Cara Menangani Masalah Pengiriman Hari Libur Umum

Jika Anda menjalankan toko online, pengiriman adalah satu-satunya area di mana semua yang Anda lakukan menjadi nyata bagi pelanggan Anda. Tidak ada waktu yang lebih penting untuk pengalaman pelanggan yang positif daripada liburan, ketika produk yang disentuh pelanggan Anda kemungkinan besar adalah hadiah dari teman atau anggota keluarga.

Tapi ada kendala. Jika Anda tidak mempersiapkan, Anda dapat merusak liburan seseorang dengan pengiriman yang terlambat atau rusak. Liburan menawarkan peluang untuk membangun merek Anda, meningkatkan loyalitas pelanggan, dan mendapatkan pelanggan baru… tetapi juga menawarkan manfaat yang akan meningkatkan laba Anda.

Cara terbaik untuk memastikan kesuksesan bisnis Anda adalah dengan mempelajari cara mempersiapkan beberapa masalah pengiriman liburan yang paling umum . Dalam posting ini, kami akan membahas bagaimana Anda bisa bersiap-siap untuk semuanya, mulai dari pengiriman yang hilang hingga penundaan cuaca hingga kesibukan umum yang disebabkan oleh peningkatan paket.

Menangani Pengiriman yang Hilang atau Rusak

Bayangkan ini: Anda sedang mengalami badai terbesar tahun ini dan mencoba yang terbaik untuk memproses semua pesanan Anda. Sayangnya, jalan yang tertutup es dan komunikasi operator yang buruk menyebabkan paket hilang. Pelanggan telah menghubungi Anda berulang kali tetapi Anda tidak mendapatkan informasi yang cukup untuk menentukan keberadaan paket ini.

Dihadapkan dengan keputusan untuk mengirimkan pengganti atau menunggu informasi lebih lanjut dari operator, Anda memutuskan untuk menunggu. Tapi saat Anda melakukannya, pelanggan menulis ulasan pedas. Pelanggan lain melihat komentar tersebut dan mereka juga menulis ulasan negatif. Dari sana, 10 ulasan berikutnya yang Anda terima adalah negatif — aduh!

Ini adalah skenario terburuk, tetapi itu terjadi. Yang terbaik adalah bersiap untuk yang terburuk sehingga bisnis Anda dan pelanggan Anda terlindungi apa pun yang terjadi atau siapa yang harus disalahkan. Mengasuransikan dan melacak paket secara proaktif dapat mengurangi dan bahkan menghilangkan kejutan pengiriman.

Mengasuransikan Pengiriman Anda

Jika Anda berbelanja online, kemungkinan besar paket Anda rusak, hilang, atau dicuri dalam perjalanan. Tahun lalu, SmallBiz Trends melaporkan bahwa 20 persen konsumen mengembalikan barang karena mereka menerima produk yang rusak. Ini bahkan lebih mungkin terjadi selama musim liburan yang sibuk dan di musim dingin.

Asuransi dapat menawarkan ketenangan pikiran dan perlindungan bagi Anda dan pelanggan Anda. Saat memutuskan apa yang akan ditawarkan asuransi, pertimbangkan nilai setiap produk dan risikonya hilang, rusak, atau dicuri selama pengiriman. Ini adalah atribut yang sama yang akan dipertimbangkan pelanggan Anda ketika memutuskan apakah akan membeli asuransi atau tidak.

Dengan risiko kerusakan dan kehilangan yang lebih tinggi, asuransi akan memastikan biaya Anda ditanggung. Untuk rincian lebih lanjut apakah akan mengasuransikan atau tidak, lihat rincian ini.

Pastikan untuk Menawarkan Pelacakan untuk Paket Anda

Melacak salah satu cara termudah untuk memenuhi harapan pelanggan . Sebagian besar solusi pengiriman memungkinkan pengiriman template email yang dapat disesuaikan kepada pelanggan dengan informasi operator dan pelacakan. Dengan informasi ini, pelanggan cenderung tidak menghubungi Anda untuk mencari keberadaan paket.

Cara terbaik untuk mempersiapkan diri Anda untuk pelacakan liburan adalah dengan menemukan solusi pengiriman yang memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan semua pasar Anda dan melihat status pengiriman untuk semua pesanan Anda. Ini akan memungkinkan perusahaan Anda untuk bersikap proaktif daripada reaktif ketika menghadapi masalah dengan paket yang hilang atau rusak.

Operator juga mulai membangun teknologi pelacakan mereka. Dalam upaya untuk meningkatkan upaya pengiriman paket e-niaga mereka beberapa waktu lalu, Layanan Pos Amerika Serikat meluncurkan aplikasi untuk membantu pemilik toko dan pelanggan dalam menemukan pengiriman yang hilang atau tertunda: Surat Hilang.

Aplikasi ini menyediakan pembaruan berkala untuk item yang gagal sampai ke tujuan tepat waktu. Jika terjadi pengiriman yang hilang, Anda dapat menerima pemberitahuan tentang proses pencarian hingga panggilan terakhir dilakukan—baik paket ditemukan dan dikirimkan, atau dianggap hilang. Jika Anda menggunakan USPS untuk mengirim, alat ini tentu layak untuk dilihat.

Cara Mengatasi Keterlambatan Cuaca

Penundaan cuaca tidak dapat dihindari selama liburan—terutama di wilayah geografis di seluruh dunia yang lebih rentan terhadap cuaca buruk—tetapi ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mempersiapkan toko dan pelanggan Anda.

Pertama, pikirkan tentang bagaimana Anda ingin mengomunikasikan tanggal batas pesanan liburan . Operator mempublikasikan batas waktu pengiriman mereka, dan dengan melengkapinya dengan waktu pemrosesan pesanan yang Anda antisipasi, Anda memberikan cukup waktu untuk mencapai tenggat waktu. Jika ada penundaan cuaca, waktu empuk menyediakan penyangga, memberi Anda lebih banyak waktu untuk membuat semuanya bekerja.

Kiat lain: jika Anda mengetahui area tertentu mengalami cuaca buruk (atau akan segera), gunakan filter dalam aplikasi pengiriman Anda untuk mengurutkan pesanan berdasarkan tujuan. Dengan cara ini, Anda dapat memprioritaskan pemrosesan pesanan yang mungkin memiliki waktu transit lebih lama, dan tetap berusaha untuk mengirimkannya ke pelanggan tepat waktu.

Berurusan dengan Pengembalian

Pengembalian terjadi, tetapi tidak perlu rumit. Hal terbesar yang harus dilakukan untuk liburan: kebijakan Anda. Kebijakan pengembalian yang jelas yang tercantum di situs web Anda akan membantu Anda menghindari kebingungan dan ketidakpuasan pelanggan.

Pengembalian gratis, mudah, tanpa pertanyaan menjadi norma dalam e-niaga, dan untuk alasan yang baik: 58 persen pelanggan mengatakan mereka menginginkan kebijakan pengembalian "bebas repot", dan 67 persen pembeli memeriksa kebijakan pengembalian sebelum melakukan pembelian. Karena itu, menawarkan pengembalian yang mudah dapat membuahkan hasil. 92 persen konsumen akan membeli lagi jika proses pengembalian dipermudah bagi mereka.

Tentu saja, pengembalian gratis datang dengan biaya tambahan untuk Anda. Jadi sekaranglah saatnya untuk melihat data pengembalian Anda dan menentukan apakah ada kasus bisnis untuk menawarkannya. Jika Anda belum siap untuk melakukan semuanya , Anda dapat mempertimbangkan untuk menawarkan pengiriman kembali dengan tarif tetap, pengembalian gratis untuk item tertentu, atau pengembalian gratis ke lokasi fisik, jika Anda memilikinya.

Lihat panduan ini untuk ulasan liburan untuk beberapa tips bermanfaat lainnya.

Pesan Hadiah dan Bagaimana Tidak Melupakannya

Sungguh memalukan memberikan hadiah kepada orang tersayang dengan label harga yang masih melekat. Lebih buruk lagi: mengirimkan hadiah dengan slip pengepakan yang menunjukkan harganya, dan tanpa menambahkan pesan hadiah yang diinginkan pelanggan.

Solusi seperti ShippingEasy memanggil pesanan hadiah dengan menampilkan kotak hadiah di sebelah pesanan. Ini memastikan bahwa slip pengepakan dan opsi pembungkus yang sesuai diterapkan.

Untuk melangkah lebih jauh, Anda dapat membuat aturan dalam solusi pengiriman untuk mengotomatiskan proses yang akan Anda lakukan secara manual, seperti slip pengepakan khusus. Aturan dapat mengkategorikan pesanan hadiah atau secara otomatis menerapkan slip pengepakan dengan pesan hadiah untuk membantu mengurangi kesalahan . Jadilah pahlawan liburan bagi pelanggan Anda, bukan Grinch.

Pertimbangkan Kebutuhan Anda akan Ruang yang Lebih Besar

Hal lain yang perlu dipikirkan: berapa banyak ruang yang Anda perlukan untuk menyimpan rencana peningkatan inventaris? Juga, berapa banyak ruang yang Anda butuhkan untuk menampung staf, peralatan, kotak, dan persediaan Anda?

Kebutuhan ruang yang meningkat seringkali dapat dipenuhi dengan memperhatikan area Anda saat ini. Jika tidak ada ruang untuk menangani tingkat inventaris liburan yang lebih tinggi, Anda mungkin perlu mencari ruang tambahan untuk disewa, atau – jika bisa diterapkan – solusi sementara seperti unit penyimpanan portabel.

Memastikan Anda memiliki ruang untuk semua inventaris Anda sama pentingnya dengan kemampuan situs web Anda untuk menangani lalu lintas hari libur. Dengan meningkatnya pesanan yang masuk, mudah untuk mengabaikan detail ini.

Ruang bukan satu-satunya pertimbangan dalam hal inventaris. Hal terakhir yang ingin Anda tangani selama waktu tersibuk dan paling penting dalam setahun adalah inventaris yang tidak akurat. Solusi manajemen inventaris membantu Anda menjaga akurasi dengan mengeluarkan elemen manual dari inventaris, menghubungkan toko dan pasar Anda bersama-sama di satu tempat. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menambahkan "saham pengaman" dan peringatan stok rendah untuk memastikan Anda tidak kehabisan produk secara tidak sengaja saat terburu-buru.

Pertimbangkan Peralatan, Orang, dan Alur Kerja Anda

Tiga hal terakhir ini semuanya terikat bersama. Bertanya pada diri sendiri:

1. Apakah peralatan Anda memadai untuk menangani peningkatan throughput yang diperlukan untuk memenuhi permintaan liburan?
2. Bisakah Anda mengubah proses atau tata letak area Anda untuk meningkatkan kapasitas?
3. Bagaimana mempekerjakan lebih banyak orang memengaruhi peralatan dan alur kerja?
4. Apakah Anda memerlukan lebih banyak peralatan, seperti timbangan atau printer, untuk membuat segala sesuatunya tetap berjalan?

Peralatan yang paling umum dibutuhkan adalah timbangan tambahan untuk menimbang paket ekstra. Jika Anda mengantisipasi membutuhkan lebih banyak orang, sekarang adalah waktu yang tepat untuk menentukan bagaimana mereka akan cocok dengan alur kerja, dan pastikan untuk menyediakan waktu untuk mempekerjakan dan melatih mereka.

Menyelesaikan Persiapan Pengiriman Liburan Anda

Saran terakhir kami: pastikan solusi pengiriman dan inventaris Anda sesuai dengan tugas. Dapatkah Anda memanfaatkan fitur lanjutan seperti aturan pengiriman, analitik prediktif, dan otomatisasi? Jika Anda khawatir tentang kemampuan solusi pengiriman Anda untuk mendukung operasi Anda, sekarang mungkin waktu yang tepat untuk mengeksplorasi solusi lain.

Liburan adalah saat yang menegangkan. Dengan mempersiapkan pengiriman yang hilang atau rusak, penundaan cuaca, pengembalian, dan logistik operasional, Anda dapat menghindari sakit kepala liburan yang dialami banyak perusahaan. Selesaikan perubahan apa pun pada alur kerja Anda sekarang sehingga Anda dapat menikmati musim yang menyenangkan.

Ada pertanyaan tentang mengatasi tantangan pengiriman musim ini? Tinggalkan komentar dan kami akan dengan senang hati membantu.

Posting ini dipersembahkan oleh Rob di ShippingEasy. ShippingEasy adalah platform pengiriman, manajemen inventaris, dan pemasaran pelanggan berbasis cloud termudah di pasar. Hemat uang melalui potongan tarif pengiriman, cetak label dengan mudah, proses pesanan, dan banyak lagi. Mari kita dengar apa yang Rob katakan tentang pengiriman yang lebih mudah di musim liburan ini.