Panduan Utama untuk Hoteling Ruang Kantor Anda

Sementara banyak dari kita telah bekerja dari rumah selama bertahun-tahun atau sudah terbiasa dengan pengaturan kantor hibrida (datang, pergi, tinggal, pergi, duduk, berdiri ...), gagasan tentang ruang kerja yang tidak tradisional benar-benar lepas landas selama pandemi. Dan bahkan sekarang, dengan banyak perusahaan yang kembali normal – atau normal baru – ada pelajaran yang dapat diambil: ruang kerja alternatif memiliki manfaat bagi pengusaha dan karyawan. Ada juga kekurangannya, tentu saja. Mari kita bahas semuanya, dengan fokus pada ruang kantor hotel.

Apa itu Tempat Kerja Hibrida?

Gambar melalui GoodStudio / shutterstock.com

Kantor hibrida adalah kantor di mana ada campuran karyawan di kantor dan karyawan jarak jauh. Karyawan di kantor versus karyawan jarak jauh dapat berubah juga, yang berarti pekerja di kantor dapat memilih untuk bekerja dari rumah atau jalan beberapa hari dan sebaliknya. Plus, bahkan di tempat kerja karyawan kantor dapat berubah dari hari ke hari tergantung pada ketersediaan meja dan apa yang dibutuhkan pekerja (seperti kantor pribadi untuk mengadakan rapat atau ruang dewan untuk mengerjakan proyek tim). Untuk mengkategorikan dan menciptakan proses untuk kebutuhan yang berubah ini, dua gaya tempat kerja hybrid telah muncul: hot desking dan desk hoteling. Keduanya adalah alternatif untuk memiliki meja yang ditugaskan untuk Anda duduki setiap hari.

Profesional Tempat Kerja Hibrida

• Menggunakan real estat lebih efisien membuat tempat kerja hybrid hemat biaya.
• Meja tidak dipersonalisasi, sehingga tetap rapi dan minimalis, yang membuat presentasi menjadi bagus.
• Karyawan yang bekerja dari rumah dapat memilih untuk datang dalam beberapa hari dan menggunakan ruang kerja khusus.

Kontra Tempat Kerja Hibrida

• Karyawan tidak dapat mempersonalisasi ruang mereka atau selalu mengatur meja mereka persis seperti yang mereka suka.
• Begitu banyak orang yang berbagi meja yang sama dapat menyebabkan pertukaran kuman.
• Pekerja tidak akan selalu bisa duduk di dekat rekan kerja yang harus mereka ajak bicara untuk tujuan pekerjaan.

Meja Panas

Sumber: ClassicVector melalui Shutterstock

Di tempat kerja yang panas, karyawan tiba di tempat kerja dan duduk di mana pun meja tersedia. Jika beberapa workstation tersedia, karyawan dapat memilih mana yang ingin mereka gunakan, asalkan tidak dipesan. Biasanya, pekerja menggunakan perangkat lunak saat tiba di kantor untuk melihat meja mana yang gratis dan mengklaimnya. Kemudian, mereka dapat memeriksa setelah selesai sehingga pekerja lain melihat bahwa ruang kerja tersedia lagi.

Meja panas bekerja dengan baik di dua jenis kantor. Jika Anda memiliki kantor kecil dengan jumlah pekerja terbatas, meminta semua orang memilih meja saat mereka masuk tidak akan terlalu menggelegar. Ini juga merupakan sistem yang masuk akal jika sebagian besar karyawan Anda tidak berada di kantor hampir setiap hari dan hanya datang pada hari-hari yang jarang ketika mereka tidak berada di lapangan. Dalam hal ini, mereka mungkin belum terbiasa dengan satu meja dan hanya membutuhkan minimal untuk menangani admin untuk hari itu.

Pro dan Kontra Hot Desking

kelebihan

• Karyawan akhirnya duduk di dekat orang yang biasanya tidak mereka hubungi. Hal ini dapat memperkuat hubungan profesional dan mendorong kolaborasi.
• Manajemen tidak perlu khawatir tentang siapa yang akan duduk di mana jika banyak karyawan datang tiba-tiba (dengan asumsi ada cukup meja untuk semua orang).
• Pekerja menghargai otonomi memilih tempat mereka duduk setiap hari tanpa harus merencanakan sebelumnya.

Kontra

• Beberapa pekerja mungkin merasa cemas ketika mereka tidak tahu di mana mereka akan duduk setiap hari atau jika meja akan tersedia.
• Ini mempengaruhi produktivitas ketika tidak ada meja yang tersedia dan karyawan harus memutuskan apakah akan menunggu atau pulang.
• Pekerja mungkin merasa bahwa jika mereka penting bagi perusahaan, mereka setidaknya memiliki ruang untuk bekerja setiap hari.

Hoteling Meja

Sumber: Iryna Alex melalui Shutterstock

Hotel meja mengambil pendekatan yang lebih metodis ke kantor hibrida. Karyawan memesan meja atau tempat kerja mereka sebelumnya. Sistemnya mirip dengan pemesanan kamar hotel secara online. Namun, itu bahkan lebih maju. Anda dapat melihat hal-hal seperti di mana meja itu berada, siapa yang memiliki reservasi di sekitarnya, dan fasilitas apa saja yang ada di dalamnya.

Sumber: Utusan

Dengan sistem reservasi, pekerja dapat melihat meja mana yang tersedia untuk hari dan waktu yang mereka rencanakan untuk berada di kantor. Jika mereka tidak puas dengan pilihannya, mereka dapat bekerja dari rumah pada hari-hari tersebut dan masuk pada hari lain ketika meja pilihan mereka kosong. Seperti halnya hot desking, ketika karyawan tiba di tempat kerja, mereka akan check-in ke ruang kerja mereka, dan mereka akan check-out ketika mereka pergi.

Hotel meja sangat ideal untuk kantor yang berjuang dengan pemanfaatan ruang. Jika meja tidak cukup untuk semua karyawan, Anda memerlukan cara untuk mengelola ruang tanpa mengganggu alur kerja harian. Ini juga berguna untuk kantor yang memiliki beberapa karyawan jarak jauh yang berubah-ubah, karena manajemen akan selalu tahu di mana para pekerja berada dan bagaimana menjangkau mereka.

Pro dan Kontra Desk Hoteling

kelebihan

• Karyawan dapat merancang minggu kerja mereka sebelumnya, yang meningkatkan produktivitas dan mengurangi kelelahan.
• Buat reservasi untuk blok sehari penuh, setengah hari, atau bahkan per jam.
• Sistem ini bekerja pada skala apa pun, baik Anda memiliki kantor kecil dengan 10 meja atau beberapa lantai di gedung kantor Anda – atau bahkan beberapa gedung.

Kontra

• Menyiapkan hotel meja mungkin terlalu banyak masalah untuk kantor kecil yang tidak memiliki ruang atau masalah tempat duduk untuk dipecahkan.
• Setiap orang akan dilatih untuk menggunakan perangkat lunak pemesanan, dan mungkin ada kurva pembelajaran yang berat bagi beberapa karyawan.
• Pengaturan kantor akan membingungkan jika perangkat lunak memiliki kesalahan dan tidak aktif untuk jangka waktu tertentu.

Bagaimana Hot Desking, Desk Hoteling, dan Tempat Kerja Tradisional Berhubungan

Dalam arti yang paling murni, baik hot desking maupun desk hoteling tidak memungkinkan seorang pekerja untuk secara permanen mengklaim kursi, meja atau ruang kerja sebagai milik mereka. Namun, kedua jenis tempat kerja bergantung pada perangkat lunak reservasi untuk menjaga kantor tetap berjalan dengan cara yang masuk akal bahkan saat orang mencari meja yang terbuka. Perangkat lunak itu terkadang memiliki fitur yang memungkinkan pemberi kerja atau karyawan mengalokasikan ruang kerja tertentu untuk pekerja tertentu atau memesan ruang kerja yang sama secara berulang atau jangka panjang. Dalam kasus tersebut, beberapa elemen hot desking dan desk hoteling terasa lebih tradisional daripada yang lain.

Perhatikan juga bahwa tidak satu pun dari pengaturan hibrid ini yang sama dengan pemesanan ruang rapat. Bahkan kantor yang paling tradisional pun biasanya memiliki sistem untuk memesan ruang pertemuan. Jika Anda memilih untuk menggunakan perangkat lunak pemesanan di kantor hibrida, fitur tersebut dapat mencakup pemesanan ruang rapat (dan reservasi untuk area kantor lainnya).

Cara Membuat Ruang Perkantoran Hotel

Hot desking jauh lebih terbatas daripada desk hoteling, dan beberapa pengaturan ruang kantor hotel dapat menggabungkan sedikit hot desking saat masuk akal. Untuk tujuan kami, kami akan fokus pada cara mengatur pengaturan hotel meja, karena itulah opsi yang akan dipilih sebagian besar pengusaha. Dengan mengingat hal itu, berikut adalah 9 tips untuk menciptakan ruang kantor hotel untuk bisnis Anda:

1. Pastikan Ini Keputusan yang Tepat untuk Kantor Anda

Jangan melompat pada kereta musik kantor hybrid hanya karena itu trendi. Pertimbangkan hal berikut:

• Apakah sebagian besar karyawan Anda berada di kantor setiap hari? Dan apakah mereka senang dengan itu? Jika sangat sedikit karyawan yang akan bekerja dari jarak jauh, itu akan lebih merepotkan daripada menyiapkan ruang kantor hotel.
• Berapa banyak karyawan Anda yang menangani informasi sensitif? Apakah mereka akan selalu membutuhkan pengaturan meja yang lebih pribadi, dan jika demikian, dapatkah Anda memberi mereka kursi permanen atau selalu memastikan mereka dapat memesannya?
• Apakah Anda memiliki cukup ruang untuk menentukan area yang tenang? Ketika Anda mencampuradukkan siapa yang duduk di sebelah siapa, kebisingan bisa menjadi masalah, terutama jika beberapa pekerja harus menghabiskan banyak waktu di telepon.
• Apakah Anda dapat menyediakan perlengkapan dan perlengkapan kantor? Tanpa memiliki workstation yang ditetapkan, Anda memerlukan solusi agar karyawan dapat memiliki apa yang mereka butuhkan tanpa mengharuskan mereka membawanya ke kantor setiap hari.

Agar bermanfaat, kantor Anda harus cocok untuk hotel meja.

2. Antisipasi Skeptisisme Saat Menjelaskan Visi kepada Karyawan

Karyawan yang belum pernah menjadi bagian dari – atau bahkan mendengar – hotel meja akan skeptis terhadap rencana Anda. Mereka mungkin merasa gugup untuk menyerahkan meja kesayangannya, terutama jika mereka telah bekerja di sana selama bertahun-tahun. Beberapa mungkin merasa khawatir tentang kebersihan, privasi, atau bagaimana aspek sosial pekerjaan akan terpengaruh. Dengan hanya mengetahui bahwa keraguan akan datang, Anda dapat memiliki jawaban dan solusi yang siap.

Pendekatan yang cerdas adalah menjelaskan visi Anda kepada karyawan Anda alih-alih hanya memberi tahu mereka bahwa segala sesuatunya berubah dan mereka harus menerimanya. Ketika Anda membingkai perubahan sebagai cara untuk mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan pengalaman karyawan Anda, mereka kemungkinan besar akan bergabung. Menghargai pekerja dan melibatkan mereka memicu loyalitas.

3. Nilai Ruang Tempat Anda Bekerja

Begitu banyak dari ini datang ke real estate. Pertimbangkan hal berikut:

• Apakah Anda memiliki/menginginkan ruang yang cukup untuk semua orang jika setiap pekerja datang pada hari yang sama?
• Apakah Anda mencoba mendorong persentase karyawan untuk bekerja dari rumah untuk membatasi berapa banyak real estat yang Anda butuhkan?
• Apakah Anda ingin ruang jarak sosial antar meja?
• Haruskah beberapa meja ekstra-dekat untuk tujuan kolaborasi?

Secara umum, tanyakan pada diri Anda untuk apa Anda memiliki cukup ruang dan apa yang ingin Anda lakukan dengan ruang itu.

4. Buat Zona untuk Berbagai Jenis Pekerjaan

Menciptakan zona untuk berbagai jenis pekerjaan adalah kunci untuk membuat ruang kantor hotel bermanfaat bagi semua orang. Beberapa area dapat ditunjuk untuk pekerjaan yang lebih keras, seperti untuk tim yang harus banyak bicara saat berkolaborasi atau tenaga penjualan yang menghabiskan sebagian besar waktunya di telepon. Kemudian bisa ada zona tenang bagi karyawan yang membutuhkan keheningan untuk berkonsentrasi. Anda juga dapat membatasi siapa yang memiliki akses ke ruang tertentu – misalnya, mungkin pekerja magang tidak pernah diizinkan untuk duduk di dekat tim kreatif atau pemasaran tingkat tinggi demi menjaga kerahasiaan strategi.

5. Berusahalah untuk Menyiapkan Meja yang Menarik

Sekarang karyawan tidak akan memiliki barang-barang favorit mereka di sekitar mereka, Anda harus membuat semua ruang meja kosong itu menarik entah bagaimana. Menambahkan karya seni, tanaman, dan elemen interaktif – seperti taman mini zen – akan disambut tanpa berlebihan atau terlalu mengganggu. Juga, pastikan semua orang tahu bahwa mereka harus benar-benar bersih ketika mereka berangkat hari itu – tidak meninggalkan barang-barang pribadi atau pekerjaan yang belum selesai.

Yang terpenting, jaga kebersihan meja. Jika Anda tidak dapat mempekerjakan kru pembersih untuk mendisinfeksi meja antar pengguna, maka berikan perlengkapan kebersihan kepada karyawan dan buat daftar periksa untuk diikuti saat mereka selesai dengan giliran kerja mereka.

6. Pilih Perangkat Lunak yang Menstandardisasi Proses

Sumber: OfficeSpace

Untuk merampingkan proses perhotelan ruang kantor Anda, perangkat lunak manajemen tempat kerja dapat membantu Anda tetap teratur. Saat berbelanja perangkat lunak ruang kantor perhotelan terbaik, pastikan itu mencakup dasar-dasarnya dengan cara yang tidak rumit:

• Pekerja memeriksa ketersediaan untuk hari dan slot waktu tertentu, lalu memesan meja.
• Rincian pemesanan dikirim ke pekerja melalui email, mengkonfirmasikan pemesanan.
• Sistem segera memperbarui untuk mencerminkan informasi baru, memastikan orang lain tidak akan memesan ganda secara tidak sengaja.
• Pengingat dikirim ke pekerja melalui email sebelum kunjungan mereka.
• Ketika pekerja tiba di kantor pada waktu yang dijadwalkan, mereka check in dan menemukan meja yang dipesan.
• Di akhir shift mereka, pekerja itu check out.

Di atas dasar-dasar itu, perangkat lunak yang Anda gunakan dapat menangani kebutuhan lain. Yang membawa kita ke poin berikutnya…

7. Pikirkan Tentang Fitur Spesifik yang Anda Butuhkan

Setiap kantor memiliki serangkaian kebutuhan uniknya sendiri. Pertimbangkan milik Anda, lalu temukan perangkat lunak yang cocok. Sebagai contoh:

• Pemesanan untuk workstation tambahan, seperti meja berdiri, area lounge, atau meja besar untuk tim.
• Pemesanan untuk non-workstation, seperti parkir, lift layanan, dan peralatan.
• Integrasi kalender dengan layanan seperti Google atau Outlook.
• Masa tenggang dan pembatalan otomatis untuk pemesanan yang terlewat.
• Integrasi untuk sistem HVAC Anda untuk menyesuaikan suhu berdasarkan ruang yang digunakan.
• Aturan untuk mengelola siapa yang dapat mengakses ruang kerja tertentu.
• Sensor di meja yang memperbarui perangkat lunak dengan status sedang digunakan/tersedia secara real-time.
• Pengunjung check-in untuk mengawasi siapa saja yang ada di kantor.

Bahkan jika perangkat lunak yang Anda pilih tidak memiliki fungsi yang Anda butuhkan, tanyakan apakah Anda dapat menyesuaikannya untuk Anda.

8. Tunjuk Satu Orang yang Bertanggung Jawab

Sebaiknya tunjuk satu orang untuk bertanggung jawab – Anda bahkan mungkin ingin mempekerjakan seseorang untuk mengisi posisi baru ini. Karyawan Anda pasti memiliki pertanyaan, dan Anda juga ingin mengawasi kedatangan dan kepergian di kantor Anda. Orang di posisi ini harus memahami alasan di balik mengapa Anda memilih hotel meja, dan mereka juga harus memiliki pengetahuan tingkat ahli tentang perangkat lunak. Selain itu, mereka harus mengingat tata letak kantor Anda sehingga mereka dapat mengarahkan orang ke meja mereka atau mencari karyawan saat mereka membutuhkannya.

9. Belajar Dari Proses

Ini akan membutuhkan beberapa percobaan dan kesalahan sebelum ruang kantor hotel Anda berjalan lancar. Hotel meja akan memiliki efek besar pada karyawan Anda, jadi penting untuk terbuka terhadap pendapat mereka. Dengan mendengarkan bagaimana perubahan mempengaruhi mereka baik secara positif maupun negatif, Anda akan mengetahui di mana Anda perlu mengubah sistem.

Juga, gali data yang dikumpulkan perangkat lunak Anda. Anda akan dapat melihat tren penggunaan untuk menentukan seberapa baik desk hoteling bekerja dan bagaimana penggunaannya. Anda juga dapat memperkirakan kebutuhan di masa depan dan mempersiapkan saat-saat ketika kantor lebih kosong atau lebih sibuk dari biasanya.

Membungkus

Desk hoteling adalah cara yang menarik untuk menjalankan kantor. Tergantung pada budaya perusahaan Anda, kebutuhan karyawan Anda dan seberapa banyak ruang yang Anda miliki untuk bekerja, itu mungkin pilihan yang sempurna untuk perusahaan Anda. Atau mungkin menyebabkan lebih banyak sakit kepala daripada menyembuhkan. Jika menurut Anda hotel meja mungkin tepat untuk Anda, pertimbangkan untuk meluncurkannya secara perlahan, membagi bagian dari kantor Anda untuk eksperimen dan meminta umpan balik dari karyawan di sepanjang jalan.

Untuk mempelajari lebih jauh bagaimana desk hoteling, lihat posting kami tentang bagaimana desk hoteling dapat meningkatkan kantor Anda.

Jika Anda mencari bantuan dengan perangkat lunak, lihat sistem reservasi dan pemesanan hotel terbaik ini

Pernahkah Anda mengalami desk hoteling di perusahaan Anda? Beri tahu kami pendapat Anda di komentar!

Gambar Unggulan melalui Ramcreative / shutterstock.com