Bagaimana American Legion Arizona Menggunakan WPForms untuk Merampingkan Operasi

Organisasi nirlaba sering kali kesulitan dengan tugas sehari-hari yang menyita waktu dari tujuan utama mereka. Mengelola anggota, mengatur acara, dan menangani dokumen bisa menjadi tantangan nyata. Masalah-masalah ini dapat menyita waktu dan sumber daya dari tujuan inti mereka, yaitu melayani masyarakat dan mendorong perubahan positif.

Dalam Kisah Pelanggan ini, kita melihat bagaimana American Legion Arizona, sebuah kelompok pendukung veteran, memecahkan masalah ini. Mereka menggunakan WPForms untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah dan efektif.

Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana tim kecil yang terdiri dari enam orang ini menghemat jam kerja setiap minggunya, terhubung secara lebih efektif dengan anggotanya, dan mempermudah mereka untuk mendaftar ke acara dan berbagi berita.

Kisah mereka menunjukkan bagaimana organisasi nirlaba dapat menggunakan formulir online untuk mengatasi kendala umum. Dengan bekerja lebih cerdas, mereka dapat lebih fokus pada hal yang benar-benar penting – yaitu membantu orang-orang yang mereka dukung.

Profil Pelanggan

American Legion Arizona adalah cabang negara bagian dari organisasi National American Legion, yang didedikasikan untuk melakukan advokasi bagi para veteran, anggota dinas aktif, dan keluarga mereka. Mereka menyediakan platform untuk lebih dari 120 Pos di Arizona untuk berbagi informasi dan berkolaborasi, mendukung komunitas dengan sejarah layanan lebih dari 100 tahun.

Tantangannya

Ketika American Legion Arizona mulai memperbarui situs webnya, mereka menemukan beberapa masalah dalam cara kerjanya:

1. Mendapatkan Masukan Pengguna: Cara lama mereka meminta pendapat anggota tidak berjalan dengan baik. Tidak banyak orang yang merespons. Mereka membutuhkan cara yang lebih mudah untuk mengetahui pendapat anggota tentang layanan dan program mereka.
2. Membantu Anggota: Menjawab pertanyaan dan membantu anggota menghabiskan terlalu banyak waktu. Tim mengalami kesulitan dalam merespons dengan cepat, sehingga menyebabkan pengalaman pengguna yang buruk.
3. Menyiapkan Acara: Organisasi ini menyelenggarakan banyak acara setiap tahun, seperti pertemuan dan penggalangan dana. Cara lama mereka dalam mendaftarkan orang untuk mengikuti acara ini lambat, sering kali terdapat kesalahan, dan memerlukan banyak waktu bagi staf untuk mengelolanya.
4. Pendaftaran Anggota Baru: Proses bagi anggota baru untuk bergabung dan membayar keanggotaan memakan waktu dan sulit bagi kedua belah pihak.
5. Mengumpulkan Informasi: Mendapatkan berbagai jenis informasi, seperti laporan dari postingan lokal dan artikel untuk buletin mereka, sangatlah berantakan dan lambat.

Organisasi tersebut tahu bahwa mereka perlu memperbaiki masalah ini agar dapat bekerja lebih baik dan membantu para veteran lebih banyak. Mereka ingin menemukan alat pembentuk formulir yang dapat:

1. Bekerja dengan baik dengan situs WordPress mereka dan alat lain yang mereka gunakan
2. Buat berbagai macam formulir , mulai dari survei sederhana hingga pendaftaran acara yang rumit
3. Menangani pembayaran keanggotaan dan biaya acara
4. Gunakan fitur cerdas seperti logika kondisional untuk membuat formulir yang berubah berdasarkan jawaban
5. Cukup mudah digunakan oleh tim kecil mereka tanpa perlu menjadi ahli teknologi

Tujuan utama mereka adalah membuat pekerjaan mereka lebih cepat dan mudah, sehingga tim dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk hal yang benar-benar penting – membantu para veteran dan keluarga mereka.

Bagaimana WPForms Memberikan Solusi

American Legion Arizona beralih ke WPForms untuk mengatasi tantangan mereka.

Setelah menemukan plugin tersebut melalui pencarian WordPress untuk plugin pembuat formulir, mereka terkesan dengan kemampuan dan kemudahan penggunaannya, terutama dengan pengumpulan pembayaran.

Dengan WPForms, mereka telah membuat lebih dari 50 formulir untuk berbagai tujuan, termasuk:

• Pendaftaran Keanggotaan dengan Pembayaran: Menyederhanakan proses bagi anggota baru untuk bergabung dan membayar secara online.
• Pendaftaran Konferensi dengan Pembayaran: Pendaftaran acara dan pengumpulan pembayaran yang disederhanakan, menghemat waktu bagi anggota dan staf.
• Pelaporan Tahunan: Postingan sekarang dapat mengirimkan laporan tahunannya secara online, sehingga pengumpulan dan pengorganisasian data menjadi lebih mudah.
• Pengiriman Acara: Anggota sekarang dapat mengirimkan rincian acara mereka sehingga dapat dengan mudah ditambahkan ke kalender, menjaganya tetap terkini tanpa banyak pekerjaan tambahan untuk staf.
• Pengiriman Artikel Buletin: Memungkinkan anggota mengirimkan artikel untuk buletin, sehingga pengumpulan dan pengelolaan konten menjadi lebih cepat dan mudah
• Pendaftaran Program: Siswa dapat mendaftar ke berbagai program secara online, membantu menyederhanakan dan mengelola pendaftaran untuk berbagai inisiatif seperti Boys State.
• Pelaporan Petugas: Postingan dapat dengan mudah mengirimkan rincian dan pembaruan petugas secara online. Otomatisasi ini memastikan bahwa informasi kepemimpinan tetap akurat dan terkini, membantu komunikasi dan koordinasi yang efektif dalam organisasi.
• Formulir Pemesanan Produk: Anggota dapat memesan dan membayar merchandise bermerek yang dipersonalisasi seperti kaos polo untuk menunjukkan afiliasi dan dukungan mereka terhadap program ini.

Dengan menggunakan WPForms untuk semua tugas ini, American Legion Arizona mampu memecahkan banyak masalah awal mereka. Mereka sekarang dapat mengumpulkan umpan balik, mengelola pendaftaran, dan mengumpulkan informasi dengan lebih efisien.

WPForms cukup fleksibel untuk menangani berbagai tugas dan formulir yang berbeda yang mudah dibuat oleh tim kecil mereka, bahkan dengan pengalaman teknis yang terbatas.

Anggota merasa formulirnya mudah digunakan, sehingga meningkatkan partisipasi, dan WPForm terintegrasi dengan baik dengan situs mereka yang sudah ada, artinya tidak perlu berpindah ke platform baru atau mempelajari sistem baru.

Fitur dan Addons WPForms Favorit

American Legion Arizona menemukan beberapa fitur WPForms sangat membantu. Berikut ini melihat lebih dekat favorit mereka:

Penghitungan: Fitur ini memungkinkan mereka menjumlahkan biaya acara atau keanggotaan secara otomatis. Misalnya, jika seseorang mendaftar untuk beberapa acara atau menambahkan item tambahan ke pendaftarannya, formulir akan menghitung total biaya secara otomatis.

Integrasi Stripe: Ini memudahkan pengumpulan pembayaran online dengan aman. Anggota dapat membayar iuran atau pendaftaran acara langsung di formulir, tanpa dikirim ke situs web lain.

Tanda Tangan Digital: Untuk formulir yang memerlukan tanda tangan, seperti surat pernyataan untuk acara, fitur ini memungkinkan pengguna untuk menandatangani secara digital langsung di formulir. Ini menghemat waktu dan kertas dibandingkan dengan mencetak dan memindai dokumen yang ditandatangani.

Bidang Berulang: Fitur ini memungkinkan pengguna mendaftarkan banyak orang dalam satu pengiriman formulir. Misalnya, jika seseorang ingin mendaftarkan grup untuk sebuah konferensi, mereka dapat menambahkan peserta sebanyak yang diperlukan tanpa mengisi formulir terpisah untuk setiap orang, sehingga menghemat waktu bagi pendaftar dan staf yang memproses pendaftaran.

Logika Bersyarat: Fitur ini membuat formulir lebih cerdas dan ramah pengguna. Formulir dapat berubah secara dinamis berdasarkan apa yang dimasukkan pengguna. Misalnya, jika pengguna menunjukkan bahwa mereka memerlukan akomodasi khusus untuk suatu acara, formulir kemudian akan menampilkan pertanyaan tentang jenis akomodasi apa yang mereka butuhkan. Hal ini membuat formulir menjadi lebih pendek dan tidak membingungkan pengguna, karena mereka hanya melihat pertanyaan yang relevan bagi mereka. Ini juga membantu mengumpulkan informasi lebih rinci bila diperlukan, tanpa mengacaukan formulir untuk semua orang.

Hasilnya

Penerapan WPForms membawa perbaikan signifikan pada American Legion Arizona:

Penghematan Waktu

Mengotomatiskan proses yang sebelumnya manual, seperti pendaftaran keanggotaan, pendaftaran acara, dan pengiriman laporan, menghemat waktu berjam-jam bagi tim setiap minggunya.

Anggota staf yang pernah menghabiskan sebagian besar waktunya untuk tugas-tugas administratif kini memiliki kebebasan untuk mendedikasikan lebih banyak energi untuk inisiatif inti seperti program penjangkauan veteran dan dukungan masyarakat.

Peningkatan Efisiensi

Peralihan ke formulir online menyederhanakan operasional secara menyeluruh. Penghapusan formulir kertas secara drastis mengurangi kebutuhan pencetakan, pengiriman, dan entri data manual.

Pengalaman Pengguna yang Ditingkatkan

Anggota kini menikmati pengalaman yang lancar dan ramah pengguna saat berinteraksi dengan organisasi.

Formulir intuitif memudahkan untuk mendaftar acara, mengirimkan artikel untuk buletin, melakukan pembayaran, dan memberikan umpan balik yang berharga.

Peningkatan pengalaman ini telah mendorong keterlibatan dan partisipasi yang lebih besar dari komunitas veteran, sehingga memperkuat hubungan organisasi dengan para anggotanya.

Momen Kesuksesan

Keberhasilan yang menonjol adalah program Boys State, sebuah inisiatif Legiun Amerika yang dimulai pada tahun 1930-an.

Di masa lalu, mengelola pendaftaran dan mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk program ini merupakan proses rumit yang melibatkan formulir kertas dan entri data manual.

Namun, dengan penerapan WPForms, seluruh proses berubah. Tahun lalu saja, lebih dari 150 peserta mendaftar secara online, tidak hanya mengirimkan rincian dasar pendaftaran mereka tetapi juga pengungkapan medis penting dan informasi pembayaran – semuanya tanpa satu kesalahan pun.

Peningkatan efisiensi tidak berhenti sampai di situ. WPForms juga memungkinkan program untuk memperkenalkan formulir baru bagi peserta daftar tunggu dan konselor sekolah menengah atas yang mencari informasi lebih lanjut.

Formulir ini, yang terintegrasi dengan sistem email organisasi, memastikan komunikasi yang cepat dan pengalaman yang efisien bagi semua orang yang terlibat.

Keberhasilan program Boys State menunjukkan bagaimana WPForms dapat memberdayakan organisasi untuk memodernisasi bahkan inisiatif mereka yang paling mapan, meningkatkan efisiensi, meningkatkan pengalaman pengguna, dan pada akhirnya memungkinkan mereka untuk fokus pada hal-hal yang benar-benar penting.

Tip untuk Pengguna WPForms

“Manfaatkan sepenuhnya basis pengetahuan WPForms. Itu dikemas dengan informasi yang dapat membantu Anda memecahkan sebagian besar masalah tanpa perlu menghubungi dukungan. Dan jangan ragu untuk menjelajahi berbagai add-on yang tersedia – add-on ini dapat memperluas fungsionalitas formulir Anda secara signifikan.”

-Frank Hirrill, Webmaster di American Legion Arizona

Melihat ke Depan

American Legion Arizona menemukan bahwa membuat dan mengelola formulir bisa menjadi sangat sederhana dan efisien dengan WPForms. Kemudahan penggunaan dan fitur canggih seperti logika kondisional, pengumpulan pembayaran, dan integrasi ekstensif sangat berharga.

Tim kini dapat membuat berbagai formulir dengan cepat, memastikan data pengguna mereka aman dan prosesnya disederhanakan.

WPForms telah meningkatkan operasinya secara signifikan, dan mereka menjajaki tambahan dan integrasi tambahan untuk menyederhanakan proses dan mendukung pertumbuhan.

Dampak kesuksesan mereka melampaui Arizona. Kantor Pusat Nasional telah mencatat pencapaian mereka, dan mengakui potensi formulir online untuk menyederhanakan operasi di seluruh organisasi. Tim ini tidak hanya fokus pada pertumbuhan mereka sendiri tetapi juga berbagi pengetahuan dan pengalaman untuk memberdayakan cabang-cabang negara lainnya agar dapat menggunakan solusi digital serupa.

Poin Penting

Keberhasilan American Legion Arizona dengan WPForms menawarkan pelajaran berharga bagi organisasi nirlaba dan bisnis:

• Otomatiskan dan Sederhanakan: Identifikasi tugas manual dan memakan waktu yang dapat diotomatisasi dengan formulir online yang dirancang dengan baik. Hal ini memberikan waktu yang berharga bagi staf untuk fokus pada tujuan misi inti.
• Tingkatkan Pengalaman Pengguna: Terapkan formulir yang mudah digunakan untuk menyederhanakan proses seperti pendaftaran acara, pengumpulan umpan balik, dan pengiriman informasi. Hal ini meningkatkan keterlibatan dan kepuasan di antara anggota dan pendukung.
• Optimalkan Pengumpulan dan Pengelolaan Data: Manfaatkan formulir online untuk mengumpulkan dan mengatur data secara efisien, menghilangkan kebutuhan akan formulir kertas dan entri data manual. Ini menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
• Integrasi Leverage: Pilih solusi pembuatan formulir yang terintegrasi secara mulus dengan alat dan sistem Anda yang ada, seperti platform pemasaran email dan gateway pembayaran, untuk menyederhanakan alur kerja dan memaksimalkan efisiensi.

Dengan menerapkan strategi ini, organisasi dapat mengoptimalkan operasi mereka, meningkatkan pengalaman pengguna, dan mencapai kesuksesan yang lebih besar dalam memenuhi misi mereka.

Buat Formulir WordPress Anda Sekarang

Selanjutnya, Pelajari Lebih Lanjut Tentang Bagaimana Organisasi Nirlaba Dapat Menggunakan WPForms

Jika Anda bekerja untuk organisasi nirlaba dan merasa terinspirasi tentang bagaimana WPForms mengubah operasi American Legion Arizona, kami memiliki lebih banyak sumber daya yang mungkin Anda minati.

Mulailah dengan membaca panduan kami tentang bagaimana organisasi nirlaba dapat menggunakan WPForms untuk mengembangkan situs web mereka. Anda mungkin juga tertarik pada bagaimana Anda dapat mempromosikan tujuan Anda selama Giving Tuesday.

Siap membuat formulir Anda? Mulailah hari ini dengan plugin pembuat formulir WordPress termudah. WPForms Pro menyertakan banyak templat gratis dan menawarkan jaminan uang kembali 14 hari.

Jika artikel ini membantu Anda, silakan ikuti kami di Facebook dan Twitter untuk tutorial dan panduan WordPress gratis lainnya.