Cara Mengatasi Masalah Email Tidak Terkirim

Pernahkah Anda memperhatikan bahwa email Anda tidak terkirim dengan benar? Masalah ini dapat merusak alur kerja Anda, menurunkan produktivitas, dan membebani Anda dengan klien penting.

Alasan untuk itu mungkin sesederhana masalah koneksi jaringan dan lampiran email yang besar atau sesuatu yang lebih kompleks, seperti pengaturan otentikasi SMTP yang salah. Untungnya, Anda mungkin dapat memecahkan sendiri masalah email yang tidak terkirim.

5 cara untuk mengatasi email tidak mengirim masalah

Pindai perangkat untuk malware

Salah satu alasan mengapa email Anda tidak mencapai kotak masuk penerima adalah karena penerima memblokir alamat IP Anda. Atau, Anda juga perlu mempertimbangkan kemungkinan bahwa alamat IP Anda mungkin telah ditambahkan ke daftar blokir IP.

Daftar pemblokiran IP adalah metode untuk memfilter alamat IP yang tidak sah atau berbahaya. Jika alamat IP Anda diblokir, itu tidak berarti Anda melakukan kesalahan. Sebagai gantinya, Penyedia Layanan Internet Anda dapat memberi Anda alamat IP yang sebelumnya disalahgunakan.

Mungkin juga seseorang mengeksploitasi alamat IP Anda untuk memata-matai atau menginfeksi perangkat Anda dengan malware. Untuk melakukan ini, seorang peretas dapat meretas ke dalam jaringan Anda dan mencoba untuk memaksa akses ke perangkat Anda.

Jika Anda menduga bahwa malware mungkin telah mengganggu aktivitas pengiriman surat Anda, periksa apakah perangkat lunak berbahaya telah menyusup ke perangkat Anda. Jika perangkat Anda terinfeksi, jaringan dan situs web yang Anda kunjungi mungkin menganggap IP Anda berpotensi berbahaya. Jalankan pemindaian penuh komputer Anda dan periksa apakah program antivirus dan firewall Anda mutakhir.

Pada akhirnya, untuk menjaga keamanan sistem Anda, pastikan antivirus Anda mutakhir dan pertimbangkan untuk menggunakan layanan VPN. VPN dapat menyembunyikan alamat IP Anda dan mempersulit peretas untuk mengeksploitasinya.

Periksa batas pengiriman penyedia email Anda

Menurut Statista, 306,4 miliar email dikirim dan diterima di seluruh dunia setiap hari pada tahun 2020, dan jumlahnya pasti akan tumbuh lebih tinggi di tahun-tahun mendatang. Namun, ada batasan pengiriman email, dan penyedia layanan email memberlakukan batasan tertentu untuk menjaga produktivitas server email dan memastikan keamanan.

Meskipun Anda sendiri mungkin tidak mengirim email sebanyak itu setiap hari, penyedia email masih memiliki batas pengiriman email untuk individu dan bisnis yang mengirim banyak email.

Penyedia email menentukan berapa banyak email yang dapat dikirim oleh akun selama periode tertentu karena server mungkin kelebihan beban dan kehilangan produktivitas. Selain itu, jika Anda melebihi batas tersebut, Gmail dan layanan email lainnya mungkin mencurigai Anda mengirim spam (meskipun sebenarnya tidak) dan memblokir alamat IP Anda.

Jika Anda melebihi batas email harian yang ditetapkan, Anda dapat mengharapkan untuk menerima pesan yang memperingatkan Anda tentang hal itu. Misalnya, Gmail secara resmi membatasi akun uji coba Gmail hingga 500 email per 24 jam dan 500 penerima dalam satu email. Untungnya, Anda dapat mengirim lebih banyak email dengan mengonversi ke akun berbayar atau membuat yang baru.

Periksa pengaturan otentikasi SMTP

Bagaimana jika ada yang bisa mengirim email dari akun Anda, mencuri klien Anda, dan menyalin ide orisinal Anda? Sayangnya, spammer dapat memanfaatkan server email Anda untuk mengirim email yang tidak sah atau bahkan menipu penerima email untuk mengungkapkan informasi sensitif, seperti nomor kartu kredit.

Misalnya, spammer dapat menyamar sebagai bank yang dikenal atau sumber tepercaya lainnya dan meminta informasi pribadi. Untungnya, otentikasi SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) membantu server email mengidentifikasi pengguna email yang mengirim email.

Selain itu, SMTP memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang dapat mengirim email dari server email. Jika SMTP diaktifkan, Anda harus memberikan nama pengguna dan kata sandi untuk server. Jika kredensial valid, email pengguna diterima. Jika otentikasi gagal, klien email menampilkan pesan kesalahan.

Namun, kegagalan autentikasi tidak selalu berarti bahwa seseorang mencoba masuk ke server email Anda. Periksa kredensial Anda, aktifkan autentikasi SMTP Anda, atau hubungi penyedia email Anda jika klien email Anda tidak mendukung jenis verifikasi ini.

Konfigurasikan catatan DNS

Berkat DNS (sistem nama domain), kita dapat menggunakan nama situs web yang sederhana alih-alih rangkaian angka yang rumit. Misalnya, saat Anda mengetik di google.com, DNS menerjemahkan alamat IP 142.250.80.14 untuk membawa Anda ke situs web. Selain penjelajahan yang lebih mudah, catatan DNS menyertakan konfigurasi khusus untuk keamanan email.

Untuk memastikan pengiriman email, Anda harus mengonfigurasi catatan DNS publik Anda untuk mengizinkan server email lain memercayai Anda untuk menerima email Anda. Misalnya, catatan SPF (Sender Policy Framework) digunakan untuk verifikasi email.

Catatan SPF memeriksa apakah email masuk berasal dari alamat IP resmi dan memfilter email palsu. Dengan catatan SPF, secara teori, peretas harus menghadapi tantangan yang lebih besar ketika mencoba meniru domain tersebut. Hasilnya, SPF dapat membantu mengurangi risiko serangan phishing, email spam, dan spoofing.

Jika Anda ingin mengonfigurasi catatan DNS untuk aktivitas pengiriman surat yang lebih baik, Penyedia Layanan Internet dapat menawarkan hosting DNS dan dukungan teknis. Beberapa layanan juga dapat memberikan instruksi mendalam tentang cara membuat catatan DNS secara manual.

Hubungi penyedia layanan email

Jika Anda tidak dapat mengakses email atau mengirim dan menerima pesan, pertama-tama periksa koneksi internet dan kredensial akun email Anda. Jika informasi tersebut valid dan koneksi Anda baik, periksa situs web penyedia email Anda. Ada kemungkinan bahwa penyedia mengalami beberapa masalah atau sedang dalam pemeliharaan.

Anda dapat menghubungi penyedia secara langsung untuk mendapatkan konfirmasi bahwa semuanya beres. Biasanya, penyedia layanan email memberikan informasi kontak mereka di bagian bawah situs web mereka. Beberapa penyedia juga menawarkan aplikasi pemecahan masalah. Misalnya, Outlook memiliki aplikasi Dapatkan Bantuan untuk membantu Anda mengatasi kemungkinan masalah.

Anda harus menghubungi penyedia layanan email Anda jika Anda tidak dapat memecahkan masalah email tidak terkirim sendiri. Penyedia yang memiliki tim dukungan pelanggan yang baik akan selalu siap melayani Anda untuk memastikan email Anda berjalan dengan lancar. Tanpa ragu, penyedia juga akan membantu menyesuaikan pengaturan email apa pun untuk membantu Anda menghindari frustrasi.

Kesimpulan

Mungkin sulit untuk memecahkan masalah email tidak terkirim yang mungkin muncul karena berbagai alasan.

Yang paling menegangkan dan menakutkan adalah ketika seseorang mencoba menggunakan server email Anda untuk aktivitas jahat. Namun, dengan tindakan yang tepat, Anda dapat mencegah hal itu terjadi.

Kabar baiknya adalah Anda dapat memecahkan masalah beberapa email ini tidak mengirimkan masalah sendiri. Bahkan jika Anda tidak dapat atau ragu, Anda selalu dapat menghubungi penyedia layanan email atau administrator sistem Anda untuk mendapatkan bantuan.