Tips Perencanaan Acara untuk Membantu Anda Mengatur Acara Terbaik

Perencana acara perlu diatur dengan baik untuk mengoordinasikan setiap langkah dalam proses perencanaan. Tanpa strategi yang efektif, jadwal yang sibuk dapat dengan mudah berubah menjadi kacau, dan Anda segera kehilangan kendali atas rencana yang dimaksudkan untuk memulai acara Anda. Karena Anda harus mengelola beberapa vendor sekaligus, berhubungan dengan pemangku kepentingan, dan melakukan pembayaran tepat waktu, penting untuk memoles rencana tindakan Anda dan mengaturnya.

Cara yang bagus untuk melakukan ini adalah dengan menerapkan tip dan teknik praktis untuk meningkatkan keterampilan pengorganisasian Anda dan menyukseskan acara Anda.

Meskipun setiap acara berbeda dengan caranya sendiri, posting ini dirancang untuk membagikan beberapa informasi umum orang dalam yang dapat Anda gunakan saat mengatur acara Anda berikutnya, apa pun tujuannya.

Berikut ini adalah kumpulan beberapa tips perencanaan acara penting yang dapat Anda terapkan saat menyusun acara berkesan Anda berikutnya.

Mulailah Sedini Mungkin

Langkah pertama dalam proses perencanaan acara adalah menentukan tujuan yang jelas, apakah itu pertemuan sosial, retret perusahaan, atau penggalangan dana. Akan lebih mudah untuk fokus pada aspek-aspek kunci acara, seperti lokasi, jenis tempat, dan menarik sponsor, jika Anda telah menetapkan tujuan acara yang jelas dan pasti.

Jangan tunda saat memulai perencanaan acara Anda. Acara yang cukup besar membutuhkan setidaknya empat hingga enam bulan untuk mengatur semuanya sementara acara skala kecil membutuhkan paling lama satu bulan. Tip penting yang perlu diingat adalah memastikan bahwa kontrak vendor diselesaikan beberapa minggu sebelum acara agar semuanya tetap berjalan dengan stabil hingga hari besar.

Tetapkan Tujuan yang Jelas dan Dapat Dikuantifikasi

Saat Anda ingin menetapkan tujuan dan target yang realistis, mulailah dengan beberapa pertanyaan:

• Mengapa acara ini direncanakan?
• Apa yang diharapkan oleh penyelenggara acara untuk dicapai dengan acara khusus ini?

Tingkatkan tingkat keberhasilan setiap tugas pada daftar periksa perencanaan acara Anda dengan pemahaman yang kuat tentang tujuan utama perusahaan Anda sebelum Anda mulai merencanakan. Apakah Anda ingin mengumpulkan sejumlah sumbangan untuk proyek besar berikutnya? Apakah Anda ingin mendatangkan 50 atau 500 tamu? Mungkin Anda mencoba menarik perhatian pada penyebab tertentu.

Pastikan untuk menetapkan tujuan dengan kriteria yang memungkinkan Anda mengukur kemajuan Anda. Ini akan membantu tim Anda untuk tidak hanya memvisualisasikan tujuan tetapi juga mewujudkannya. Perencana acara yang cakap juga akan memperhitungkan hasil ketika tujuan tercapai, terlewatkan, dan bahkan terlampaui. Mereka selanjutnya akan mempertimbangkan kapan waktu terbaik untuk menyelesaikannya, dan waktu yang tepat untuk mencoba sesuatu yang lebih menarik dengan acara berikutnya. Ketika Anda tahu persis di mana Anda ingin berada, Anda tahu bagaimana tiba di sana secara efektif.

Rencanakan dengan Transparansi

Jaga agar pemangku kepentingan utama dan tim pemasaran Anda mengetahui perencanaan acara Anda. Beri tahu mereka tentang jadwal yang telah Anda tetapkan, dan apa yang akan Anda sampaikan, seperti tujuan dan sasaran Anda untuk acara tersebut. Dengan melibatkan pemangku kepentingan dalam proses, Anda dapat memberi merek dan menggabungkan pengalaman untuk semua peserta acara.

Dalam kasus acara penting, selalu perbarui peserta sesering mungkin untuk memastikan semua detail dalam timeline acara, mulai dari konsep hingga PR media, berjalan lancar.

Membina Hubungan Profesional Saling Menghormati

Sangat penting untuk diingat bahwa profesionalisme Anda terkait dengan penyelenggaraan acara yang sukses . Salah satu tips perencanaan acara utama yang perlu diingat adalah fokus pada klien yang terlibat. Berusahalah untuk mengidentifikasi klien yang menghargai apa yang Anda dan perusahaan Anda lakukan dan menjalin kemitraan yang langgeng dengan mereka.

Bertekadlah untuk meletakkan dasar bagi hubungan bisnis yang baik dengan menghargai dan memelihara rasa saling menghormati. Manfaatkan kekuatan Anda dan Anda akan menciptakan pengalaman yang optimal untuk tamu Anda.

Menjadi Teman Terbaik dengan Data

Kembangkan cara untuk mengukur dan belajar dari hasil keterampilan perencanaan acara Anda, dan kumpulkan data untuk menentukan efek dari keputusan Anda selama proses perencanaan.

Bagaimana Anda dapat memastikan bahwa proses Anda memiliki dampak yang sah? Anda dapat melakukan survei objektif dan mengukur NPS, misalnya.

Memiliki data berkualitas tidak hanya membantu Anda meningkatkan perencanaan acara di masa mendatang, tetapi juga mendukung kasus Anda saat klien mendorong ide yang mungkin tidak berhasil.

Identifikasi Target Audiens Anda

Bagian penting dari perencanaan adalah menentukan audiens target Anda:

• Penduduk setempat?
• Mitra bisnis atau eksekutif?
• Pengelolaan?
• Klien saat ini atau potensial?
• Kombinasi dari kelompok-kelompok ini?

Kunci keberhasilan acara adalah menjangkau audiens yang dituju. Setelah Anda mengetahui siapa , Anda dapat mencari cara untuk menyesuaikan acara dengan kebutuhan dan minat mereka.

Kumpulkan data yang cukup tentang audiens, demografi, sikap, minat, atau ketidaksukaan Anda, dan lain-lain. Andalkan karakteristik mereka untuk membantu Anda mengetahui dan menentukan audiens spesifik Anda.

Pekerjakan Staf Luar Biasa

Kiat perencanaan acara menyoroti nilai mempekerjakan staf yang baik dalam menciptakan acara yang sukses. Mereka akan menunjukkan sikap hormat dan profesional dan akan memiliki pengetahuan yang mendalam tentang acara tersebut untuk menjawab pertanyaan dari para tamu.

Sangat penting untuk mengonfirmasi pengalaman apa yang dibawa staf acara ke pekerjaan, jadi mintalah mereka mengisi aplikasi dan memberikan referensi yang dapat Anda verifikasi. Dan pastikan untuk meminta seseorang melihat detail acara dan mengikatnya sebelum acara dimulai sehingga Anda tidak memiliki kejutan yang tidak diinginkan selama acara.

Pilih Ruang Acara Anda dengan Hati-hati

Anda telah menetapkan tanggal, sekarang Anda perlu memesan tempat yang sempurna. Detail penting seperti lokasi dan tanggal harus diselesaikan sesegera mungkin. Ini agar manajemen acara dapat memulai kampanye pemasaran lebih awal.

Pertimbangkan hal-hal berikut ketika mempertimbangkan tempat:

• Apakah lift dan pintu masuk mudah diakses oleh semua orang? Apakah fasilitas WC semua gender tersedia? Apakah ada cukup ruang jika juru bahasa atau layar teks langsung diperlukan?
• Persyaratan ruang untuk 50 tamu berbeda jika dibandingkan dengan 500.
• Apakah ada tempat parkir yang cukup luas, dan apakah mudah masuk dari jalan umum?
• Apakah Anda diharuskan membeli asuransi tertentu? Apa saja peraturan tentang tanggung jawab?
• Pastikan ada ruang untuk peralatan AV, termasuk colokan, kabel ekstensi, dan lain-lain, jika speaker, mikrofon, dan kamera diperlukan untuk acara tersebut.

Miliki Rencana Acara yang Komprehensif

Rencana acara yang menyeluruh harus menguraikan daftar tugas yang mencakup semua aspek utama dari tujuan hingga logistik. Rencana ini akan membantu Anda tetap teratur, menghemat waktu, dan memastikan perencanaan acara Anda tetap pada jalurnya. Ini juga bisa menjadi sumber yang bagus untuk peserta, anggota tim, dan orang lain yang terlibat dalam organisasi yang menyiapkan acara.

Hal-hal penting yang harus disertakan dalam rencana ekstensif adalah:

• Lokasi
• Logistik
• Manajemen Katering
• Pembicara/Bakat
• Presenter/MC
• Jadwal/Garis Waktu
• Hiburan
• Paket Promosi
• Manajemen Pendaftaran
• Rencana dan Manajemen Sponsor
• Tugas relawan

Merek Acara Anda

Tema saat ini yang menangkap dan memikat dapat membantu acara Anda menonjol dari kompetisi. Pastikan Anda mengusung tema ini di berbagai fitur acara, terutama pada nama. Pamerkan fitur yang khas, dan promosikan di media online untuk menarik orang agar menghadiri acara Anda.

Saat mempertimbangkan berbagai nama acara, tanyakan pada diri Anda: bagaimana acara ini berbeda dari acara lain yang diselenggarakan di industri Anda? Pesan atau cita-cita apa yang ingin Anda sampaikan melalui acara ini? Apa fitur utama acara Anda?

Buat tagline: Setelah Anda menetapkan nama, buatlah tagline. Ingatlah untuk tetap pada intinya dan membuatnya menarik, setelah semua ini berperan dalam merek acara Anda.

Membuat logo: Jika Anda menyelenggarakan acara berskala besar atau serangkaian acara, Anda harus membuat logo.

Membangun identitas visual: menyusun identitas visual yang menyatukan semua fitur acara.

Buat Rencana Pemasaran Multi-Saluran

Saat merencanakan acara, manfaatkan media sosial, situs web resmi, dan buletin email untuk mempromosikan acara dan menjual tiket. Konten pemasaran berikut harus menyertakan detail tentang acara, bagaimana peserta dapat mendaftar, dan apa yang dapat mereka nantikan:

• Email yang dikirim ke anggota dan tamu dari acara sebelumnya
• Postingan di berbagai platform media sosial bermerek
• Informasi tersedia di situs web resmi perusahaan
• Informasi dalam buletin rutin
• Minta pembicara dan tamu terkenal untuk mempromosikan detail acara melalui platform media sosial mereka
• Dapatkan dan jamin berbagai sponsorship (kompilasi daftar sponsor potensial yang ingin Anda dukung acara Anda)

Buat Anggaran dan Patuhi Itu

Sangat penting untuk menentukan dari awal anggaran yang Anda miliki karena ini akan mempengaruhi jenis acara yang dapat Anda buat. Tip perencanaan acara dari Worley menyarankan Anda menghitung jumlah yang bersedia Anda belanjakan, lalu anggarkan untuk membelanjakan 10% lebih banyak dari perkiraan awal.

Cegukan organisasi dapat muncul kapan saja . Rencanakan untuk menutupi biaya tambahan atau tak terduga.

Setelah Anda menetapkan anggaran, pastikan untuk mengidentifikasi sumber daya mana yang akan digunakan di mana. Misalnya, menghambur-hamburkan anggaran Anda untuk elemen dekoratif daripada berinvestasi dalam kru AV yang profesional dan berpengalaman dapat mengacaukan acara Anda.

Buat Garis Waktu dan Daftar Periksa

Tenggat waktu yang tetap memastikan bahwa Anda menjaga agar perencanaan acara tetap berjalan tanpa penundaan. Ini lebih efektif daripada daftar tugas umum karena Anda dapat menentukan kapan keputusan tertentu perlu dicapai dan pekerjaan diselesaikan.

Daftar periksa yang ringkas membantu Anda mengenali tugas yang perlu Anda lakukan, menentukan tenggat waktu yang harus dicapai, dan memutuskan dukungan tambahan yang diperlukan. Anda juga dapat menghasilkan perkiraan keuangan dan waktu selama proses persiapan. Membuat daftar periksa juga dapat membantu Anda menilai kemajuan yang Anda buat dengan setiap tugas.

Perbarui timeline dan daftar periksa Anda saat hari acara semakin dekat dengan bertanya pada diri sendiri hal-hal berikut:

• kapan vendor akan tiba?
• siapa titik kontaknya?
• kapan makanan akan disajikan?
• kapan DJ mengambil alih dari live band?

Pamerkan Sponsor Anda Secara Efektif

Baik Anda mengadakan acara tatap muka atau acara virtual, tidak perlu sepenuhnya membiayai seluruh urusan tanpa bantuan. Hubungi sponsor potensial untuk mencari peluang pembiayaan acara dengan imbalan eksposur merek dengan peserta.

Siapkan rencana tentang bagaimana Anda ingin menampilkan sponsor Anda. Sertakan hal-hal berikut dalam perencanaan Anda:

• Sebuah aplikasi acara untuk peserta. Sumber daya ini akan memungkinkan para tamu untuk mengenali berbagai sponsor, mengirim pemberitahuan push, dan terhubung ke rencana perjalanan yang mudah digunakan.
• Pasar sponsor. Anda masih dapat memenuhi persyaratan sponsor Anda bahkan dengan acara online.
• Bahan pemasaran. Tingkatkan kualitas pengalaman sponsor Anda dengan ringkasan tentang apa yang ingin mereka peroleh dengan berkontribusi pada alat pemasaran acara. Gunakan teriakan selama acara untuk menciptakan kesadaran merek untuk sponsor dengan penonton.

Sebagian besar kiat perencanaan acara akan mengingatkan Anda untuk sangat menghargai sponsor Anda sejak mereka menandatangani kontrak. Ingatlah bahwa mereka telah membayar untuk dilihat dan didengar di acara Anda.

Foto Semuanya

TechCrunch memiliki akun Flickr dengan gambar dari acara mereka.

Pastikan untuk mengambil foto-foto seru dan menarik yang menonjolkan kesuksesan acara Anda. Ini kemudian dapat dibagikan di berbagai platform pemasaran media sosial untuk menghasilkan buzz.

Seorang fotografer profesional akan memiliki ide bagus tentang jenis foto yang mempromosikan acara khusus Anda dan akan menanyakan detail tertentu kepada Anda. Beri tahu mereka bahwa Anda menginginkan berbagai foto yang menangkap keragaman acara, seperti branding acara, ruang yang semarak, dan tamu yang bersenang-senang.

Selama fase desain, pastikan untuk mempertimbangkan semua aspek visual acara Anda. Apa yang akan membuat latar belakang dinamis? Fitur utama apa yang akan memotret dengan baik dan mempromosikan merek atau sponsor?

Rencanakan Logistik Hari Ini

Menjamin keberhasilan acara Anda dengan menentukan, meninjau, dan mempekerjakan semua spesialis acara penting (teknisi AV, dekorator, fotografer, personel keamanan, dan lain-lain.). Pembicara dan presenter langsung, yang mungkin termasuk pakar berpengaruh dan pemberi pengaruh industri, harus dipesan karena mereka memenuhi syarat untuk membagikan ide yang ingin Anda tampilkan di acara Anda.

Sangat penting bagi Anda untuk menyeimbangkan jadwal acara tamu Anda. Anda ingin mereka terlibat dengan program ini sebanyak mungkin. Ciptakan variasi dalam acara untuk menangkap dan mempertahankan minat mereka.

Tetapi Anda juga ingin membuat waktu dan ruang yang cukup dalam program untuk memungkinkan peserta berbaur dan memproses semua informasi yang mereka ambil. Jadwal harus memberikan margin untuk kejadian tak terduga.

Miliki Rencana Cadangan jika Terjadi Kesalahan

Anda harus menyusun rencana cadangan jika terjadi kesalahan atau masalah yang tidak terduga. Rencana cadangan yang komprehensif akan menjamin bahwa acara Anda berjalan lancar dan sukses dengan semua yang terlibat. Jadi pastikan untuk berbagi rencana dengan staf, vendor, dan mereka yang bertanggung jawab atas tempat tersebut. Pastikan mereka mengikuti rencana dan mengetahui protokol yang harus diikuti jika ada masalah.

Beberapa masalah ini mungkin termasuk memiliki peralatan cadangan (mikrofon, speaker, dan sebagainya), daftar kemungkinan skenario yang dapat terjadi, pembicara yang tidak hadir, atau acara dipindahkan secara online.

Jangan Takut Proses Negosiasi

Berikut tip perencanaan acara yang baik untuk diingat ketika berhadapan dengan vendor: semuanya bisa dinegosiasikan. Jangan bergeming saat menegosiasikan harga. Biaya tersembunyi dapat muncul kapan saja selama fase perencanaan acara, jadi tentukan anggaran Anda sebelum berurusan dengan vendor. Tentukan untuk bernegosiasi 5-10% lebih rendah dari penawaran pertama r .

Pelajari Logistik Industri Lain

Menjadi akrab dengan detail rumit tentang bagaimana fungsi industri lain tidak diperlukan, tetapi memiliki gagasan tentang logistik umum pasti akan membantu Anda sebagai perencana acara. Sespesifik mungkin saat berkomunikasi dengan organisasi dan vendor lain yang terlibat.

Misalnya, dapat menentukan jumlah luas persegi yang dibutuhkan untuk mengakomodasi kursi, meja, dan tenda, mengetahui watt generator, BTU AC, dan detail lainnya akan membantu Anda mengatur acara dengan lancar.

Kumpulkan Umpan Balik Staf dan Peserta

Setelah acara selesai, dapatkan umpan balik tentang hasilnya. Mendapatkan umpan balik penting dari staf dan peserta akan membantu Anda mengukur apa yang membuatnya sukses atau gagal dengan semua orang yang terlibat.

Dengan memahami elemen penting yang menyukseskan acara sebelumnya, Anda dapat bertujuan untuk mengulangi tugas tersebut saat merencanakan acara berikutnya. Anda juga akan mengetahui di mana Anda memiliki ruang untuk perbaikan guna meningkatkan standar untuk acara mendatang. Jika ada kendala atau masalah yang muncul selama proses perencanaan acara atau acara itu sendiri, perhatikan dan pastikan untuk mengatasinya.

Dengan melakukan itu, Anda akan memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang apa yang membuat atau merusak suatu acara, dan apa yang dapat Anda terus lakukan, atau usahakan untuk mengubahnya saat merencanakan acara lain.

Sukses dengan Tips Perencanaan Acara

Merencanakan sebuah acara bisa menjadi tugas yang sulit dan menuntut. Tetapi 10 tips perencanaan acara yang dibahas dalam artikel ini akan membantu Anda menyusun strategi perencanaan acara yang kuat dan efektif.

Pemahaman yang mendalam dan mendetail tentang audiens target Anda, siapa mereka, dan apa yang mereka inginkan, sangat penting dalam menjamin keberhasilan acara Anda. Semakin Anda mengenal bagaimana Anda dapat memberikan pengalaman berharga bagi peserta, semakin banyak peluang yang Anda ciptakan untuk menyusun acara yang ideal (dan sukses). Dan itulah tujuan dari setiap perencana acara yang terorganisir dengan baik.

Jika Anda senang membaca artikel tentang tips perencanaan acara ini, Anda juga harus membaca ini:

• Sumber Daya Perencanaan Acara Terbaik yang Harus Digunakan Setiap Pro
• Kiat untuk menjadi konsultan bisnis wiraswasta
• Cara Menghasilkan Uang dari Hosting Acara: Panduan yang Benar-Benar Anda Butuhkan