Keterampilan Manajemen Acara yang Harus Anda Miliki sebagai Perencana

Manajemen acara adalah bisnis yang menantang. Untuk mengambil peran seperti ini, Anda membutuhkan lebih dari sekedar keterampilan organisasi. Anda harus memperhatikan detail dan siap menjawab permintaan orang. Mungkin, Anda harus memadamkan api atau dua.

Namun, jika Anda suka bekerja dengan orang-orang, perencanaan acara dapat bermanfaat. Dan selalu ada tips dan saran untuk membantu Anda meningkatkan.

Artikel ini menjelaskan 20 keterampilan manajemen acara yang dibutuhkan perencana untuk mengatur kegiatan yang sukses. Semua orang yang ingin berkarir di bidang ini dapat mempelajari apa yang diperlukan untuk menjadi yang terbaik. Jangan ragu untuk menemukan kemampuan bawaan Anda dan bagaimana mengembangkan yang baru.

Keterampilan Manajemen Acara yang Harus Anda Miliki untuk Menjadi Perencana Acara

Keterampilan Orang

Ada satu kesamaan yang dimiliki semua peristiwa: mereka melibatkan orang-orang. Apa pun jenis acara yang Anda selenggarakan (langsung, acara streaming langsung, atau acara gabungan), orang selalu ada. Inilah sebabnya mengapa keterampilan orang-orang Anda memainkan peran penting.

Anda harus mempertimbangkan semua jenis karakter dan harus melakukannya secara efisien. Ini termasuk pemasok, penyelia, sponsor, rekan kerja, vendor, staf, pejabat pemerintah, dan eksekutif. Sebagian besar kesuksesan karier Anda melibatkan perasaan nyaman saat terhubung dengan semua ini. Dengan kata lain, keterampilan komunikasi adalah kunci dalam bisnis ini.

Kemampuan organisasional

Dalam hal keterampilan organisasi, perencana acara harus dapat mempersiapkan semuanya secara efisien.

Setiap acara Anda akan memiliki ribuan bagian yang harus Anda kumpulkan dengan terampil. Selain itu, manajer acara yang sukses biasanya mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan.

Anda harus memastikan bahwa pesanan, faktur, rapat, pengiriman, dan tugas lainnya dijalankan dengan benar dan tepat waktu. Jadi, salah satu keterampilan manajemen acara yang paling penting adalah kemampuan Anda untuk mengatur. Dengan melakukan ini dengan cara yang benar, Anda memastikan acara Anda sukses.

Kemampuan berkomunikasi

Sejauh ini, jelas bahwa Anda perlu berurusan tidak hanya dengan klien tetapi dengan tokoh kunci lainnya dalam proses perencanaan acara. Tapi keterampilan komunikasi melampaui ini; Anda juga harus menyampaikan pesan dengan jelas.

Pastikan bahwa instruksi Anda eksplisit dan langsung, terutama ketika berhadapan dengan tim perencanaan Anda. Juga, pastikan Anda melakukan ini dengan menarik.

Pada saat Anda menerima tanggung jawab sebagai perencana acara, Anda berkomitmen. Sekarang, Anda adalah pemimpin acara ini dan bertanggung jawab atas keberhasilannya. Gaya kepemimpinan Anda dapat membuat perbedaan jika Anda memastikan komunikasi yang kuat. Waspadai apa yang dilakukan tim Anda dan berikan instruksi secara pribadi. Juga, Anda harus terbuka terhadap apa yang dikatakan rekan kerja Anda dan siap mendukung mereka jika mereka mengalami kesulitan.

Keterampilan Manajemen Waktu

Saat Anda maju dalam karir Anda, Anda akan memiliki lebih banyak tugas yang memakan waktu, jadi memiliki beberapa strategi manajemen waktu adalah suatu keharusan. Itu sebabnya multitasking akan menjadi teman terbaik Anda. Namun, itu juga bisa menjadi musuh terburuk Anda.

Akan ada banyak situasi di mana Anda melakukan brainstorming dengan rekan kerja dan tiba-tiba menerima panggilan tentang desain panggung. Selain itu, Anda harus memenuhi banyak tenggat waktu. Tanggal acara telah ditentukan dan Anda bertanggung jawab atas segala sesuatu yang siap tepat waktu.

Situasi seperti itu bisa menjadi tiket satu arah menuju kecemasan dan stres, atau bisa menjadi skenario acara yang sukses. Itu semua tergantung pada keterampilan manajemen waktu Anda.

Kecerdasan Jaringan

Perencana acara terbaik adalah mereka yang dapat membuat jaringan. Pastikan untuk melakukan kontak dengan profesional yang berbeda dalam bisnis perencanaan acara.

Setelah Anda memiliki jaringan yang andal, proyek Anda akan berjalan lebih lancar. Jangan lupa bahwa mereka juga dapat merujuk Anda ke klien baru.

Pengertian Acara

Dengan risiko menunjukkan hal yang sudah jelas, perencana acara harus tahu cara kerja industri acara.

Keterampilan perencanaan acara Anda tidak akan lengkap sampai Anda mencapai pengetahuan ini. Juga, akan membantu jika Anda tahu cara mengatur permintaan proposal (RFP) atau denah lantai. Tinjauan kontrak dan analisis data juga merupakan keterampilan manajemen acara yang penting.

Lebih dari pebisnis, profesional acara adalah seniman: mereka perlu menemukan solusi kreatif. Juga, ini membantu untuk memahami apa yang realistis dan apa yang tidak.

Akhirnya, seseorang mungkin lebih berbakat secara alami dalam hal ini. Namun, keterampilan ini dapat dikembangkan dari waktu ke waktu juga.

Kemampuan Penelitian

Setiap perencana acara harus melakukan penelitian untuk tetap up to date pada berita terbaru di industri. Sumber daya, alat, dan aspek terkait acara patut dipertimbangkan.

Saat ini, informasi ini mudah diakses secara online melalui mesin pencari. Namun, kuncinya adalah menemukan bagian data yang tepat di tengah lautan informasi yang tersedia . Hal ini semata-mata tergantung pada keterampilan penelitian penyelenggara.

Peneliti yang baik akan dapat menemukan informasi yang akurat dengan cepat. Ini termasuk pembatasan menit terakhir, seperti batas kapasitas atau ketentuan masuk, yang mungkin diterapkan oleh pemerintah.

Layanan berorientasi klien

Aturan nomor satu untuk semua manajer acara adalah "klien didahulukan." Ingatlah selalu bahwa Anda menyelenggarakan acara klien, oleh karena itu, Anda harus memprioritaskan visi mereka. Bahkan jika Anda tidak setuju dengan satu keputusan, Anda harus menempatkan kebutuhan mereka di atas kebutuhan Anda. Juga, Anda perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti anggaran.

Ingatlah bahwa keramahan adalah nilai tambah yang besar. Gunakan ekspresi seperti “Dengan senang hati”, “Coba saya lihat apa yang bisa kita lakukan”, atau “Tentu saja.” Dengan pendekatan ini, Anda dapat meyakinkan kepercayaan klien Anda dan menurunkan kecemasan mereka.

Keterampilan memecahkan masalah

Jika Anda bertanya-tanya apa yang terbayar dalam industri ini, jawabannya adalah keterampilan memecahkan masalah.

Tidak mungkin membayangkan suatu peristiwa tanpa masalah, dan Anda harus menyelesaikannya dengan kepala dingin. Menjadi manajer acara lebih dari sekadar menempatkan catatan tempel dan memberikan beberapa instruksi. Seringkali, penyelenggara harus membuat keputusan yang sulit.

Akan ada situasi tak terduga yang harus Anda selesaikan dengan tenang dan efektif. Dari menghibur audiens saat pembicara utama terjebak kemacetan, hingga menemukan penyedia baru di menit terakhir, Anda harus siap untuk semuanya.

Secara keseluruhan, keterampilan pengambilan keputusan dan kemampuan untuk memecahkan masalah akan menjadi sekutu terbaik Anda.

Belajar Mendelegasikan

Kita semua ingin memegang kendali, namun, mengurus semuanya sendiri bukanlah strategi terbaik.

Ada batasan untuk apa yang dapat dilakukan seseorang, jadi Anda harus belajar mendelegasikan. Terutama saat merencanakan acara besar, manajer perlu memercayai tim mereka.

Meskipun ini bukan sesuatu yang Anda bangun dalam semalam, itu layak untuk dipertimbangkan. Memiliki staf yang solid yang dapat Anda andalkan adalah nilai tambah yang besar.

Kemampuan untuk Melakukan Percakapan yang Sulit

Mungkin, pada titik tertentu, Anda harus menghadapi situasi sulit. Memberi umpan balik yang membangun atau memecat seseorang bukanlah hal yang mudah dilakukan. Ketika Anda menemukan diri Anda dalam situasi ini, Anda harus menanganinya dengan baik.

Jika Anda ingin menjalankan acara yang sukses, Anda harus membuat keputusan sulit seperti menghapus anggota tim atau menugaskan kembali tugas.

Keterampilan kepemimpinan Anda bergantung pada bagaimana Anda mendekati skenario seperti itu.

Jadilah Tangguh dan Fleksibel

Manajemen acara bukan tentang serangkaian tugas yang jelas. Penting untuk dipahami bahwa tanggung jawab berubah, dan Anda perlu beradaptasi dengan setiap situasi. Sebagian besar pekerjaan Anda dapat melibatkan apa saja mulai dari memadamkan api hingga membuat panggilan telepon yang menentukan, dan Anda perlu melakukan ini seefisien mungkin.

Kinerja Anda dalam kasus tersebut harus sempurna, dan Anda harus tetap tenang. Dengan begitu, Anda dapat kembali menjalankan pertunjukan dalam waktu singkat.

Memiliki daftar periksa itu penting, tetapi Anda harus bisa menjauh darinya. Jika ada hal-hal yang menyimpang dari proses perencanaan Anda, Anda perlu merespons . Jika tidak, acara akan menderita.

Terakhir, ingatlah bahwa cara Anda menangani hal ini akan menentukan reputasi Anda sebagai pengelola acara.

Keterampilan Negosiasi dan Manajemen Anggaran

Tawar-menawar adalah bagian penting dari pekerjaan. Sebagian besar waktu, Anda harus bekerja dengan anggaran, dan keterampilan negosiasi Anda dapat menghemat hari. Saat memesan tempat atau menegosiasikan kontrak, Anda ingin mendapatkan harga terbaik sehingga Anda dapat meregangkan anggaran.

Tapi bagaimana Anda melakukan ini? Sementara beberapa orang adalah negosiator bawaan, yang lain mungkin perlu latihan. Secara keseluruhan, ini adalah campuran dari kebijaksanaan, kepercayaan diri, dan persiapan . Peramalan dan pengendalian biaya merupakan faktor penting. Pengalaman dengan faktur juga membantu.

Keterampilan membuat keputusan

Ini adalah wawasan yang lebih dalam tentang salah satu poin sebelumnya. Jika Anda membuat keputusan sebagai perencana acara, Anda harus menganalisis situasi dengan cermat dan mempertimbangkan semua kemungkinan hasil. Karena ini akan menjadi bagian penting dari rutinitas harian Anda, Anda harus banyak mempertimbangkannya.

Selain itu, ini bukan hanya tentang memutuskan dengan cepat; solusi Anda harus layak. Latih keterampilan pengambilan keputusan Anda dan Anda akan dapat menemukan solusi yang lebih baik setiap saat.

Kembangkan Kreativitas Anda

Seorang perencana kreatif sangat penting untuk acara yang sukses. Juga, kemampuan untuk melibatkan klien dan peserta sangat penting. Memesan tempat, menyewa katering, dan menemukan pilihan hiburan yang tepat tidaklah cukup. Di sinilah kreativitas menjadi penting.

Jika Anda ingin orang-orang mengingat acara Anda, pastikan Anda mengubah ide Anda menjadi pengalaman yang tak terlupakan.

Meskipun ini bukan keterampilan yang sulit, ini adalah kemampuan yang dapat Anda peroleh dengan latihan dan dedikasi.

Jadilah Pemimpin yang Baik

Seorang pemimpin sejati menyatukan orang-orang. Daripada memberi perintah, cobalah untuk melibatkan karyawan dan menginspirasi mereka untuk memberikan yang terbaik.

Vendor, relawan, dan anggota tim harus bekerja sama untuk tujuan bersama. Juga, mereka perlu merasa bahwa apa yang mereka lakukan penting.

Dengan gaya Anda, cobalah untuk membuat orang merasa penting dan pimpin mereka menuju kesuksesan. Meski terkadang Anda harus bersikap keras, pastikan ini bukan cara alami Anda untuk berkomunikasi dengan orang lain di lingkungan kerja.

Cintai apa yang kamu lakukan

Meskipun mungkin terdengar seperti klise, gairah masih merupakan bagian penting dari persamaan. Seorang manajer acara harus menaruh semangat dalam segala hal yang mereka lakukan dan bekerja dengan antusias. Motivasi diri adalah kuncinya pada saat ini.

Selain itu, rasa bangga setelah membuat acara yang sukses bisa menjadi hal yang membuat mesin Anda menyala.

Tidak ada yang meragukan bahwa manajemen acara adalah salah satu pekerjaan yang paling membuat stres, dan inilah mengapa Anda membutuhkan percikan ekstra. Motivasi akan membantu Anda mengatasi tantangan dan tetap tenang saat keadaan menjadi sulit. Bekerjalah dengan semangat yang tulus, dan Anda akan melihat hasilnya.

Pendekatan ini juga akan mengarah pada kreativitas yang lebih tinggi dan memberi Anda rasa kepuasan.

Kemahiran dalam Teknologi

Di zaman kita, kemahiran teknologi bukanlah suatu pilihan. Ingatlah bahwa teknologi adalah sahabat terbaik seorang manajer.

Perangkat lunak dan aplikasi dapat menyederhanakan proses dan meningkatkan efisiensi Anda, jadi, jangan takut untuk menggunakannya. Bahkan jika Anda tidak tahu solusi luar-dalam, pastikan Anda memahami keuntungan apa yang bisa diberikannya.

Sejalan dengan ini, tetap mengikuti tren terbaru juga bisa sangat membantu.

Keterampilan Manajemen Risiko

Keselamatan harus menjadi salah satu prioritas utama Anda. Sepertinya peserta acara, pembicara, atau sponsor tidak melihat upaya yang Anda lakukan di area ini. Namun, Anda tidak boleh mengurangi keselamatan.

Keselamatan penting bagi setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan dan juga bagi para peserta. Baik itu tentang langkah-langkah keamanan di tempat atau perlindungan data klien, pastikan acara Anda aman.

Juga, tetap perbarui peraturan kesehatan dan langkah-langkah keamanan pemerintah.

Tetap tenang

Bahkan perencanaan terbaik pun memiliki titik lemahnya. Dengan kata lain, Anda tidak dapat memprediksi semua kemungkinan masalah yang mungkin muncul.

Jika sebuah insiden membahayakan acara Anda, pastikan untuk tetap tenang. Hanya dengan ini Anda akan dapat menemukan solusi terbaik.

Pemikiran Akhir tentang Keterampilan Manajemen Acara

Daftar ini berisi 20 keterampilan manajemen acara yang harus dimiliki setiap perencana yang baik. Beberapa dari mereka akan datang kepada Anda secara alami, tetapi yang lain membutuhkan pengasuhan dan pengembangan.

Ingatlah poin-poin ini saat merencanakan acara, dan Anda akan melihat hasil yang baik. Semuanya mungkin dengan semangat dan dedikasi.

Jika Anda senang membaca artikel tentang keterampilan manajemen acara ini, Anda juga harus membaca ini:

• Sumber Daya Perencanaan Acara Terbaik yang Harus Digunakan Setiap Pro
• Ide bisnis konsultasi untuk dicoba untuk bisnis konsultasi masa depan Anda
• Cara Menghasilkan Uang dari Hosting Acara: Panduan yang Benar-Benar Anda Butuhkan