8 Fitur Kebutuhan Wiki Perusahaan Internal Anda

Wiki internal perusahaan bukan hanya untuk memudahkan — ini mengkualifikasi dan mengukur informasi yang dapat dengan mudah menjadi “pengetahuan yang dilembagakan.” Wiki internal perusahaan Anda harus menganut filosofi bahwa tidak ada catatan yang terlalu sepele.

Wiki internal Anda sangat penting, dan harus ringkas, mudah diakses, dan sering diperbarui. Wiki adalah salah satu alat jarak jauh terbaik yang dapat digunakan perusahaan Anda untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas.

Delapan fitur berikut dapat mengubah wiki internal perusahaan Anda dari "proyek yang terlupakan" menjadi "sumber daya sehari-hari" dan tidak hanya mempersingkat waktu pelatihan karyawan tetapi juga membantu mencegah karyawan terjebak selama bekerja.

1. Anda Membutuhkan Perangkat Lunak Wiki untuk Membuat Wiki Anda

Jika Anda adalah bisnis dengan tim pengembangan besar yang memiliki banyak waktu luang (selamat), maka mengkodekan wiki Anda sendiri mungkin merupakan ide yang bagus. Namun, secara umum, lebih baik bagi karyawan untuk menghabiskan waktu mengedit dan memelihara konten wiki daripada di basis kode wiki. Dengan kata lain, tim Anda dapat fokus membuat pizza dan tidak membuat oven.

Dengan solusi wiki pihak ketiga yang dihosting, tim Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk memecahkan masalah, menambal, memperbarui, dan merayapi fitur. Berikut adalah beberapa rangkaian perangkat lunak wiki yang direkomendasikan yang mungkin berguna untuk basis pengetahuan Anda:

• Tettra: Tettra adalah platform berbagi pengetahuan dan kolaborasi yang sangat baik. Itu juga terintegrasi dengan lusinan layanan lain, jadi Anda tidak perlu memulai dari awal semua dokumentasi internal Anda. Anda dapat menyematkan Google Documents, berbagi dari Dropbox atau Zapier, dan bahkan mengintegrasikan GitHub, Slack, Prezi, dan Microsoft Teams (hanya untuk beberapa nama). Tim teknik menggunakan Tettra untuk melacak basis kode dan spesifikasi produk mereka, sementara tim pemasaran menggunakannya untuk melacak manajemen proyek dan peluncuran produk.
• Bit.Ai: Bit.Ai adalah pilihan bagus lainnya untuk wiki internal perusahaan Anda. File wiki Anda dapat disesuaikan dengan widget khusus, seperti blok kode, persamaan matematika, dan tabel pintar. Ini juga terintegrasi dengan aplikasi komunikasi dan kolaborasi profesional paling populer.
• ConcourseConnect: ConcourseConnect lebih tentang pembangunan komunitas, tetapi berfungsi dengan baik sebagai wiki dan alat kolaborasi untuk bisnis. Ini sedikit solusi lengkap, yang bisa bagus untuk bisnis Anda atau bisa berlebihan, tergantung pada penyiapan Anda saat ini. Tetapi ConcourseConnect dapat membantu Anda mengatur dan mengintegrasikan blog, profil karyawan, wiki, situs web Anda, dan kolaborasi serta pelacakan aktivitas semua di satu tempat.

Menemukan perangkat lunak wiki Anda hanyalah permulaan; Anda kemudian harus bertanya pada diri sendiri bagaimana file disimpan dan dibagikan di wiki internal perusahaan Anda.

2. Anda Membutuhkan Penyimpanan File Komprehensif dan Akses Bersama

Di mana file wiki Anda disimpan, dan bagaimana karyawan menambahkan dan mengedit file ini? Jenis izin apa yang telah Anda siapkan — siapa yang dapat mengedit entri wiki apa? Apakah Anda benar-benar ingin nonprogrammer mengedit FAQ atau halaman wiki tentang tinjauan kode atau praktik terbaik?

Berikut adalah fitur penyimpanan dan akses file yang Anda butuhkan:

• Kemampuan lampiran file dari berbagai sumber: Orang-orang sekarang menggunakan Google Documents dan layanan cloud mereka. Karyawan Anda harus dapat mengunggah, melampirkan, atau mengintegrasikan file dari Evernote atau iCloud mereka, dari ponsel, tablet, atau laptop mereka langsung ke wiki Anda.
• Batas unggahan besar atau tak terbatas: Wiki internal perusahaan, bila digunakan dengan benar, cenderung menjadi sangat besar dan komprehensif seiring waktu. Menjalankan batas data akan melumpuhkan wiki Anda. Sebelum Anda berkomitmen pada strategi wiki jangka panjang, pastikan karyawan Anda dapat dengan aman mengunggah file multimedia secara teratur tanpa drama.
• Izin Akses yang Dapat Disesuaikan: Wiki atau perangkat lunak kolaborasi yang ideal harus memiliki semacam sistem izin berjenjang sehingga setiap orang tidak memiliki akses yang sama. Anda harus memiliki, minimal, izin untuk melihat, izin untuk berkomentar, izin untuk mengedit, dan izin untuk membuat file wiki baru semua pada tingkatan yang terpisah.

Setelah file Anda disimpan dan dibagikan dengan aman, karyawan harus memiliki alat untuk membagikan file tersebut dan mengerjakannya bersama-sama.

3. Wiki Perusahaan Internal Anda Membutuhkan Alat Kolaborasi yang Kuat

Wiki internal perusahaan dengan fitur kolaboratif yang kacau atau lemah akan mati — inti dari wiki adalah berbagi pengetahuan dengan kelompok besar. Tim jarak jauh terutama perlu berkolaborasi secara efektif.

Baik membuat entri wiki atau file integrasi dan konten dari aplikasi lain, perangkat lunak wiki yang Anda pilih akan memungkinkan Anda melakukan hal berikut:

• Berbagi dokumen: Jelas, editor harus dapat berbagi dokumen mereka di wiki dengan orang-orang yang memiliki izin yang tepat.
• Komentar : Semua orang yang memiliki izin untuk melihat dokumen harus dapat menambahkan komentar.
• Sarankan perubahan: Saat mengubah teks yang ada, harus ada opsi agar teks muncul sebagai saran. Ini memungkinkan pengeditan kolaboratif yang lebih baik karena karyawan dapat melihat proses pemikiran rekan kerja mereka dan mencapai kesepakatan tentang teks akhir.
• Lacak perubahan: Perangkat lunak wiki yang Anda pilih harus dapat melacak perubahan tidak hanya pada dokumen tertentu tetapi juga di seluruh wiki. Itu harus merekam ketika perubahan dibuat, ketika file dan halaman baru ditambahkan, dan ketika konten dihapus. Orang-orang yang Anda tugaskan untuk memelihara wiki Anda akan menganggap fitur ini sangat berharga.
• Integrasi dengan aplikasi komunikasi: Perangkat lunak Wiki yang dapat berintegrasi dengan Slack atau email sangat ideal. Jika perubahan pada wiki dapat mengirimkan pemberitahuan ke obrolan tim yang ada, Anda menciptakan lingkungan akuntabilitas dan transparansi. Itu juga selalu Anda untuk memperbaiki kesalahan lebih cepat.

Langkah selanjutnya adalah mencari tahu apa yang masuk ke wiki (dan, yang lebih penting, apa yang tidak).

4. Anda Perlu Membuat Pedoman untuk Apa yang Ada di Wiki (Dan Apa yang Tidak)

Pelatihan dan akses ke sumber belajar adalah kuncinya di sini: Anda harus membuat pedoman yang jelas tentang apa yang pantas ada di wiki.

Wiki internal perusahaan sering gagal karena menjadi tempat sampah compang-camping dan membingungkan dari informasi yang tidak perlu, kontradiktif, berlebihan, lama, atau kata-kata yang buruk. Alih-alih, putuskan apa yang harus dan tidak boleh masuk ke wiki, dan sebarkan informasi itu kepada semua karyawan. Menjadikan pedoman wiki sebagai halaman beranda wiki itu sendiri mungkin merupakan ide yang bagus.

Aturan sebenarnya terserah Anda dan bagaimana Anda ingin menggunakan wiki Anda, tentu saja.

Apakah wiki Anda semua tentang orientasi karyawan baru? Jika demikian, file dan entri wiki harus dibatasi pada dokumen SDM, materi pelatihan, dan dokumen praktik terbaik.

Apakah wiki Anda untuk manajemen proyek? Jika demikian, karyawan Anda perlu mengetahui bahwa entri wiki di luar topik akan dihapus — entri wiki di tempat makan siang yang dekat dengan kantor tidak akan sesuai.

Apakah wiki Anda untuk menyatukan standar dan praktik terbaik? Mungkin pintar untuk membuat skema dengan template terlebih dahulu daripada membiarkan wiki Anda tumbuh secara organik. Misalnya, jika Anda ingin semua orang di perusahaan Anda membuat mobil dengan cara yang persis sama, Anda mungkin ingin membuat bagian untuk "Ban", "Rangka", "Motor", "Transmisi", dan "Sasis" dan insinyur mengisinya.

Jika perusahaan Anda membuat beberapa produk dan layanan, semuanya dengan bantuan departemen yang berbeda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan ruang kerja terpisah untuk membantu mencegah kekacauan.

5. Wiki Anda Membutuhkan Ruang Kerja Terpisah untuk Tim

Tidak setiap informasi berguna bagi setiap anggota tim, terutama di perusahaan yang beragam atau sangat tersegmentasi, itulah sebabnya wiki Anda membutuhkan ruang kerja terpisah.

Jika tenaga penjualan harus mengarungi banyak artikel wiki pemrograman untuk mendapatkan info CRM, wiki menjadi kurang berguna (dan selanjutnya kurang digunakan). Begitu pula untuk pengembang yang harus menelusuri artikel manajemen pelanggan hanya untuk menemukan prosedur kompilasi yang tepat.

Ruang kerja yang terpisah mengurangi upaya yang sia-sia ini. Ketika karyawan dari cabang, departemen, atau spesialisasi tertentu masuk ke wiki, itu harus menempatkan mereka di bagian wiki yang paling relevan dengan kebutuhan mereka. Ruang kerja digital ini juga mencegah kelelahan notifikasi — karyawan hanya menerima notifikasi yang relevan dengan mereka.

6. Wiki Internal Anda Membutuhkan Fungsi Pencarian yang Berfungsi

Wiki internal Anda dapat memiliki organisasi yang dibangun dengan sangat cermat, tetapi semua yang benar-benar diinginkan semua orang adalah "google" masalah mereka. 43% orang langsung membuka bilah pencarian sebelum mencoba solusi lain. Wiki internal perusahaan Anda memerlukan bilah pencarian yang berfungsi.

Pekerja pengetahuan menghabiskan 19% waktu mereka untuk mencari informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Mereka juga terbiasa mencari melalui ponsel dan browser mereka. Bilah pencarian yang berfungsi memberikan informasi kepada karyawan lebih cepat.

Mereka tidak perlu mempelajari skema file wiki, dan mereka tidak memerlukan pelatihan tambahan. Seseorang yang mencari cara untuk memasukkan hari sakit cukup mengetiknya di bilah pencarian dan melanjutkan perjalanan daripada mencoba menebak apakah artikel tersebut ada di bagian "Sumber Daya Manusia" atau "Orientasi".

Mesin pencari di wiki terkena atau tidak — tidak ada cara mudah untuk mengetahui secara langsung apakah fitur pencarian mereka bagus. Kami menyarankan untuk memberikan platform wiki apa pun uji coba penuh sebelum Anda membeli atau berkomitmen. Jika wiki tersedia untuk umum (misalnya, Wikidot), pilih wiki publik dan cari istilah umum untuk industri terkait. Apakah hasil penelusuran relevan dengan kueri Anda?

Jika wiki adalah perangkat lunak yang berkolaborasi, bicarakan dengan perwakilan tentang mendapatkan akses ke demo. Jalankan bilah pencarian itu ke tanah — bereksperimen. Bisakah bilah pencarian menangani kesalahan ketik? Apakah itu akan mencoba menemukan sesuatu yang dekat dengan apa yang Anda ketik, atau akan mengembalikan hasil nol?

Apakah artikel wiki memiliki fungsi kata kunci? Bisakah Anda menandai setiap file dengan topik yang relevan? Semua fitur ini membuat mesin pencari wiki lebih baik, jadi awasi mereka.

7. Wiki Anda Membutuhkan Pembersihan Rutin dan Orang yang Ditugaskan untuk Melakukannya

Wiki dapat dengan cepat menjadi kumpulan tautan rusak, informasi lama, dan halaman yang berlebihan. Wiki internal perusahaan yang efektif dan tahan lama adalah produk waktu dan personel yang berdedikasi untuk membersihkan wiki dan menjaganya tetap dalam kondisi prima.

Proses ini sering disebut "wiki-berkebun," dan Anda harus menugaskan wiki-gardener untuk memangkas halaman lama, memotong tautan yang rusak, dan mengolah data pelatihan Anda menjadi database yang rapi dan fungsional.

Berikut adalah beberapa tip untuk berkebun wiki:

1. Tetapkan setidaknya satu orang sebagai tukang kebun wiki biasa. Untuk perusahaan besar, dua atau tiga orang harus melakukan pekerjaan itu.
2. Tetapkan ulasan wiki secara berkala. Sekali seminggu atau dua kali sebulan, tukang kebun wiki Anda harus meninjau semua suntingan wiki.
3. Bandingkan suntingan dengan pedoman wiki Anda, yang harus dipahami oleh para tukang kebun wiki, dan buat perubahan agar suntingan sesuai dengan standar.
4. Tukang kebun Wiki harus diketahui oleh karyawan — jika seorang karyawan menemukan tautan yang rusak, halaman lama, atau kesalahan nyata lainnya, karyawan harus tahu untuk mengirim kesalahan itu ke salah satu tukang kebun wiki untuk diperbaiki.
5. Cari halaman lama atau tidak relevan. Jika suatu produk atau praktik diubah atau dihilangkan, beri tahu tukang kebun wiki segera. Mereka dapat menjalankan pencarian cepat untuk produk atau praktik itu dan kemudian membuat perubahan yang diperlukan.
6. Berikan waktu ekstra kepada tukang kebun wiki Anda. Bergantung pada ukuran wiki internal perusahaan Anda, menjadi tukang kebun wiki bisa menjadi pekerjaan tersendiri. Pastikan tukang kebun Anda memiliki waktu, kompensasi, dan energi mental untuk melakukan aktivitas ekstra ini.

Setelah Anda memiliki rumah yang bersih, Anda pasti ingin memastikan pintunya terkunci. Wiki internal perusahaan tanpa keamanan atau cadangan dapat menjadi bencana yang menunggu untuk terjadi.

8. Wiki Anda Harus Memiliki Keamanan dan Cadangan

Wiki internal perusahaan akan segera diisi dengan informasi sensitif dan hak milik — dan seharusnya; itu akan sia-sia jika tidak. Namun, berarti wiki internal perusahaan yang baik harus aman dari gangguan berbahaya.

Wiki juga harus memiliki cadangan yang aman, karena wiki yang baik (a) berharga dan (b) besar. Satu kerusakan tidak dapat membatalkan semua kerja keras yang diperlukan untuk membuat dan memelihara.

Untungnya, ada banyak solusi untuk mengamankan dan mencadangkan wiki perusahaan Anda. Sebagian besar platform wiki memiliki beberapa varian, tetapi berikut adalah fitur keamanan yang perlu Anda cari:

• Login pengguna dan info karyawan harus aman:
  • Filter IP dapat memastikan semua login Anda berasal dari lokasi lokal/disetujui.
  • Kata sandi harus di-hash dan diasinkan.
  • Login harus diamankan dengan otentikasi multi-faktor.
• Data yang masuk dan datang dari server platform Anda harus dienkripsi.
• Perangkat lunak harus diperbarui secara berkala. Seberapa sering layanan atau aplikasi wiki ditambal?

Wiki internal perusahaan Anda juga harus dicadangkan secara teratur. Entah Anda perlu melakukan ini sendiri, atau Anda perlu menemukan platform yang melakukannya. Periksa solusi wiki potensial Anda untuk hal berikut. Bahkan, pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan ini langsung ke perwakilan:

1. Apakah pencadangan otomatis? Bisakah mereka disesuaikan?
2. Seberapa sering wiki di-backup?
3. Dibackup ke mana? Apakah lokasi itu terenkripsi dan aman?
4. Selama transfer, apakah data dienkripsi?
5. Siapa yang memiliki akses ke cadangan?
6. Apakah data cadangan disimpan di beberapa lokasi dunia nyata?
7. Apakah cadangan ditimpa, atau beberapa versi disimpan?
   1. Ini diperlukan untuk mencegah versi yang rusak atau perubahan berbahaya pada wiki agar tidak ditulis secara permanen.

Setelah Anda yakin bahwa wiki Anda aman dan memiliki semua fitur yang Anda butuhkan, mungkin inilah saatnya untuk akhirnya berkomitmen dan mulai membangun basis pengetahuan internal Anda.

Wiki Perusahaan Internal Membuat Semua Orang di Halaman yang Sama

Manfaat wiki internal perusahaan tidak dapat dilebih-lebihkan. Dan itu bahkan tidak terbatas pada perusahaan: bahkan fasilitas pendidikan dapat mengambil manfaat dari wiki dan kolaborasi online. Ketika informasi penting mudah diakses, mudah disesuaikan, dan mudah ditambahkan, semua karyawan mendapat manfaat.

Wiki internal juga mencegah terbentuknya silo data di perusahaan Anda, yang membuat perusahaan Anda lebih gesit di pasar yang terus berubah. Bagaimanapun, pengetahuan adalah kekuatan, seperti kata pepatah lama, jadi mengapa tidak memberdayakan karyawan dan perusahaan Anda dengan pengetahuan yang terorganisir, terkini, dan berguna setiap saat?