan.

Kunci Keuntungan

• Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan file besar dengan mudah, seperti rekaman video, direktori, dan bahkan seluruh repositori.
• Dengan Zoho Docs, Anda dapat dengan mudah membuat folder induk dan folder anak untuk pengaturan file yang rapi berdasarkan tugas, peran, dan format file.
• Anda dapat melakukan tugas Anda di komputer desktop baik Anda sedang online atau tidak – file secara otomatis disinkronkan setelah Anda terhubung kembali ke internet.
• Ini menghasilkan cadangan file otomatis untuk mencegah kehilangan informasi.
• Ini memungkinkan Anda membentuk grup untuk berbagi dokumen dengan sejumlah orang secara bersamaan. Selain itu, ini menyediakan fungsi jejak audit untuk mengelola modifikasi yang dilakukan oleh rekan kerja lainnya.
• Ini menawarkan sistem pesan instan di dalam program untuk bekerja sama dengan banyak karyawan.
• Ini memastikan keamanan yang ketat dengan menyandikan file dengan kunci 2048-bit berbasis RSA yang dihasilkan menggunakan Perfect Forward Secrecy (PFS).

Keterbatasan

• UI tampak ketinggalan jaman dan belum sempurna.
• Kecepatan memuat perangkat lunak dapat ditingkatkan, terutama bila banyak dokumen yang terlibat.

Harga

Zoho Docs menyediakan edisi gratis yang dapat menampung hingga lima orang. Paket premiumnya mulai dari $4 per bulan dan seterusnya. Anda dapat memanfaatkan versi uji coba gratis 15 hari sebelum membeli.

Docuware: terbaik untuk integrasi pihak ke-3

Jika sebuah perusahaan menggunakan berbagai alat, DocuWare bisa menjadi perangkat lunak manajemen dokumen yang ideal untuk kebutuhannya. Dengan terhubung dengan perangkat lunak lain, ini memberikan keseragaman, serta memberikan informasi terkini secara instan.

Kunci Keuntungan

• DocuWare menyediakan koneksi API dengan lebih dari 500 perangkat lunak yang berbeda. Apapun sektornya, Anda dapat mengelola file Anda dengan mudah, sekaligus menjaga produktivitas kerja.
• Ini memungkinkan berbagai pendekatan untuk mencapai integrasi, mulai dari konektivitas titik-dan-klik dasar hingga opsi konektivitas API yang kompleks.
• Ini menawarkan konektor khusus yang dirancang untuk program terkemuka seperti Outlook, SAP, dan sebagainya.
• Ini memastikan keamanan data dan mematuhi peraturan seperti GDPR dan HIPAA.
• Anda dapat mengizinkan grup terdesentralisasi dan jarak jauh untuk mengakses file dari lokasi mana pun kapan saja.
• Anda dapat memanfaatkan kecerdasan buatan DocuWare untuk mengubah file apa pun menjadi versi yang dapat dibaca untuk pengindeksan otomatis dan cepat.
• Pembuatan versi memungkinkan karyawan untuk memodifikasi file bersama sambil mempertahankan edisi sebelumnya.

Keterbatasan

• Paket awal menawarkan kapasitas pengarsipan maksimal 20 GB, yang mungkin tidak memadai untuk perusahaan besar.
• Biaya DocuWare bisa sangat tinggi.
• Situs Docuware kekurangan konten tutorial yang memadai.

Harga

DocuWare Cloud menawarkan lisensi yang dapat disesuaikan yang disesuaikan dengan berbagai ukuran organisasi melalui model langganan. Anda harus menentukan jumlah lisensi individu dan ruang penyimpanan yang diperlukan untuk perusahaan Anda.

Laci Digital: terbaik untuk mengimpor file dan folder

Jika Anda mencari platform yang memungkinkan Anda memindai, menyimpan, dan melindungi file, Digital Drawer mungkin merupakan sistem manajemen dokumen terbaik untuk Anda.

Platform ini dapat membantu Anda menghemat waktu melalui proses penyimpanan dan pemindaian file otomatis. Ini juga menyediakan penyimpanan file di tempat untuk tingkat keamanan ekstra.

Kunci Keuntungan

• Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna dengan mudah mengatur semua file di satu tempat menggunakan hierarki folder file yang mirip dengan Windows.
• Dengan solusi ini, Anda dapat dengan mulus menggabungkan file atau menambahkan halaman ke file lama. Anda juga dapat memberi label lagi dengan indeks yang berbeda.
• Anda dapat menggunakan fungsi seperti pindai, salin-tempel, seret-dan-lepas, dan kemampuan impor untuk menambahkan dokumen.
• Ini memberikan keamanan yang kuat untuk semua file dengan enkripsi AES-128-bit.
• Laci Digital memungkinkan Anda untuk bekerja sama secara lancar dengan berbagai karyawan dengan menilai perubahan pada dokumen secara instan.
• Menggunakan pencarian yang kuat, Anda dapat menemukan dokumen yang disimpan di direktori mana pun di penyimpanan dengan mudah.
• Program ini menyinkronkan modifikasi yang dilakukan pada dokumen di semua perangkat.

Keterbatasan

• Perangkat lunak manajemen dokumen ini memiliki fungsi yang terbatas, yang mungkin tidak memadai untuk perusahaan besar.
• Biaya pembelian satu kali bisa sangat memberatkan bagi usaha kecil.

Harga

Laci Digital menyediakan versi uji coba gratis selama 10 hari dengan fungsionalitas penuh. Untuk pembelian, Anda dapat memilih antara satu pembayaran $1200 untuk satu lisensi untuk satu anggota, atau paket keanggotaan tahunan seharga $500.

Dropbox: terbaik untuk manajemen dokumen yang komprehensif

Dropbox adalah sistem manajemen dokumen (DMS) terkenal berfitur lengkap yang memungkinkan administrasi file multimedia dan konvensional.

Dropbox dikenal dengan intuisinya dan beragam fungsinya, seperti konektivitas dengan berbagai alat, kontrol versi file, dukungan OCR, dan manajemen peran yang disesuaikan.

Ini juga memungkinkan modifikasi file, dan perubahan tersedia secara instan untuk semua karyawan.

Kunci Keuntungan

• Fitur Transfer Akun memungkinkan Anda berbagi dokumen perusahaan dengan aman kepada karyawan yang berbeda jika terjadi reorganisasi atau penggantian.
• Dengan Dropbox, Anda dapat mempresentasikan semua pekerjaan Anda melalui halaman yang tampak profesional dan memantau interaksi penampil dengan dokumen Anda.
• Dropbox mendukung integrasi tanpa batas dengan lebih dari 300.000 aplikasi.
• Muncul dengan fungsi 'penghapusan jarak jauh', yang memungkinkan Anda untuk segera menghapus dokumen dari profil yang disusupi dan gadget yang dicuri untuk melindungi informasi sensitif.
• Ini memungkinkan Anda untuk melacak tindakan karyawan Anda melalui panel administrasi.
• Ini memungkinkan Anda memulihkan dokumen sampah dengan memulihkan edisi file sebelumnya.
• Platform ini menawarkan sinkronisasi di berbagai sistem dan perangkat.

Keterbatasan

• Aplikasi smartphone Dropbox tidak semudah menggunakan edisi desktop
• Pengunggahan dokumen tidak secepat yang diharapkan

Harga

Dropbox menawarkan beberapa paket premium, masing-masing dengan kumpulan sub-paketnya sendiri. Paket pribadi Dropbox berharga $9,99 setiap bulan. Paket profesionalnya berharga $16,58 setiap bulan.

eFileCabinet: terbaik untuk mencari di dalam dokumen

eFileCabinet adalah satu lagi perangkat lunak manajemen dokumen canggih yang memungkinkan Anda mengubah dokumen kertas menjadi file digital. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpannya di desktop atau online untuk melihat atau menggunakannya dari mana saja dan kapan pun Anda mau.

Program ini bahkan memungkinkan Anda berbagi satu dokumen dalam beberapa jenis file menggunakan URL yang dikunci dengan kata sandi. Juga mudah untuk mengklasifikasikan dan menemukan file.

Kunci Keuntungan

• Ini membantu Anda menemukan dokumen di direktori mana pun dengan bantuan opsi pencarian lanjutan yang dapat mencari konten di dalam dokumen.
• Aplikasi mengkategorikan, secara otomatis mengidentifikasi, memberi label, dan menyimpan file berdasarkan detail yang terkandung di dalamnya.
• Anda dapat memanfaatkan struktur folder siap pakai yang ingin Anda gunakan di seluruh platform. Bahkan memungkinkan Anda membuat file dengan label khusus.
• Dengan menggunakan fungsi Permintaan File, Anda dapat mengizinkan pelanggan virtual dan karyawan berbagi dokumen dari lokasi mereka di platform tanpa mendaftar terlebih dahulu.
• Ini memungkinkan Anda untuk meminta tanda tangan digital. Dan untuk menyimpan catatan peristiwa dan perubahan file dengan tanda tangan digital untuk keamanan dan kepatuhan terhadap standar dan peraturan.
• Ini memiliki aplikasi smartphone untuk ponsel Android dan iOS serta program untuk komputer desktop.
• Mendukung 2FA (otentikasi 2 faktor) dan menyediakan akses ke pengguna berdasarkan peran mereka untuk memperkuat keamanan. Ini menawarkan enkripsi lengkap sambil menyimpan dokumen dan memberikan akses ke orang lain.
• Memungkinkan Anda menautkan platform dengan program eksternal, seperti MS Office dan Salesforce.

Keterbatasan

Antarmuka penggunanya bisa lebih intuitif
Ini bisa membuat kewalahan bagi pemula untuk belajar

Harga

Anda harus menghubungi eFileCabinet untuk menerima perkiraan untuk organisasi Anda. Anda harus membeli selama periode evaluasi melalui akun percobaan.

FileHold: terbaik untuk pemindaian dokumen digital

FileHold adalah perangkat lunak manajemen dokumen untuk bisnis besar. Ini ekonomis dan mudah diatur. Ini memungkinkan Anda untuk mendigitalkan, menyimpan, dan membuat katalog file menggunakan satu sistem.

Kemampuan seperti membaca dengan teliti dan memindai file untuk penyimpanan yang mudah membantu Anda memastikan bahwa semua file ada. Ini juga memungkinkan Anda menemukan file dengan mudah saat Anda membutuhkannya. Untuk keamanan lengkap, Anda dapat menyiapkan aplikasi di host lokal.

Kunci Keuntungan

• Ini memiliki proses berbagi dokumen yang aman yang bahkan dilengkapi dengan konfirmasi bahwa penerima telah menerima file tersebut.
• Menjadi bebas kertas dengan mengonversi file ke dalam format digital langsung untuk mengirimkannya ke berbagai penerima di seluruh dunia.
• Ini memiliki aplikasi seluler yang efektif yang memungkinkan administrasi tanpa kerumitan dari seluruh rangkaian file.
• Ini memiliki opsi pencarian komprehensif yang mirip dengan Google. Itu memungkinkan Anda menggunakan metadata file untuk mendapatkan hasil pencarian yang lebih sesuai.
• Anda dapat menghubungkannya dengan mudah dengan MS Office. Itu memberi Anda gerbang ke aplikasi seperti Word, Outlook, Excel, PowerPoint, dan Visio.
• Itu tidak mengizinkan seseorang untuk mengedit dokumen jika karyawan lain sudah mengeditnya. Ini mencegah risiko isi dokumen disusupi.
• Ini memungkinkan Anda mengedit file bahkan jika Anda tidak terhubung ke internet. Modifikasi apa pun yang Anda buat akan diperbarui setelah Anda terhubung kembali ke internet.

Keterbatasan

• Jika Anda seorang pemula, mungkin agak sulit untuk memahami semua kemampuan sistem manajemen dokumen ini.
• Program lokal FileHold tidak kompatibel dengan Mac.

Harga

Anda memiliki pilihan untuk mendaftar akun uji coba gratis atau melihat seminar web untuk memahami pengaturan harga FireHold. Harga aplikasinya terjangkau, dan Anda bisa mendapatkannya berdasarkan paket penagihan per pengguna. Tagihan bergantung pada berapa banyak karyawan yang menggunakan program dan add-on yang Anda pilih.

HighTail: terbaik untuk pratinjau dokumen seluler

HighTail adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang memudahkan dan lebih alami untuk mengelola file digital. Selain itu, ini memungkinkan pembuat menyediakan akses ke dokumen berukuran besar, selain video, foto, tayangan slide, gambar, dan sejenisnya.

Kunci Keuntungan

• Ini memungkinkan Anda untuk melihat dokumen berukuran besar tanpa perlu menyimpan file-file ini.
• Ini memungkinkan Anda meninjau dokumen dengan bantuan ilustrasi seperti kotak, garis, panah, bentuk bentuk bebas, atau beberapa jenis anotasi lainnya untuk dokumen kaya media.
• Anda dapat membandingkan dua versi dokumen dengan menempatkannya berdampingan satu sama lain di komputer Anda untuk melihat modifikasi dan memberikan komentar evaluatif dengan lancar.
• Setelah memberikan akses ke file, karyawan tidak perlu masuk untuk melihat atau menggunakannya.
• Aplikasi ini memiliki enkripsi AES 256-bit serta langkah-langkah keamanan berkualitas tinggi untuk memastikan keamanan yang ketat di seluruh jaringan.
• Ini menawarkan pemberitahuan ketika file mencapai penerima yang dituju dan mereka mengunduhnya, melalui fitur Kirim Pelacak.

Kontra

• Tautan yang Anda bagikan untuk file akan berakhir dalam waktu singkat.
• Opsi pencarian lambat dan memerlukan filter tambahan untuk mengoptimalkannya.

Harga

Langganan premium dimulai dari $12 per bulan dan dapat meningkat menjadi $36 setiap bulan.

Pencari Dokumen: terbaik untuk membangun alur kerja yang efisien

Pencari Dokumen adalah sistem manajemen dokumen yang memungkinkan Anda terhubung dengan Windows serta cloud untuk mengelola dan berbagi dokumen dengan mudah.

Beberapa kemampuan yang ditawarkannya adalah kontrol versi, memindai dokumen kertas menjadi file digital, kontrol file, dan mengelola email.

Kunci Keuntungan

• Perangkat lunak manajemen dokumen ini memungkinkan Anda mengubah file kertas menjadi file digital yang sepenuhnya dapat diindeks.
• Ini memungkinkan Anda untuk menangkap dokumen dan mendapatkan metadata dengan detail file penting.
• Ini memiliki sejumlah kemampuan otomatisasi, seperti time-out, alur kerja berdasarkan peran pengguna, titik kontrol kualitas, dan templat peringatan yang dapat diedit.
• Ini memungkinkan Anda merekam konfirmasi file digital untuk akuntabilitas dan kepatuhan terhadap peraturan dengan mudah. Itu bahkan dapat menangani semua tahapan persetujuan satu orang dan persetujuan banyak orang yang lebih rumit.
• Ini memungkinkan Anda merekam metadata dokumen yang dipindai melalui lembar sampul, zona, atau kode batang. Atau, Anda dapat menggunakan fungsi pratinjau di Document Pro untuk memilih parameter yang berbeda satu per satu di komputer Anda.
• Itu dapat berjalan di browser, ponsel cerdas, dan juga desktop.

Keterbatasan

• UI agak tidak teratur.
• Itu tidak menjadi tuan rumah sesi pelatihan terlalu sering.
• Terkadang, platform bisa sedikit lamban saat bergerak melintasi alur kerja, terutama saat banyak orang menggunakannya.

Harga

Anda dapat menghubungi perwakilan Pencari Dokumen untuk mengetahui lebih lanjut tentang pilihan lisensi, paket keanggotaan, aplikasi cloud atau server di tempat, dan demo virtual.

IsoTracker: terbaik untuk dukungan pelanggannya

Di antara semua perangkat lunak manajemen dokumen yang kami evaluasi, IsoTracker menawarkan dukungan pengguna terbaik. Mereka yang membutuhkan bantuan dapat menggunakan pesan instan untuk menghubungi staf meja bantuan. Juga, ada opsi untuk segera menghubungi agen dukungan, atau mengirimkan formulir kontak.

Kunci Keuntungan

• Platform ini menawarkan kontrol versi dan perubahan dokumen yang efektif.
• Ini menawarkan Anda database file terpusat yang dapat Anda jangkau kapan pun Anda mau dan dari tempat yang Anda inginkan.
• Menyimpan dan membuat katalog file, mengirimkan peringatan untuk tugas, dan aktivitas persetujuan file dapat dilakukan secara otomatis.
• Untuk menjaga keamanan aplikasi, aplikasi ini mencadangkan file setiap hari, memiliki enkripsi dan kontrol akses granular, serta mencatat aktivitas terkait file.

Keterbatasan

• Pengaturan dan tata letak menu bisa lebih baik
• UI terasa agak ketinggalan jaman, membuatnya agak sulit digunakan.

Harga

Meskipun platform tidak menyebutkan biayanya dengan jelas, pengguna dapat menggunakan formulir perhitungan online untuk menilai apakah IsoTracker memenuhi persyaratan dan anggaran mereka. Platform ini menawarkan uji coba gratis selama 60 hari.

Evernote Business: terbaik untuk mengelola catatan dan tangkapan layar

Tidak diragukan lagi, Evernote Business adalah salah satu perangkat lunak yang dikenal luas untuk mengatur dokumen. Ini memungkinkan Anda dengan mudah menghasilkan dan berbagi dokumen dan memo, untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih cerdas dan efisien.

Kunci Keuntungan

• Dengan pemotong web, Anda dapat dengan cepat menyimpan snapshot situs untuk digunakan nanti. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan secara digital semua data yang relevan, membuatnya mudah diakses kapan pun diperlukan.
• Dengan memanfaatkan templat pra-desain Evernote, Anda dapat menghemat waktu dan energi saat memenuhi persyaratan tertentu.
• Ini menyediakan integrasi komprehensif dengan berbagai perangkat lunak eksternal. Ini termasuk Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack, dan Outlook.
• Ini memungkinkan Anda mencari catatan yang ditulis dengan tangan, gambar papan tulis, dan gambar yang dipindai. Ia mahir mengenali 11 bahasa tulis tangan dan 28 bahasa ketik.
• Ini memungkinkan Anda untuk memindai hard copy file dan menyimpannya dengan aman sebagai file digital.

Keterbatasan

• Manajemen catatan bisa lebih sistematis untuk pengguna berpengalaman yang berurusan dengan data dalam jumlah besar.
• Mengunggah dan mengunduh dokumen bisa agak lamban, terutama jika ukuran file terlalu besar.

Harga

Ada berbagai tingkatan paket berlangganan yang tersedia, masing-masing menawarkan berbagai fitur dan manfaat tergantung pada kebutuhan pengguna. Paket awal bulanan $7,99 untuk setiap pengguna.

Smartsheet: terbaik untuk manajemen proyek

Smartsheet sering disukai oleh organisasi sebagai salah satu solusi dokumen terbaik untuk pengaturan tugas yang mulus, manajemen dokumen, dan kerja tim.

Karakteristik yang menonjol dari alat ini adalah kemampuannya untuk terhubung secara komprehensif dengan alat pihak ke-3. Ini termasuk Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps, dan banyak lainnya.

Kunci Keuntungan

• Ini menyederhanakan rutinitas kerja dan prosedur operasional dengan memanfaatkan template pra-desain yang disediakan.
• Dengan perangkat lunak manajemen dokumen ini, Anda dapat bekerja dengan lancar sebagai tim dalam konten dengan melacak kemajuan produksi dari satu lembar.
• Ini juga memungkinkan Anda untuk mendelegasikan tugas, mengonfigurasi peringatan otomatis, memungkinkan orang lain mengevaluasi konten, dan memposting komentar menyeluruh dalam bentuk catatan terlampir.
• Ini memprioritaskan keamanan file Anda dengan mencadangkan data di beberapa situs, yang dihosting dengan AWS dan Equinix.
• Ini memungkinkan Anda menghemat waktu dengan mengotomatiskan tugas berulang melalui permintaan persetujuan dan memperbarui pemberitahuan.
• Anda juga dapat merampingkan rutinitas kerja Anda hanya dengan menggabungkan berbagai langkah dan jalur bersyarat.
• Ini memungkinkan Anda dengan mudah mengimpor informasi dari lembar Excel, dokumen CSV, dan Google Lembar.
• Anda dapat melihat dokumen di ponsel melalui aplikasi seluler untuk Android dan iOS.

Keterbatasan

• Memahami semua kemampuannya bisa sangat luar biasa pada awalnya
• Smartsheet kurang dalam beberapa fitur penting Excel, seperti fitur pencarian

Harga

Paket Smartsheet berbayar dimulai dengan paket Pro, dengan biaya bulanan $7. Ada juga varian bisnis yang membutuhkan minimal tiga pengguna dan biaya bulanan $25 untuk setiap pengguna.

InfoRouter: terbaik untuk pelacakan dokumen waktu nyata

Perangkat lunak manajemen dokumen lain yang patut dipertimbangkan adalah InfoRouter, yang memungkinkan penanganan file secara efisien.

Tidak seperti beberapa sistem manajemen dokumen lainnya, InfoRouter harus diimplementasikan di sisi server tanpa elemen sisi klien. Untungnya, alat ini memiliki potensi skalabilitas yang sangat besar dan mampu memanfaatkan hampir 100 host untuk meringankan beban.

Kunci Keuntungan

• Dengan alat ini, Anda dapat mengelola dokumen penting Anda secara aman dengan mengirimkannya melalui rutinitas kerja yang telah ditetapkan sebelumnya dan memantau kemajuan langsung.
• Ini memberikan analisis gabungan dari kejadian sehari-hari.
• Ini mendukung banyak bahasa, memungkinkan Anda menerima email dalam bahasa pilihan Anda.
• Ini secara otomatis mengambil dokumen dalam direktori yang dipantau di folder yang telah ditetapkan.
• Anda juga dapat mengubah gambar menjadi dokumen PDF dengan mudah menggunakan alat ini.
• Tidak ada batasan jumlah folder yang dapat dibuat.
• Ini memfasilitasi HTTPS serta SSL, memastikan koneksi yang aman.
• Anda juga dapat mengedit konten dan template email Anda sesuai dengan preferensi Anda.

Keterbatasan

• Ini bisa menjadi lambat saat mengunggah dokumen yang cukup besar.
• UI saat ini memiliki terlalu banyak fitur di layar beranda, yang dapat menyebabkan kebingungan bagi pengguna.

Harga

Informasi harga alat ini tidak tersedia untuk umum dan harus diminta langsung dari vendor.

Onehub: terbaik untuk mengamankan dokumen Anda

Onehub adalah satu lagi sistem manajemen dokumen yang efektif untuk koleksi kami. Kemampuan drag-and-drop membuat pengunggahan dokumen menjadi mudah. Selain itu, ini memungkinkan pelanggan untuk mengatur dokumen dalam subfolder, menjaga keamanannya, dan mengelola versi.

Kunci Keuntungan

• Anda dapat mengimpor dokumen dengan cepat menggunakan atribut drag-and-drop. Selain itu, ini memungkinkan Anda untuk menggunakan struktur folder-file, gateway FTP yang dilindungi untuk mengunggah file dalam jumlah besar, dan juga kontrol versi dokumen otomatis.
• Platform ini mengimplementasikan banyak protokol keamanan, seperti otorisasi berdasarkan peran pengguna, otentikasi dua faktor, dan logout sesi.
• Dengan Onehub, Anda dapat dengan mudah mempratinjau dokumen dan file tanpa menyimpannya, baik itu di smartphone atau browser internet.
• Sistem manajemen dokumen ini memungkinkan Anda untuk menghubungi rekan kerja melalui pesan, ulasan dan persetujuan, dan folder komentar.
• Platform ini terhubung dengan mudah dengan OneDrive dan Google Drive.
• Ini memungkinkan Anda melacak semua aktivitas pengunggahan dan penyesuaian. Anda dapat menggunakan jejak audit untuk segera membatalkan izin jika ada aktivitas mencurigakan yang terdeteksi.

Keterbatasan

• Membagi anggota kelompok menjadi kelompok yang lebih kecil tidak mungkin
• Sulit dipelajari dan tidak memiliki materi pelatihan yang memadai

Harga

Paket premium Onehub mulai dari $12,50 per bulan dan diperpanjang hingga $500 per bulan. Selain itu, semua paket dilengkapi dengan versi uji coba gratis selama 14 hari.

DocuPhase: terbaik untuk meningkatkan produktivitas

DocuPhase memiliki beberapa kemampuan dan fungsionalitas yang memungkinkan grup bekerja lebih sistematis dan efektif.

Kunci Keuntungan

• Aplikasi ini menggunakan teknologi pengindeksan otomatis berbasis AI yang memungkinkan pengguna untuk mengatur label terlebih dahulu dan memisahkan serta mengkategorikan dokumen saat diterima.
• Opsi pencarian lanjutan memungkinkan pengguna menemukan detail file dengan cepat.
• Dengan perutean dokumen otomatis, Anda dapat berbagi detail dokumen dengan profesional yang relevan.
• DocuPhase adalah aplikasi yang fleksibel. Ini memiliki fungsionalitas yang berguna untuk grup yang menangani banyak file.
• Pengorganisasian dan pemantauan dokumen secara sistematis dapat dilakukan secara otomatis.

Keterbatasan

• Memutakhirkan atau menerapkan tambalan keamanan merupakan tantangan tanpa bantuan dari meja bantuan.
• Pemula mungkin merasa kewalahan untuk mempelajari berbagai fungsi.

Harga

Departemen Anda dapat mengevaluasi demo yang disesuaikan sebelum membeli aplikasi. Struktur harga bergantung pada fungsi yang dipilih tim Anda, karena kebutuhan setiap grup itu unik.

Pikiran terakhir tentang sistem manajemen dokumen

Dengan digitalisasi menjadi norma, file kertas menghilang. Dan penyimpanan virtual jelas merupakan alternatif yang paling disukai.

Ini adalah beberapa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik. Tetapi aplikasi ini memiliki fungsionalitas unik dan fitur yang membedakan.

Perusahaan tertentu mungkin menginginkan kemampuan tingkat lanjut. Ini mungkin termasuk menghubungkan ke API tertentu, merutekan dokumen melalui sistem yang berbeda untuk keamanan ekstra, atau mematuhi standar ISO.

Tetapi jika Anda tidak memerlukan bel dan peluit ekstra, menyiapkan sistem manajemen dokumen itu mulus dan mudah. Anda dapat langsung mulai menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen. Cukup nilai berbagai aplikasi dan kemampuannya, lalu pilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.