Kesehatan Finansial untuk Bisnis E-niaga Anda

Jadi, Anda memiliki produk hebat, dan situs web hebat untuk menjualnya, tetapi apakah bisnis eCommerce Anda memiliki proses keuangan yang tepat untuk bertahan?

Menurut survei terbaru oleh Small Business Trends, sekitar 90% bisnis eCommerce gagal dalam 4 bulan pertama mereka. Masalah terkait proses seperti "kehabisan uang tunai", dan/atau "masalah harga dan biaya" dikutip oleh setidaknya sepertiga responden mereka – keadaan yang sering dapat dicegah dengan mengembangkan & berpegang teguh pada prosedur bisnis.

Proses dan prosedur ini sering secara kolektif disebut sebagai "kebersihan finansial." Sama seperti kebersihan pribadi kita membuat kita tetap sehat, kita perlu mempertahankan kebiasaan keuangan yang baik untuk menjaga kesehatan keuangan kita.

• Sewa BPA Saat Meluncurkan Bisnis Anda
• Buka Email Anda
• Pertahankan Kontrol Akuntansi
• Rekonsiliasi Semua Akun Keuangan
• Mengantisipasi Biaya
• Perhatikan Utang

Sewa BPA Saat Meluncurkan Bisnis Anda

Akuntan Publik Bersertifikat (CPA) dapat membantu Anda mengatur bisnis Anda dengan benar. Jika Anda sudah meluncurkannya, dia masih bisa membuat pembukuan Anda berjalan ke arah yang benar sebelum masalah mahal muncul.

Memang benar bahwa perangkat lunak seperti Sage dan Quickbooks memudahkan Anda melakukan pembukuan sendiri. Faktanya, sebagian besar CPA dengan senang hati membantu Anda mempelajari cara bekerja dengan perangkat lunak akuntansi. Tetapi kegagalan untuk mengatur bagan akun Anda dengan benar dapat membuat Anda tidak tahu apa-apa, dengan pengaturan yang dirancang dengan buruk untuk industri atau situasi khusus Anda.

Sebagai contoh, saya pernah bertugas di dewan di mana perangkat lunak akuntansi tidak memberi tahu kami apa pun tentang posisi keuangan kami. Semua pendapatan kami masuk ke satu akun yang disebut "pendapatan umum," dan semua pengeluaran kami keluar dari satu akun yang disebut "pengeluaran umum." Benar saja, laporan kami sangat tidak berarti.

Menetapkan beberapa akun yang menangkap bagaimana dana kami masuk dan keluar membuat keuangan kami menjadi hidup.

Intinya sama, tetapi hanya beberapa menit yang dihabiskan untuk melihatnya dapat memberi tahu Anda:

• Widget tangan kiri jauh lebih tidak menguntungkan daripada widget biasa (bandingkan penjualan dan biaya pembuatannya)
• Meskipun Anda menerima lebih banyak uang daripada yang Anda belanjakan, Anda kehilangan uang dengan menjual widget. Menjual peralatan menutupi kekurangan yang serius.

Pembukuan yang tepat sepanjang tahun memungkinkan Anda dan CPA Anda untuk mengantisipasi kewajiban pajak Anda dan merencanakan ke depan. Ini juga membuat proses pembuatan pengembalian pajak Anda relatif sederhana, karena pengeluaran bisnis Anda telah dialokasikan dengan tepat ke kategori yang tepat, seperti biaya otomotif, biaya perjalanan, makan, dan sebagainya.

Tanpa pembukuan yang tepat, pengeluaran Anda harus dihitung setelah fakta (jika Anda masih bisa). Banyak potongan yang hilang karena pemilik bisnis tidak menyimpan catatan dan tanda terima yang memadai untuk membuktikannya.

CPA atau konsultan bisnis yang berkualifikasi juga harus membantu Anda mengembangkan anggaran dan sasaran yang realistis untuk bisnis Anda, sehingga Anda dapat mengembangkan perkiraan dan mengetahui berapa banyak modal yang Anda perlukan untuk meluncurkan bisnis Anda.

Buka Email Anda

Anda mungkin terkejut betapa banyak pemilik bisnis lalai membuka surat mereka (baik elektronik atau pos) dan mengurusnya. Tentu, sebagian besar akan menjadi sampah, Tetapi menjaga laporan bank Anda, pemberitahuan pemerintah, dan korespondensi pelanggan akan menjaga bisnis Anda tetap pada jalurnya dan mencegah masalah kecil berubah menjadi masalah yang lebih besar.

Misalnya, pemberitahuan pemerintah bahwa pembayaran pajak penjualan Anda tidak ada biasanya disertai dengan denda kecil dan biaya bunga – jika Anda menangkapnya pertama kali – tetapi biaya ini melonjak jika Anda mengabaikan pemberitahuan awal.

Sisihkan waktu setidaknya sekali seminggu (sebaiknya lebih sering) untuk melalui semuanya dan memprosesnya:

• Membayar tagihan
• Cek setoran
• Menanggapi keluhan atau masalah pelanggan (bahkan yang sulit)
• Tanggapi pemberitahuan vendor, bank, dan pemerintah

Anda mungkin berpikir saran untuk "menyetorkan cek" di atas tidak perlu. Tapi saya pernah diminta untuk merobek sejumlah dokumen lama untuk klien, dan menemukan hampir selusin amplop yang belum dibuka dengan cek di dalamnya berjumlah lebih dari seribu dolar – cek yang sekarang sudah lama kedaluwarsa.

Jika ada sesuatu yang Anda tidak mengerti cara menanganinya, bicarakan dengan CPA Anda atau penasihat tepercaya lainnya. Salah satu instruktur perguruan tinggi saya memberikan nasihat sederhana kepada kelas saya yang selalu melekat pada saya:

“Kabar buruk tidak menjadi lebih baik seiring waktu”

Pertahankan Kontrol Akuntansi

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, hal-hal yang disebutkan di atas seringkali menjadi hal pertama yang ingin didelegasikan oleh pemilik bisnis. Namun, mempertahankan kontrol akuntansi yang baik menentukan bahwa Anda, pemilik bisnis, secara pribadi melakukan tugas-tugas tertentu bila memungkinkan.

Jika Anda memiliki orang lain yang menulis cek kertas Anda, Anda tetap harus menandatanganinya. Anda mungkin memiliki orang lain yang merekonsiliasi laporan bank Anda, tetapi Anda tetap harus membacanya. Tugas biasa memeriksa kotak PO telah menyelamatkan lebih dari satu pemilik bisnis dari penipuan atau pencurian lanjutan dalam organisasi mereka, karena mereka melihat faktur atau dokumen lain yang tidak masuk akal dan melacaknya.

Rekonsiliasi Semua Akun Keuangan

Rekonsiliasi bank dan laporan kartu kredit harus dilakukan setiap bulan. Merekonsiliasi pernyataan berarti membandingkannya dengan catatan Anda untuk memastikan totalnya sama. Perbankan online dan unduhan transaksi harian ke perangkat lunak akuntansi Anda adalah hal yang baik, tetapi rekonsiliasi membuat catatan Anda tetap akurat dan memberikan pemeriksaan apakah jumlah yang dinyatakan sesuai dengan tujuan yang Anda yakini.

Misalnya, Quickbooks mungkin berasumsi bahwa transaksi yang diunduh seharga $100 cocok dengan transaksi yang telah Anda masukkan seharga $100. Tetapi jumlah tersebut mungkin saja cocok, dan sebenarnya transaksi yang Anda masukkan mungkin masih terutang.

Rekonsiliasi akun memaksa Anda untuk melacak semua transaksi ini, dan juga merupakan kesempatan kedua untuk mengetahui di mana pembayaran telah dilakukan. Misalnya, Anda mungkin mengira telah menangguhkan Google AdWords, tetapi ternyata masih ditagih ke kartu kredit.

Menginventarisir barang jadi, barang dalam proses, dan bahan mentah secara berkala juga membantu Anda menjaga catatan bisnis Anda tepat sasaran – dan dapat membantu Anda menemukannya jika ada yang hilang.

Mengantisipasi Biaya

Beberapa pengeluaran, seperti memesan inventaris dan membayar tagihan pengiriman, dapat diprediksi. Lainnya, seperti gaji, pajak, dan pembayaran pinjaman, datang pada waktu yang berbeda (mingguan, dua mingguan, bulanan, triwulanan, atau bahkan tahunan).

Mungkin sulit untuk melacak berapa banyak Anda akan berutang pada waktu yang berbeda. Untuk membuatnya lebih rumit, biaya penggajian sering kali secara otomatis dipotong dari akun Anda, siap atau tidak!

Salah satu solusi untuk ini adalah mempertahankan perkiraan arus kas yang memperhitungkan semua pengeluaran masa depan yang diantisipasi dalam beberapa bulan ke depan. Pendekatan lain yang digunakan banyak pemilik bisnis, terutama untuk biaya penggajian, adalah dengan memelihara rekening bank yang terpisah. Dengan mentransfer jumlah bruto (yaitu total) dari biaya gaji setiap periode pembayaran, pemilik bisnis dapat secara efektif menghemat pajak gaji bulanan dan triwulanan saat jatuh tempo.

Rekening giro khusus juga terkadang digunakan untuk pengeluaran bisnis yang signifikan seperti inventaris. Menyetorkan sebagian uang dari semua penjualan ke rekening giro inventaris berarti Anda selalu siap secara finansial untuk memesan lebih banyak inventaris.

Untuk pengeluaran yang dapat diprediksi, tetapi akan direalisasikan pada interval yang agak tidak terduga (seperti contoh penggajian dan inventaris), rekening bank tambahan lebih disukai oleh banyak pemilik bisnis karena memberikan gambaran yang lebih jelas tentang posisi mereka, tanpa harus membuat perhitungan dengan cepat.

Misalnya, jika Anda membutuhkan komputer baru seharga $2.000 dengan tergesa-gesa, Anda memiliki $6.000 di rekening bank utama, dan Anda tahu bahwa gaji Anda berikutnya sudah ditransfer ke akun penggajian, Anda tahu bahwa Anda dapat membeli komputer tersebut.

Anda masih perlu melakukan perkiraan arus kas, tetapi memiliki beberapa rekening giro khusus untuk fungsi-fungsi penting yang dijelaskan di atas akan membantu Anda tetap teratur, dan bisnis Anda harus memiliki uang untuk prioritas Anda.

Perhatikan Utang

Hutang dalam jumlah tertentu mungkin tak terhindarkan dalam bisnis, terutama ketika bisnis baru dimulai dan/atau berkembang. Namun, kecuali jika Anda memantau utang dengan hati-hati, akses Anda ke kredit dapat menutupi masalah serius dengan arus kas dan profitabilitas dalam bisnis Anda. Anda mungkin akan terbangun suatu hari dan menemukan bahwa kartu kredit dan/atau jalur kredit bisnis Anda telah disadap.

Untuk menghindari hal ini, Anda harus memantau utang Anda – periksa saldo Anda setidaknya sebulan sekali untuk memastikan saldonya turun, bukan naik. Simpan spreadsheet sehingga Anda melihat bagaimana saldo ini berubah dari waktu ke waktu. Hutang yang merayap jauh lebih mudah untuk diperbaiki sebelum benar-benar lepas kendali daripada nanti ketika Anda kehabisan kredit dan membayar banyak bunga.

Kebersihan Keuangan – Ini Baik untuk Anda!

Anda masuk ke bisnis karena Anda punya ide bagus, bukan karena Anda suka akuntansi. Tugas pembukuan, membaca email, dan tugas administratif lainnya mungkin terasa seperti gangguan untuk mencapai tujuan Anda. Tapi tetap di atas mereka adalah cara terbaik untuk mengendalikan risiko yang Anda jalankan dalam bisnis!

Mulai toko online Anda sendiri dalam sekejap dengan StoreBuilder oleh Nexcess. Raih semua manfaat dari Managed WordPress dan WooCommerce kami tanpa kerumitan.

Tidak ada pengalaman pengkodean? Tidak masalah.

Tidak ada alasan untuk memulai dari awal atau merasa kewalahan dengan layar kosong. Cukup jawab beberapa pertanyaan, dan dalam beberapa menit, Anda akan memiliki toko online sendiri dengan beranda intuitif dan mudah dinavigasi yang dioptimalkan untuk mengubah pengunjung menjadi pelanggan. Saksikan berikut ini!