Bagaimana Merancang Siaran Pers Seperti Pro

Apakah siaran pers masih ada? Tanyakan pro PR mana pun dan mereka akan memberi tahu Anda "ya, benar." Sementara perusahaan tidak terlalu bergantung pada media berita tradisional untuk menyebarkan informasi akhir-akhir ini, kombinasi antara menjatuhkan siaran pers dan memposting di platform media sosial seperti Facebook, Instagram, dan Twitter menawarkan liputan tak terbatas untuk berita yang ingin Anda bagikan.

Batas antara hubungan masyarakat dan pemasaran telah kabur — terutama terkait media sosial. Hubungan masyarakat mendukung dan mewakili keseluruhan visi, tujuan, dan struktur merek. Di sisi lain, pemasaran media sosial terdiri dari penggunaan saluran media sosial untuk menyampaikan pesan PR langsung ke audiens Anda. Pemasaran media sosial memungkinkan Anda untuk terhubung langsung dengan audiens Anda dengan jenis pesan lain juga, seperti yang terkait dengan penjualan atau promosi. Pendekatan atau kombinasi pendekatan mana yang Anda pilih tergantung pada isi pesan dan tujuan Anda (informasi vs. promosi) dalam mendistribusikannya.

Jadi kapan Anda benar-benar perlu mengirim siaran pers? Peluncuran produk baru. Memindahkan markas Anda. Seorang pembicara industri ternama akan datang berkunjung. Hal-hal terjadi di dalam perusahaan Anda, dan terkadang Anda perlu membagikan informasi itu kepada publik. Saat itulah Anda perlu tahu bagaimana menyusun siaran pers.

Perusahaan biasa mengirim siaran pers (alias siaran pers) ke outlet media tradisional untuk membuat pengumuman. Idenya adalah untuk mengumumkan berita secara bersamaan, membangkitkan minat dan liputan media. Menelepon sumber di setiap outlet berita dan mengulangi informasi yang sama bukanlah penggunaan waktu yang efisien.

Siaran pers adalah bagian penting dari strategi hubungan masyarakat Anda, terutama sebagai pemilik toko e-niaga.

Kapan Menyebarkan Siaran Pers

Anda tidak hanya memutuskan untuk mengirim siaran pers karena ini hari Selasa atau karena Anda sudah lama tidak mengirimkannya. Siaran pers adalah bagian strategis dari konten pemasaran, dan Anda harus memperlakukannya seperti itu. Yang terbaik adalah jika Anda memiliki alasan yang jelas untuk mengirim siaran pers. Alasan itu biasanya berkisar pada nilai berita. Berikut beberapa contohnya:

• Relevansi — pikirkan tentang audiens Anda dan bagaimana informasi tersebut berlaku untuk mereka. Apakah mereka ingin atau perlu mengetahui informasi tersebut? Apakah itu berguna bagi mereka dalam kehidupan sehari-hari mereka? Jika demikian, itu relevan dan layak untuk siaran pers.
• Minat — informasi harus menarik bagi audiens, atau mereka akan mengabaikannya. Apa yang mempengaruhi kehidupan mereka? Jika itu adalah perubahan dalam proses internal, mereka mungkin tidak tertarik. Jika itu adalah perubahan dalam proses internal yang akan mengubah cara Anda berbisnis dengan mereka, mereka peduli.
• Dampak — Berapa banyak orang yang terpengaruh, dan seberapa serius? Semakin besar dampaknya, semakin besar kemungkinan informasi tersebut mendapatkan minat skala luas.
• Konflik — Apakah ada masalah? Ketika sesuatu muncul, komunikasikan terlebih dahulu dengan transparansi dan kendalikan pesannya.
• Prominence — Orang-orang peduli dengan kehidupan orang-orang terkemuka. Jika Anda memiliki pembicara terkenal yang datang berkunjung, audiens Anda mungkin ingin tahu dan memberi tahu mereka memberi pengaruh pada perusahaan Anda. Kemudian mereka juga ingin tahu apa yang dikatakan pengunjung terkenal itu saat berada di sana. Itu adalah kesempatan untuk dua siaran pers!

Ingatlah bahwa siaran pers harus tentang satu peristiwa atau kejadian. Anda harus menulis siaran pers Anda dengan jelas sehingga rata-rata orang (bukan orang dalam industri) dapat memahaminya. Dan itu harus selalu memiliki nilai berita.

Bagaimana Merancang Siaran Pers

Seperti semua jenis konten, siaran pers dimulai dengan informasi yang paling penting dan berlanjut ke informasi yang paling tidak penting.

Ada lima bagian dari siaran pers:

• Ringkasan Berita Utama — subjek utama rilis. Jika audiens membaca tidak lebih dari kalimat-kalimat ini, mereka harus memahami topik siaran pers.
• Pernyataan Manfaat — memberi tahu pembaca mengapa prospek relevan atau penting bagi mereka. Pernyataan manfaat menempatkan memimpin dalam konteks. Bersama-sama, mereka menjawab siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa.
• Tubuh — informasi yang penting, tetapi tidak layak untuk dua paragraf pertama. Isi rilis mencakup fakta/detail menarik terkait pengumuman dan kutipan dari para pemimpin perusahaan.
• Pernyataan Tindakan — memberi tahu pembaca apa yang harus dilakukan selanjutnya. Ini adalah panggilan untuk bertindak. Pikirkan siapa yang harus dihubungi untuk informasi lebih lanjut atau situs web yang harus dikunjungi untuk mendaftar sesuatu.
• Boilerplate — paragraf terakhir yang memberikan gambaran singkat tentang misi dan sejarah perusahaan Anda. Anda akan menulis ini satu kali dan membagikannya di akhir semua rilis Anda.

6 Langkah: Bagaimana Merancang Siaran Pers

Semua bagian dari siaran pers disatukan dalam enam langkah mudah.

• Tentukan Pasak Berita Nilai berita apa yang dipenuhi topik rilis Anda? Mengidentifikasi informasi ini membantu Anda memfokuskan rilis Anda.
• Tulis Judulnya. Judulnya adalah satu kalimat yang merangkum siaran pers Anda dan tujuannya. Judul adalah hal pertama yang dilihat pembaca, dan itu akan membuat mereka ingin membaca rilis Anda. Judul harus langsung, sederhana, dan mengandung kata kerja tindakan. Tulis dalam format subjek-kata kerja-objek untuk konstruksi judul paling sederhana dan paling aktif.
• Tulis Pernyataan Prospek dan Manfaat. Kedua bagian rilis ini bersama-sama tidak boleh lebih dari beberapa paragraf. Tarik pembaca dengan petunjuk, pastikan kedua bagian rilis membahas siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa pengumuman Anda.
• Tulis Tubuh. Di sinilah Anda meletakkan sisa informasi yang perlu Anda sampaikan kepada audiens, termasuk kutipan dari para pemimpin perusahaan. Kerjakan dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting dan jaga agar informasi tetap singkat. Siaran pers Anda harus kurang dari dua halaman tercetak dengan spasi ganda. Satu halaman benar-benar yang terbaik.
• Tambahkan Ajakan Bertindak. Jangan pernah mengakhiri siaran pers tanpa ajakan bertindak. Apa yang Anda ingin pembaca lakukan ketika mereka menyelesaikan rilis? Sertakan nama dan nomor kontak untuk pertanyaan. Juga, situs web untuk informasi lebih lanjut sangat membantu.
• Paku pada Boilerplate. Akhiri siaran pers Anda dengan siapa perusahaan Anda dan apa yang mereka perjuangkan. Ingatlah bahwa Anda dapat menulis informasi ini sekali dan menyalin dan menempelkannya di semua rilis Anda.

Siaran Pers atau Promosi Media Sosial?

Anda harus mempromosikan perusahaan Anda setiap kali memungkinkan. Jika Anda memiliki alasan yang baik dari perspektif hubungan masyarakat untuk mengirim siaran pers, lakukanlah. Gunakan saluran media sosial sebagai gantinya ketika masuk akal untuk promosi.

Kejadian yang Layak untuk Siaran Pers

• Peluncuran atau Perubahan Produk. Anda ingin memastikan audiens Anda tahu tentang produk baru dan mengapa mereka harus mempertimbangkannya. Cantumkan spesifikasi, harga, ketersediaan, dan alasan produk ditawarkan. Audiens Anda juga ingin tahu kapan produk favorit mereka berubah. Sertakan apa perubahannya, mengapa itu terjadi, kapan itu terjadi, dan bagaimana hal itu akan menguntungkan mereka.
• Merger dan akuisisi. Perubahan organisasi yang besar layak untuk siaran pers karena mereka menginformasikan pemangku kepentingan tentang informasi penting bagi mereka. Sertakan informasi tentang organisasi yang terlibat, mengapa merger atau akuisisi terjadi, garis besar perubahan yang diketahui sebagai hasilnya, dan kutipan dari tim kepemimpinan organisasi yang terlibat.
• Penghargaan dan kehormatan. Jika Anda tidak membual tentang perusahaan Anda, siapa lagi? Pastikan perusahaan Anda dan karyawan Anda mendapatkan pujian karena memenangkan penghargaan dan penghargaan. Cantumkan informasi tentang perusahaan, penghargaan yang diterima, dan kapan penghargaan tersebut diberikan atau akan diberikan.
• Pembajakan berita. Ikat dengan berita lain hari itu yang terkait dengan perusahaan Anda. Pastikan berita yang terjadi benar-benar terkait dengan perusahaan atau industri Anda. Juga, ini paling baik dilakukan ketika beritanya positif atau ketika produk/layanan Anda memecahkan masalah.
• Promosi/Perekrutan Eksekutif. Audiens Anda ingin tahu apakah Anda membuat perubahan pada posisi penting perusahaan. Sertakan informasi tentang siapa yang berada di posisi itu, ke mana mereka pergi, siapa individu baru itu, dan dari mana mereka berasal. Foto kepala orang yang terlibat juga sangat membantu sehingga pembaca dapat menghubungkan wajah dengan nama.
• Kemitraan Baru. Audiens Anda ingin tahu tentang hubungan bisnis baru yang memengaruhi cara perusahaan Anda bekerja untuk mereka. Sertakan informasi tentang setiap perusahaan, mengapa Anda bermitra, dan perubahan apa pun yang dapat diharapkan pembaca sebagai hasilnya.
• Beritahu Sisi Anda. Terkadang Anda perlu memberi tahu pihak Anda tentang sebuah kontroversi atau membuat audiens Anda sadar akan suatu kejadian di dalam perusahaan Anda. Bersikaplah proaktif dan transparan dalam membagikan informasi ini. Pastikan untuk memberi tahu mereka apa yang terjadi, bagaimana hal itu terjadi, siapa yang terkena dampak, dan rencana Anda untuk waktu dekat. Minta maaf jika perlu.

Promosi dan Pesan Lebih Cocok untuk Promosi Media Sosial:

,

• Tuan Rumah Acara. Umumkan acara jika Anda ingin meliputnya dan/atau jika audiens Anda diundang untuk hadir. Umumkan kejadian sebelumnya, beri tahu siapa yang harus hadir, kapan dan di mana akan diselenggarakan, berapa biaya untuk hadir, dan bagaimana cara mendaftar, jika perlu. Setelah acara, posting lagi untuk memberi tahu penonton tentang hasil acara. Pikirkan berapa banyak orang yang hadir, berapa banyak uang yang terkumpul, dll. Jangan lewatkan kesempatan penting ini untuk mempromosikan kesuksesan organisasi Anda.
• Kehadiran atau Partisipasi Acara. Gunakan sosial untuk mempromosikan acara besar yang diadakan atau dihadiri oleh karyawan. Sertakan informasi tentang acara tersebut, siapa yang hadir, bagaimana mereka dipilih, dan apa yang akan mereka ajarkan atau pelajari. Mungkin yang lebih penting, apa yang akan diperoleh pelanggan Anda dari kesempatan ini bagi karyawan Anda?
• Pembukaan Besar. Mengumumkan kantor pusat baru atau cabang baru. Cantumkan waktu, tanggal, dan tempat perayaan grand opening, siapa yang diundang, apa yang akan terjadi di sana, dan alasan lokasi baru.
• Hari jadi. Rayakan ulang tahun tonggak sejarah untuk organisasi Anda. Cantumkan sejarah singkat organisasi Anda, dari awal hingga sekarang. Jika akan ada perayaan hari jadi, cantumkan waktu, tanggal dan tempat, siapa yang diundang, dan apa yang akan terjadi di sana.

Takeaways Utama: Bagaimana Membuat Konsep Siaran Pers

Siaran pers adalah peluang bagus untuk mempromosikan organisasi Anda dan mengembangkan hubungan yang lebih baik dengan audiens Anda melalui pemasaran konten.

Hal terpenting untuk diingat adalah selalu memiliki alasan yang jelas untuk mengirim rilis (berdasarkan nilai berita) dan pastikan setiap rilis memiliki semua informasi yang dibutuhkan pembaca untuk mengambil tindakan. Sekarang saatnya untuk terjun dan menulis. Percayalah pada kami, Anda akan menjadi lebih baik dalam setiap rilis.